淺談企業(yè)對(duì)秘書的能力素質(zhì)要求

溫宗和

摘要：作為現(xiàn)代企業(yè)的秘書人才需要掌握行政管理、文書工作與檔案管理、公關(guān)策劃、社交禮儀、口才、實(shí)際應(yīng)用文書寫作、現(xiàn)代法律知識(shí)和基本職業(yè)道德規(guī)范，有正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀，另外還要熟練計(jì)算機(jī)的操作和應(yīng)用，英語或其他語種的聽、說、讀、寫能力，企業(yè)對(duì)秘書的能力要求和素質(zhì)要求隨著社會(huì)的發(fā)展不斷提高，所以秘書不僅需要扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，更需要有豐富的經(jīng)驗(yàn)，因此秘書要在長期的工作中去多學(xué)習(xí)、多積累、多鉆研，才能逐步提高和成長起來。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)秘書能力素質(zhì)要求

1秘書在企業(yè)管理中的作用

1.1參謀助手秘書作為中小企業(yè)商業(yè)組織領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，參謀職能是其工作整體職能中的首要職能。秘書的參謀職能主要體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀作用，領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)活動(dòng)的參謀作用及日常工作的參謀作用三大方面。

1.2組織協(xié)調(diào)企業(yè)中商務(wù)秘書在輔助決策中的協(xié)調(diào)主要包括程序協(xié)調(diào)、事物協(xié)調(diào)和組織與人際協(xié)調(diào)。隨著決策的科學(xué)化、民族化程度的提高，決策中所涉及的工作、組織和人員越來越多，因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)必須考慮全局，以免做出顧此失彼、因小失大的錯(cuò)誤決策。

1.3開發(fā)信息信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，科學(xué)決策的過程就是信息溝通的過程。決策的正確與否，主要取決于決策所需耍的信息是否及時(shí)、準(zhǔn)確與全面。所以，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手一定要快速做好信息的收集、整理、加工分析、分類匯總為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策做準(zhǔn)備。

2企業(yè)對(duì)秘書能力要求

2.1表達(dá)能力

2.1.1口頭表達(dá)能力要善于人際溝通，說話能力與辦事的成功率有直接的關(guān)系。上傳下達(dá)、接待來客、洽談工作都離不開說話，會(huì)說話是辦事成功的一個(gè)基本條件，也是處理好各種關(guān)系的一個(gè)基本條件。會(huì)說話的標(biāo)準(zhǔn)大致是口齒清楚、禮貌溫和、達(dá)意準(zhǔn)確、繁簡(jiǎn)得當(dāng)、態(tài)度誠懇。同時(shí)還要注意說話的藝術(shù)：感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌、機(jī)警、幽默等等。通過說話把事情辦得利利落落。

2.1.2文字工作能力有一定的文字功底是對(duì)秘書人員的最基本要求，撰寫材料是秘書的基本職責(zé)。公文寫作作為一種特殊文體，無論從格式還是遣詞用語，都有一定的規(guī)定，寫作的功夫需要長期的生活實(shí)踐、深厚的文化積累、系統(tǒng)的寫作技能，關(guān)鍵是要做到“三心”：一是留心寫作，要?jiǎng)?wù)一行勤一行，注意各種結(jié)構(gòu)和格式的作品，要細(xì)讀、細(xì)品、細(xì)鉆、細(xì)研，取人之長，為我所用。

2.1.3 交際能力交際能力是處理好人際關(guān)系的重要因素。企業(yè)秘書要克服困難，處理好上下左右各方面的人際關(guān)系，必須善于交際，使人容易接近，容易被信賴，這樣辦事效率就高，速度就快，反之則不然。同時(shí)，交際能力也反應(yīng)出一個(gè)人的思想性格修養(yǎng)。

2.2理解和領(lǐng)會(huì)能力

2.2.1善于和領(lǐng)導(dǎo)相處，快速領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖日常工作中秘書要達(dá)到預(yù)期的目的，就必須準(zhǔn)確、快速地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交待的意圖，準(zhǔn)確高效率的完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)。

2.2.2準(zhǔn)確無誤的聽懂、摸清辦事對(duì)象的想法同具體的工作對(duì)象打交道時(shí)，要準(zhǔn)確無誤地聽懂、摸清辦事對(duì)象的想法，這樣才能順利完成任務(wù)，甚至能夠事半功倍。

2.3實(shí)用技術(shù)操作能力

2.3.1計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備的操作能力隨著現(xiàn)代化辦公機(jī)具的普及，企業(yè)秘書肯定不能再滿足于傳統(tǒng)的工作方式和素質(zhì)，試想一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)秘書如果不會(huì)電腦、操作、不會(huì)復(fù)印、傳真、不會(huì)接發(fā)電子郵件、不會(huì)查閱網(wǎng)上信息，如何能干好本職工作?，F(xiàn)代企業(yè)秘書必須主動(dòng)去適應(yīng)、掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，提高實(shí)際應(yīng)用水平，做一名立場(chǎng)堅(jiān)定、作風(fēng)優(yōu)良、技術(shù)過硬的新時(shí)代企業(yè)秘書工作者。

2.3.2會(huì)場(chǎng)設(shè)備的操作需要掌握并學(xué)會(huì)使用會(huì)場(chǎng)擴(kuò)音器的設(shè)備、電腦、復(fù)印、傳真、縮微、攝影、攝像、錄影、錄像、文字處理機(jī)、多功能電話、商務(wù)通、駕駛汽車等。這些技能是覓食能力中的“硬件”。

