淺析高職院校系（部）教務(wù)秘書的作用和素質(zhì)能力

晁　陽　趙曉宇

摘要：高職院校系(部)教務(wù)秘書隊(duì)伍是高校教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)的生力軍，是學(xué)院管理工作的基層人員，在日常教學(xué)工作中發(fā)揮著獨(dú)特的重要作用，重視高職院校系(部)教務(wù)管理秘書隊(duì)伍對(duì)提高工作效率、穩(wěn)定教學(xué)秩序、提升教學(xué)管理水平具有十分重要的意義。本文從高職院校系(部)教務(wù)秘書的角色定位出發(fā)，闡述了教務(wù)秘書的工作職責(zé)和作用，分析了教務(wù)秘書需要具備的素質(zhì)要求和能力結(jié)構(gòu)。

關(guān)鍵詞：高校教務(wù)秘書教學(xué)管理

0引言

高職院校系(部)教務(wù)秘書處在高職院校教務(wù)管理工作的第一線，是學(xué)院教務(wù)管理中的基層管理人員。從其工作性質(zhì)來看，教務(wù)秘書是一個(gè)中介者，是聯(lián)系學(xué)院教學(xué)管理部門與教學(xué)單位之間、教學(xué)科與各科室之間、系(部)與教學(xué)班級(jí)之間、教師與學(xué)生之間的橋梁和紐帶；是上級(jí)決定的堅(jiān)決執(zhí)行者，又是本系教務(wù)工作的基層組織者。所以，教務(wù)秘書在高職院校日常教學(xué)工作中起著獨(dú)特而重要的作用。

1教務(wù)秘書的角色定位

目前，在很多學(xué)校，人們對(duì)教務(wù)秘書的工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，甚至包括少數(shù)院校領(lǐng)導(dǎo)都將其評(píng)價(jià)為一項(xiàng)瑣碎、繁雜、不足掛齒的簡(jiǎn)單勞動(dòng)，教務(wù)秘書就是“勤雜工”。這樣的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)導(dǎo)致部分師生對(duì)教務(wù)秘書工作不夠尊重，甚至某些部門的某些領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)教務(wù)秘書工作不予理解和支持。這種局面大大挫傷了教務(wù)秘書的熱情和積極性，制約了教務(wù)秘書在教學(xué)管理上的作用，使得教務(wù)教學(xué)管理工作蒼白無力、秩序混亂，從而影響了教育教學(xué)管理質(zhì)量的提高。

然而，教務(wù)秘書的工作性質(zhì)是由其充當(dāng)?shù)慕巧鶝Q定的，高職院校的教務(wù)秘書隊(duì)伍是保證各教學(xué)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教務(wù)管理得以完善的一支重要力量。首先，教務(wù)秘書是系部教學(xué)工作的基層管理者，他們協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)方面的常規(guī)事務(wù)，保障教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，教務(wù)秘書是輔助者，將教師的教學(xué)工作和學(xué)生的成績(jī)統(tǒng)計(jì)等教學(xué)信息歸納后向系部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。第三，教務(wù)秘書是協(xié)調(diào)員和聯(lián)絡(luò)員，為學(xué)校職能部門、系部領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間溝通和傳遞信息，承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、改善關(guān)系。第四，教務(wù)秘書是服務(wù)者，為教學(xué)運(yùn)行進(jìn)行安排，為教師授課和學(xué)生學(xué)習(xí)提供支持和幫助。

所以，從一定意義上講，教學(xué)秘書應(yīng)該是系部教學(xué)系統(tǒng)的“樞紐”，受系部領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院教學(xué)部門雙重領(lǐng)導(dǎo)，直接參與教學(xué)活動(dòng)的組織，管理本系部教學(xué)行政事務(wù)，保證系部教學(xué)活動(dòng)的順利開展，圍繞教學(xué)活動(dòng)為教師和學(xué)生做好管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確詳實(shí)的信息來源，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好全局工作，在角色上具有管理性、服務(wù)性、協(xié)調(diào)性和從屬性的特點(diǎn)。

