基于工作流的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的分析與設(shè)計

孔小萌

[摘要]分析電子公文流轉(zhuǎn)要素，針對電子公文復(fù)雜的公文表單和流程，提出動態(tài)設(shè)計公文流轉(zhuǎn)頁面和流程的方法，最后說明實現(xiàn)過程。

[關(guān)鍵詞]工作流公文流轉(zhuǎn)流程定制

中圖分類號：F27文獻標識碼：A文章編號：1671-7597(2009)0610017-02

一、引言

日常公文處理是機關(guān)工作中的一項繁雜而重要的工作。辦公自動化系統(tǒng)中的公文流轉(zhuǎn)模塊，就是為了讓機關(guān)工作人員提升辦文質(zhì)量、提高工作效率、節(jié)約行政成本，使他們從長期繁雜的事務(wù)性工作中解放出來。

傳統(tǒng)的基于工作流設(shè)計的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，公文頁面和流程是靜態(tài)生成和管理的。開發(fā)者根據(jù)不同的公文類型設(shè)計不同的公文頁面和流程，編寫相應(yīng)的程序代碼。維護過程中，一旦公文頁面或者流程發(fā)生改變，就需要重新設(shè)計，重新編寫程序代碼。實踐證明：此種靜態(tài)設(shè)計，導(dǎo)致系統(tǒng)的開發(fā)量和維護量都非常大，不能很好的滿足用戶對公文流轉(zhuǎn)的多樣性和迅速變化的需求。因此，本文結(jié)合某機關(guān)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)，介紹了一個基于工作流技術(shù)的電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的設(shè)計過程。

二、電子公文流轉(zhuǎn)要素的分析

公文流轉(zhuǎn)過程中，有如下要素：公文、流程、流轉(zhuǎn)方式、公文樣式、權(quán)限。

(一)公文

電子公文是指以電子形式表現(xiàn)的并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞的，用于單位相互之間聯(lián)系事務(wù)的具有規(guī)范格式的公文。它包含表單、正文和附件三方面內(nèi)容。按照公文傳遞類型分為發(fā)文類公文和收文類公文的兩類公文，兩者的表單內(nèi)容都共同包含公文類型、公文名稱、公文編號、主題詞、緊急程度、各注、主送、抄送、抄報等信息。發(fā)文類公文表單基礎(chǔ)信息還包含：主辦人、主辦部門、作者等。收文類公文表單基礎(chǔ)信息還包含：收文編號，收文主辦人、全局辦理時限等。

(二)流程

電子公文流程是電子公文從起草到歸檔，并按照標準的、統(tǒng)一的公文交換與共享機制和定義好的規(guī)則，在各部門之間逐級審批、傳遞，從而完成辦理耳標的流轉(zhuǎn)過程。

電子公文流程按照公文類別分為發(fā)文類流程和收文類流程。

發(fā)文類流程主要功能是處理內(nèi)部制定的或外來轉(zhuǎn)發(fā)的電子公文，對所有正式公文進行擬稿、審稿、核稿、會簽、簽發(fā)、編號、蓋章、歸檔等過程的處理及管理。圖1為某機關(guān)發(fā)文流程圖：

收文類流程主要功能是處理和記載上級發(fā)文、平級來文等公文，并對接受的所有正式電子公文實現(xiàn)登記、擬辦、批辦、傳閱、分發(fā)等處理和管理。圖2為某機關(guān)收文流程圖：

(三)流轉(zhuǎn)方式

1、流轉(zhuǎn)模式

電子公文流轉(zhuǎn)的模式一般可歸納為以下四種：直流模式、分流模式、合流模式和回流模式。圖3為四種公文流傳模式圖：

其中A，B分別為公文流轉(zhuǎn)中的兩個關(guān)聯(lián)的節(jié)點，也是角色執(zhí)行活動的場所，箭頭線代表活動之間的關(guān)系。

