談?wù)勅绾巫龊棉k公室工作

曹慧杰

摘要：隨著企業(yè)改革發(fā)展的不斷深入，每個企業(yè)中除個別部門設(shè)有單獨的辦公室外，其它絕大多數(shù)單位都沒有單獨設(shè)立的辦公室。沒有了辦公室的設(shè)置對辦公室的工作提出了更多、更新、更高的要求，如何搞好辦公室的工作，作為一個從事辦公室工作不久的新兵，筆者提出一點個人看法，以期拋磚引玉，為共同搞好辦公室的工作，為公司的改革發(fā)展提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：做好辦公室工作

1要想做好辦公室工作，就要仔細研究辦公室的各項職能

辦公室是一個企業(yè)不可缺少的重要部門，之所以重要是因為辦公室具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項職能。這些職能發(fā)揮得好壞，對部門的全局工作有著直接的、重要的影響。

管理服務(wù)職能是辦公室工作的重要組成部分。其內(nèi)容主要包括以下幾個方面：一是公文管理，即辦公室負責(zé)公文的收發(fā)、傳遞、催辦等各個環(huán)節(jié)的具體事宜；二是事務(wù)管理，如會議的安排，會場的布置，接待上級和兄弟單位的來人；辦公室的值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系，單位的辦公環(huán)境管理等；三是信息處理，即利用計算機網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化手段，為辦公自動化服務(wù)；四是搞好服務(wù)，即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質(zhì)和精神兩方面的服務(wù)。

綜合協(xié)調(diào)職能有如下內(nèi)容：一是統(tǒng)一步調(diào)，切實保證領(lǐng)導(dǎo)班子的正確決策能夠認真貫徹落實：二是化解矛盾，即在單位局部利益發(fā)生沖突及局部利益與全局利益發(fā)生沖突時，進行協(xié)調(diào)，進而化解矛盾：三是合理安排，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)班子安排好決策實施過程中的人和事，將矛盾解決在萌芽之中。

監(jiān)督指導(dǎo)職能是指對工作人員的檢查、考核、督促和指導(dǎo)，其目的是使他們迅速、準確、有效地完成決策目標，其主要內(nèi)容：一是監(jiān)測工作進度，檢查工作質(zhì)量：二是督辦；三是排憂解難；四是通過傳達、制訂有關(guān)方針政策及做出解釋進行指導(dǎo)。

參謀咨詢工作主要包括以下內(nèi)容：一是通過各種現(xiàn)代化手段為領(lǐng)導(dǎo)決策搜集提供各種信息；二是協(xié)助決策，發(fā)揮參謀、助手作用。

根據(jù)辦公室職能的要求，辦公室應(yīng)有一批政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)都過硬的隊伍。辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，這樣才能適應(yīng)辦公室工作的需要。

2如何做好辦公室的工作

我認為，要做好辦公室工作，應(yīng)做到“一實”、“一快”、“一博”、“兩勤”、“三心”。

“一實”、即求實。辦公室工作，無論是辦文，還是辦事，都要從實際出發(fā)，實事求是，對癥下藥。

“一快”，即辦事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風(fēng)疲沓，時間觀念不強，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員要切實做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，急事急辦，特事特辦，及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。

“一博”，即博學(xué)。辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標準高，要求嚴，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識和社會常識。只有知識積累多了，知識面寬了，理論功底厚了，才能提高“謀”的層次和質(zhì)量。

“兩勤”，即腿勤、口勤。辦公室人員應(yīng)經(jīng)常到各部門走走，遇事多問問，有用的資料多記記，別人的意見多聽聽，做到心中有數(shù)，這樣做起工作來才能得心應(yīng)手。

“三心”，即耐心、專心、細心。服務(wù)是辦公室的一項重要工作，做服務(wù)工作一定要耐心，要有禮貌，熱情周到，不擺架子，盡量讓人滿意。做工作時要專心，不能三心二意，要仔細研究，能夠深入進去。平時工作中還要細心，多觀察，多思考，自覺查找工作中的漏洞和不足，以不斷改進。

3處理好關(guān)系到辦公室工作的“四個關(guān)系”

一是處理好“?！迸c“博”的關(guān)系，既要成為辦公室自身業(yè)務(wù)的行家，又要了解各類知識，做到博學(xué)多藝。

多數(shù)單位實行的是黨政辦公室。這種情況下辦公室的“?！?，是說自身業(yè)務(wù)，諸如在公文寫作、黨政事務(wù)、文檔統(tǒng)計等方面應(yīng)是相對的專家，應(yīng)在本單位起主導(dǎo)和咨詢中心的作用。說“博”，是指在與企業(yè)事務(wù)有關(guān)的其它方面的知識，諸如預(yù)算管理、財經(jīng)商貿(mào)、法律政策，乃至企業(yè)所在地的人文地理、政策環(huán)境等，也必須涉足其中，不能當(dāng)門外漢。

