中小企業(yè)的電子原始憑證會計處理探析

周芝成

摘要：隨著網上商務日趨發(fā)達，這些電子原始憑證的數量與日俱增，在網上川流不息?；诖耍娮由虅张c網絡技術對中小企業(yè)現行的會計提出了更高的要求。本文從電子原始憑證的特征談起，論述了中小企業(yè)的電子原始憑證的審核，和電子原始憑證的會計處理

關鍵詞：電子商務電子原始憑證會計處理會計信息系統(tǒng)

0 引言

電子商務的興起，從真正意義上促進了經濟全球化的加速。企業(yè)能否充分利用電子商務形成競爭優(yōu)勢，已成為其生存和發(fā)展的關鍵。網絡化的電子商務環(huán)境創(chuàng)造了快捷、費用低的交易方式，網上訂貨、銷售、購物、網上結算與電子貨幣等新的商業(yè)運作方式與手段的出現，使得記載商業(yè)交易與經濟事項的原始憑證普遍的呈現電子化的形態(tài)。電子商務產生大量的電子原始憑證，網上交易的電子文件，如電子訂單、電子提單、電子結算單據等,都是記載網上經濟業(yè)務發(fā)生的新式原始憑證，是電子商務的基本保障和證明。隨著網上商務日趨發(fā)達，這些電子原始憑證的數量與日俱增，在網上川流不息?；诖耍娮由虅张c網絡技術對中小企業(yè)現行的會計提出了更高的要求。

1 電子原始憑證的特征

電子原始憑證本質上跟傳統(tǒng)的紙質原始憑證沒有兩樣，都是在社會經濟活動中為證明經濟業(yè)務發(fā)生及其相關責任人承擔責任而直接形成和使用的，具有規(guī)范形式和法定效用的信息記錄。有以下特征：

1.1 高技術性 計算機儲存技術及網絡技術來完成電子原始憑證的生成、確認、傳遞、存儲，以及保證其可靠性、安全性、完整性和可驗證性。

1.2 無形性 電子原始憑證實質上是計算機存儲介質中的一組電子信息，是計算機內不可見的無形編碼表達了電子憑證的所有相關信息。

1.3 多樣化 電子原始憑證不僅有文本、圖像、圖形，甚至有通過人工智能識別的音頻和視頻等多媒體信息。它可以存放在磁介質的磁盤上，也可以存放在光介質的光盤上，還可以存放在電子介質的USB電子硬盤上。同時，它可以通過網絡在不同計算機之間傳遞，也可以在不同介質載體之間相互復制，而信息內容不發(fā)生任何變化。

1.4 標準化 電子交易憑證的格式標準化有利于網絡化系統(tǒng)的識別、審核與加工，標準化的編碼區(qū)分不同的業(yè)務，并與系統(tǒng)的自動化處理銜接起來。

1.5 脆弱性 電子原始憑證是以磁介質或光介質作為信息載體的，使得技術舞弊和誤操作都有可能破壞憑證的真實性、完整性與可靠性。

2 電子原始憑證的審核

電子商務過程中所產生的原始憑證必然是電子形式的原始憑證。電子原始憑證是會計處理的數據源，其確認就顯得十分重要。會計要審核一份企業(yè)交易的電子原始數據，就不是簡單地像傳統(tǒng)會計的審閱紙張式原始憑證那樣，因為在紙質的憑證上的簽名證實書面材料，會計人員很容易辨識，而對于電子原始憑證，則要考慮到電子原始數據生成的確認，數據存儲的管理控制以及傳遞過程和方法的可靠性。對電子商務中發(fā)生交易業(yè)務的電子數據審核，除了對一筆業(yè)務的不同數據記錄之間核對外，還要特別關注業(yè)務經辦人、批準人、簽約人等人員的電子簽字以保證有關責任人對業(yè)務和相應記錄的完整性負責。既然電子簽名是未來電子數據的確認標記，當然就包括了電子的原始憑證，因而電子簽名對會計原始憑證的作用應當給予承認。會計怎樣認證電子簽字的有效性也是一個不可忽視的問題。電子簽字若是現在大多數會計核算軟件中用那種普通的漢字或字母代碼填寫，就容易產生偽造和舞弊，會計人員就無法辨認這些數據的真?zhèn)涡?。解決簽名有效性的做法是采用電子加密碼簽名。

3 電子原始憑證的會計處理

3.1 手工條件下的會計處理 目前有相當一部分中小企業(yè)，由于企業(yè)業(yè)務內容較少，會計處理方法簡單；或是企業(yè)財會人員的素質低，會計基礎工作薄弱等原因,依然采用傳統(tǒng)的手工記賬。即把電子原始憑證只是作為紙質原始憑證的替代品，會計人員將收到的電子原始憑證打印下來，再像處理紙質原始憑證那樣簽字、蓋章保存，利用紙筆記賬，手工填制記賬憑證，并記入日記賬、明細賬和總賬，手工匯總填制財務報表。這種方式簡便易行，但工作量大，效率低，已經不能滿足中小企業(yè)高效精確的管理要求。

