信息時(shí)代文檔一體化管理淺析

黎榮香

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件和檔案管理中的普及應(yīng)用，無紙化辦公已經(jīng)成為辦公現(xiàn)代化的主要內(nèi)容。它在為文檔一體化管理帶來了難得機(jī)遇的同時(shí)，也給檔案工作帶來工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代文檔一體化管理

0引言

“文檔一體化管理”，就是將文件管理與檔案管理這兩個(gè)管理環(huán)節(jié)銜接起來，納入一個(gè)管理系統(tǒng)中，通過采取計(jì)算機(jī)輔助管理等手段，在文件管理完畢隨時(shí)隨地進(jìn)行文件整理歸檔。它強(qiáng)調(diào)的是查準(zhǔn)率和檢索速度的提高。在實(shí)際工作中，人們也愈來愈感到要實(shí)現(xiàn)信息管理的連續(xù)性、一致性、經(jīng)濟(jì)性，文檔一體化系統(tǒng)是不容忽視的重要環(huán)節(jié)。為了把計(jì)算機(jī)上有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)以適當(dāng)?shù)男问睫D(zhuǎn)到脫機(jī)保存的介質(zhì)中，從而減輕計(jì)算機(jī)硬盤的負(fù)擔(dān)和保持文件的安全性，電子文檔的一體化管理已得到整個(gè)檔案界越來越多的關(guān)注，文檔一體化管理成為了檔案工作的必然趨勢。

1文檔一體化管理的積極意義

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有機(jī)地結(jié)為一體，才能實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。開展文檔一體化將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案人員的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個(gè)有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎(chǔ)。概括的說來，文檔一體化管理的積極意義有以下幾點(diǎn)。

1.1方便檔案信息網(wǎng)絡(luò)化傳遞借助于現(xiàn)代化通信技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案信息可以遠(yuǎn)距離無障礙傳遞和交流。檔案人員可以建立不同形式、不同程度的網(wǎng)絡(luò)，一般單位都使用局域網(wǎng)。局域網(wǎng)把分布各地辦公室的計(jì)算機(jī)連接進(jìn)來，具有辦公信息分布處理和信息共享的特點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

1.2提高文件編目的準(zhǔn)確性和組卷質(zhì)量辦公自動化管理的超前控制，把檔案工作的要求貫穿到文件產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、歸檔的整個(gè)流程中，由于文件產(chǎn)生于管理人員手中，他們比檔案人員更了解文件材料產(chǎn)生的來龍去脈，從而提高了檔案的分類號、人工輔助標(biāo)引主題詞、摘要等項(xiàng)目的準(zhǔn)確性，提高了歸檔材料的價(jià)值性，使案卷質(zhì)量得到了有力的保證。

1.3提高信息檢索效率檔案信息檢索問題是檔案手工管理的難題，如何從浩如煙海的檔案文件中及時(shí)、準(zhǔn)確地查詢用戶需要的信息，一直是檔案管理者夢寐以求的事。計(jì)算機(jī)能準(zhǔn)確地將搜尋指針定位到符合檢索特征的信息上，迅速、多方位地查詢到需要的信息，并能按各種不同的形式打印輸出，提高工作效率。

2實(shí)施文檔一體化管理的思路

2.1統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)化是支撐文檔一體化建設(shè)的重要手段，也是文檔一體化管理實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、信息共享、安全可靠的前提。國家檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理部門應(yīng)盡早制定電子文檔一體化業(yè)務(wù)流程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則，提出電子文檔格式、版式的法定要求，以保證電子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的平滑移交，實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息，原文和元數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)規(guī)范化管理。各機(jī)關(guān)也要針對國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定本機(jī)關(guān)電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程，分別對文件、檔案、文檔交換三個(gè)方面建立文檔安全管理標(biāo)準(zhǔn)體系。一是應(yīng)盡快建立和完善標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文檔一體化管理平臺；二是檔案部門和標(biāo)準(zhǔn)化部門盡快聯(lián)手制定文檔一體化管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則，如電子文檔的格式、版式的法定要求，文檔一體化管理的業(yè)務(wù)流程等；三是開發(fā)自動轉(zhuǎn)換軟件，以適應(yīng)當(dāng)前文檔一體化管理“雙軌制”，即利用通用軟件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不同標(biāo)準(zhǔn)間的自動生成功能。將不同手段形成的數(shù)據(jù)、版式，通過軟件自動轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一的電子文件格式，保證紙質(zhì)文件與電子文件的一致性，使文件從生成到歸檔整個(gè)生命周期中，實(shí)現(xiàn)電子公文統(tǒng)一傳輸、保存、管理與利用，從而有助于文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。

