檔案信息化建設(shè)略論

雷　艷

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來,信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展,信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。而檔案作為原生的信息資源,檔案信息化建設(shè)已成為國家信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。檔案工作應(yīng)順應(yīng)歷史潮流,迎接挑戰(zhàn),加快信息化建設(shè)的步伐,以適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展對檔案工作創(chuàng)新的客觀要求。

一、檔案信息化的內(nèi)涵

檔案信息化是以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程。實(shí)現(xiàn)檔案信息化是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。檔案信息化包括檔案信息的數(shù)字化；檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化三層含義。它的實(shí)施就是按照檔案管理的法規(guī)，直接通過計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理與傳輸。從而，與之相適應(yīng)的檔案信息的服務(wù)方式也由傳統(tǒng)的“你查我調(diào)”的服務(wù)模式轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)服務(wù)、局域信息服務(wù)、視聽傳播服務(wù)等。檔案信息化是一個(gè)以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。

二、檔案信息化建設(shè)的意義

我國傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是依靠檔案管理人員手工操作來進(jìn)行的。但龐大的案卷數(shù)據(jù)、繁瑣的程序以及耗時(shí)過大，使得檔案管理服務(wù)往往還不盡如人意。顯而易見，在當(dāng)今信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足社會(huì)的需要，現(xiàn)代的檔案管理需要現(xiàn)代的管理及創(chuàng)新服務(wù)模式。

檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的需要，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。檔案信息化是檔案工作的一場革命，是傳統(tǒng)檔案走向現(xiàn)代檔案的一個(gè)重要標(biāo)志，是檔案工作現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，檔案信息化發(fā)展中出現(xiàn)了文件形式電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化和文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展趨勢，特別是各種現(xiàn)代化設(shè)備及數(shù)字枝術(shù)的廣泛利用，大大增加了檔案信息的存儲(chǔ)量，有效地節(jié)省庫房空間和檔案裝具，對節(jié)約人、財(cái)、物力，提高檔案管理工作效率，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益等方面都具有重要的意義。以現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的檔案信息，更利于方便、快捷地提供利用和開發(fā)，從而拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益。

三、檔案信息化建設(shè)的趨勢與途徑

檔案信息化建設(shè)的發(fā)展將以辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)體系化、館藏檔案數(shù)字化、多媒體全文信息一體化及館際交流規(guī)?；癁樗{(lán)圖。要實(shí)現(xiàn)以上“五化”的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，需要我們在具體的工作中不斷探索。

加快檔案信息化建設(shè)的措施和途徑可從以下幾方面著手：

1、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標(biāo)志、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等方面規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)過程的始終。不管是檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，還是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用等都要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范下，才能發(fā)揮最佳效果。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，檔案信息化建設(shè)難以實(shí)現(xiàn)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)在檔案信息化建設(shè)中起著重要的作用，應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中要求共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。

2、檔案資源信息化。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一就是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,最大限度地發(fā)揮檔案所蘊(yùn)藏的價(jià)值。首先,運(yùn)用信息技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)檔案信息處理的自動(dòng)化,達(dá)到檔案、文件的一體化管理,實(shí)現(xiàn)檔案信息的高速檢索,對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ),并通過計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)對多元的信息資源進(jìn)行圖、文、聲、形并茂的合成加工, 豐富檔案信息資源的表現(xiàn)形式。其次, 實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)距離、無障礙的傳遞和交流,達(dá)到檔案信息資源的互通與共享,實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量存儲(chǔ),通過計(jì)算機(jī)的查閱功能,解決檔案的自然老化與人為損害等問題。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐,是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。

