關(guān)于發(fā)揮綜合檔案館社會(huì)功能的思考

劉麗紅

中圖分類號(hào)：G273.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-0992(2009)01-0033-02

由于檔案館本身的性質(zhì)和任務(wù)，決定了它具有廣泛的功能；即它不僅有保存和積累國(guó)家檔案財(cái)富的功能，還有向社會(huì)傳播檔案信息、承擔(dān)宣傳，為社會(huì)各個(gè)方面服務(wù)的功能。由此，引發(fā)了筆者對(duì)新時(shí)期更好地發(fā)揮國(guó)家綜合檔案館社會(huì)功能的幾點(diǎn)思考。

一、集中優(yōu)勢(shì)力量，加強(qiáng)綜合檔案館的建設(shè)

綜合檔案館是按行政區(qū)域設(shè)置的收集和永久保管多種門類的檔案和有關(guān)資料，并向社會(huì)提供利用的機(jī)構(gòu)。它更是面向社會(huì)，面向大眾，為本地區(qū)廣大群眾服務(wù)的信息中心和文化陣地。我國(guó)各級(jí)各類檔案館有3574個(gè)，保存著整個(gè)國(guó)家各種門類各種載體的檔案，總館藏量1.76億多卷件。在這個(gè)檔案館網(wǎng)中，國(guó)家綜合檔案館有2980個(gè)，其他門類的檔案館有500多個(gè)。這樣一個(gè)龐大規(guī)模的檔案體系，需要多少資金，耗費(fèi)多少人力、物力才能支持它的持續(xù)呢?處于轉(zhuǎn)型期的國(guó)家或地方，用于發(fā)展提高綜合國(guó)力的資金是非常有限的。而檔案館是社會(huì)公益性事業(yè)單位，資金的投入主要是依賴國(guó)家。如果不突出重點(diǎn)，不管它發(fā)揮的作用大小，也不管它是否與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，一味地強(qiáng)調(diào)檔案館要上規(guī)模、上檔次，將有限的資金一點(diǎn)一點(diǎn)地分割，將對(duì)綜合檔案館的進(jìn)一步發(fā)展構(gòu)成威脅，同時(shí)也會(huì)其他各級(jí)各類檔案館的發(fā)展，其最終結(jié)果將影響到整個(gè)檔案事業(yè)的向前發(fā)展。

傳統(tǒng)管理模式上追求檔案館小而全的觀念，造成布局不合理，投資分散的現(xiàn)象，使資源得不到優(yōu)化配置，盡管基層檔案工作者付出了很多辛勞，卻難以發(fā)揮它的社會(huì)功能，也很難長(zhǎng)久立足于社會(huì)。

綜合檔案館，特別是省市以上的檔案館，無論是在豐富的館藏、技術(shù)裝備、管理水平，還是在人員素質(zhì)與結(jié)構(gòu)方面都是其他各級(jí)各類檔案館無法比擬的。我們應(yīng)該充分利用它的綜合優(yōu)勢(shì)，集中力量建設(shè)好大中型綜合檔案館，發(fā)揮其中心館的效應(yīng)，以它們?yōu)辇堫^，實(shí)行名牌戰(zhàn)略，帶動(dòng)其他各級(jí)各類檔案館的發(fā)展，從而贏得政府的支持，社會(huì)的認(rèn)同，推動(dòng)檔案事業(yè)的向前發(fā)展。

評(píng)價(jià)我國(guó)檔案事業(yè)，不能僅僅停留在檔案館的數(shù)量上，而要看它是否與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)的需求相適應(yīng)，它的布局是否合理，是否有利于檔案的保管和利用，是否有利于檔案館功能的發(fā)揮。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的中，經(jīng)常出現(xiàn)片面追求數(shù)量，而忽視質(zhì)量的問題。當(dāng)前，在我們檔案館的布局上也要予以高度重視，要注意它的科學(xué)性、合理性，避免出現(xiàn)小而全，投資分散，功能不全的狀況。投資要盡量集中，保證重點(diǎn)，使其效益充分發(fā)揮，并帶動(dòng)其他各級(jí)各類檔案館的發(fā)展。這也符合國(guó)家抓大放小的方針。對(duì)于一些部門檔案館、專業(yè)檔案館、或產(chǎn)生檔案數(shù)量不多、結(jié)構(gòu)單一的地區(qū)應(yīng)少設(shè)，或不設(shè)檔案館。避免出現(xiàn)爭(zhēng)相設(shè)立政檔案，造成結(jié)構(gòu)單一，與綜合檔案館名實(shí)不符，難以發(fā)揮其社會(huì)功能。因此，國(guó)家檔案行政管理部門要充分認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，同時(shí)要爭(zhēng)取國(guó)家在政策導(dǎo)向，資金投入上向綜合檔案館傾斜，以保證檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

