發(fā)電集團(tuán)ＥＲＰ系統(tǒng)建設(shè)之探討

梁欣漾

【摘 要】 隨著社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,企業(yè)迫切需要通過實施ERP系統(tǒng)來引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和管理手段,以便進(jìn)一步提高管理水平。本文從企業(yè)的實際情況出發(fā),選擇和制定適合本企業(yè)特點的行之有效的ERP方案,提出了建設(shè)以財務(wù)信息系統(tǒng)為核心、實現(xiàn)核心系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫整合的思路。

【關(guān)鍵詞】 發(fā)電集團(tuán); ERP系統(tǒng); 財務(wù)信息系統(tǒng)

Y發(fā)電集團(tuán)(以下簡稱“Y集團(tuán)”)是中國華南地區(qū)實力較強(qiáng)、規(guī)模較大的發(fā)電集團(tuán)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,Y集團(tuán)也在日益發(fā)展壯大,這對企業(yè)的管理手段和管理水平提出了更高的要求。實踐證明,只有不斷轉(zhuǎn)變管理思想和管理觀念,改善管理技術(shù)和管理方法,才能優(yōu)化資源配置,使企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)激烈的競爭中立于不敗之地。

而引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和實施ERP系統(tǒng)是改善企業(yè)管理的有效途徑。從筆者所參加的調(diào)研情況來看,2002年以來,國內(nèi)幾家大發(fā)電集團(tuán)先后實施了相關(guān)信息化系統(tǒng)的建設(shè),并取得了顯著的應(yīng)用效果,基本上達(dá)到了預(yù)先設(shè)定的項目目標(biāo)。而國外電力企業(yè)信息化建設(shè)歷史就更為悠久,其核心系統(tǒng)(財務(wù)信息系統(tǒng))的職能已向更高層次的方面延伸,較好地發(fā)揮其在經(jīng)營管理中的作用。相對而言,Y集團(tuán)在信息化建設(shè)方面還有進(jìn)一步發(fā)展的迫切需要。因此,盡快建設(shè)ERP系統(tǒng)成為了Y集團(tuán)目前面臨的重要任務(wù)。經(jīng)過充分調(diào)研和分析,Y集團(tuán)決定采取“以集團(tuán)化財務(wù)管理需求為核心、兼顧ERP整體需求”的信息系統(tǒng)建設(shè)方案。

一、Y集團(tuán)ERP系統(tǒng)建設(shè)方案

該方案由縱向和橫向兩套系統(tǒng)組成,其中縱向是以財務(wù)業(yè)務(wù)需求為核心,采用ORACLE系統(tǒng)實施ERP財務(wù)管理模塊,實現(xiàn)集團(tuán)財務(wù)的集中化管理,確保核算業(yè)務(wù)大集中,在預(yù)算、資金、分析以及合并報表等管理領(lǐng)域支持企業(yè)管理創(chuàng)新。橫向是選擇一個條件相對成熟的企業(yè)做資源整合,以橫向集成方式開展電廠一體化ERP建設(shè),探索業(yè)務(wù)部門之間的信息交換及業(yè)務(wù)流程整合,積累各專業(yè)協(xié)同的全過程管理經(jīng)驗。通過在上述兩個系統(tǒng)間開發(fā)數(shù)據(jù)接口等方式,確保相關(guān)數(shù)據(jù)一并融入集團(tuán)的財務(wù)管理。

二、Y集團(tuán)ERP系統(tǒng)方案制定依據(jù)

Y集團(tuán)ERP系統(tǒng)方案的出臺經(jīng)歷了詳盡而細(xì)致的準(zhǔn)備工作,是根據(jù)其他發(fā)電集團(tuán)實踐經(jīng)驗并結(jié)合本集團(tuán)實際情況制定的,體現(xiàn)了適度的前瞻性和較強(qiáng)的可操作性。它充分考慮了集團(tuán)公司目前業(yè)務(wù)發(fā)展需求、系統(tǒng)實施風(fēng)險及各所屬單位的信息化現(xiàn)狀等因素,具有充分的實踐和理論依據(jù),主要情況如下:

