辦文工作“八盯八防”法

鄧　莉

摘要:本文首先闡明了文件在傳閱中的存在的問題,其次就是辦文人員要有一定的素養(yǎng)和豐富的工作經(jīng)驗,再次就是辦文人員要有一套自己的工作方法從八方面進行論征。

關鍵詞:政務工作 辦文 工作 方法

0 引言

在多年的辦文實踐中,我發(fā)現(xiàn)了辦文工作是一個非常細而且又容易出現(xiàn)紕漏,在這些年中我積累了一點工作心得和體會,歸納起來就是辦文要做到“八盯八防”:

1 盯住“登記環(huán)節(jié)”,防止文件“沒有戶口”

形象一點說,辦文登記就是給收到的文件在文件處理登記簿中上個“戶口”,把來文的發(fā)文字號、收文日期、文件標題、份數(shù)和密級等信息逐一登記,并在文件首頁右上角加蓋標有“收文日期、份數(shù)、密級”字樣的收文印章。登記是辦文的起始環(huán)節(jié),也是很容易被忽視的環(huán)節(jié)。在實踐中常常會有這樣的情況:有時為了文件,辦文的同志一看,是急件,來不及登記就趕緊處理,等處理完了,其它事情又來了,又去忙別的事。時間一長,就把文件沒有登記的事給忘了。一段時間之后,到了需要了解這個文件辦理的情況時,在文件處理登記簿上根本就查不到,給辦文工作帶來很大被動。因此,在辦文時要盯住“登記”環(huán)節(jié),即使收到的文件再多、時間再緊,也要堅決做到不登記就不辦理、不轉(zhuǎn)出。

2 盯住“篩選”環(huán)節(jié),防止辦文不分“輕重緩急”

篩選文件不是簡單地將收到的文件分為上、下級文件或正式、非正式文件,而是要在收到文件后通過快速通讀,了解文件的輕重緩急,確定哪些文件急辦,哪些文件緩辦。具體方法是:特急件和急件要優(yōu)先辦理,接到即辦,最大限度地縮短文件在手中的滯留時間。特急件、急件和絕密件在送領導閱處之前,辦文人員要在批單右上角加蓋標有“特急件”“急件”或“絕密件”字樣的印章以提醒領導;一般文件在送領導閱處之前,辦文人員要將文件辦理要求等內(nèi)容以下劃線形式標出提醒領導。

3 盯住“擬辦”環(huán)節(jié),防止文件“效力不達”

擬辦環(huán)節(jié)是辦文工作的核心。這一環(huán)節(jié)的任務是確定文件的傳閱對象、分發(fā)范圍和擬辦意見。在這個環(huán)節(jié)我們要注意以下幾點:一要在對文件內(nèi)容充分理解和準確掌握的基礎上確定傳閱對象。這就要求辦文人員必須對領導工作分工熟記于心,對各部門和單位的工作性質(zhì)充分掌握。二要根據(jù)文件內(nèi)容和份數(shù)確定分發(fā)范圍。這里要著重強調(diào)文件分發(fā)的科學性和針對性,文件要首先保障主要領導、分管領導、主要涉及部門和單位。三要在深刻理解和準確把握文件精神的基礎上,結合本地、本部門、本單位實際向領導提出有參考價值的擬辦意見。擬辦意見力求科學、合理、簡潔、準確和全面,要一語中的、簡單直白,不要含糊不清、冗長拖沓,切忌以“請XX領導閱示”或“請XX班子成員傳閱”等套話應付差事。

4 盯住“傳閱”環(huán)節(jié),防止文件“漏傳誤傳”

一要按擬辦意見傳閱。一般來說,上級來文要按從職務高的領導到職務低的領導的順序傳閱,下級來文要按從職務低的領導到職務高的領導的順序傳閱,無特殊原因,不要越位傳閱。二要做好文件流轉(zhuǎn)登記。把每位領導的批示及時登記造冊,隨時掌握文件運行方位、辦理程度、已傳閱領導的批示意見等情況,以便領導在文件運行期間調(diào)閱。三要把擬辦意見和領導批示中涉及的領導、部門和單位一一傳閱到位,不能隨意簡化傳閱程序和傳閱范圍。四要做好領導批示的解釋工作。為方便受文領導、部門和單位閱知,應將主要領導的批示打印出來附在文件批辦單上,隨件送達。受文領導、部門和單位一旦提出問題,辦文人員要及時、耐心地做好溝通和解釋工作。

5 盯住“催辦”環(huán)節(jié),防止文件“延誤漏辦”

催辦是督促領導批示文件按時限要求高標準落實的重要步驟。一般針對兩種情況:一是有些受文單位認為文件已經(jīng)按領導批示認真落實了,就算辦結了,不必再向領導反饋辦理情況。二是有些單位因為疏忽文件的辦結時限,導致文件辦理周期過長。對此,辦文人員要按領導批示的時限要求及時催辦,可采取發(fā)催辦單或打電話詢問等形式進行催辦,對需要馬上的特急件、急件,可專人專件跟蹤催辦;對辦結時限已到但還沒有辦結的領導批示文件,可將辦理情況做階段性反饋,過一段時間后再行催辦,直至按領導批示要求辦結為止。

6 盯住“注辦”環(huán)節(jié),防止文件“有花無果”

領導批示件傳到受文單位或受文領導之后,受文單位負責人或受文領導閱處后一般只在批辦單上圈閱,以示領會和落實。在這種情況下,如果辦文人員不在批辦單的辦理結果欄注明辦理結果,一段時間之后,文件變成檔案,再查該件時,就了解不到當時落實的相關情況,也就是找不到注辦的痕跡。所以,在辦理領導批示件時,辦文人員要站在為歷史負責的高度,辦畢歸卷前都要注明批示落實單位、落實人員、落實時間和落實形式,最后還要署上辦文人員的姓名和時間。做好“注辦”,辦文工作才能“有花有果”。

7 盯住“反饋”環(huán)節(jié),防止文件“沒有回音”

反饋,就業(yè)是將辦結文件的運轉(zhuǎn)情況和領導批示落實情況進行整理,形成書面材料送相關領導閱知。領導批示反饋的主要內(nèi)容包括收文多少、領導批示多少、辦結多少、正在辦理的多少、每個領導批示多少、同往年比增加多少、減少多少,并附辦文登記表(包括序號、收文時間、發(fā)文字號、密級、標題、擬辦意見、領導批示、分發(fā)意見和辦理程度等)。重要文件和領導批示根據(jù)具體情況,隨時向辦公室主要領導通報辦理情況;一般文件每月或每季向有關領導反饋以便領導掌握批示精神的落實過程和辦理結果,也為領導及時調(diào)整決策部署提供參考。

8 盯住“保密”環(huán)節(jié),防止文件“辦中泄密”

辦文的同志要有很強的保密意識,在辦文工作中要嚴防泄密。對密級文件以及涉及敏感問題的文件、資料、刊物的保存和傳閱,要格外小心謹慎,決不允許無關人員接觸密級文件;辦理絕密件,必須由辦文人員專人專車完成“送閱、待閱、閱畢取回”等傳閱工作,盡量減少中間環(huán)節(jié);不與同事、朋友或家人談論任何涉密事情;對辦結后的領導批示,除經(jīng)過領導批準的存檔份額外,其余馬上銷毀,徹底消除保密隱患。

隨著信息時代的變革,現(xiàn)代化的辦公效率已大提高了文件的傳閱速度,但電子文件和紙制文件在流程中這“八盯八防”同樣適用。