基于工作流的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的分析與設(shè)計

張少宇

摘要:辦公自動化(Office Automation, A)在20世紀(jì)70年代迅速發(fā)展起來并傳入我國,90年代進(jìn)入飛速發(fā)展的階段。文章分析了工作流技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用。并提出以對象方式定義辦公自動化系統(tǒng)中工作流的方法并在系統(tǒng)中實現(xiàn),使用戶對各種工作流的管理更便捷。

關(guān)鍵詞:辦公自動化;工作流;集成

中圖分類號:TP317.4文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1006-8937(2009)10-0031-02

在當(dāng)今信息時代,無論政府機(jī)關(guān),還是工商企業(yè)都需要加強(qiáng)部門、人員之間的交流、協(xié)調(diào)和協(xié)作,都需要更好地獲取信息,共享信息資源,更快地反映情況,掌握每一項工作進(jìn)度,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供大力支持,為業(yè)務(wù)人員提供服務(wù)。因此,許多企業(yè)、政府部門都十分重視建設(shè)自身的辦公自動化系統(tǒng)。但是,許多企業(yè)單位在實際使用以系統(tǒng)的過程中卻遇到了不少的問題。尤其是當(dāng)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程改變時,原有的系統(tǒng)基本上就不能滿足改組后的辦公需求。這些問題的存在大大限制了辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用范圍和發(fā)展前景。

1辦公自動化系統(tǒng)中的工作流模型分析

1.1過程模型

辦公自動化系統(tǒng)中過程模型反映實際業(yè)務(wù)流程信息。業(yè)務(wù)流程從邏輯上可以包括一個和幾個子流程。過程模型把組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)用數(shù)據(jù)、表單與實際應(yīng)用步驟聯(lián)系起來。

1.2組織模型

組織模型是用來定義企業(yè)中的組織形式的模型。它應(yīng)該提供靈活的結(jié)構(gòu)以適應(yīng)不同企業(yè)或企業(yè)中不同的組織。

1.3資源模型

資源模型是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營不可缺少的物的因素,在工作流的執(zhí)行過程中,必須得到企業(yè)資源的支持,相應(yīng)的組織實體才能夠按照要求完成活動。

1.4訪問控制模型

在辦公自動化系統(tǒng)中,訪問控制模型用來定義系統(tǒng)用戶在系統(tǒng)功能的操作能力和工作流程的參與程度的級別和范圍。綜合實用性和靈活性的考慮,文章提出的辦公自動化系統(tǒng)采用基于角色的訪問控制模型(如圖1)。

①對象:系統(tǒng)的基本操作單元,是系統(tǒng)用戶操作的直接收受者,包括系統(tǒng)功能項操作和工作流過程任務(wù)參與。②用戶:系統(tǒng)訪問控制劃分的最小單元,每一個用戶就是對系統(tǒng)中對象進(jìn)行操作的直接實施者。③組:涵蓋了組織模型中的部門和工作組的概念,是用戶在工作能力和職權(quán)方面的劃分和組織。④角色:以工作職責(zé)為前提,能夠完成系統(tǒng)某類功能或具有參與工作流過程中某類任務(wù)的人員的總稱。

2系統(tǒng)的總體設(shè)計

①對工作流進(jìn)行提取。首先,明確系統(tǒng)的需求,針對系統(tǒng)任務(wù)所提出的單位的核心結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)分類和業(yè)務(wù)具體執(zhí)行程序、業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)來源與流向。其次,基于系統(tǒng)所分析的結(jié)果,按照其相關(guān)工作性質(zhì)系統(tǒng)的劃分工作流。一般情況下工作流會設(shè)計到一個或幾個部門。

②系統(tǒng)原型的構(gòu)建。流程定義是工作流的一個正式化描述。包括過程的開始、結(jié)束的條件、活動網(wǎng)絡(luò)和關(guān)于單獨(dú)行為的一些信息的描述,例如角色、權(quán)限等等。 實際設(shè)計上,需要選擇典型的工作流,與原型技術(shù)的面向?qū)ο蟮脑O(shè)計符合的原則,根據(jù)實際情況可以被劃分成設(shè)計小組的很多位設(shè)計師,因此每個小組,會分別設(shè)計工作流的原型。

③集成系統(tǒng)。針對已經(jīng)設(shè)計出來的工作流原型,在讓用戶試用后提出相關(guān)意見,并在此基礎(chǔ)上不斷完善工作流的原型設(shè)計。同時,要考慮到一些特殊崗位及特殊人員的要求,直到所有的工作流都滿足要求為止。把每一類活動都完善之后,就需要設(shè)計工作流處理模型,將活動集成在一起。每一個用戶進(jìn)入總界面作出操作選擇之后,即啟動工作流驅(qū)動機(jī)制,經(jīng)驅(qū)動機(jī)制選擇其所對應(yīng)的模塊任務(wù),最后進(jìn)行流向修改。

系統(tǒng)集成也就是工作流集成,當(dāng)系統(tǒng)的基本功能己經(jīng)實現(xiàn)時,改進(jìn)用戶界面。 由于基本的工作流程是相對地獨(dú)立的,因此在一個聯(lián)合工作流程不需要改變基本的傳動機(jī)構(gòu),當(dāng)焦點是提供用戶以用戶界面一個聯(lián)合辦公界面。