(一)Y集團(tuán)信息建設(shè)現(xiàn)狀

從Y集團(tuán)所屬單位現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方式來看,可以分為四類:第一類是集團(tuán)公司統(tǒng)一建設(shè)、集中部署的系統(tǒng);第二類是集團(tuán)公司統(tǒng)一建設(shè)、分散部署的系統(tǒng);第三類是集團(tuán)公司指定使用的、分散部署的應(yīng)用系統(tǒng);第四類是各單位自行建設(shè)的應(yīng)用系統(tǒng)。上述四類信息系統(tǒng)的主要應(yīng)用模塊有:財務(wù)系統(tǒng)、燃料管理系統(tǒng)、Her(人力資源)系統(tǒng)、OA(辦公)系統(tǒng)和EIP企業(yè)信息門戶。由于前期規(guī)劃和管理等原因,集團(tuán)總部、下屬各單位現(xiàn)應(yīng)用的上述系統(tǒng),有的是從國外引進(jìn)的,有的是購買開發(fā)商的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品,有的是“量身定做”的;在不同的下屬單位,由于系統(tǒng)建設(shè)時期不同,所使用的后臺數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)開發(fā)平臺以及技術(shù)路線都有所不同,不能形成數(shù)據(jù)共享、分析互補(bǔ)、決策支撐的局面。這就造成了這些信息系統(tǒng)在橫向上彼此獨立,形成“信息孤島”,在縱向上彼此脫節(jié),形成“信息煙囪”,無法有效地發(fā)揮信息系統(tǒng)的整體效應(yīng)。

(二)Y集團(tuán)ERP系統(tǒng)建設(shè)方案分析

在調(diào)研中筆者發(fā)現(xiàn),大型發(fā)電集團(tuán)ERP系統(tǒng)建設(shè)一般存在三種方案,第一種是同時使用統(tǒng)一的軟件產(chǎn)品,各系統(tǒng)高度集成;第二種是分散部署,但各業(yè)務(wù)模塊也使用同一種軟件產(chǎn)品;第三種是確定核心業(yè)務(wù)模塊,在此基礎(chǔ)上整合其他業(yè)務(wù)模塊。ERP系統(tǒng)不同的建設(shè)方案對于集團(tuán)公司日常工作和管理都會產(chǎn)生較大影響。

1.第一種方案

集團(tuán)整體同時選用一種軟件產(chǎn)品,各業(yè)務(wù)模塊之間高度集中,并將服務(wù)器、應(yīng)用系統(tǒng)、開發(fā)維護(hù)全部集中在總部進(jìn)行,下屬單位通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程登錄系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,在目前的網(wǎng)絡(luò)和通訊條件下,集中部署不會影響下屬單位的使用,且應(yīng)用系統(tǒng)本身可以通過授權(quán)來屏蔽各單位的數(shù)據(jù)(即除非有授權(quán),否則下屬單位之間不能看到互相的數(shù)據(jù))。

2.第二種方案

集團(tuán)整體選取一種軟件產(chǎn)品進(jìn)行ERP系統(tǒng)建設(shè),但各單位服務(wù)器都存放于當(dāng)?shù)?系統(tǒng)應(yīng)用及日常開發(fā)維護(hù)也都在各單位進(jìn)行?？偛亢拖聦賳挝灰约跋聦賳挝恢g的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換,總部也可對基層單位有關(guān)信息進(jìn)行查詢、檢查。

3.第三種方案

集團(tuán)公司先確定核心業(yè)務(wù)模塊,并選取一種軟件產(chǎn)品實施,在此基礎(chǔ)上整合其他業(yè)務(wù)模塊。核心模塊的服務(wù)器、應(yīng)用系統(tǒng)以及開發(fā)維護(hù)全部集中在總部進(jìn)行,下屬單位通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程登錄系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。該套系統(tǒng)運行成熟之后,其他業(yè)務(wù)模塊再根據(jù)其使用情況確定軟件產(chǎn)品,如選擇了不同的軟件,則再和原有的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合,并通過接口連接,進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