二、加強(qiáng)綜合檔案館館際之間的橫向聯(lián)合，形成合力

加強(qiáng)綜合檔案館的橫向聯(lián)合，形成規(guī)模效應(yīng)，將豐富的檔案信息，以整體優(yōu)勢(shì)向社會(huì)提供服務(wù)。將更顯綜合檔案館的實(shí)力。我國(guó)不同檔案館的檔案信息資源的構(gòu)成狀態(tài)，無論是數(shù)量上，或是質(zhì)量上都存在很大差異，但各自又有自己的特點(diǎn)、各自的優(yōu)勢(shì)，如果加強(qiáng)橫向聯(lián)合，發(fā)揮各綜合檔案館館藏的綜合優(yōu)勢(shì)和互補(bǔ)效應(yīng)，打破區(qū)域界限，從更廣闊的空間加強(qiáng)聯(lián)系，提供綜合服務(wù)，聯(lián)合開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，那么檔案館的社會(huì)功能也將得到充分發(fā)揮。我們可以通過建立檔案館網(wǎng)、或以檔案信息服務(wù)集團(tuán)的方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流與協(xié)作，形成合力，為今后加入社會(huì)的信息網(wǎng)絡(luò)打下基礎(chǔ)。

三、優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，提高館藏檔案質(zhì)量

各級(jí)各類綜合檔案館的檔案，普遍存在著混雜，結(jié)構(gòu)不合理的。盡管在1986年2月7日國(guó)家檔案局制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定了收集建國(guó)后檔案的范圍，但實(shí)際上，館藏檔案中各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體產(chǎn)生的文書檔案多，檔案、專門檔案極少。使其名為綜合性檔案館，實(shí)為黨政機(jī)關(guān)檔案館。加之，還存在著大量重復(fù)的檔案及長(zhǎng)期卷檔案沒有及時(shí)進(jìn)行鑒定。這一系列問題嚴(yán)重了檔案館功能的發(fā)揮。雖然政府的檔案可以看作不只是政府機(jī)構(gòu)的記錄，而且是一種重大的文化和的信息資源，在國(guó)家信息系統(tǒng)中，機(jī)構(gòu)成了其中一個(gè)有意義的、基本的和對(duì)各方面都有用的要素具有廣泛的利用價(jià)值，但是，檔案作為人類歷史的真實(shí)記錄，它應(yīng)該包括、科學(xué)、文化等各個(gè)方面的，即包括國(guó)家歷史的全貌，是國(guó)家和人民集體記憶的關(guān)鍵。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其他方面，其結(jié)果必然造成這樣的社會(huì)記錄是一個(gè)不完整的記錄?！皺n案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護(hù)公民的個(gè)人公益，而且更多的還應(yīng)為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶?！边@個(gè)重任應(yīng)由國(guó)家綜合檔案館來承擔(dān)。為此，綜合檔案館應(yīng)增強(qiáng)優(yōu)化館藏檔案種類、結(jié)構(gòu)的意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)處理檔案完整與精煉的關(guān)系，拓寬收集面，從不同的方面反映一個(gè)國(guó)家、地區(qū)發(fā)展變化的全過程，同時(shí)從規(guī)章制度上減少重復(fù)文件進(jìn)館，切實(shí)加強(qiáng)檔案的鑒定工作，以豐富優(yōu)質(zhì)的館藏資源為社會(huì)服務(wù)。

