煉化企業(yè)銷售及收款過(guò)程中的內(nèi)部控制

白婷婷　王　婕

摘要:隨著薩奧法案在中國(guó)的正式啟動(dòng),上市企業(yè)必須建立行之有效的內(nèi)部控制制度,以適應(yīng)時(shí)代的要求。而銷售及收款活動(dòng)作為企業(yè)生存發(fā)展的基礎(chǔ),其內(nèi)部控制措施則顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制 銷售 貨款

中圖分類號(hào):F273文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-8937(2009)03-0008-01

2002年7月30日《薩班斯-奧克斯利法案》(“薩奧法案”)的頒布,標(biāo)志著世界上最發(fā)達(dá)資本市場(chǎng)的監(jiān)管者已經(jīng)將內(nèi)部控制體系的建立、維護(hù)、評(píng)價(jià)和報(bào)告看作是經(jīng)營(yíng)者的重要責(zé)任。2008年5月22日,中國(guó)財(cái)政部等五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,自2009年7月1日起在上市公司范圍內(nèi)施行,鼓勵(lì)非上市的中型企業(yè)執(zhí)行,這標(biāo)志著中國(guó)版的“薩奧法案”已正式啟動(dòng)。隨著社會(huì)法制化的推進(jìn)及企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇,企業(yè)只有建立、健全并執(zhí)行行之有效的內(nèi)部控制體系,才能夠獲得持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展,做到基業(yè)長(zhǎng)青。

企業(yè)內(nèi)部控制制度,是為適應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的需要而產(chǎn)生的,是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理制度的一個(gè)重要組成部分。只要存在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),就需要有相應(yīng)的內(nèi)部控制制度。它的作用可以體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

①保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。健全的內(nèi)部控制,可以保證會(huì)計(jì)信息的采集、歸類、記錄和匯總過(guò)程,從而真實(shí)地反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際情況,并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正各種錯(cuò)誤,從而保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

②有效地防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,企業(yè)要達(dá)到生存發(fā)展的目標(biāo),就必須對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的預(yù)防和控制,內(nèi)部控制作為企業(yè)管理的中樞環(huán)節(jié),是防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)最為行之有效的一種手段。它通過(guò)對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的有效評(píng)估,不斷加強(qiáng)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)薄弱環(huán)節(jié)的控制,把企業(yè)的各種風(fēng)險(xiǎn)消滅在萌芽之中,是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的一種最佳方法。

③維護(hù)財(cái)產(chǎn)和資源的安全完整。健全完善的內(nèi)部控制能夠科學(xué)有效地監(jiān)督和制約財(cái)產(chǎn)物資的采購(gòu)、計(jì)量、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié),從而確保財(cái)產(chǎn)物資的安全完整,并能有效地糾正各種損失浪費(fèi)現(xiàn)象。

④促進(jìn)企業(yè)的有效經(jīng)營(yíng)。健全有效的內(nèi)部控制,可以利用會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、業(yè)務(wù)等各部門(mén)的制度規(guī)劃及有關(guān)報(bào)告,把企業(yè)的生產(chǎn)、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)等各部門(mén)及其工作結(jié)合在一起,從而使各部門(mén)密切配合,充分發(fā)揮整體的作用,以順利達(dá)到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

眾所周知,當(dāng)企業(yè)在產(chǎn)品高度同質(zhì)化且市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的條件下,要實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo),銷售環(huán)節(jié)的關(guān)鍵作用越來(lái)越明顯。擴(kuò)大市場(chǎng)占有率、增加銷售收入、加速貨款回收,提高資金周轉(zhuǎn)效率是使企業(yè)立于不敗之地的主要途徑。

而從企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)分析的角度來(lái)看,挑戰(zhàn)、機(jī)會(huì)和風(fēng)險(xiǎn)始終是并存的事物。銷售-收款已經(jīng)成為企業(yè)管理中非常復(fù)雜而且比較難控制的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),其發(fā)生舞弊風(fēng)險(xiǎn)的幾率也在不斷增加。如何有效控制銷售-收款循環(huán)中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)正成為企業(yè)內(nèi)部控制管理關(guān)注的焦點(diǎn)。

煉化企業(yè)由于其產(chǎn)品與社會(huì)關(guān)系重大,而且煉化企業(yè)銷售方式與一般企業(yè)也有所不同,所以銷售及收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制也有其特殊性。以北方石化公司為例,由于整個(gè)集團(tuán)內(nèi)部下設(shè)煉化企業(yè)和地區(qū)銷售公司,所以煉化企業(yè)負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn),產(chǎn)品中的汽油、煤油、柴油等成品油一律由銷售公司統(tǒng)一銷售,煉化企業(yè)內(nèi)部的銷售部門(mén)負(fù)責(zé)小品種如:石蠟、芳香烴等石油產(chǎn)品的自銷。由于以前年度應(yīng)收賬款占流動(dòng)資產(chǎn)的比率很高,清欠難度大,嚴(yán)重影響了企業(yè)的資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率。所以,按照北方石化公司所屬集團(tuán)的規(guī)定,嚴(yán)格控制應(yīng)收賬款余額,當(dāng)期銷售不允許出現(xiàn)新增應(yīng)收賬款。因此,北方石化公司對(duì)于自銷產(chǎn)品銷售實(shí)行先款后貨的預(yù)收政策。現(xiàn)分別加以描述。