從以上分析可以看出:上述三種方案各有優(yōu)劣之處,其主要區(qū)別和特點如下:

第一種方案的優(yōu)點是:項目實施周期較短,各業(yè)務(wù)模塊之間無縫連接,確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩院蜏?zhǔn)確性。同時可以減少硬件投資,方便系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù),提高對系統(tǒng)現(xiàn)場維護(hù)響應(yīng)的速度。缺點是:整個集團(tuán)同時選用一種軟件對原有的業(yè)務(wù)模式和業(yè)務(wù)流程沖擊較大,對總部管理的要求較高,需要配備一定數(shù)量的專門的技術(shù)維護(hù)人員,同時對硬件設(shè)備性能和網(wǎng)絡(luò)通訊的要求比較高,增加了數(shù)據(jù)傳輸安全風(fēng)險。系統(tǒng)實施難度較大、風(fēng)險較高。萬一出現(xiàn)故障,將會對整個集團(tuán)的系統(tǒng)造成沖擊而影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營。

第二種方案的優(yōu)點是:由于服務(wù)器都分散在各下屬單位,數(shù)據(jù)安全風(fēng)險將相應(yīng)降低,也不會造成嚴(yán)重后果,總部系統(tǒng)運行也沒有太大的壓力,且總部還是有隨時登錄各單位系統(tǒng)、查看數(shù)據(jù)的權(quán)限。缺點是:分散部署除了投資增加外,對系統(tǒng)的維護(hù)、運行管理、數(shù)據(jù)安全、更新、新的應(yīng)用帶來很多麻煩和重復(fù)工作。同時會增加總部將來的數(shù)據(jù)整合和更深層次分析的實施難度。

相對而言,第三種方案綜合了上述兩種方案的優(yōu)點,又在一定程度上避免了它們的缺點。由于核心業(yè)務(wù)模塊先上新的系統(tǒng),其他業(yè)務(wù)模塊還是保留原有的系統(tǒng),有了這個緩沖過程,就不會對原有的業(yè)務(wù)模式和業(yè)務(wù)流程造成較大沖擊,大大提高了新系統(tǒng)成功的可能性。而由于是集中部署,新系統(tǒng)可以確保集團(tuán)總部和基層之間數(shù)據(jù)交換的安全性和準(zhǔn)確性,提高工作效率;同時還可以減少硬件投資,方便系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù),提高對系統(tǒng)現(xiàn)場維護(hù)響應(yīng)的速度。缺點是:如果其他業(yè)務(wù)模塊最終所使用的系統(tǒng)與核心業(yè)務(wù)模塊不同,則系統(tǒng)之間還需開發(fā)數(shù)據(jù)接口,提高投資成本,降低數(shù)據(jù)交換效率。

(三)結(jié)合Y集團(tuán)現(xiàn)狀之ERP方案選擇

實踐證明,不同類型企業(yè)選擇的ERP系統(tǒng)建設(shè)方案各不相同。即使同一行業(yè),由于歷史沿革、地理環(huán)境、人員素質(zhì)、管理體制等多方面因素的影響,所選擇的ERP系統(tǒng)建設(shè)方案也不一定完全相同。根據(jù)Y集團(tuán)信息化現(xiàn)狀及實際經(jīng)營情況來看,應(yīng)選擇第三種建設(shè)方案較為合適,主要考慮因素如下:

1.第三方案與Y集團(tuán)核心業(yè)務(wù)需求的符合程度

Y集團(tuán)有下屬全資、控股、參股的單位80余家,行業(yè)涉及電力、物流、投資、航運、酒店、港口、煤礦等領(lǐng)域,資產(chǎn)規(guī)模龐大,經(jīng)營種類繁多;總部與基層以及基層單位之間業(yè)務(wù)往來頻繁,股權(quán)關(guān)系復(fù)雜,對企業(yè)的管理提出了更高的要求。因此,所選擇的ERP軟件也應(yīng)當(dāng)堅持“高起點、整體策劃、兼容性、開放性”的原則,系統(tǒng)建成以后不僅能夠為目前管理中所面臨的問題提供相應(yīng)的解決方法,同時還要考慮到適應(yīng)集團(tuán)公司發(fā)展的需要。在建立先進(jìn)的管理理念的基礎(chǔ)上,應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)去整合企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程,及時地為企業(yè)的管理層、決策層提供準(zhǔn)確而有效的信息,從而提高管理效率和水平,促進(jìn)管理創(chuàng)新。

