鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理之我見

鄭　瑋

摘要：該文針對目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理中存在的歸檔不全、建檔混亂、制度不健、應用價值低、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊等一些普遍問題，提出了相應的對策。

關鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)；醫(yī)院；檔案管理

1.目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理，檔案應用，檔案發(fā)展均顯失衡，概括起來為五個“不”：其一是歸檔不全。一為“漏檔”，一個好的醫(yī)院檔案，應當覆蓋基層的所有人事、財產(chǎn)、財務、藥劑、病歷、技術、醫(yī)療信息等等。但是，在不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院中醫(yī)療技術和醫(yī)療信息檔案比較匱乏。二為“漏項”，在錄入的案卷里，缺少必要的信息項目。如，病歷檔案，是不是應當充實“醫(yī)療反饋”一項，把成功的經(jīng)驗與失敗的教訓以及患者本人或家屬乃至組織的反饋意見都記錄在檔。三為“漏資料”。目前，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院偏重于搜集整理文字資料，而缺乏對音像圖片資料的保存，這是一個很大的缺憾。其二是管理混亂，一為“職責不清”，檔案由哪個科室哪個人來管理？一些醫(yī)院無定式，有的臨時安排，無專室、專職管理；有的無統(tǒng)一要求，分攤管理，科室各自為政；有的則無人管理，如同年久老賬，束之高閣。二為“管理技術不精”:（1）系列不精，有些信息，按照需要設多少個信息集，設多少個信息子集都沒有要求。（2）層次不精，從現(xiàn)有檔案管理專業(yè)角度來看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案很難凸顯出“案卷級”“文件級”“內(nèi)容級”等三個級別特點。其三是制度不健全，一個好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院應當把檔案管理作為行政管理的重要方面，而有些醫(yī)院的檔案管理制度很不健全，有的僅僅有檔案室、檔案員工作制度，像其他什么建檔規(guī)則、調(diào)檔借檔規(guī)則、檔案室檔案員技術要求等概不存在。其四是檔案應用價值不高，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院把檔案的使用價值僅僅作為備忘錄來用，而它的信息性、史料性、科研性、培訓性功能均未被開發(fā)利用。其五是檔案管理員素質(zhì)不高，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的檔案管理員，即使是專職人員，由于缺乏學習和培訓，也難以掌握收集、整理、錄入、鑒定和應用保存檔案的基本要求。其六是檔案硬件建設不快。目前，國家已經(jīng)進入了計算機網(wǎng)絡檔案時代，而在一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院，仍然還是紙制檔案，仍然手寫筆記。調(diào)查表明：不是資金不足，而是思想認識上不去。

2.確立大檔案觀，充分認識單位建檔的價值

大檔案觀所表示的是無限量價值，可以從以下四個方面理解：（1）檔案信息流向價值，單位的檔案信息不僅參與鄉(xiāng)鎮(zhèn)之間的交流，還可以參與網(wǎng)上遠程交流，單位既是信息的輸出者又是信息的獲得者。不要認為鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院微不足道，哪怕是一個小小的民間驗方或者一個鄉(xiāng)土雜癥治療技術也都是很有價值的交流。（2）檔案信息的史料價值，單位檔案，是單位人事事件、財產(chǎn)物資、財務資金、技術技藝、病源病例等等全部歷史發(fā)展過程的覆蓋和記錄，它從不同的角度全面客觀地反映各個不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物和重要工作等，是歷史的見證，同時反映出一個區(qū)域社會的發(fā)展和變化，對于調(diào)查人事、印證病例、查詢工資、了解資產(chǎn)、提取資料乃至于研討醫(yī)院或當?shù)厣鐣l(fā)展都提供著確鑿可靠的史料價值，它的社會意義是巨大無比的。（3）檔案信息的科研價值,一個完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案，某種程度上說，就是一所醫(yī)療科研院校。（4）檔案信息的培訓教學價值,隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，新技術、新項目不斷得到臨床應用，一些比較先進的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，逐漸將一些創(chuàng)傷性手術、診斷性探測進行編碼，輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將其手術及療效情況，病情病狀的表現(xiàn)及治療情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，用于現(xiàn)場教學和專業(yè)培訓，使接受培訓人員更清楚、更直接得到新理念、新技術的指導。同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗教訓，及時改進工作，進一步提高醫(yī)務人員的醫(yī)療服務水平。