1 銷售過(guò)程

1.1風(fēng)險(xiǎn)

①銷售發(fā)票未經(jīng)有效審核。

②銷售收入確認(rèn)不準(zhǔn)確。

③財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不一致。

④虛假的銷售收入(截留、隱瞞、虛報(bào))。

1.2控制措施及流程

①營(yíng)銷調(diào)運(yùn)部結(jié)算中心結(jié)算崗匯總油品出庫(kù)單,打印結(jié)算單據(jù),交財(cái)務(wù)銷售科。

②財(cái)務(wù)銷售科發(fā)票結(jié)算崗審核相關(guān)單據(jù),開(kāi)具發(fā)票及運(yùn)費(fèi)結(jié)算單據(jù)。

③財(cái)務(wù)銷售科科長(zhǎng)審核銷售發(fā)票,核實(shí)相關(guān)單據(jù)(計(jì)量單、出庫(kù)單、貨款結(jié)算單等)及發(fā)票開(kāi)具的項(xiàng)目、內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整。

④財(cái)務(wù)銷售科結(jié)算崗審核銷售發(fā)票,核實(shí)相關(guān)單據(jù)(計(jì)量單、出庫(kù)單、貨款結(jié)算單等),審核內(nèi)容:銷售價(jià)格、銷售數(shù)量、銷售金額、貨款結(jié)算等,及發(fā)票開(kāi)具的項(xiàng)目、內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整,并制作記賬憑證。

⑤營(yíng)銷調(diào)運(yùn)部結(jié)算中心結(jié)算崗每天編制銷售日?qǐng)?bào)表,月末匯總本月銷售數(shù)量,編制銷售結(jié)算對(duì)賬單,與財(cái)務(wù)銷售科結(jié)算崗每月對(duì)商品銷售數(shù)量進(jìn)行核對(duì)并在銷售結(jié)算對(duì)帳單上簽認(rèn)。

⑥月末財(cái)務(wù)銷售科結(jié)算崗與集團(tuán)公司其他單位就內(nèi)部銷售數(shù)量、銷售金額及往來(lái)余額進(jìn)行簽認(rèn),編制內(nèi)部購(gòu)銷簽認(rèn)單和內(nèi)部往來(lái)簽認(rèn)單。

財(cái)務(wù)銷售科結(jié)算崗匯總本期銷售數(shù)量及金額,與營(yíng)銷調(diào)運(yùn)部結(jié)算崗每月對(duì)商品銷售數(shù)量進(jìn)行核對(duì)并在產(chǎn)銷存數(shù)量核對(duì)表上簽認(rèn)。

2 收款過(guò)程

2.1風(fēng)險(xiǎn)

①預(yù)收賬款余額不正確。

②預(yù)收賬款被錯(cuò)誤的確認(rèn)為銷售收入,或?qū)㈩A(yù)收款項(xiàng)長(zhǎng)期掛賬不及時(shí)確認(rèn)銷售收入。

2.2控制措施及流程

①客戶到指定開(kāi)戶銀行預(yù)交購(gòu)貨款,憑現(xiàn)金交款單或進(jìn)賬單等憑證到財(cái)務(wù)銷售科預(yù)收崗開(kāi)具貨款收到通知單。

②財(cái)務(wù)銷售科預(yù)收崗審核票據(jù)是否真實(shí),戶名、賬戶及購(gòu)貨單位名稱是否準(zhǔn)確完整。審核無(wú)誤后簽發(fā)貨款收到通知單。

③客戶憑貨款收到通知單到營(yíng)銷調(diào)運(yùn)部油品銷售中心計(jì)劃管理崗位開(kāi)具油品出庫(kù)單,憑出庫(kù)單到倉(cāng)庫(kù)提取貨物。

④銷售科預(yù)收崗位每半年與預(yù)收客戶核對(duì)預(yù)收款項(xiàng)余額,并簽字確認(rèn);如有差異,查找原因并進(jìn)行處理。

⑤每月末預(yù)收崗對(duì)預(yù)收賬款的余額進(jìn)行分析性檢查:檢查預(yù)收帳款余額是否存在異常變動(dòng),如有借方余額,分析原因,并將相關(guān)情況報(bào)告財(cái)務(wù)處副處長(zhǎng)。

在日常的銷售及收款工作中必須嚴(yán)格按照內(nèi)部控制流程的要求進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,這樣才能保證每月銷售收入準(zhǔn)確無(wú)虛假,當(dāng)月銷售貨款全額入賬,減少資金占用,提高資產(chǎn)周轉(zhuǎn)效率,使財(cái)務(wù)報(bào)表的數(shù)字真實(shí),滿足相關(guān)使用者的決策要求。