新形勢下高校辦公室管理工作的思考

黃明剛

摘要：高等教育的改革與發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，給高校辦公室管理工作帶來了機(jī)遇，也提出了新的挑戰(zhàn)。該文分析了目前高校辦公室管理工作中存在的主要問題，提出高校辦公室管理工作在新形勢下的對策。

關(guān)鍵詞：高校辦公室管理工作；問題；對策

高校辦公室是高等學(xué)校的綜合辦事機(jī)構(gòu),是學(xué)校對內(nèi)對外交流的窗口和平臺。其管理水平直接關(guān)系到學(xué)校各項(xiàng)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。而當(dāng)前高等教育改革與發(fā)展的新形勢以及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等帶來的信息化環(huán)境，卻對高校辦公室管理工作提出了更高的要求，同時也顯露了新形勢下高校辦公室管理工作中存在的一些問題。這促使我們對高校辦公室管理工作的更為重要性以及高校辦公室管理工作中存在的問題和對策做出深思。

1.新形勢下高校辦公室管理工作的地位和作用

服務(wù)是高校辦公室的基本職能。高校中教學(xué)、科研、管理三者相輔相成的，一流的教學(xué)科研離不開科學(xué)的管理。對高校辦公室而言，管理工作的主要內(nèi)容就是服務(wù)于教學(xué)、科研。既要完成學(xué)校下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)，又要為教學(xué)第一線的教師做好服務(wù)和后勤保障工作。

溝通協(xié)調(diào)是高校辦公室的一項(xiàng)重要職能。高校辦公室上要承接校級機(jī)關(guān)和校領(lǐng)導(dǎo)的指示、指令，下要對職能層進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理。它通過溝通和協(xié)調(diào)（主要包括政策協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)、工作節(jié)奏協(xié)調(diào)、人際協(xié)調(diào)等）解決學(xué)校工作運(yùn)行過程中出現(xiàn)的矛盾和問題，從而提高校管理系統(tǒng)的整體效益。

督辦檢查是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。學(xué)校目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、計(jì)劃的完成，關(guān)鍵在于決策的落實(shí)，這就必須運(yùn)用督辦檢查手段來保障執(zhí)行部門有效地完成工作任務(wù)，提高決策的執(zhí)行效率。此外，在督辦檢查中可以直接深入到實(shí)際工作中，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、反饋信息、糾正問題，使決策更為科學(xué)。

2.新形勢下高校辦公室管理中存在一些問題

2.1辦公室職能和目標(biāo)模糊不清

隨著高校改革及高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校辦公室管理涌現(xiàn)了一些新業(yè)務(wù)。有些新業(yè)務(wù)看似與辦公室管理無關(guān)，實(shí)際上仍是辦公室業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，在日常工作極容易被忽視；另一些新業(yè)務(wù)看似歸屬辦公室管理，實(shí)際上又不屬于其管轄范圍，而辦公室人員卻極易“越俎代庖”。對辦公室職能與目標(biāo)認(rèn)識不清，會導(dǎo)致管理混亂和多頭指揮，直接影響辦公室的工作效率。

2.2高校辦公室缺乏科學(xué)有效的管理體制

高校辦公室工作繁雜而瑣碎，突發(fā)事件較多，行之有效的規(guī)章制度，是提高工作效率和質(zhì)量的首要保證。而目前高校在辦公室管理上，缺乏一套行之有效的辦公室工作評估制度和激勵機(jī)制；缺乏自我評價的標(biāo)準(zhǔn)和方法，導(dǎo)致工作處于無序狀態(tài)，整體工作效率低下。

2.3高校辦公室管理方式和手段滯后

在當(dāng)今世界，管理、科技、教育已成為現(xiàn)代文明的三大支柱。隨著科技的發(fā)展和社會的進(jìn)步，管理的作用越來越重要。單純用傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理方式已不能適應(yīng)科學(xué)管理的要求。高等教育水平的不斷提高以及信息化專業(yè)飛速發(fā)展，要求高校辦公室管理必須要像其他行業(yè)一樣向信息化方向發(fā)展。但是，目前高校辦公室現(xiàn)有的辦公設(shè)備卻相對落后，有些高校辦公室雖擁有了現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但管理方式卻仍采用單純經(jīng)驗(yàn)型，現(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用也是停留在簡單的文稿處理階段，不能有效地利用資源。

3.改進(jìn)和完善高校辦公室管理的對策探討

總體上講，高校辦公室工作以服務(wù)性工作為主要內(nèi)容[1]。因此，提高服務(wù)質(zhì)量和管理效率是高校辦公室工作所追求的目標(biāo)。影響高校辦公室管理質(zhì)量和效率的因素主要包括兩個層面：宏觀層面（包括管理體制和管理理念）和微觀層面（包括管理方式、管理過程以及人員素質(zhì)等），因此針對目前高校辦公室管理工作中存在的主要問題，在繼承和發(fā)揚(yáng)以往管理過程中的成功經(jīng)驗(yàn)同時，辦公室管理謀求高效、創(chuàng)新的發(fā)展道路，應(yīng)從以下幾方面著手：