2.4分析綜合和應(yīng)變能力

2.4.1分析事物的現(xiàn)象，通過現(xiàn)象看本質(zhì)善于觀察發(fā)現(xiàn)事物細(xì)微之處，注意處理事情的細(xì)節(jié)，通過觀察預(yù)見事物發(fā)展變化，不然“差之毫厘，失之千里”。

2.4.2綜合事物規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)企業(yè)秘書常常面對(duì)千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，這就需要把事務(wù)迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠(yuǎn)近，通過分析總結(jié)事物規(guī)律，駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當(dāng)，有條不紊。

2.4.3反應(yīng)靈敏，對(duì)事物變化快速做出應(yīng)對(duì)方法企業(yè)秘書面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬變，不斷發(fā)展。有些辦事的計(jì)劃、預(yù)案和想象，會(huì)出現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)情況不大相符，甚至把預(yù)案方案完全打亂。需要秘書臨機(jī)不亂，沉著鎮(zhèn)定，原則不變、迅速抉擇，靈活處置，以達(dá)到預(yù)期目的。

3企業(yè)對(duì)秘書素質(zhì)要求

3.1基本素質(zhì)

3.1.1身體素質(zhì)要有健康的體魄，充沛的精力。作為企業(yè)秘書要有能承擔(dān)繁重的任務(wù)、不分晝夜和節(jié)假日去完成工作的身體，因?yàn)樯硇慕?jīng)常處于高度緊張狀態(tài)，稍不注意，身體可能就會(huì)被累垮。所以企業(yè)秘書工作者，必須加強(qiáng)體育鍛煉，始終保持樂觀向上的精神狀態(tài)。

3.1.2心理素質(zhì)要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作，處世樂觀，態(tài)度積極。秘書的心理健康由以下幾方面構(gòu)成：樂觀而穩(wěn)定的情緒、在工作中充滿活力、能充分認(rèn)識(shí)自己、公正的評(píng)價(jià)他人、有較強(qiáng)的事業(yè)心和目標(biāo)意識(shí)、積極進(jìn)取、勇于探索、意志堅(jiān)韌、善于自我克制、遵守諾言、言行一致、樂于交往、個(gè)人行為同組織行為和公共利益能協(xié)調(diào)一致、在變化的環(huán)境中能保持良好的心理順應(yīng)等。

3.1.3政治素質(zhì)①道德修養(yǎng)，樹立正確的人生觀價(jià)值觀。秘書道德修養(yǎng)，最根本的是要樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，要有集體主義團(tuán)隊(duì)精神，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中，一定要克制利己主義和拜金主義意識(shí)。②職業(yè)修養(yǎng)，忠于職守，愛崗敬業(yè)等。應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、忠于職守、服從領(lǐng)導(dǎo)、當(dāng)好助手，謙和待人、熱情服務(wù)，遵紀(jì)守法、廉潔奉公，埋頭苦干、敬業(yè)奉獻(xiàn)，謙虛謹(jǐn)慎、辦事公道，恪守信用、嚴(yán)守機(jī)密，實(shí)事求是、勇于創(chuàng)新等，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。

3.2認(rèn)知素質(zhì)

3.2.1掌握與秘書相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)管理方面知識(shí)、法律方面知識(shí)、經(jīng)濟(jì)方面知識(shí)、金融方面知識(shí)、財(cái)稅方面知識(shí)等。企業(yè)中秘書應(yīng)具有一定的文、史、哲、數(shù)、理、化以及天文、地理、生物、心理等方面的知識(shí)，這是做好秘書工作的文化功底，不能因?yàn)槭切聲r(shí)期，只顧學(xué)習(xí)新知識(shí)，而不重視歷史知識(shí)的學(xué)習(xí)。同時(shí)要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行歸納整理，盡量避免走彎路。要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，為以后的工作做鋪墊。

3.2.2專業(yè)知識(shí)在企業(yè)里當(dāng)秘書，應(yīng)具有貿(mào)易實(shí)務(wù)知識(shí)，還要具有現(xiàn)代企業(yè)分類特征的和管理、各種類型的企業(yè)組織模式和結(jié)構(gòu)、現(xiàn)代企業(yè)文化等知識(shí)?，F(xiàn)代商務(wù)秘書專業(yè)知識(shí)主要包括：商務(wù)信息工作、市場(chǎng)調(diào)研與市場(chǎng)預(yù)測(cè)工作、商務(wù)經(jīng)營管理策劃工作、參謀工作、辦公室管理與辦公室事務(wù)工作、企業(yè)各種會(huì)議的組織與服務(wù)工作、協(xié)調(diào)工作、接待工作、企業(yè)上午溝通公關(guān)交際工作、商務(wù)文書你寫于處理工作、商務(wù)資料檔案工作、辦公現(xiàn)代化及電子商務(wù)工作等。

3.2.3外語的基本應(yīng)用隨著我國加入WTO和很多外資企業(yè)在國內(nèi)的大力發(fā)展，外語在當(dāng)今商務(wù)交際中的地位不斷的在提高和發(fā)展，因此，作為企業(yè)秘書，對(duì)英語的應(yīng)用是必不可少的。在未來的若干年內(nèi)，外語在企業(yè)商務(wù)活動(dòng)中將會(huì)得到更全面、更普及的應(yīng)用，這就要求秘書人員要至少掌握一門外語的基本聽、說、讀、寫能力。

參考文獻(xiàn)：

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[2]普誠雨秘書禮儀基礎(chǔ)，高等教育出版社2005年版，

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