3、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化改變了檔案信息傳統(tǒng)的儲(chǔ)存、傳輸和利用等方式。要積極開展工作，完成檔案目錄的數(shù)字化、檔案編研成果的數(shù)字化、檔案全文的數(shù)字化。與其他檔案工作相比，檔案信息數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入巨大，從廣義上講，由硬件開支和軟件開支組成。硬件開支是指購置各種專業(yè)設(shè)備和環(huán)境改造所需的資金，軟件開支是指數(shù)字化檔案正常運(yùn)行的技術(shù)開支和人力開支。而檔案部門不處于生產(chǎn)、科研第一線，固定資金投入有限，這也限制了檔案信息數(shù)字化建設(shè)的開展。檔案信息數(shù)字化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和最終目的是滿足利用者需要。因此，在檔案信息數(shù)字化的規(guī)劃、決策中，要形成以滿足利用者需求為中心的原則，在充分權(quán)衡各種問題的需要程度、重要程度的基礎(chǔ)上，確定數(shù)字化范圍，分清輕重緩急、分層次、分步驟進(jìn)行。

4、加強(qiáng)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，檔案數(shù)據(jù)庫主要包括目錄數(shù)據(jù)庫、重點(diǎn)珍貴檔案數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能。數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，改變以往沉悶、單一的形式。所形成的數(shù)字化檔案需要以數(shù)據(jù)庫的形式存放，以便于對其進(jìn)行有效的管理和利用。因此，要建設(shè)既符合網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)，滿足人們的閱讀習(xí)慣，又符合計(jì)算機(jī)機(jī)讀標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化信息庫。數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)考慮到未來的發(fā)展，在數(shù)據(jù)庫軟件選擇與開發(fā)、硬件配備等諸多方面要有前瞻性、可擴(kuò)充性，以適應(yīng)未來的需求。要加快建立檔案目錄中心，豐富檔案數(shù)據(jù)資源儲(chǔ)備,為檔案信息化做好后臺(tái)數(shù)據(jù)庫支持,扎扎實(shí)實(shí)做好檔案的著錄工作。同時(shí)，要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)的完整性。一個(gè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息必需要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容的完整性、數(shù)據(jù)的規(guī)范性、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

5、增強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全意識。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化也帶來一系列的問題, 需要在實(shí)際工作過程中逐步解決, 其中最為突出的就是檔案信息安全問題。其一, 要防止檔案信息的損毀和遺失, 如工作人員操作失誤、設(shè)備故障、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊等。其二是保密問題,有的信息是公開的,有的則是保密的。保密信息還分內(nèi)部、秘密、機(jī)密和絕密等不同等級,這些信息在管理時(shí)應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。因此,一方面要制定合理嚴(yán)格的檔案信息化安全保密制度,并不斷培養(yǎng)和強(qiáng)化檔案工作者的安全保密意識和安全防范技能;另一方面應(yīng)選用成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制,建立嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制,引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略,結(jié)合使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段,對“病毒”和“黑客”等行為及時(shí)采取應(yīng)對和防范措施,同時(shí)注意做好紙質(zhì)檔案的保存和重要電子檔案的備份工作。

6、加強(qiáng)檔案人才的培養(yǎng)。人是檔案管理的主體,檔案工作人員的素質(zhì), 直接影響檔案工作的實(shí)際成效。要更好地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程, 檔案人員素質(zhì)的全面提高是其中關(guān)鍵的一環(huán)。首先,要建立完善的檔案工作人員教育培訓(xùn)制度,有計(jì)劃地對在職人員進(jìn)行繼續(xù)教育和培訓(xùn),更新知識結(jié)構(gòu), 提高業(yè)務(wù)水平和工作技能,培訓(xùn)內(nèi)容主要包括:檔案法律法規(guī)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理知識等。其次,要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn),使之盡快適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化工作。培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才,不斷適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要,實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。

信息社會(huì)把檔案管理推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn), 檔案管理應(yīng)真正實(shí)現(xiàn)信息化,大力開發(fā)信息資源建設(shè),全面實(shí)現(xiàn)共享,為社會(huì)提供豐富、優(yōu)質(zhì)的信息資源服務(wù),為使檔案的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和開辟廣闊的道路。

（作者單位：浙江省科技信息研究院）