企業(yè)實施會計電算化的工作要點探討

賈　玉

摘要:本文詳細介紹了會計電算化實施方法的主要內(nèi)容,闡明了實施方法中四個循環(huán)漸進的實施階段,在各個階段中要分別完成、達到不同的工作任務(wù)來開展實施工作,以達到企業(yè)預(yù)期的效果。

關(guān)鍵詞:會計電算化 實施 風(fēng)險

中圖分類號:F275文獻標識碼:A文章編號:1006-8937(2009)03-0009-01

目前,很多優(yōu)秀的會計核算軟件都提供了相當多的功能供用戶選擇。因此企業(yè)實行會計電算化,在建賬之初,會計人員應(yīng)遵循財務(wù)會計制度的要求,選擇好適合本企業(yè)的會計核算方法及核算體系,充分考慮可能發(fā)生的問題和可能產(chǎn)生的各種管理要求,作好詳盡、細致的準備工作,能夠有效處理實施過程中出現(xiàn)的種種問題,避免 “出錯—改正”的實施途徑。

1企業(yè)實施會計電算化的四個工作階段

實施方法的四個主要內(nèi)容實際上是四個循環(huán)漸進的實施階段,在各個階段中要分別完成、達到不同的工作任務(wù),來開展實施工作,以達到企業(yè)預(yù)期的效果。

1.1項目準備階段

項目分析,顧問收集企業(yè)資料,包括:合同、項目調(diào)研報告項目解決方案等,做到心中有數(shù);建立雙方項目組織(通常包括項目實施指導(dǎo)委員會、項目實施小組、業(yè)務(wù)職能實施小組等);項目現(xiàn)場實施調(diào)研;明確和具體化項目實施需求后,確定實施方案;確定項目實施整體計劃。

1.2在藍圖設(shè)計階段

①選派合適的老師擔(dān)任不同級別的培訓(xùn)任務(wù)。對管理層的培訓(xùn)必須選派熟悉業(yè)務(wù)和管理的顧問;對操作員的培訓(xùn)則必須由熟悉產(chǎn)品的顧問來做,系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)教師則必須熟悉系統(tǒng)配置方法。

②顧問組織以企業(yè)負責(zé)人、中層管理干部、業(yè)務(wù)骨干等熟知業(yè)務(wù)的人員為組織隊伍,指導(dǎo)該隊伍準備業(yè)務(wù)仿真系統(tǒng)的靜態(tài)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及仿真運行的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程,并按業(yè)務(wù)流程解決方案進行業(yè)務(wù)流程的原型測試。在每一個步驟中都要由測試人員進行原型測試和確認,不符合的流程要及時進行調(diào)整,修改業(yè)務(wù)解決方案。

③建立起新系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)程、制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)準備方案、系統(tǒng)上線方案。同時,就系統(tǒng)的實際應(yīng)用制定最終用戶培訓(xùn)方案,對培訓(xùn)內(nèi)容、方式、范圍、人員以及培訓(xùn)結(jié)果的考核等都做出相關(guān)的指定。

1.3系統(tǒng)實現(xiàn)階段

①顧問依據(jù)企業(yè)內(nèi)的應(yīng)用范圍及涉及的部門跨度,讓企業(yè)內(nèi)相應(yīng)的人員參與進來,共同討論并協(xié)商解決靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼一致性或名稱等在理解上存在差異的情況;最終確定企業(yè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則;指導(dǎo)企業(yè)組織安排相關(guān)人員進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準備工作。

②實施顧問給企業(yè)準備必要的培訓(xùn)資料,包括培訓(xùn)的標準課件和新業(yè)務(wù)操作規(guī)程。但最終用戶的操作培訓(xùn)一定要由企業(yè)項目組成員來完成;最終用戶培訓(xùn)后,應(yīng)組織嚴格的考試,確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng)。

③按計劃正確、及時完成系統(tǒng)相關(guān)的設(shè)置工作,指導(dǎo)企業(yè)系統(tǒng)上線工作。

1.4驗收交付階段

項目總結(jié),完成項目總結(jié)報告。報告包括幾個方面:項目實施背景、項目實施的主要目標、系統(tǒng)應(yīng)用的產(chǎn)品和模塊、項目實施應(yīng)用范圍和項目實施成果概述。

