淺談如何做好企業(yè)辦公室工作

鄭　重

摘要:如何搞好企業(yè)辦公室工作,作為一個從事辦公室工作不久的新手,本人提出了一點個人看法,以期拋磚引玉,為共同搞好辦公室的工作,為企業(yè)的改革發(fā)展和基層單位提供更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞:企業(yè) 辦公室 接待工作

1 做好辦公室工作,需要仔細(xì)研究辦公室的各項職能

辦公室是一個企業(yè)不可缺少的重要部門,之所以重要是因為辦公室具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項職能。這些職能發(fā)揮得好壞,對企業(yè)及其他部門的全局工作有著直接的、重要的影響。

管理服務(wù)職能是辦公室工作的重要組成部分。其內(nèi)容主要包括以下幾個方面:一是公文管理,即辦公室負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、傳遞、催辦等各個環(huán)節(jié)的具體事宜;二是事務(wù)管理,如會議的安排,會場的布置,接待上級和兄弟單位的來人,辦公室的值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系,單位的辦公環(huán)境管理等;三是信息處理,即利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化手段,為辦公自動化服務(wù);四是搞好服務(wù),即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質(zhì)和精神兩方面的服務(wù)。

綜合協(xié)調(diào)職能有如下內(nèi)容,一是統(tǒng)一步調(diào),切實保證領(lǐng)導(dǎo)班子的正確決策能夠認(rèn)真貫徹落實;二是化解矛盾,即在單位局部利益發(fā)生沖突及局部利益與全局利益發(fā)生沖突時,進(jìn)行協(xié)調(diào),進(jìn)而化解矛盾。

監(jiān)督指導(dǎo)職能是指對工作人員的檢查、考核、督促和指導(dǎo),其目的是使他們迅速、準(zhǔn)確、有效地完成決策目標(biāo),其主要內(nèi)容:一是監(jiān)測工作進(jìn)度,檢查工作質(zhì)量;二是督辦;三是排憂解難;四是通過傳達(dá)、制訂有關(guān)方針政策及做出解釋進(jìn)行指導(dǎo)。

研究辦公室的職能內(nèi)容,對于我們明確辦公室的職責(zé)和權(quán)力,做好辦公室工作有著十分重要的意義。

根據(jù)辦公室職能的要求,辦公室應(yīng)有一批政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)都過硬的隊伍。辦公室人員要不斷學(xué)習(xí),提高自身素質(zhì),這樣才能適應(yīng)辦公室工作的需要。

2 如何履行辦公室工作的各項職能

要履行好辦公室工作的各項職能,應(yīng)做到“一實”、“一快”、“一博”、“兩勤”、“三心”。

“一實”,即求實。辦公室工作,無論是辦文,還是辦事,都要從實際出發(fā),實事求是,對癥下藥。就是工作人員作風(fēng)要踏實,不弄虛作假,不可無中生有,不能搞形式主義,不做表面文章,自覺實事求是。

“一快”,即辦事要快捷,好中求快,快中求好,努力提高工作效率。辦事拖拉,作風(fēng)疲沓,時間觀念不強,是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員必須牢固樹立時間觀念、效率觀念,增強只爭朝夕的緊迫感和責(zé)任感。切實做到當(dāng)日事當(dāng)日畢,急事急辦,特事特辦,及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。

“一博”,即博學(xué)。辦公室工作千頭萬緒,涉及面廣,標(biāo)準(zhǔn)高,要求嚴(yán),這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識和社會常識。要做到這一點,沒有捷徑可走,必須勤學(xué)苦練,博采眾長,使自己成為“雜家”,成為復(fù)合型人才。只有知識積累多了,知識面寬了,理論功底厚了,才能提高“謀”的層次和質(zhì)量。

“兩勤”,即腿勤、口勤。辦公室人員應(yīng)經(jīng)常到各部門走走,遇事多問問,有用的資料多記記,別人的意見多聽聽,做到心中有數(shù),這樣做起工作來才能得心應(yīng)手。

“三心”,即耐心、專心、細(xì)心。服務(wù)是辦公室的一項重要工作,做服務(wù)工作一定要耐心,要有禮貌,熱情周到,不擺架子,盡量讓人滿意。做工作時要專心,不能三心二意,要仔細(xì)研究,能夠深入進(jìn)去。平時工作中還要細(xì)心,多觀察,多思考,自覺找工作中的漏洞和不足,以不斷改進(jìn)。

3 處理好關(guān)系到辦公室工作的“四個關(guān)系”