2.第三方案使核心模塊與其他業(yè)務(wù)模塊的整合實現(xiàn)無縫鏈接

Y集團(tuán)信息化現(xiàn)狀帶來的后果就是信息傳遞不及時、數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性難以得到保障,工作效率和工作質(zhì)量都受到影響。因此,本次選定財務(wù)管理信息系統(tǒng)作為核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)之后,將來上馬的其他業(yè)務(wù)模塊的信息系統(tǒng)應(yīng)力爭與之相同?；虬凑占瘓F(tuán)公司實際情況,根據(jù)不同業(yè)務(wù)模塊的特點開發(fā)系統(tǒng)接口,實現(xiàn)兩套系統(tǒng)之間無縫連接,確保財務(wù)管理信息系統(tǒng)可以與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)及時進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸,保障相關(guān)信息安全、準(zhǔn)確。

3.第三方案在生產(chǎn)經(jīng)營管理中能發(fā)揮較大作用

要實現(xiàn)ERP系統(tǒng)項目的建設(shè)目標(biāo),建設(shè)工作要根據(jù)“統(tǒng)一規(guī)劃,分步實施”的原則,選擇適合自己實際情況的ERP系統(tǒng)并穩(wěn)步推進(jìn)。從上述方案來看,由于第一種方案上線后會給業(yè)務(wù)部門目前的相關(guān)職能帶來重大變革,目前的業(yè)務(wù)流程也將受到劇烈沖擊,故該方案實施風(fēng)險較大,嚴(yán)重時還會影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營。第二種方案由于系統(tǒng)分散部署,也無法形成整體的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢,工作效率和工作質(zhì)量都會受到影響,難以實現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)。相對而言,第三種方案最符合Y集團(tuán)的實際情況,能夠在業(yè)務(wù)流程不受較大沖擊的前提下,穩(wěn)步推進(jìn)ERP系統(tǒng)建設(shè),從而充分發(fā)揮其積極作用,達(dá)到提升集團(tuán)管理水平的目的。

三、第三方案之實施計劃

對于任何一個項目來說,正確的實施方法不僅可以避免資源的重復(fù)投入和時間上的浪費,而且能夠達(dá)到事半功倍的效果。ERP項目也同理,信息系統(tǒng)的建設(shè)將涉及到經(jīng)營管理多方面的變革,在實施過程中會碰到各種問題和潛在風(fēng)險,因此,在新系統(tǒng)的實施過程中,應(yīng)注意做好以下幾方面的工作:

(一)成立項目組織機(jī)構(gòu),確保項目建設(shè)成功

項目管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程,對于財務(wù)管理信息系統(tǒng)實施項目,需成立架構(gòu)全面、分工合理、職責(zé)明確的項目小組,這是ERP核心系統(tǒng)實施成功的重要因素。為此,Y集團(tuán)專門成立了信息中心,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、規(guī)劃集團(tuán)公司ERP系統(tǒng)工作。財務(wù)管理信息系統(tǒng)項目工作小組負(fù)責(zé)項目的建設(shè)工作。集團(tuán)信息領(lǐng)導(dǎo)小組和財務(wù)管理信息系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)指導(dǎo)和審查項目建設(shè)事項。相應(yīng)的,各單位也應(yīng)成立專門的項目組織機(jī)構(gòu),明確為“一把手”工程,并保持相關(guān)人員的穩(wěn)定性,確保Y集團(tuán)公司的各項要求都能落到實處,保障項目的順利進(jìn)行。