2.2建立文檔管理體制一個(gè)單位的檔案部門在行政關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系上，分屬于不同的部門。就國企而言，檔案工作在業(yè)務(wù)上更多地由地方檔案機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，而文件管理則由國企辦公室負(fù)責(zé)。這就使得在現(xiàn)實(shí)工作中,主管辦公室的國企領(lǐng)導(dǎo)者更多地把目光集中在文件管理的層面，檔案部門難以“越權(quán)”對文件管理部門進(jìn)行規(guī)范管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成文檔分離，如文件登記與檔案著錄，就缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督機(jī)構(gòu)。對此，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化，首無要建立統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)管理文書工作和檔案工作，能在體制上解決文檔同步管理問題。規(guī)范部門職責(zé)，同時(shí)要賦予檔案部門一種新的職權(quán)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)和指導(dǎo)從文件到檔案的各環(huán)節(jié)的工作。確保檔案管理職責(zé)滲透到各部門，使文件的形成處理、立卷歸檔與檔案的收集、整理、利用在統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下有機(jī)銜接在一起并在掌握控制之中。

2.3提高檔案管理員的綜合素質(zhì)長期以來，有關(guān)單位檔案管理人員全靠手工檢索、管理檔案，習(xí)慣于傳統(tǒng)簡單的手工管理方式，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用較少，再加之受經(jīng)濟(jì)條件所限制，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案的單位較為有限。這就要求檔案管理人員平時(shí)在刻苦學(xué)習(xí)專業(yè)知識的同時(shí)還要努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，以適應(yīng)社會進(jìn)步的需要，以便更好地開展單位文檔一體化計(jì)算機(jī)管理工作。如廣西電力公司，組織了專門力量編寫操作手冊式的機(jī)關(guān)電子文檔管理指南，并開展專門的實(shí)踐性培訓(xùn)，使從事檔案工作者快速掌握電子文檔管理的基本概念、技術(shù)和方法，使大家能完成基本工作任務(wù)。同時(shí)，針對電子文檔技術(shù)發(fā)展更新快的特點(diǎn)，也要抓好專業(yè)技術(shù)骨干的理論研究和指導(dǎo)能力培訓(xùn)。通過兩個(gè)方面的努力，從整體上提高檔案工作人員應(yīng)對電子文檔管理新任務(wù)的能力，為電子文檔管理奠定知識基礎(chǔ)。

2.4加強(qiáng)立法文檔管理一體化改革需要政策法規(guī)的保障，為了規(guī)范文件和檔案的管理，我國曾制定了一些管理原則和規(guī)范，以協(xié)調(diào)“歸檔”前的文書工作和“歸檔”后的檔案工作之間的一致性，這些原則和規(guī)范對加強(qiáng)我國文書工作及檔案工作發(fā)揮了積極的影響，但要保證文檔管理一體化的實(shí)現(xiàn)還有距離，因而有必要對我國文檔管理一體化實(shí)行專門立法。如：法國政府意識到，要使檔案信息安全運(yùn)行和傳遞，就需要加強(qiáng)必要的法律建設(shè)，以其作為檔案信息安全的第一道防線。1985年通過刑法修正案，將非法使用計(jì)算機(jī)和損害檔案資料的行為規(guī)定為犯罪，并就檔案信息立法中的一些專門術(shù)語作了嚴(yán)格定義，以杜絕罪犯玩弄技術(shù)術(shù)語逍遙法外的現(xiàn)象。

隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案信息安全問題變得日益嚴(yán)峻，計(jì)算機(jī)黑客的入侵、網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫、檔案信息的泄露、網(wǎng)絡(luò)事故等，既會造成難以彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失，也會破壞和擾亂正常的社會經(jīng)濟(jì)秩序和人們的正常工作和生活，嚴(yán)重的甚至威脅著各企業(yè)、事業(yè)單位、國家機(jī)關(guān)等。目前，網(wǎng)絡(luò)黑客對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中高度敏感的保密檔案信息的攻擊和竊取正在日益上升。面對如此嚴(yán)峻的檔案信息安全問題，政府必須要進(jìn)一步完善相關(guān)的政策法規(guī)，以保電子檔案信息的安全。

3結(jié)語

綜上所述，文檔一體化管理實(shí)際上是一場以技術(shù)革命為中心的全面改革，具有強(qiáng)烈的前瞻性和必要性，也顯示出很大的可能性。而作為文檔專職管理人員，要做的工作還很多,關(guān)鍵是不斷地提高自身的修養(yǎng)，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。隨著時(shí)代的發(fā)展,科學(xué)的進(jìn)步，對信息化管理要求越來越高，這項(xiàng)工作對檔案管理員來說，任重而道遠(yuǎn)。

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