3.1管理體制科學(xué)化

管理體制，即高校辦公室內(nèi)部組織的設(shè)置、編制、結(jié)構(gòu)、層次、分工、活動原則和方法,以及管理過程中的每個環(huán)節(jié)是否流暢、職責(zé)是否明確等。這些都會影響高校辦公室管理效率和質(zhì)量，所以必須要做到管理體制科學(xué)化。具體包括：（1）健全合理的規(guī)章制度使管理方式規(guī)范化、制度化和程序化。（2）通過精簡機(jī)構(gòu)、轉(zhuǎn)變職能等方面的改革，使整個辦公室管理結(jié)構(gòu)層次合理的同時達(dá)到目標(biāo)明確、辦事程序簡明。（3）提高高校辦公室工作的透明度，如對部門的管理權(quán)限、管理程序、業(yè)務(wù)法規(guī)政策、行政經(jīng)費(fèi)開支等在可執(zhí)行的前提下合理公開，以提高辦公室的自律力，便于民主參與和民主監(jiān)督，從而保證高效化的管理質(zhì)量。

3.2管理理念創(chuàng)新化

辦公室管理創(chuàng)新不僅僅是管理方式的創(chuàng)新，更重要的是管理理念和管理過程的創(chuàng)新。管理理念和管理過程的創(chuàng)新是高校辦公室管理創(chuàng)新的核心，既涉及管理者的素質(zhì)，又涉及辦公室人員的能力。

高校辦公室管理理念的創(chuàng)新，首先要堅(jiān)持“以人為本”的管理理念，就是要樹立主動服務(wù)的觀念。其次，管理方式要從從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)型管理走向現(xiàn)代化的科學(xué)管理。此外，需要以知識管理的視野和理念“運(yùn)營”高校辦公室管理工作。知識管理是指組織個體通過學(xué)習(xí)過程獲得新知識和新經(jīng)驗(yàn)，并將這些新知識、新經(jīng)驗(yàn)反應(yīng)出來，進(jìn)行共享，以用來促進(jìn)培養(yǎng)、增強(qiáng)個人的知識和機(jī)構(gòu)組織的價值。通過知識的共享，運(yùn)用群體的智慧提高管理組織的應(yīng)變和創(chuàng)新能力[3]。知識管理“強(qiáng)調(diào)辦公室管理人員個人創(chuàng)新和集體的創(chuàng)造力”。

3.3管理過程網(wǎng)絡(luò)化

當(dāng)前我國高校正處在結(jié)構(gòu)性調(diào)整時期，聯(lián)合辦學(xué)、合作辦學(xué)以及合并辦學(xué)使校際之間、校區(qū)之間的交流和聯(lián)系空前加強(qiáng)；高校辦公室要想提高辦事效率和管理效能，就必須順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化趨勢，利用網(wǎng)絡(luò)超越時空、開放交互的特點(diǎn)，依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理。這樣既方便、快捷、高效，同時又為學(xué)校節(jié)約了不少的人力、財(cái)力、物力，大大提高了辦公室工作的質(zhì)量和效率，并有意識地為教職員工提供了一個參政議政、建言獻(xiàn)策的公共平臺，同時也為校領(lǐng)導(dǎo)提供了一個集思廣益、廣開言路、下納民意的通暢渠道[4]。

3.4管理人員專業(yè)化

提高高校辦公室人員的綜合素質(zhì)、促進(jìn)管理隊(duì)伍的專業(yè)化，是提高高校辦公室管理水平的必需途徑。高校辦公室是一個綜合性辦事機(jī)構(gòu)，客觀上要求工作人員廣泛涉獵各方面的知識，不僅是“專才”還應(yīng)是“通才”。因此，高校辦公室人員應(yīng)提高文化素養(yǎng)，全面提高文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、處理突發(fā)事件的應(yīng)變能力、操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力等增強(qiáng)綜合素質(zhì)。同時，辦公室工作人員應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)的理念，跟隨科技發(fā)展的新步伐，更新知識，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握辦公室現(xiàn)代化管理的方法和手段。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭薇薇.淺論高校辦公室管理的問題與發(fā)展[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版）,2008(2)：62-64.

[2]張雅君.新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討[J].經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展2006（5）：197-199.

[3]藍(lán)其強(qiáng).知識管理:高校辦公室管理的創(chuàng)新[J].廣東行政學(xué)院學(xué)報,2001（4）：61-64.

[4]米密.關(guān)于高校辦公室網(wǎng)絡(luò)化管理的思考[J].渝州大學(xué)學(xué)報:社會科學(xué)版,2002（6）：110- 111.