3.1 處理好“?！迸c“博”的關(guān)系,既要成為辦公室自身業(yè)務(wù)的行家,又要了解各類知識,做到博學(xué)多藝。

企業(yè)機(jī)構(gòu)改革后多數(shù)單位實行的是黨政辦公室。這種情況下辦公室的“?！?是說自身業(yè)務(wù),諸如在公文寫作、黨政事務(wù)、文檔統(tǒng)計等方面應(yīng)是相對的專家,應(yīng)在本單位起主導(dǎo)和咨詢中心的作用。說“博”,是指在與企業(yè)事務(wù)有關(guān)的其它方面的知識,諸如預(yù)算管理、人力資源管理與開發(fā)、醫(yī)改、房改,乃至企業(yè)所在地的人文地理、政策環(huán)境等,也必須涉足其中,不能當(dāng)門外漢。某種意義上說,辦公室人員的“博”本身就相當(dāng)于職能部門的“?！?。這樣,才能達(dá)到辦公室工作不僅僅是秘書功能,而且是拳打腳踢的全能。

3.2 處理好“動”與“靜”的關(guān)系。誰都知道辦公室事務(wù)性工作多,其實就是每天在辦事、辦會、辦文中度過。這“三辦”使辦公室在“動”中忙碌不堪。但事情都是人辦的,辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作成效如何,往往是為人處事能力的真實寫照。古人講的“先做人后做事”就是這個道理。我們雖然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求,但也要學(xué)會在“動”中干事,在“靜”中總結(jié)提高,使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質(zhì)適應(yīng)辦公室工作要求。學(xué)會做人,做事就可能事半功倍,有時甚至達(dá)到“四兩撥千斤”的效果;反之,事倍功半,吃力不討好,還可能招來非議。

3.3 處理好“虛”與“實”的關(guān)系,既要虛事實做,又要從實事中抽象理性的東西。作為黨政合署辦公的辦事機(jī)構(gòu),承擔(dān)黨務(wù)、紀(jì)檢、精神文明建設(shè)、工會、指導(dǎo)群眾組織開展有關(guān)活動等工作。有些事看起來很虛,但將虛事做實,就容易贏得黨員和職工的理解、支持、參與。如近些年集團(tuán)公司開展的職工體檢、工會、團(tuán)委系統(tǒng)開展的活動等。作為企業(yè)行政辦事機(jī)構(gòu),面對企業(yè)管理上的實事要學(xué)會從中抽象出規(guī)律性的東西。如實紀(jì)錄過去不是辦公室的主要工作,而要達(dá)到一種“重要的不是事實,重要的是對事實的理解,是如何對新的事實作新的理解?！钡妮^高境界。

3.4 處理好“忙”與“閑”的關(guān)系,既要忙而不亂,又要在相對輕松時注意平峰填谷。俗話說文武之道,一張一弛。忙與閑都是相對的,辦公室工作不應(yīng)總是顯得忙,像是一條沒有彈性的直線,而應(yīng)是一條張弛有度的曲線。首先要加強工作的預(yù)見性,每年的工作會、職代會的材料可以預(yù)知的,其它工作盡量避免和可以預(yù)見的工作撞車。平時多觀察、多積累,有事就不用臨時抱佛腳。其次要分清主次,要以主要精力、干好最重要的工作,用放松大腦時間處理大量的一般性事務(wù)性工作。

4 如何使辦公室工作更上一個臺階

作為一個綜合辦事機(jī)構(gòu),辦公室主要負(fù)責(zé)公司的上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、內(nèi)外溝通、內(nèi)部行政管理等事項,是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層的窗口,是部門能否有效開展各項工作的關(guān)鍵,從事辦公室工作責(zé)任重大。我認(rèn)為有兩點特別重要。

4.1 銳意進(jìn)取,不斷加強自身學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)能力 辦公室人員是部門領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂,直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。不僅工作態(tài)度要好,善于處理各方面的關(guān)系,而且自身的能力、水平要高。要做一名優(yōu)秀辦公室管理人員,首先要發(fā)揮主動性和積極性,不要像個鬧鐘,扭一下,轉(zhuǎn)一下,有問題要自己尋求答案;其次要有較強的組織和表達(dá)能力,多思考,說話、做事要有分寸,又要有水平;最后要有耐心。辦公室工作很繁雜,有時好比是七個壺七個蓋,你要同時保證每個茶壺上都有一個蓋。比爾.蓋茨說過,“辦公室人員要能勝任公司的各種復(fù)雜的工作而不厭其煩”。因此,必須不斷學(xué)習(xí),提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.2 堅持不斷創(chuàng)新,逐步完善工作機(jī)制,反對因循守舊 創(chuàng)新是辦公室工作的持久動力。辦公室工作要善于找到和找準(zhǔn)全局工作的突破口,在創(chuàng)新上下功夫。辦公室工作包羅萬象,消防長安工程、治安管理、部門方針目標(biāo)、勞資、人事的、教育培訓(xùn)、規(guī)章制度制定和執(zhí)行等等,制高和創(chuàng)新點很多,關(guān)鍵是要不斷解放思想,勤于思考,勇于實踐。

5 結(jié)語

辦公室是一個純服務(wù)部門,不能只滿足于日常的服務(wù),服務(wù)方式也必須創(chuàng)新。要多考慮如何更好地創(chuàng)新管理,開源節(jié)流,加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),保證辦公室正常高效運轉(zhuǎn),為企業(yè)的改革發(fā)展和基層單位提供更好的服務(wù)。