二是處理好“動”與“靜”的關(guān)系，既要在忙忙碌碌中憑借自身能力、素質(zhì)做好每一件事，更要注意事后的反思。

誰都知道辦公室事務(wù)性工作多，其實就是每天在辦事、辦會、辦文中度過。這“三辦”使辦公室在“動”中忙碌不堪。但事情都是人辦的，辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。學(xué)會做人，做事就可能事半功倍。

三是處理好“虛”與“實”的關(guān)系，既要虛事實做，又要從實事中抽象理性的東西。

作為黨政合署辦公的辦事機構(gòu)，承擔(dān)黨務(wù)、紀檢、精神文明建設(shè)、工會、指導(dǎo)群眾組織開展有關(guān)活動等工作。有些事看起來很虛，但將虛事做實，就容易贏得黨員和職工的理解、支持、參與。作為企業(yè)行政辦事機構(gòu)，面對企業(yè)管理上的實事要學(xué)會從中抽象出規(guī)律性的東西。

四是處理好“忙”與“閑”的關(guān)系，既要忙而不亂，又要在相對輕松時注意平峰填谷。辦公室工作不應(yīng)總是顯得忙，而應(yīng)是一條張弛有度的曲線。一是要加強工作的預(yù)見性。二是要分清主次。

4如何使辦公室工作更上一個臺階

作為一個綜合辦事機構(gòu)，辦公室主要負責(zé)公司的上傳下達、綜合協(xié)調(diào)、內(nèi)外溝通、內(nèi)部行政管理等事項，是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層的窗口，是部門能否有效開展各項工作的關(guān)鍵，從事辦公室工作責(zé)任重大。我認為有兩點特別重要。

4.1銳意進取，不斷加強自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力辦公室人員是部門領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。不僅工作態(tài)度要好，善于處理各方面的關(guān)系，而且自身的能力、水平要高。要做一名優(yōu)秀辦公室管理人員，首先要發(fā)揮主動性和積極性：其次要有較強的組織和表達能力，多思考，說話、做事要有分寸，又要有水平：最后要有耐心。因此，必須不斷學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.2堅持不斷創(chuàng)新，逐步完善工作機制，反對因循守舊創(chuàng)新是辦公室工作的持久動力。辦公室工作要善于找到和找準全局工作的突破口，在創(chuàng)新上下功夫。辦公室工作包羅萬象，治安管理、部門方針目標、勞資、人事的、教育培訓(xùn)、規(guī)章制度制定和執(zhí)行等等，制高和創(chuàng)新點很多，關(guān)鍵是要不斷解放思想，勤于思考，勇于實踐。

4.2.1思維觀念要創(chuàng)新。思想是行動的總開關(guān)。所以必須解放思想，只要是符合科學(xué)發(fā)展觀的要求，只要能更好地促進辦公室工作，就要敢于突破陳規(guī)，破除一些不適合形勢發(fā)展的舊框框，放開手腳去干。

4.2.2制度建設(shè)要創(chuàng)新。沒有規(guī)矩，不成方圓。制度是人定的，隨著形勢的發(fā)展，也應(yīng)不斷健全完善和創(chuàng)新，絕不可能一成不變。在制度建設(shè)創(chuàng)新中，特別應(yīng)當(dāng)高度重視激勵約束機制的創(chuàng)新和落實。評價制度創(chuàng)新的標準不在于制定得多么細，多么具體，而在于是否緊扣工作需要，堵塞管理上的漏洞，是否真的達到了按章辦事、獎勤罰懶的效果。

4.2.3服務(wù)方式要創(chuàng)新。要多考慮如何更好地創(chuàng)新管理，開源節(jié)流，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證辦公室正常高效運轉(zhuǎn)。同時，參謀要參到點子上，既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，又要超前思考，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，從淺層次的被動服務(wù)中向深層次的主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，事前、事中、事后都要主動介入，緊扣領(lǐng)導(dǎo)的思路、想法、指示等加以完善和細化，力爭提供可借選擇的方案讓領(lǐng)導(dǎo)決策i同時既要考慮一項決策帶來的正面效果，又要考慮可能產(chǎn)生的不利因素，經(jīng)常深入基層，調(diào)查研究，總結(jié)成績不夸大，反映失誤不縮小，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供準確的依據(jù)，提高領(lǐng)導(dǎo)對參謀意見的選用和參謀建議向決策的轉(zhuǎn)化率，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。協(xié)調(diào)要協(xié)調(diào)到面上，形成合力。要全面權(quán)衡利弊，緩解利益沖突，使有關(guān)各方面形成共識，達成可接受的方案，調(diào)動方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。督查要一抓到底，推動重大決策見實效，為群眾謀利益。