3.2 記賬憑證電子化的會計處理 有許多中小企業(yè)實現了會計電算化，即利用計算機財務會計軟件，建立賬套，錄入記賬憑證，計算機軟件自動記入日記賬、明細賬、總賬，并可以自動生成財務報表，記賬憑證的處理實現了計算機系統(tǒng)中的電子化。但是，在會計憑證的處理上，網絡電子憑證的傳輸僅僅停留在記賬憑證的傳輸上。原始憑證則完全游離于整個計算機會計信息的網絡系統(tǒng)之外，原始憑證基本沒有脫離紙質的范圍，電子原始憑證的會計處理與手工會計處理沒有多大區(qū)別，會計人員依然將收到的電子原始憑證打印下來，再像處理紙質原始憑證那樣簽字、蓋章保存，再編制記賬憑證，最后錄入會計信息系統(tǒng)。這種方式已經大大降低了會計人員的工作量，提高了效率，并有效減少了手工記錄和計算錯誤的發(fā)生。但是這種軟件僅適用于企業(yè)內部的財務會計部門，無法通過計算機與其他部門互通信息。這種做法使電子原始憑證的優(yōu)勢基本沒有發(fā)揮出來，也不利于工作效率的提高。

3.3 原始憑證電子化的會計處理 電子商務的發(fā)展促進了電子數據的廣泛使用，大量產生的電子原始憑證，使人們不得不采取行之有效的處理對策。沿用“記賬憑證電子化”階段的手工式輸入，顯然是缺乏效率的。面對大量的網上交易產生的外來的電子原始憑證與網上傳輸的自制的電子原始憑證，重組會計業(yè)務流程，重新設計系統(tǒng)，是適時之需。

在中小企業(yè)管理中，人們希望通過電子合同來保證網絡交易的安全和快捷，以提高生產效率。同樣對于企業(yè)財務來說，人們希望能夠充分合理地利用電子原始憑證的易傳遞、易復制性為會計信息系統(tǒng)帶來高效率。即利用管理型財務軟件，除了財務部門內部的憑證、賬簿、報表電子化生成之外，其他部門如：采購、銷售、庫存保管、生產等部門的各種采購單、入庫單、生產領料單、發(fā)票（需附有稅務章的正規(guī)發(fā)票）等企業(yè)內部自制原始憑證單據都可以通過計算機軟件生成，并傳遞給財務部門，實現企業(yè)內部財務會計的一體化管理。

從收到電子原始憑證到電子原始憑證變成會計信息進入會計信息系統(tǒng)，要經過“審核—編制分錄—錄入”的過程。其業(yè)務流程是：①企業(yè)會計部門的會計信息系統(tǒng)通過內部網絡從其他部門或通過外部網絡從其他企業(yè)獲得電子商務產生的各種標準化的且經過有關機構認證的電子單證等電子原始憑證。②企業(yè)會計人員對這些電子原始憑證進行審核，經過審核的電子原始憑證, 由會計信息系統(tǒng)自動接收電子原始憑證中的內容，借助憑證上的標準化信息生成標準化的電子原始憑證庫。③在這個標準化電子原始憑證庫的基礎上，會計信息系統(tǒng)自動按工作的需要適時生成各種電子記賬憑證、電子賬簿、各種報表及其相關分析。④最后，會計信息系統(tǒng)將一個會計期間的電子原始憑證歸檔，形成可供查詢的歷史資料庫。

由此可知，中小企業(yè)通過網絡開展電子商務，通過網絡會計信息系統(tǒng)處理本企業(yè)電子商務業(yè)務中的和企業(yè)內部其他部門的電子原始憑證，形成網絡化財務會計信息系統(tǒng)的運作模式。在新的環(huán)境下，這種有益的重組，其外在的變化是會計核算的高效、快捷，實現徹底的會計電算化；而內在的方面則是轉變會計的工作重心，會計人員從核算中解放出來，就把工作重心轉向利用會計信息的優(yōu)勢參與管理、決策和監(jiān)督，也使得會計的核算和監(jiān)督的職能得以充分的發(fā)揮。

參考文獻：

[1]董惠良.網絡財務[M].高等教育出版社.2002年版.

[2]劉俊宇，任路.小議電子商務下的電子原始憑證[J].財會月刊.2004.11.

[3]陳宏.淺析電子原始憑證在會計電算化中的運用[J].商業(yè)會計.2006.8（下半月刊）.