四、加強(qiáng)人才培養(yǎng)和人才儲(chǔ)備

社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。

人們可以注意到“根據(jù)國(guó)家概念建立起以司法行政管理為基礎(chǔ)的檔案工作，向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎(chǔ)上的社會(huì)文化檔案概念變化”。“檔案工作由保管、記錄活動(dòng)的證據(jù)，變?yōu)榇_保這種證據(jù)的確實(shí)產(chǎn)生，進(jìn)而確保上述活動(dòng)本身有可信證據(jù)作為證明。檔案人員也因此由消極的記錄保存者，變?yōu)闄n案遺產(chǎn)的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者，變?yōu)樵跈n案形成過程中，明確歷史責(zé)任感的積極干預(yù)者。”這一系列的變化迫使我們盡快地調(diào)整自己，迎接挑戰(zhàn)。迎接挑戰(zhàn)的關(guān)鍵是提高檔案工作者素質(zhì)。各級(jí)檔案館的領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)越來越意識(shí)到，人才素質(zhì)和人才結(jié)構(gòu)在工作中的重要性，紛紛計(jì)劃招聘人才，引進(jìn)高層次的人才，而且也注意到了人才結(jié)構(gòu)的合理性，但還有一個(gè)值得重視的問題，那就是現(xiàn)有的檔案人員怎么辦?他們面臨著知識(shí)的老化、新技術(shù)知識(shí)較為貧乏的問題。這使檔案工作跟上社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏，滿足社會(huì)的需求，受到了一定的制約。為此，加強(qiáng)檔案館現(xiàn)有人才的繼續(xù)是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作。

五、樹立正確的檔案工作效益觀

綜合檔案館作為科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，其在社會(huì)主義的物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中是大有作為的，它的效益也應(yīng)該是突出的。因?yàn)楸４鏅n案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤(rùn)，而是為了造福于人類，為人類社會(huì)的生存和持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造某種基本的條件，決定了檔案館的工作效益最終大多表現(xiàn)為社會(huì)效益。在新的經(jīng)濟(jì)形式下，檔案工作配合國(guó)家的中心工作，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，這是毋庸置疑的。但是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)本身的內(nèi)涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，就狹隘地與獲得多少經(jīng)濟(jì)效益劃等號(hào)。中保存的科技檔案、技術(shù)資料可直接參與經(jīng)濟(jì)建設(shè)，在利用中創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，這是我們要體現(xiàn)的，但是我們不能因此而片面強(qiáng)調(diào)檔案館的各項(xiàng)服務(wù)工作都去追求經(jīng)濟(jì)效益，而忽視它的社會(huì)效益。事實(shí)上，檔案館的工作更加貼近科學(xué)、文化、教育、歷史等領(lǐng)域。

六、社會(huì)的發(fā)展是綜合檔案館社會(huì)功能充分發(fā)揮的重要條件

任何行業(yè)的發(fā)展都離不開一定的動(dòng)力、條件和保證。檔案事業(yè)的發(fā)展，綜合檔案館功能的發(fā)揮也不例外。社會(huì)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的繁榮會(huì)促進(jìn)社會(huì)對(duì)檔案信息需求的增長(zhǎng)。同時(shí)也會(huì)帶動(dòng)檔案事業(yè)的向前發(fā)展。應(yīng)該說社會(huì)信息需求和全民檔案信息意識(shí)，是影響檔案館功能發(fā)揮的一個(gè)重要因素。但是，歷史的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，檔案事業(yè)的發(fā)展相對(duì)于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要滯后一段時(shí)間。為此，我們應(yīng)該意識(shí)到，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立、科教興國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的即將到來，并不意味著國(guó)家在短期內(nèi)會(huì)大幅度的增加對(duì)檔案館的投資。況且，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制本身的完善還有一個(gè)過程。綜合檔案館社會(huì)功能的發(fā)揮，是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)程度、國(guó)家方針政策、社會(huì)對(duì)檔案信息需求，檔案館自身的業(yè)務(wù)建設(shè)等諸多方面，單就某一方面工作的改進(jìn)和完善是難以奏效的。因此，應(yīng)該正確理解和認(rèn)識(shí)檔案工作效益滯后的特點(diǎn)，找準(zhǔn)檔案工作的定位，實(shí)事求是地評(píng)價(jià)檔案館工作。