簡(jiǎn)述企業(yè)事務(wù)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

楊夢(mèng)婷　李智浩

摘要:信息是管理上的一項(xiàng)極為重要的資源,管理工作的成敗取決于能否做出有效的決策,而決策的正確程度則在很大程度上取決于信息得質(zhì)量。所以能否有效的管理信息成為企業(yè)的首要問題,管理信息系統(tǒng)MIS在強(qiáng)調(diào)管理、強(qiáng)調(diào)信息的現(xiàn)代社會(huì)中越來越得到普及。企業(yè)信息管理通常是比較復(fù)雜,由于各類信息繁多難歸集,利用計(jì)算機(jī)支持企業(yè)高效率完成企業(yè)信息管理,是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求,推動(dòng)企業(yè)信息管理走向科學(xué)化、社會(huì)化、規(guī)范化和自動(dòng)化,從而提高企業(yè)信息管理效率。

關(guān)鍵詞:企業(yè)信息管理系統(tǒng) 管理信息系統(tǒng)MIS

0 引言

人類社會(huì)的發(fā)展與生產(chǎn)力的巨大變革密切相關(guān),我們正處在信息時(shí)代——一個(gè)以信息為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代、一個(gè)知識(shí)成為生產(chǎn)力的時(shí)代。在信息社會(huì)時(shí)代,信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展對(duì)整個(gè)國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著不可替代的推動(dòng)作用。正因如此,在世紀(jì)之交,全球信息化進(jìn)程明顯加快。今日,企業(yè)正在比以往更多地利用信息,其經(jīng)濟(jì)效益將越來越依賴于企業(yè)處理各種信息的準(zhǔn)確及時(shí)性以及高效性,從而獲得更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。但是在信息管理系統(tǒng)日漸流行的同時(shí),我們?cè)诳吹焦芾硇畔⑾到y(tǒng)帶來效益的時(shí)候,也要正視其在實(shí)際開發(fā)和應(yīng)用中出現(xiàn)的問題。

管理信息系統(tǒng)就是MIS(Management Information System),在強(qiáng)調(diào)管理,強(qiáng)調(diào)信息的現(xiàn)代社會(huì)中它變得越來越普及。MIS是一門新的學(xué)科,它跨越了若干個(gè)領(lǐng)域,比如管理科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué),運(yùn)籌學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)以及計(jì)算機(jī)科學(xué)。在這些學(xué)科的基礎(chǔ)上,形成信息收集和加工的方法,從而形成一個(gè)縱橫交織的系統(tǒng)。

企業(yè)信息管理系統(tǒng)是一種典型的信息管理系統(tǒng)(MIS),其開發(fā)主要包括后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)以及前端應(yīng)用程序的開發(fā)兩個(gè)方面。對(duì)于前者要求建立起數(shù)據(jù)一致性和完整性強(qiáng)、數(shù)據(jù)安全性好的庫。而對(duì)于后者則要求應(yīng)用程序功能完備,易使用等特點(diǎn)。

1 企業(yè)事務(wù)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

信息管理系統(tǒng)的開發(fā)按照不同的立足點(diǎn)通常分為兩大類:以進(jìn)行過程的特點(diǎn)分為一類,以方法的立足點(diǎn)分為另一類。在第一類的開發(fā)方法中主要有兩種:生命周期法和原型法。目前我國采用的主要的系統(tǒng)開發(fā)方法中,占主導(dǎo)地位的還是生命周期法,它符合程序設(shè)計(jì)的普遍思路和設(shè)計(jì)規(guī)律。

1.1 生命周期法的主要特點(diǎn)

1.1.1 開發(fā)目標(biāo)清晰化 結(jié)構(gòu)化生命周期法的系統(tǒng)開發(fā)以“用戶第一”為目標(biāo),開發(fā)中要保持與用戶的溝通,取得與用戶的共識(shí),這使管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建立在可靠的基礎(chǔ)之上。

1.1.2 工作階段程式化 結(jié)構(gòu)化生命周期法每個(gè)階段的工作內(nèi)容明確,便于開發(fā)過程的控制。每一階段工作完成后,根據(jù)階段工作目標(biāo)和要求進(jìn)行審查,使階段工作有條不紊,也避免為以后的工作留下隱患。

1.1.3 工作文件規(guī)范化 結(jié)構(gòu)化生命周期法每一階段工作完成后,按照要求完成相應(yīng)的文檔報(bào)告與圖表,以保證各個(gè)工作階段的銜接與系統(tǒng)維護(hù)工作的便利。

1.1.4 設(shè)計(jì)方法結(jié)構(gòu)化 結(jié)構(gòu)化生命周期法采用自上而下的結(jié)構(gòu)化、模塊化分析與設(shè)計(jì)方法,使系統(tǒng)間各個(gè)子系統(tǒng)間相對(duì)獨(dú)立,便于系統(tǒng)的分析、設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)與維護(hù)。

1.2 主要設(shè)計(jì)過程

1.2.1 采用“自頂向下”的方法進(jìn)行系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì),把主要的功能逐級(jí)分解成具體的、比較單純的功能。

1.2.2 在整個(gè)設(shè)計(jì)中采用模塊化的設(shè)計(jì)方法,自底向上,逐級(jí)實(shí)現(xiàn)各個(gè)小模塊的功能以致最后完成整個(gè)系統(tǒng)的功能。

1.2.3 在系統(tǒng)驗(yàn)收前,讓用戶看到系統(tǒng)的某些主要輸出,把一個(gè)大的復(fù)雜的系統(tǒng)逐級(jí)分解成小的易于管理的系統(tǒng),使用戶能夠盡早地知道結(jié)果,及時(shí)提出意見。