3.改進完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案工作

3.1領導重視是關鍵

檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分,盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領導形成決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應當前的檔案信息化建設，這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識。只要領導重視和支持，通過檔案人員的努力，醫(yī)院檔案管理計算機網(wǎng)絡化完全可以實現(xiàn)。

3.2規(guī)范管理是前提

沒有規(guī)矩就不成方圓，規(guī)范檔案管理，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院發(fā)展檔案事業(yè)的前提。規(guī)范檔案管理，要做到三個到位。一是體制到位。當前一些單位檔案工作不能正常開展，最關鍵的一點，就是隨著單位領導和檔案人員的變更，檔案管理網(wǎng)絡人員沒有及時調(diào)整充實，出現(xiàn)了無人管的不良狀況；綜合檔案室形同虛設，發(fā)揮不了職能作用。要改變這種狀況，必須健全單位檔案工作體制，提供堅強組織保證。二是法規(guī)到位。健全完善檔案工作管理體制，必須提高檔案法制意識，就要堅持依法辦事，依照檔案法律法規(guī)保證檔案工作規(guī)范有序的開展。目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院不但要十分熟悉《中華人民共和國檔案法》，實現(xiàn)檔案工作的“有法必依，執(zhí)法必嚴、違法必糾”，用法制保障檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。三是監(jiān)督機制到位。監(jiān)督機制，目前的基本做法是“內(nèi)外監(jiān)督”。內(nèi)，是指本單位的監(jiān)督，單位內(nèi)成立綜合檔案室，綜合檔案室負有集中統(tǒng)一管理本單位檔案和監(jiān)督指導所屬單位檔案工作雙重職能，既便于實施對本單位全部檔案的統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準，又便于切實監(jiān)督指導好下屬單位的檔案工作。外，是指上級業(yè)務或者行政單位的監(jiān)督。

3.3人才培養(yǎng)是重點

能否管理好檔案，能否駕馭好檔案的服務過程，需要高水平的單位檔案領導者和單位檔案管理者，因此加強對檔案人才的培養(yǎng)，是檔案建設的工作重點。人才培養(yǎng)主要堅持“院本培訓”為主，“進修培訓”為輔的原則?！霸罕九嘤枴蹦Ｊ揭话阌袃牲c：（1）基礎培訓，了解檔案管理基本方法，要求檔案人員掌握收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作；要求檔案人員掌握檔案保護技術，知道制成檔案的物質(zhì)材料性能及自然因素（陽光、空氣、溫度、濕度、水火、塵埃及微生物）對它的影響，在保護中作出相應的防護措施，從而最大限度地延長檔案的壽命；要求檔案人員掌握醫(yī)院檔案及專用檔案庫房應具備溫濕度儀、空調(diào)、復印機、計算機、掃描儀及防盜系統(tǒng)，達到防火、防蟲、防霉、防光、防盜、防塵的最佳效果，以確保檔案保存場所的最佳狀態(tài)；要求檔案人員熟悉檔案保密條例，牢牢掌握保密原則。（2）高級培訓，指的是對以計算機網(wǎng)絡管理為特征的檔案管理培訓。培訓要求檔案工作人員學習和掌握現(xiàn)代管理技術，采用現(xiàn)代化的設備對檔案進行管理和開發(fā)，逐步實現(xiàn)文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡化、文件存儲數(shù)字化、文件管理動態(tài)化的現(xiàn)代化管理方式，掌握將檔案信息以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲和利用技術，提高檔案信息的收集、儲備、檢索開發(fā)、利用的速度和質(zhì)量。

4.應用開發(fā)是目的

檔案的根本目的在于利用,醫(yī)院檔案信息資料，是醫(yī)院管理的重要信息資源，是醫(yī)院最為寶貴的無形資產(chǎn)，能否對其加以充分利用，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。提供一份可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。以現(xiàn)代化手段進行檔案管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和利用效率，使醫(yī)院檔案的管理在提供利用服務的同時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值，必將極大地提高檔案的管理水平和提供利用的效率及效果。