2教務(wù)秘書在教學(xué)管理中的工作職責(zé)和作用

2.1協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)做好日常教學(xué)的管理

教務(wù)秘書要根據(jù)上級(jí)精神，結(jié)合本系部實(shí)際情況，積極協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)處理好日常教學(xué)管理工作。具體包括(1)制定各專業(yè)的教學(xué)工作安排，檢查、落實(shí)教師教學(xué)情況，保證教學(xué)計(jì)劃的正常執(zhí)行；(2)制定課程安排，組織各教研室征訂每學(xué)期教材，確定任課教師；(3)落實(shí)日常教學(xué)運(yùn)行工作、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)安排工作、教師調(diào)課工作、教學(xué)考核工作；(4)協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實(shí)、總結(jié)學(xué)期教學(xué)情況，組織各教研室進(jìn)行期中教學(xué)檢查，組織各專業(yè)班級(jí)召開學(xué)生座談會(huì)，收集整理學(xué)生對(duì)教學(xué)情況的反應(yīng)；(5)制定各教師聽課及教學(xué)觀摩的時(shí)間、次數(shù)、地點(diǎn)等；(6)完成年初、學(xué)期初工作計(jì)劃報(bào)告和期中、期末教學(xué)工作總結(jié)報(bào)告的撰寫工作，示范性建設(shè)計(jì)劃及總結(jié)報(bào)告的撰寫工作；(7)掌握畢業(yè)生頂崗實(shí)習(xí)的落實(shí)情況和畢業(yè)論文答辯的進(jìn)展情況；(8)協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)做好教師工作量核算工作和教師津貼發(fā)放工作；(9)落實(shí)學(xué)生課堂考勤工作、期末考試安排工作、試卷及各種相關(guān)紙質(zhì)檔案的檢查、整理、存檔工作；⑩做好學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)檔案、畢業(yè)證、技能鑒定證等的整理和管理工作，期末考試成績(jī)上傳教務(wù)管理系統(tǒng)工作；⑾組織各種等級(jí)考試的報(bào)名、校對(duì)及準(zhǔn)考證和證書的發(fā)放工作：⑿及時(shí)保存有價(jià)值的材料，按內(nèi)容和時(shí)間分門別類的整理和保存；⒀完成教務(wù)處、系部領(lǐng)導(dǎo)布置的其他各項(xiàng)工作。

2.2溝通協(xié)調(diào)的橋梁作用

教務(wù)秘書由于本身的工作性質(zhì)的原因，是上下、平級(jí)之間溝通和教學(xué)情況反饋的主要樞紐，必須做好上情下達(dá)、下情上報(bào)的溝通協(xié)調(diào)作用。作為教務(wù)秘書，要向師生宣傳學(xué)校和系部的各種規(guī)章制度，把教學(xué)管理文件傳達(dá)給師生，要主動(dòng)與學(xué)校教務(wù)處、人事處、學(xué)生處等學(xué)校職能部門聯(lián)系，完成上級(jí)布置的各項(xiàng)工作任務(wù)；作為教務(wù)秘書，要主動(dòng)和其他系部聯(lián)系，相互學(xué)習(xí)，相互了解，相互合作；作為教務(wù)秘書，要主動(dòng)征求和虛心聽取師生對(duì)學(xué)校、系部的教學(xué)管理工作的意見和建議，并及時(shí)反饋給系部領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校主管部門。

2.3解決問題和矛盾的作用

教學(xué)工作中常出現(xiàn)一些矛盾，如學(xué)生反映某些老師的教學(xué)方法、教學(xué)態(tài)度有問題，有些教師反映學(xué)生上課不遵守紀(jì)律、缺勤曠課嚴(yán)重的問題。作為教務(wù)秘書，要善于分析、善于發(fā)現(xiàn)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決好這些問題，做好多方協(xié)調(diào)工作，為改進(jìn)教學(xué)努力。

