拒絕性答復(fù)函寫作應(yīng)注意的幾個問題

施曄紅

摘要：函在實際工作中使用范圍極廣，使用頻率極高。由于函的行文雙方多為不相隸屬的平行機關(guān)，在擬寫時應(yīng)注意語氣的委婉。尤其是拒絕來函者請求事務(wù)的復(fù)函，更應(yīng)通過恰當(dāng)?shù)挠迷~造句和合理的結(jié)構(gòu)順序等手段，使之懇切、得體，符合函的寫作規(guī)范。

關(guān)鍵詞：答復(fù)函；行文關(guān)系；語言表達(dá)

函，“適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項”。 凡是不相隸屬的機關(guān)之間，不論是聯(lián)系工作、告知情況，還是問題問答、事項請批，都可以以函的形式行文，主要用于解決具體事務(wù)。由于行文關(guān)系的不相隸屬性和行文內(nèi)容的事務(wù)性等特點，函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的“輕武器”。

在日常工作實際中，常常遇到這樣的情況——由于種種原因，來函所商洽、聯(lián)系的工作或事宜，我方無法提供支持或幫助；或?qū)δ硢栴}的意見、看法與對方有分歧。這種情況下，拒絕性的答復(fù)函如何寫得懇切、得體，符合函的寫作規(guī)范？筆者擬以以下寫作練習(xí)題為例，談?wù)劸芙^性答復(fù)函寫作應(yīng)注意的幾個問題。

3月20日是世界水資源日。為了了解世界水資源情況和我國水資源利用狀況，某校舉辦“水資源與我們的生活”主題活動，并邀請某水利研究院協(xié)辦。為聯(lián)系具體事宜，去函商洽：一、聯(lián)系參觀研究院水凈化實驗室；二、邀請研究院張教授做主題講座。某水利研究院收函后，經(jīng)研究答復(fù)可以安排參觀實驗室，但鑒于各種原因，無法安排張教授做講座。請?zhí)嬖撍芯克鶖M寫復(fù)函。

1.態(tài)度鮮明，事項表述明確

復(fù)函，要針對來函事項逐一鄭重答復(fù)，具體明確。對一些沒有確定的事，要用商量的語氣；對已經(jīng)確定的事，要說得清楚明白。對于來函商洽的工作事宜，同意什么、不同意什么，應(yīng)明確表態(tài)，切忌模糊籠統(tǒng)、猶豫不定。有關(guān)具體事務(wù)的辦理和操作，要有大致的安排，或提供聯(lián)系方式，便于對方單位及時處理，提高工作效率。同時，要注意表述的條理性。如果事項簡單，可一段寫成；如果事項較復(fù)雜，或要求較多，應(yīng)該分條目逐一答復(fù)。

函的使用不受級別高低、單位大小的限制，收發(fā)函件的單位均以平等的身份進(jìn)行公務(wù)聯(lián)系。因此，尤其在表達(dá)拒絕事項時，要注意防止兩種傾向：一是過分地考慮對方的感受，認(rèn)為直接而明確的表示拒絕會給對方造成不快，影響相互關(guān)系和今后的合作。因此，語言過于委婉、客套，以至于影響了基本意思的傳達(dá)。如“恐怕此項合作有一定難度”，這樣的表達(dá)會帶來不同的理解。雖然照顧到了對方的感受，但同時也會給工作的開展造成不必要的麻煩。另一種傾向是不考慮行文關(guān)系的平等性，簡單地直接使用生硬的、命令性的語言表示拒絕，如“不同意合作”、“不能給予安排”等，給收件人盛氣凌人的印象。

2.拒絕理由表述清楚充分，并可提出其他處置辦法供對方參考

在明確表示拒絕的同時，要說明理由，是與政策法規(guī)相背？還是客觀條件不具備？并要注意理由表述的清楚充分。涉及到本單位內(nèi)部不宜公開的有的問題，也應(yīng)該選用適當(dāng)?shù)摹巴饨恍浴钡恼f法表明原由，讓對方明白不是有意刁難。

為了表示對對方的友善和坦誠，在適當(dāng)?shù)那闆r下，可以給對方提出其他處置方法或途徑供其參考。如“擇期進(jìn)行”、“待條件具備后再行商討”。雖然語意模糊，有一定的不確定性，但可以讓對方感受到誠意，并為今后的合作提供了可能。不過要注意的是，這不應(yīng)該是復(fù)函的重點，只能簡單表述，如有需要再另行行文商洽，否則將影響函件內(nèi)容的單一性。

3.先表達(dá)同意事項，再說拒絕事項

客觀上人們總是習(xí)慣于先接受相同意見，再聽不同意見。因此，如果答復(fù)的事項有同意的、有拒絕的，答復(fù)函在語言表達(dá)順序上應(yīng)該先說同意的，再說拒絕的。如上述復(fù)函寫作練習(xí)題，應(yīng)首先對參觀實驗室表示歡迎，再另分條目表示無法安排講座。

4.語氣客氣、委婉，表達(dá)遺憾、歉意和對對方的尊重

不論什么類型的函，也不論所表達(dá)的是什么內(nèi)容，用語都應(yīng)注意謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方的尊重和支持。意見有分歧的、事項不能合作的，這樣的拒絕性的答復(fù)函更應(yīng)考慮使用適當(dāng)?shù)恼Z言，既委婉地、明確地表示拒絕，又體現(xiàn)對對方的尊重、誠意，以及無法合作的遺憾和歉意。必要時使用尊稱和致意性的詞語，如“貴公司（局）”、“承蒙”、“煩請”、“敬請見諒”等，目的是創(chuàng)造雙方之間和諧、友好、協(xié)作的氣氛，以利于工作的開展。

綜上所述，拒絕性的答復(fù)函在寫作時要充分考慮選詞造句等方面的問題，使內(nèi)容的表達(dá)懇切得體。最后提供一份本文開頭寫作題的學(xué)生習(xí)作，以供讀者參考。

關(guān)于協(xié)辦主題活動的復(fù)函

某校：

貴?！蛾P(guān)于請求協(xié)辦“水資源與我們的生活”主題活動的函》收悉。

承蒙貴校的厚愛邀請協(xié)辦本次活動，我院備感榮幸，并將盡力協(xié)助。關(guān)于商洽之事項，經(jīng)研究答復(fù)如下：

一、歡迎貴校50名學(xué)生于3月22日下午2時參觀我院水凈化實驗

室，我院將安排專人負(fù)責(zé)接待和講解。

二、由于我院張教授近期公務(wù)繁忙，故無法為貴校做專題講座，對

此深表歉意，敬請諒解。

特此函復(fù)。

某水利研究院（公章）

二〇〇八年三月十一日

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊文豐編著．高職應(yīng)用寫作[M]．北京：高等教育出版社，2006．

[2]賈君芳.公文中的語用原則體現(xiàn)[J]．應(yīng)用寫作，2008（4）．