(二)引入專業(yè)的、有行業(yè)實施經(jīng)驗的咨詢實施商

選擇一個優(yōu)秀的咨詢實施團(tuán)隊,是財務(wù)管理信息系統(tǒng)成功的保證。對于一個單位眾多、地域相對分散、涉及較多行業(yè)的集團(tuán)公司而言,引入專業(yè)的咨詢實施商是成功實施財務(wù)管理信息系統(tǒng)必不可少的條件。由于Y集團(tuán)還沒有ERP信息系統(tǒng)的建設(shè)實踐,缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗和專業(yè)人才,因此負(fù)責(zé)本次系統(tǒng)建設(shè)工作的咨詢實施商應(yīng)具有豐富的實施經(jīng)驗和信息化項目的管理能力,可以給我們提供科學(xué)的理論指導(dǎo),幫助我們少走彎路,加快建設(shè)進(jìn)度。

(三)確保試點成功,分批推廣實施

在首批試點單位的實施過程中,項目實施小組需建立完善的溝通渠道,不斷解決系統(tǒng)實施中所碰到的各種問題,協(xié)調(diào)好各業(yè)務(wù)部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作,通過首批試點單位實施的經(jīng)驗積累和隊伍的培養(yǎng),充分預(yù)計分批推廣階段可能出現(xiàn)的問題,并制定一整套推廣單位的統(tǒng)一實施方案和模板,以保證系統(tǒng)能夠更好地在全集團(tuán)推廣實施,在保證項目質(zhì)量的情況下高效完成全集團(tuán)財務(wù)管理信息系統(tǒng)的實施和上線工作。

(四)建立實干的系統(tǒng)維護(hù)隊伍

信息系統(tǒng)實施后,面臨一系列系統(tǒng)運行維護(hù)的問題,不能完全依靠外部力量,Y集團(tuán)將成立一支由公司高層擔(dān)任項目領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)骨干組成的關(guān)鍵用戶隊伍來參與系統(tǒng)的實施,以確保項目能取得成功。在推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)同時,應(yīng)做好知識轉(zhuǎn)移和傳幫帶工作,建立和培養(yǎng)一支自己的能獨立承擔(dān)系統(tǒng)支持和運維的隊伍,承擔(dān)今后的流程設(shè)計和優(yōu)化、系統(tǒng)開發(fā)和配置、用戶培訓(xùn)和支持等重要工作,成為公司信息化建設(shè)的骨干力量。

(五)加大培訓(xùn)力度,做好知識傳遞

建設(shè)ERP信息系統(tǒng),需要高度重視培訓(xùn)和宣傳,做好知識傳遞。這也是信息系統(tǒng)應(yīng)用是否成功的關(guān)鍵。在系統(tǒng)建設(shè)過程中,要充分注重培訓(xùn)的層次和成效,包括對領(lǐng)導(dǎo)層的理念培訓(xùn),關(guān)鍵用戶的專業(yè)培訓(xùn)和使用人員的操作培訓(xùn)等等。項目組會制定多層次的、切實可行的培訓(xùn)計劃,確保培訓(xùn)按時間、按崗位、按計劃嚴(yán)格執(zhí)行。各單位、各部門領(lǐng)導(dǎo)要特別重視系統(tǒng)培訓(xùn)工作,按照培訓(xùn)計劃的要求,安排好相關(guān)人員的培訓(xùn)和他們的工作,保證人員到位。

綜上所述,國企ERP的選擇與建設(shè),有助于管理層轉(zhuǎn)變觀念、改善管理方法、提高管理水平,實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的最終目標(biāo)。對ERP方案的選擇要解放思想,走一條有企業(yè)自身特色的信息化建設(shè)之路,“量身定做”的方案可以降低項目實施風(fēng)險,避免由于盲目照搬而造成項目的“水土不服”。目前Y集團(tuán)的ERP項目建設(shè)在各組織機(jī)構(gòu)的共同努力下不斷探索、穩(wěn)步推進(jìn),爭取早日成功實施以充分發(fā)揮ERP項目的作用。●