3基于工作流引擎的OA系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

3.1工作流引擎的模塊設(shè)計

工作流引擎是業(yè)務(wù)流程事例的一個系統(tǒng),并且提供服務(wù)軟件的操作環(huán)境,是工作流管理系統(tǒng)核心,每個模塊具體設(shè)計是如下:從級別劃分,系統(tǒng)分層可以分為邏輯層和持續(xù)層。邏輯層,包括所有數(shù)據(jù)對象和完成引擎的目標(biāo)的一定數(shù)量的輔助函數(shù)應(yīng)付所有邏輯功能。持續(xù)層主要對目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行持續(xù)工作,包括個體對象創(chuàng)造、訪問、更新和刪除保護(hù)的工作,阻斷了邏輯層對下級的控制。邏輯層和持續(xù)層的層數(shù)存在從數(shù)據(jù)局限的,當(dāng)數(shù)據(jù)改變,會盡可能小的影響邏輯層的變化。從邏輯功能的上來劃分,包括定義、例子、日志、新聞和其他輔助對象的過程。

3.2引擎數(shù)據(jù)庫的設(shè)計

對于工作流的實體對象一般均為持續(xù)對象,其數(shù)據(jù)均存儲在數(shù)據(jù)庫中。根據(jù)數(shù)據(jù)的保存時間可以將數(shù)據(jù)庫中的表劃分幾種情況。

定義表:存貯過程的定義所有信息,是為連續(xù)過程的依據(jù)。例子表:數(shù)據(jù)流臨時儲藏的操作,臨時運(yùn)行后將被刪除。日志表:系統(tǒng)運(yùn)行過程的歷史數(shù)據(jù),是作為統(tǒng)計的依據(jù)。組織表:不但存依賴時間而存在,工作流事例將引導(dǎo)它。

實體對象對應(yīng)其數(shù)據(jù)共存。但在其流程全過程之中,并不是所有的對象與數(shù)據(jù)都同時存在。在不同數(shù)據(jù)在不同時期具體分類如下:

①定義表:與過程相關(guān)的數(shù)據(jù)、斷點、應(yīng)用實例、工作項及其相關(guān)數(shù)據(jù)。②例子表:復(fù)制、處理事例與過程相關(guān)的數(shù)據(jù)、斷點實例、斷點數(shù)據(jù)、工作相關(guān)的數(shù)據(jù),信息工作。③日志表:處理事例與過程相關(guān)的數(shù)據(jù),斷點實例,斷點數(shù)據(jù),工作項及其相關(guān)數(shù)據(jù)。

3.3引擎的對象設(shè)計及引擎服務(wù)

工作流引擎對象的設(shè)計:在過程、點、工作和其他支持的對象的主要目的工作流引擎,他們決定了所有活動和邏輯引擎的認(rèn)識。某種程度上設(shè)計的類型通過保護(hù)節(jié)點類型之間的區(qū)別使面向?qū)ο蟮姆椒ㄟB續(xù)。對象管理負(fù)責(zé)將對象的需要按不同的類型建立不同的事例。

在對象的工作流生存周期中,當(dāng)過程被生成,過程從靜態(tài)狀態(tài)被轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)流程狀態(tài)。流程將存在兩個邏輯單元:過程和節(jié)點的生成,以及過程形成的數(shù)據(jù)變量。當(dāng)流程變?yōu)榭赊D(zhuǎn)變的過程時,系統(tǒng)會生成過程實例,但節(jié)點并非一定能成為實例狀態(tài),其具體情況則要由過程轉(zhuǎn)變的路徑來決定。其中可流轉(zhuǎn)的具體實例對象也將存在活動的內(nèi)存狀態(tài)和穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫狀態(tài)兩種狀態(tài)。就節(jié)點來說,當(dāng)目前的節(jié)點結(jié)束后,根據(jù)定義路由過程將自動進(jìn)行到下一個節(jié)點,而這時的節(jié)點需要將該節(jié)點從固定的狀態(tài)轉(zhuǎn)成為可流轉(zhuǎn)的狀態(tài),從而向?qū)ο蠊芾砥靼l(fā)出請求創(chuàng)建新的節(jié)點,對象管理器將根據(jù)所請求類型自動生成相應(yīng)的空對象實例,并對對象實例按照程序定義標(biāo)識進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的初始化,然后獲取過程傳輸來的具體數(shù)據(jù),將所有已知相關(guān)數(shù)據(jù)通過持續(xù)對象寫入數(shù)據(jù)庫,同時將啟動邏輯關(guān)系處理系統(tǒng),生成工作項或進(jìn)行路由。在完成目前的任務(wù)后,如果該節(jié)點將完成,自己將自動刪除或者由于內(nèi)存不足而直接退出內(nèi)存狀態(tài)。節(jié)點的記憶體只有當(dāng)進(jìn)程在必要時才會再次向?qū)ο蠊芾砥髡埱笤佥d入。對象管理器通過持續(xù)的數(shù)據(jù)層從數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建對象并裝配數(shù)據(jù),從而使其成為一種內(nèi)存對象。如果該節(jié)點已經(jīng)完成,在被刪除之前會將信息進(jìn)行日志信息記錄。過程、過程數(shù)據(jù)的節(jié)點和節(jié)點的相關(guān)數(shù)據(jù)、工作項目最后都將記入日志。

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