(1)直流模式。最基本的流轉(zhuǎn)方式，人員之間一對一的傳達模式。通常用于申請審批類流程，如一份公文信息單經(jīng)部門經(jīng)理批示后直接交給下一個經(jīng)辦人處理。(2)分流模式。人員之間一對多的傳送模式。一種是不需要條件約束的傳送，例如通知；另一種是滿足某些條件才能實施的傳達，例如機要室所收文件、資料按黨政系統(tǒng)分別處理。(3)合流模式。人員之間多對一的傳送模式。例如公文的會簽：某上級分發(fā)給多個下級部門經(jīng)辦的信息單經(jīng)過不同的經(jīng)辦人員處理完畢后，匯總給該上級進行查看和審批。(4)回流模式。公文在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的退回、重做等情況，從而在流程中形成回路。

2、流轉(zhuǎn)關(guān)系

參照圖3，公文流轉(zhuǎn)關(guān)系就是各個操作節(jié)點之間的流程關(guān)系，即圖中的箭頭線。一個操作節(jié)點表示一件不可再分的操作任務(wù)。多個操作節(jié)點通過不同的關(guān)系聯(lián)接構(gòu)成公文流轉(zhuǎn)過程中的基本流程。

那么對于公文流轉(zhuǎn)的某一節(jié)點而言，流轉(zhuǎn)到此節(jié)點開始工作，有三種狀態(tài)：(1)與型：只有當其所有的前繼工作節(jié)點都完成時，流程方可進入下一步，執(zhí)行當前節(jié)點的操作。如某公文需要所選的多個處長全部批閱后，工作流才能進入下一個節(jié)點，只要有一個人沒有辦理完畢，流程就不能向下流轉(zhuǎn)。(2)或型：其所有前繼節(jié)點中有一個節(jié)點完成，流程就可以進入下一個節(jié)點，執(zhí)行當前操作節(jié)點。如某公文交給多個人執(zhí)行，只要有一個人完成操作，流程就可以往下流轉(zhuǎn)，而不管其他人員是否完成。(3)駁回型：需要回退或者重做時，就要回退給相應(yīng)的工作節(jié)點和辦理人。

(四)公文樣式

公文樣式主要指公文流轉(zhuǎn)時的用戶界面。

根據(jù)不同的流轉(zhuǎn)節(jié)點，不同的辦理人員看到的公文信息會有所不同。(1)公文表單各項信息在不同的辦理節(jié)點可能處于不同的編輯狀態(tài)：不顯示不更新、不顯示用默認值更新、顯示不更新、顯示不可編輯用默認值更新、顯示更新可編輯和顯示更新必填等。(2)公文正文狀態(tài)也可能處于不同的編輯狀態(tài)：帶痕跡草稿可讀可修改、帶痕跡草稿可讀不可修改、不帶痕跡草稿可修改、不帶痕跡草稿可讀不可修改、規(guī)范公文只讀可打印和規(guī)范公文只讀不可打印等。(3)公文附件狀態(tài)也可能處于不同的編輯狀態(tài)：可管理全部附件、可管理本單位附件其他單位附件不可見、可管理本單位附件其他單位附件可見但不可刪除、可見所有附件、可見本單位附件等。

(五)權(quán)限

在電子公文流轉(zhuǎn)過程中，涉及很多權(quán)限的設(shè)置和管理。例如：設(shè)置對不同公文類型使用的權(quán)限：對不同流程使用的權(quán)限；在流程節(jié)點上指定固定的辦理人員組、職務(wù)或者默認的辦理人；流程流轉(zhuǎn)過程中，辦理人員可否回退或撤銷的權(quán)限；辦理人員辦理完畢后可否瀏覽已辦公文的權(quán)限。

三、電子公文流轉(zhuǎn)模型的設(shè)計

電子公文的流轉(zhuǎn)模型設(shè)計主要分為工作頁面設(shè)計和基于工作流的流程設(shè)計。由于B／S架構(gòu)的應(yīng)用系統(tǒng)具有無需安裝用戶客戶端、用戶界面更加人性化等優(yōu)點，因此當前主流的電子公文處理系統(tǒng)已經(jīng)基本采用B／S架構(gòu)。故而本文中的電子公文工作頁面的討論范圍也僅限于于基于web的工作頁面設(shè)計。