2會計電算化實施方法可以規(guī)避的風(fēng)險

2.1缺乏控制的風(fēng)險

項目實施范圍界定不清、缺乏控制,造成項目實施過程中范圍無限擴大,使項目失控陷入泥潭,無法收尾;沒有制訂出有效的項目整體實施策略與方法,在實施過程中缺乏整體的實施指導(dǎo)思想,造成項目無法達成既定目標。通過建立項目組織、制定總體實施方法、策略等工作內(nèi)容可使上述風(fēng)險得到避免。

2.2業(yè)務(wù)需求關(guān)注點過大的風(fēng)險

業(yè)務(wù)需求關(guān)注點應(yīng)是在項目實施周期內(nèi)可以解決或基本可以解決的業(yè)務(wù)需求,也就是要突出、確定在項目實施周期內(nèi)的實施重點,避免關(guān)注業(yè)務(wù)需求的細節(jié)及軟件功能完美性。

2.3會計電算化人才缺乏的風(fēng)險

項目啟動初期,就已經(jīng)物色好相關(guān)人員并做針對性的培養(yǎng),使其在項目實施過程中及將來項目的應(yīng)用中發(fā)揮引領(lǐng)作用。同時,通過標準培訓(xùn)、最終用戶培訓(xùn)等一系列的培訓(xùn),確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng),對電算化系統(tǒng)上線后的正常運用起了很大的作用。

2.4推倒重做的風(fēng)險

只有對企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理有充分的理解和認識,制訂的業(yè)務(wù)解決方案才不會脫離企業(yè)實際,避免了達不到預(yù)期的效果以至實施工作推倒重做的結(jié)果,并且可以減少上線準備的工作量、系統(tǒng)上線的難度等等。

3注意事項

3.1實施方法的原則

①指導(dǎo)性原則:實施方法是項目實施工作的指南,是幫助顧問形成良好工作習(xí)慣和風(fēng)格的工具,是確保項目按目標、按計劃順利進展的策略和方法。

②計劃性原則:“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢”。項目實施過程的任何工作都要在計劃的指導(dǎo)下進行,雙方取得一致意見并嚴格遵照執(zhí)行。只有這樣才能分清責(zé)任,保證項目進展。

③規(guī)范性原則:“沒有規(guī)矩,不成方圓”,嚴謹、規(guī)范地按照實施方法原則的要求進行實施工作,是實施顧問專業(yè)化的前提條件。

3.2確保實施方法的貫徹執(zhí)行,需要通力合作

項目實施是一項集體合作進行的工程,需要企業(yè)與顧問緊密結(jié)合、通力合作。只有這樣,才能有效地做好系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)準備和系統(tǒng)切換等各項工作,實現(xiàn)知識與技能的轉(zhuǎn)移,為企業(yè)培養(yǎng)懂得經(jīng)營管理并掌握現(xiàn)代管理手段的骨干人才;才能保證專業(yè)的項目管理服務(wù),確保企業(yè)會計電算化項目實施后系統(tǒng)的成功應(yīng)用。

4結(jié)束語

企業(yè)在穩(wěn)步推進會計電算化的同時,還應(yīng)逐步推進會計信息化的進程。會計信息化的未來發(fā)展方向應(yīng)按照國家經(jīng)貿(mào)委《國有大中型企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度和加強管理的基本規(guī)范》中的要求,加強現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,密切跟蹤信息技術(shù)的發(fā)展,積極采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段,通過運用企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)等計算機管理系統(tǒng),實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理的信息化。企業(yè)資源規(guī)劃是將企業(yè)各部門包括財務(wù)、會計、生產(chǎn)、物料管理、品質(zhì)管理、銷售與分銷、人力資源管理等利用信息技術(shù)進行整合,連接成一個整體。其管理思想的核心是實現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈和企業(yè)內(nèi)部流程的有效管理。依托ERP等信息技術(shù)在會計領(lǐng)域中的不斷應(yīng)用,會計電算化包括的內(nèi)容將發(fā)生根本改變,會計電算化在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用將得到充分的發(fā)揮。

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