1.3 設(shè)計(jì)流程 可行性研究與總體規(guī)劃——系統(tǒng)需求分析與概要設(shè)計(jì)——系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)即系統(tǒng)設(shè)計(jì)——系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與測(cè)試——系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)與評(píng)價(jià)。

1.4 實(shí)際開發(fā)過程

1.4.1 可行性研究與總體規(guī)劃 設(shè)計(jì)對(duì)象:某廣告公司。分析:該公司作為一個(gè)規(guī)模較大的廣告公司,每天分析、整理著海量的公司事務(wù)數(shù)據(jù),傳遞著大量的信息。為了完善其事務(wù)信息管理系統(tǒng),提高公司的人員間的交流效率、管理水平、經(jīng)濟(jì)效益,為員工間提供快捷和優(yōu)質(zhì)服務(wù),可對(duì)整個(gè)公司實(shí)施信息化管理,在開發(fā)過程中我們用不同的開發(fā)方法進(jìn)行設(shè)計(jì),從中可以看到它們的特點(diǎn)和區(qū)別。

1.4.2 系統(tǒng)需求分析與概要設(shè)計(jì) 某廣告公司要建立事務(wù)信息管理系統(tǒng),系統(tǒng)應(yīng)基本覆蓋全公司的主要事務(wù)任務(wù),使管理人員和業(yè)務(wù)人員能及時(shí)準(zhǔn)確地錄入和獲取相關(guān)部門的運(yùn)作狀況信息,并據(jù)此有效地對(duì)其進(jìn)行控制與管理。建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),保證各部門間的信息交換和資源的共享,減少信息冗余。開發(fā)過程中應(yīng)充分考慮廣告行業(yè)的特點(diǎn),以工作流程為中心,不依賴于現(xiàn)行的組織機(jī)構(gòu),來提高系統(tǒng)的通用性和可擴(kuò)充性。

1.4.3 系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)即系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.4.3.1 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 信息管理系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)結(jié)合的過程,隨著系統(tǒng)的不斷完善,系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)也在不斷提高,因而要考慮企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略以及計(jì)算機(jī)的發(fā)展,條件的改善,以確保系統(tǒng)的完整性、先進(jìn)性和科學(xué)性。

1.4.3.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 在信息管理系統(tǒng)建設(shè)中,充分理順了信息資源的關(guān)系,并對(duì)子系統(tǒng)進(jìn)行合理劃分,以便提高數(shù)據(jù)處理效率和質(zhì)量。在此系統(tǒng)的劃分中,要遵循以下幾項(xiàng)原則:

邏輯上相對(duì)獨(dú)立。每個(gè)子系統(tǒng)能獨(dú)立完成某個(gè)方面的管理功能。

耦合度小,內(nèi)聚力大。即各個(gè)子系統(tǒng)之間的聯(lián)系程度要小,各子系統(tǒng)內(nèi)部各模塊的聯(lián)系程度要大。

1.4.3.3 系統(tǒng)模塊劃分 基于上面所描述的過程和數(shù)據(jù)類關(guān)聯(lián)矩陣法我們進(jìn)行了子系統(tǒng)的劃分,具體步驟如下:

首先建立數(shù)據(jù)類關(guān)系表。將系統(tǒng)分析歸納出的所有過程按執(zhí)行順序,從上向下排列,與過程有關(guān)的數(shù)據(jù)類從左向右排列。

然后形成系統(tǒng)總體邏輯結(jié)構(gòu)圖和系統(tǒng)總體數(shù)據(jù)流程圖。根據(jù)最大內(nèi)聚與最小外界耦合的原則,將功能相近的過程組成同一功能集,將相關(guān)密切的數(shù)據(jù)類構(gòu)成同一數(shù)據(jù)類集。再經(jīng)簡(jiǎn)化與合并,形成總體邏輯結(jié)構(gòu)和總體數(shù)據(jù)流圖。

1.4.3.4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與測(cè)試 根據(jù)以上的分析和設(shè)計(jì),最后劃分子系統(tǒng)。根據(jù)系統(tǒng)總體邏輯模型,遵循功能相對(duì)獨(dú)立并考慮到業(yè)務(wù)管理體制相適應(yīng)的原則,同時(shí)結(jié)合廣告公司的實(shí)際需求,可將某廣告公司事務(wù)信息管理系統(tǒng)劃分為多個(gè)子系統(tǒng),具體內(nèi)容將由專業(yè)開發(fā)設(shè)計(jì)人員來完成,例如軟硬件系統(tǒng)設(shè)備的安裝、調(diào)試等等工作。

至此某廣告公司的事務(wù)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)就已結(jié)束,在這個(gè)例子里面我們能夠看到生命周期法的整個(gè)開發(fā)過程。

實(shí)際上無論是采用哪一種方法進(jìn)行信息管理系統(tǒng)的開發(fā),最終的目的都是實(shí)現(xiàn)最佳的企業(yè)管理,建立良好的企業(yè)形象,為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中爭(zhēng)得一席之地。企業(yè)管理信息系統(tǒng)使得信息的高度集成和共享已經(jīng)成為可能。在今后的企業(yè)全面信息化建設(shè)中,應(yīng)以組建系統(tǒng)的觀點(diǎn)看待企業(yè)管理模式的變革、企業(yè)信息網(wǎng)建設(shè)和企業(yè)管理軟件規(guī)劃之間的關(guān)系。將企業(yè)的信息化管理同調(diào)整企業(yè)經(jīng)營管理模式、管理軟件規(guī)劃有機(jī)地結(jié)合起來,才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理的目標(biāo),把企業(yè)層次推向一個(gè)新高度。

參考文獻(xiàn):

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