(一)工作頁面設(shè)計

1．公文表單頁面設(shè)計

在電子公文流轉(zhuǎn)過程中將公文的三類信息安排在兩個頁面：公文表單和附件信息在一個頁面，公文正文信息顯示在另一個頁面。公文表單按照其不同種類以及各使用單位的具體要求提供不同的數(shù)據(jù)字段和不同的外觀。為了保持用戶的使用習(xí)慣，其最終的設(shè)計外觀基本和原來基于紙質(zhì)公文表單一致。公文表單頁面程序模塊可以動態(tài)與流程管理模塊結(jié)合，按照公文樣式和權(quán)限來決定每類公文信息的顯示以及編輯狀態(tài)。其通用框架如圖4所示：

2．正文頁面設(shè)計

電子公文正文在草擬流轉(zhuǎn)過程中最基本的要求是能夠?qū)崿F(xiàn)對電子文件的在線編輯和保存功能。在下發(fā)、簽收流程中只需要實現(xiàn)對文件的瀏覽即可?！笆謱懞灻?、“電子印章”、“痕跡保留”、“意見批示”等功能在當前也被逐漸引入電子公文處理的正文頁面。目前在項目中采用第三方web插件可以圓滿解決這些問題。國內(nèi)的江西金格等中間件廠商已經(jīng)提供了成熟的Office在線編輯插件，而且這些插件目前已經(jīng)被國內(nèi)主流的D^開發(fā)商所采用。圖5為Office在線編輯插件體系構(gòu)架圖。

(二)流程定制

根據(jù)本文2.2節(jié)和2.3節(jié)分析可以清晰的看出，流程定制設(shè)計時首先需要建立流程模版，記錄流程對應(yīng)的公文表單類型，以及流程模版名稱。然后分別建立工作節(jié)點、工作流的流轉(zhuǎn)模式和流轉(zhuǎn)關(guān)系。

1．工作流程模版。每一個公文表單可以對應(yīng)多個公文流程模版。流程模版包含如下字段信息：流程模版編號、工作流編號、流轉(zhuǎn)開始節(jié)點、流轉(zhuǎn)結(jié)束節(jié)點、工作流程描述等。

2．工作節(jié)點。工作流的工作節(jié)點要包含的字段信息如下：節(jié)點編號、節(jié)點名稱、節(jié)點操作說明、節(jié)點類型(分為流程起始節(jié)點、流轉(zhuǎn)節(jié)點、終結(jié)節(jié)點)、節(jié)點默認辦理人、節(jié)點辦理人員范圍等。工作節(jié)點信息還要體現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)要素中的公文樣式：要說明處理此流程的該節(jié)點時，公文處于什么模式(公文模式需要單獨定義)，當前辦理人對數(shù)據(jù)的操作權(quán)限。

3．工作流的流轉(zhuǎn)模式。工作流流轉(zhuǎn)模式的包含如下字段信息：流轉(zhuǎn)編號，上一節(jié)點，下一節(jié)點，優(yōu)先級，提交方式，流轉(zhuǎn)描述等。三種流轉(zhuǎn)關(guān)系可以轉(zhuǎn)化為節(jié)點辦理人提交方式：一人完成提交和全部完成提交。在此，特別討論駁回型：如果此節(jié)點是多人全部完成提交，而其中某人批閱后要求退回上一節(jié)點的辦理人，這時候要和管理員溝通，確定節(jié)點處理優(yōu)先級。

4．公文流轉(zhuǎn)事件。流程定制信息記錄完畢后，公文在流程流轉(zhuǎn)過程中，需要記錄公文流轉(zhuǎn)事件。公文流轉(zhuǎn)事件表包含字段信息如下：節(jié)點ID、經(jīng)辦人、經(jīng)辦意見、處理方式、辦理時間。通過此事件表，可以回溯公文流轉(zhuǎn)的實際過程計算出公文的辦理時間，對比公文辦理期限，可以計算剩下辦理期限，強調(diào)顯示和提醒，并實現(xiàn)追蹤和督辦功能。

四、結(jié)束語

本文中基于工作流實現(xiàn)的電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)對于其他一些信息系統(tǒng)的建設(shè)同樣具有指導(dǎo)和借鑒作用，在實際應(yīng)用中也得到了很好的效果。當然在公文表單和正文實現(xiàn)自動流轉(zhuǎn)后還需要進一步針對整個系統(tǒng)實現(xiàn)流程的進一步優(yōu)化，完善整個的流程，真正提高效率。此種基于工作流的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)滿足了用戶的需求，減少了開發(fā)人員的開發(fā)量和管理人員的維護量。