3教務(wù)秘書需要具備的素質(zhì)要求和能力結(jié)構(gòu)

3.1素質(zhì)要求

3.1.1思想素質(zhì)

教務(wù)秘書要具備較高的政治素養(yǎng)。黨的教育方針如何落實(shí)，教學(xué)思想和教學(xué)計(jì)劃能否執(zhí)行到位，很大程度上取決于教務(wù)秘書的個(gè)人素質(zhì)和工作水平，所以要求教務(wù)秘書必須具備堅(jiān)定的信仰和較高的政治理論水平。首先，要有堅(jiān)定的政治素質(zhì)。能正確理解黨的路線、方針、政策，正確認(rèn)識(shí)教務(wù)秘書崗位的工作意義：第二，要具有高尚的職業(yè)道德。教務(wù)秘書從事的多是一些日常的、具體的、繁瑣的事務(wù)，但這些事務(wù)必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感和敬業(yè)精神。所謂“教務(wù)無小事”，工作中的任何微小疏忽都可能帶來嚴(yán)重后果，成為學(xué)生的“滅頂之災(zāi)”，這些都要求教務(wù)秘書增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和預(yù)見性，恪盡職守、盡職盡責(zé)。第三，要具有樂于奉獻(xiàn)的職業(yè)素養(yǎng)。繁雜而瑣碎的工作難免碰到這樣那樣的困難和麻煩，工作的辛苦也難免不被理解，有時(shí)還要加班加點(diǎn)并且犧牲休息時(shí)間，甚至出力不討好，所有這些都需要教務(wù)秘書有一種強(qiáng)烈的敬業(yè)心、責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，用一種平常心態(tài)去面對(duì)，不怕苦、不怕累、不計(jì)得失、樂于奉獻(xiàn)，樹立“替學(xué)生著想，為教學(xué)服務(wù)”的堅(jiān)定信念和高尚情操。

3.1.2專業(yè)素質(zhì)

教務(wù)秘書要做好管理工作，首先要熟悉系部各專業(yè)的情況。任何一個(gè)系部都有其獨(dú)特的學(xué)科和專業(yè)特色，教務(wù)秘書對(duì)本系部所開設(shè)的各專業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)該有一個(gè)從宏觀到微觀的把握和了解，這樣才能在進(jìn)行教學(xué)管理工作時(shí)心中有數(shù)。只有熟悉各專業(yè)的課程體系、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、課程設(shè)置和各教學(xué)環(huán)節(jié)的安排，才能嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃，落實(shí)人才培養(yǎng)方案，保證人才培養(yǎng)質(zhì)量。其次，教務(wù)秘書應(yīng)不斷學(xué)習(xí)有關(guān)管理的科學(xué)理論知識(shí)，具備現(xiàn)代化的管理概念，不但要了解、熟悉和掌握高等教育和高等教育管理的基本知識(shí)，還要掌握一些公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)和秘書學(xué)等方面的知識(shí)，并以此指導(dǎo)自己的工作實(shí)踐。

3.2能力結(jié)構(gòu)

3.2.1組織能力

教務(wù)秘書經(jīng)常要組織一些教學(xué)輔助活動(dòng)，比如召開期中教學(xué)質(zhì)量檢查座談會(huì)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)動(dòng)員會(huì)以及組織期末考試、補(bǔ)考、清考等活動(dòng)，這就要求教務(wù)秘書善于把握時(shí)機(jī)，組織搞好形式多樣、內(nèi)容豐富的教育、教學(xué)活動(dòng)。

3.2.2預(yù)測(cè)能力

科學(xué)技術(shù)的新發(fā)展，社會(huì)的不斷變化教學(xué)的深化改革都會(huì)對(duì)教