淺談如何搞好高校辦公室工作

肖永菊　王有濤

摘要：做好辦公室工作，首先要建立合理的管理體制，明確工作目標(biāo)；科學(xué)地制定工作計(jì)劃，善于發(fā)現(xiàn)新的問題，提出新的見解；著重協(xié)調(diào)和服務(wù)；學(xué)習(xí)掌握各方面的政策法規(guī)，廣泛涉獵各方面的知識(shí)。從而提高自身素質(zhì)，不斷開創(chuàng)辦公室工作的新局面。

關(guān)鍵詞：高校；辦公室；工作

高校辦公室是學(xué)校機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的參謀、助手，也是承上啟下、協(xié)調(diào)左右的橋梁。其工作既涉及到宏觀管理，又涉及到微觀運(yùn)行，任務(wù)繁重，事情瑣碎，責(zé)任重大而艱巨。正是由于辦公室所處的重要地位和發(fā)揮的重要作用，搞好辦公室工作對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展有著極為重要的意義。對(duì)此，筆者認(rèn)為可以從以下幾方面著手：

1.理順管理體制，明確責(zé)任目標(biāo)

目前，高校的管理體制，乃至辦公室的管理體制面臨著改革問題，關(guān)鍵之處在于理順其管理體制。在此基礎(chǔ)上，辦公室還要相應(yīng)轉(zhuǎn)變其管理職能。有了簡潔高效的管理體制和與之作相配套的職能體系之后，還要進(jìn)一步明確工作目標(biāo)，根據(jù)實(shí)際情況解決一些根本性問題。

1.1建立合理的管理體制

管理體制是提高行政效率的一個(gè)實(shí)質(zhì)性問題，管理體制改革的途徑主要是轉(zhuǎn)變職能和理順關(guān)系，以轉(zhuǎn)變行政管理職能為前提，減少直接管理，增加宏觀控制；以理順關(guān)系為關(guān)鍵，把黨、政、群三者及國家教育部和各高校的關(guān)系理順，達(dá)到合理的職能配置。

1.2科學(xué)地制定工作計(jì)劃，形成辦公室目標(biāo)管理體系

制定計(jì)劃與目標(biāo)可圍繞高校黨委的中心工作和工作重心來確定，同時(shí)對(duì)目標(biāo)應(yīng)進(jìn)行細(xì)分，如根據(jù)期限可分為近期目標(biāo)、中期目標(biāo)、長期目標(biāo)。目標(biāo)制定后，還應(yīng)分解并落實(shí)到人，實(shí)行目標(biāo)責(zé)任制、崗位責(zé)任制。

2.辦公室人員要提高自身素質(zhì)，做到“四講、四重”

2.1講政治，重學(xué)習(xí)

由于辦公室所處地位的特殊性，要求辦公室工作人員要有清醒的政治頭腦，要牢牢把握政治方向，善于從紛繁復(fù)雜的問題中看到本質(zhì)，抓住主流，從雜亂無章的瑣碎事務(wù)中解脫出來，理清頭緒，調(diào)整思路，抓住矛盾的主要方面，分清輕重緩急，突出重點(diǎn)，快節(jié)奏地，果斷處理問題，使辦公室工作雜而有序，忙而不亂，始終保持平穩(wěn)、健康運(yùn)轉(zhuǎn)的良好狀態(tài)。辦公室是一個(gè)綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，客觀上要求工作人員不僅要做某一方面工作的“專才”，還要做能夠應(yīng)付多種工作的“通才”。因此，高校辦公室工作人員必須博學(xué)，不僅要學(xué)習(xí)各方面的政策法規(guī)。學(xué)習(xí)本職業(yè)務(wù)知識(shí)。還要廣泛涉獵各方面的知識(shí)。要在政治上過硬、業(yè)務(wù)上熟練，關(guān)鍵在于加強(qiáng)學(xué)習(xí)。善于總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，研究新問題，從而不斷充實(shí)自己。

2.2講團(tuán)結(jié)，重協(xié)調(diào)

辦公室工作人員要有整體“一盤棋”的思想，團(tuán)結(jié)一心、密切協(xié)作。真正做到不利于團(tuán)結(jié)的話不說，不利于團(tuán)結(jié)的事不做。加強(qiáng)自身修養(yǎng)，互相體諒，互相幫助。團(tuán)結(jié)與協(xié)調(diào)是不可分的，團(tuán)結(jié)來源于合理的協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)為的就是團(tuán)結(jié)。高校辦公室所從事的協(xié)調(diào)工作，從形式上講，主要包括縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)；從內(nèi)容上看，又可分為計(jì)劃協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)、人際關(guān)系協(xié)調(diào)和利益協(xié)調(diào)等等。要做好如此多的協(xié)調(diào)工作，必須把握好協(xié)調(diào)的原則性和藝術(shù)性。首先，要嚴(yán)格按照政策規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事。其次，要堅(jiān)持從總體目標(biāo)和全局利益出發(fā)，通過協(xié)調(diào)，改善散在行為為集體行為，沖突行為變?yōu)楹献餍袨?，以學(xué)校大局為出發(fā)點(diǎn)，以統(tǒng)一目標(biāo)為聚力點(diǎn)，發(fā)揮各方面的積極性，形成合力，齊抓共管。可見，辦公室人員的團(tuán)結(jié)精神和一定的協(xié)調(diào)能力將對(duì)辦公室工作起到十分重要的作用。

