企業(yè)檔案管理存在的問題和對策

鄭文英

摘要：本文在企業(yè)檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出了問題存在的原因，進而闡述了解決其采取的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；原因；對策

企業(yè)檔案工作同樣面臨一個與時俱進的問題，為此必須重視改善和解決檔案管理中存在著的一些問題。下面就企業(yè)檔案管理中存在幾個主要問題談幾點粗淺的看法。

一、面臨的問題

(一)檔案工作與企業(yè)變革的不同步

隨著市場經(jīng)濟體制的逐步建立和不斷完善，企業(yè)為了在競爭中取勝，以體制、機制、機構(gòu)的變革，應對市場的風云變幻，在這個過程中，由于檔案意識還很薄弱，企業(yè)注重的是直觀的經(jīng)濟效益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的部門或機構(gòu)的工作，而忽略了文件收集、利用、歸檔工作，伴隨變改中的人員流動，出現(xiàn)的是文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象。甚至有的企業(yè)檔案工作的地位在企業(yè)改制中，出現(xiàn)擠脫現(xiàn)象。

(二)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應

檔案工作是一項十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須懂得具有本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點的一些工程技術(shù)方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。

而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應企業(yè)檔案工作的需要。

(三)企業(yè)檔案的“主體”錯位

檔案的主體明確性，是一個企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵。當前不少企業(yè)的檔案主體觀念存在偏差，影響了企業(yè)檔案工作水平。不少企業(yè)幾乎把企業(yè)的人事檔案當成了企業(yè)檔案的全部，即主體，而忽略了企業(yè)自身發(fā)展所形成的真正確定企業(yè)命運的頗有價值的“主體”檔案，直接影響企業(yè)檔案的開發(fā)利用和企業(yè)的發(fā)展。

(四)企業(yè)檔案編研工作薄弱

有為才能有位。檔案工作的地位，檔案工作廣為重視，從某種程度而言，是靠檔案的服務(wù)價值來確立。但不少企業(yè)的檔案工作純粹停留在收與管的層面，一方面由于素質(zhì)的不到位，另一方面編研意識的缺乏，造成檔案的編研工作難以，檔案無以得到很好的利用。這是導致檔案工作在有的企業(yè)沒有地位，可有可無的最主要的原因。

二、企業(yè)檔案管理存在問題的成因

導致企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)漏洞的原因主要有以下幾個方面。

(一)因企業(yè)性質(zhì)特殊，在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如某些項目的審批，企業(yè)往往是先斬后奏，導致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。

(二)企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識。特別是一些合資企業(yè)往往不設(shè)立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法。由于沒有專職的檔案人員，極易造成檔案分散保存。如某合資公司基建檔案歸項目負責人員管理，設(shè)備歸設(shè)備使用部門管理，財務(wù)檔案歸財務(wù)部門負責。這樣的分散式管理體制缺乏有機的聯(lián)系與制約，造成檔案嚴重流失。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備也是導致檔案缺失的重要原因。企業(yè)人員流動性較大，檔案管理人員更換相對頻繁，如交接雙方?jīng)]有端正思想、明確責任，無法保證檔案交接工作按照規(guī)定辦理，出現(xiàn)漏洞。

(三)在企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動中，企業(yè)和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失。如一些公司在關(guān)停過程中檔案隨意堆放；在破產(chǎn)清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設(shè)備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調(diào)出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等，都會給國家、企業(yè)造成不可挽回的損失。

三、決解問題的辦法

(一)強化法制意識

樹立法制意識，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。搞好企業(yè)檔案工作著重要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執(zhí)法的認識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規(guī)，做到知法、懂法，明確執(zhí)法的嚴肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高重要性的認識。胡錦濤同志曾指出：“檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來，檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是項崇高的事業(yè)?！枷胧切袆拥幕A(chǔ)”。企業(yè)領(lǐng)導和檔案工作人員對檔案工作重要性的正確認識是推進和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)。第三要加強檔案工作的制度建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，保證檔案工作專項經(jīng)費，落實各級領(lǐng)導檔案工作責任制，建立一支訓練有素的專兼職檔案人員隊伍，在各項工作中，實行檔案管理“四同步”、“三納入”等制度，使依法治檔工作落到實處。

(二)穩(wěn)定人員，提高素質(zhì)

針對檔案工作性質(zhì)，企業(yè)要確定專人管理檔案工作，針對企業(yè)檔案管理的特點和管理人員素質(zhì)差的情況，企業(yè)領(lǐng)導要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識培訓，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊伍，加強企業(yè)檔案管理工作。

(三)要著眼實際，抓好“主體”檔案管理工作

企業(yè)“主體”檔案是企業(yè)檔案的核心，在抓好其它檔案的同時，著重抓好“主體”檔案的歸檔工作，特別是抓好技術(shù)檔案、設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品檔案管理工作，及時做好設(shè)備檔案和產(chǎn)品檔案的收集、整理與歸檔工作。保證企業(yè)檔案的完整性。

(四)積極搞好開發(fā)利用，為企業(yè)各項工作服務(wù)

如何利用好企業(yè)檔案，開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，是企業(yè)檔案管理的目的；是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一項艱巨任務(wù)。為此，企業(yè)檔案管理人員就要圍繞企業(yè)的發(fā)展，編寫多種檢索工具，掌握市場信息，開發(fā)新產(chǎn)品、新技術(shù)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

(五)建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內(nèi)推展；加強企業(yè)的信息服務(wù)工作亦是企業(yè)國際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠為企業(yè)提供咨詢服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠為企業(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用。

四、結(jié)語

總之，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對企業(yè)的發(fā)展有很重要的作用，企業(yè)只有重視檔案管理工作，穩(wěn)定人員，結(jié)合自身檔案特點，管好、用好檔案，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，才會促進企業(yè)檔案工作迅速的發(fā)展。