2.3講原則，重實(shí)效

辦公室工作特點(diǎn)決定了辦公室管理人員在工作中要有一定的原則。對(duì)上，應(yīng)堅(jiān)持服從而不盲從的原則，高校辦公室從屬性和輔助性的特點(diǎn)決定了辦公室工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)的工作而獨(dú)立存在，必須充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的左右手，自覺地按照領(lǐng)導(dǎo)的決定和意圖辦事，當(dāng)然，服從不是盲從，不是惟命是從。對(duì)內(nèi)，要堅(jiān)持平等公正的原則，“一碗水端平”，不偏頗，不貶損，不唯上，不求全責(zé)備，不斤斤計(jì)較，不把自己凌駕于別人之上，注意把原則性與靈活性有機(jī)結(jié)合起來。對(duì)下，要熱情、牢固樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，爭取為群眾辦實(shí)事。重實(shí)效就是要求工作人員對(duì)多項(xiàng)工作都力求做到“準(zhǔn)確、務(wù)實(shí)、高效”。具體而言，一是對(duì)重點(diǎn)工作要緊抓不放，抓出實(shí)效。特別是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)每項(xiàng)重大決策和部署傳達(dá)后，要迅速行動(dòng)，跟蹤反饋，做到件件有落實(shí)，事事有回音。二是抓關(guān)鍵工作，在細(xì)小的工作環(huán)節(jié)上力求務(wù)實(shí)高效。三是要加強(qiáng)督查工作，適時(shí)開展較高層次的督促活動(dòng)，工作上求實(shí)效。將這種務(wù)實(shí)高效的理念作為自己行動(dòng)的指南，用高標(biāo)準(zhǔn)要求自己，從而提高自身素質(zhì)。

2.4講廉潔，重服務(wù)

辦公室工作人員是最貼近領(lǐng)導(dǎo)工作的助手，是領(lǐng)導(dǎo)職能的延伸和擴(kuò)展。這就要求辦公室工作人員必須更加廉潔自律，不假傳“圣旨”，不“侵吞”政策，不以權(quán)謀私，做到“手不長，心不貪，嘴不饞”，要固守勤儉，耐得住清廉，頂?shù)米⊥犸L(fēng)，抗得住誘惑，守得住小節(jié)。

3.高校辦公室人員要做到“兩強(qiáng)化”

3.1強(qiáng)化法治觀念

不論是黨和國家的政策、法令，還是各高校制定的規(guī)章、制度，調(diào)整的都是學(xué)校有關(guān)各方的權(quán)利和義務(wù)，是工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。學(xué)校辦公室從事的不是單純的業(yè)務(wù)或技術(shù)工作，無論辦文、辦事、辦會(huì)，還是參謀咨詢、制訂方案，都在協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)貫徹落實(shí)黨和國家的教育方針、政策方面負(fù)有很大的責(zé)任，各項(xiàng)工作都堅(jiān)持以黨和國家的政策、法令為依據(jù)。這就要求辦公室工作中，必須強(qiáng)化法治觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握黨和國家的方針、政策特別是教育政策、法規(guī)，隨時(shí)了解掌握上級(jí)文件中的新政策，以及立法機(jī)關(guān)出臺(tái)的新法規(guī)，并把黨和國家的法律、法規(guī)以及學(xué)校的規(guī)章制度作為辦公室工作的依據(jù)，并不斷規(guī)范和完善辦公室工作的各項(xiàng)制度，對(duì)辦公室各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化管理。

3.2強(qiáng)化服務(wù)觀念

高校辦公室處在承上啟下、聯(lián)系左右、溝通四方的樞紐地位，搞好服務(wù)是其工作的本質(zhì)要求，也是一項(xiàng)重要職責(zé)。為此，一要提供高層次服務(wù)。辦公室工作人員要有較強(qiáng)的理論思維能力，諸如能預(yù)見，善歸納；能分析，善綜合；能比較，善鑒別；能領(lǐng)會(huì)，善發(fā)揮。在具體工作中要有調(diào)查、捕捉信息的功夫，寫出的材料要高質(zhì)量，提出的問題和建議要有份量，進(jìn)諫要準(zhǔn)確有度。二要善于提前服務(wù)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作需要經(jīng)常作出超前決策，辦公室也必須相應(yīng)地為領(lǐng)導(dǎo)提供超前服務(wù)，做好調(diào)查研究，站在學(xué)校發(fā)展的制高點(diǎn)，盡可能延伸視野，力爭向前探索。三要善于創(chuàng)造性服務(wù)。作為辦公室工作人員，要善于發(fā)現(xiàn)新的問題，提出新的見解，在貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖上，要善于拿出突破性的方法；在文字材料撰寫中，要力求形成自己的風(fēng)格和特色。四要提供嚴(yán)謹(jǐn)周到的服務(wù)。辦公室地位特殊，功能獨(dú)特，工作人員的一言一行，一舉一動(dòng)以及對(duì)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)的處理都關(guān)系極大，必須養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)周到的工作作風(fēng)。

參考文獻(xiàn)：

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