集團(tuán)企業(yè)ＨＲ管理的信息化之路

趙新華

集團(tuán)企業(yè)HR管理難題

在中國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展過程中，萬科、海爾、聯(lián)想等一大批本土企業(yè)迅速崛起，從單體企業(yè)發(fā)展擴(kuò)張成為大型集團(tuán)化企業(yè)，并逐步走出國門，融入經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程中。這些成果都與其自身成功地進(jìn)行了集團(tuán)化人力資源管理息息相關(guān)。由于集團(tuán)企業(yè)與一般單體企業(yè)的組織架構(gòu)及業(yè)務(wù)運(yùn)營復(fù)雜程度完全不同，在人力資源管理業(yè)務(wù)過程中，集團(tuán)企業(yè)也必將面臨系列特殊的管理難點(diǎn)和困惑，例如：集團(tuán)企業(yè)在管理中如何避免“一放就亂、一管就死”現(xiàn)象的發(fā)生?如何充分體現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)規(guī)?；芾淼膬r值，促使集團(tuán)綜合實(shí)力最大化，等等。

若想從根本上解決集團(tuán)企業(yè)管理過程中所遇到的上述困惑與難題，須依靠管理制度的變革，并借助先進(jìn)的軟件系統(tǒng)工具，才能最終清除阻礙集團(tuán)發(fā)展的絆腳石。

信息化項(xiàng)目前期準(zhǔn)備

當(dāng)人力資源管理者發(fā)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)中諸多的管理難點(diǎn)并意識到需要借助信息化的手段來幫助解決這些問題的時候，這僅僅是萬里長征的第一步。要想最終取得信息化的最終成功，還有三條決定性的基礎(chǔ)要素，第一條：取得領(lǐng)導(dǎo)(總經(jīng)理或董事長)的支持；第二條：思考如何取得領(lǐng)導(dǎo)的支持；第三條：采取哪些實(shí)際行動贏得領(lǐng)導(dǎo)的支持。

開展信息化建設(shè)在獲得集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)全力支持的前提下，首先要做好充分的準(zhǔn)備工作?，F(xiàn)將決定項(xiàng)目成敗的要點(diǎn)概括如下：

●明確目標(biāo)、抓住重點(diǎn)、總體規(guī)劃、分步實(shí)施、滾動發(fā)展、快速見效

“明確目標(biāo)、抓住重點(diǎn)”就是說項(xiàng)目的目標(biāo)要明確、可達(dá)成、可衡量，不能指望通過一個項(xiàng)目就解決人力資源管理的所有問題。不能西瓜芝麻一把抓，解決問題要分輕重緩急。特別是作為—個全集團(tuán)運(yùn)作的大項(xiàng)目，一定要分清各層級、各部門在項(xiàng)目中的分工內(nèi)容和工作重點(diǎn)，扮演好各自在項(xiàng)目中的角色。

“總體規(guī)劃”不僅僅是指制定整體的工作計劃、方案，更重要的是對那些可能會影響全局的重要元素進(jìn)行明確的定義和統(tǒng)一規(guī)則，例如：組織架構(gòu)編碼規(guī)則、崗位(職位)編碼規(guī)則、人員編碼規(guī)則、合同(協(xié)議)編碼規(guī)則、系統(tǒng)操作用戶命名及授權(quán)規(guī)則、全局公共變量。

“分步實(shí)施”是指針對每個實(shí)施點(diǎn)來說，要遵循“由簡到繁、由淺至深”的原則，不能片面追求進(jìn)度，囫圇吞棗一起上，最終因消化不良而失敗。

“滾動發(fā)展、快速見效”是指在試點(diǎn)單位完成一期基礎(chǔ)簡單功能，著手二期高端業(yè)務(wù)的同時，其他單位可以參照試點(diǎn)的成功經(jīng)驗(yàn)，同步進(jìn)行基礎(chǔ)功能的實(shí)施。這樣可節(jié)省時間，合理加快項(xiàng)目進(jìn)度，盡早取得整體成效。

●建設(shè)方與實(shí)施方要進(jìn)行詳細(xì)的業(yè)務(wù)調(diào)研，編制調(diào)研報告，并據(jù)此制定可行的實(shí)施方案

項(xiàng)目前期的需求調(diào)研是對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的梳理摸底過程，這個工作一定要認(rèn)真仔細(xì)，切不可為了趕項(xiàng)目進(jìn)度而形式化、空洞化、走過場。調(diào)研報告中應(yīng)該全面詳細(xì)地描述現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，收集各業(yè)務(wù)相關(guān)人員的意見和建議，以及他們期望通過此次項(xiàng)目達(dá)成的目標(biāo)。這些必備要素將決定下一步能否制定出成功的實(shí)施方案。

與調(diào)研報告相對應(yīng)的實(shí)施方案應(yīng)該提供切實(shí)解決問題的方法。首先要能滿足眼前的管理業(yè)務(wù)需求，其次還要為將來的發(fā)展和變化提供足夠的冗余(比如性能、流程調(diào)整等等)。在實(shí)施方案的附屬文件中，一套完整的“數(shù)據(jù)字典”將成為HR業(yè)務(wù)人員和IT工程師共同遵守的規(guī)范準(zhǔn)則。

建設(shè)方在實(shí)施方的指導(dǎo)下，收集整理相關(guān)的原始數(shù)據(jù)，在確保準(zhǔn)確后，要求實(shí)施方能夠采用技術(shù)手段將數(shù)據(jù)大批量地導(dǎo)入系統(tǒng)，這便是系統(tǒng)快速初始化的有效方法。

●組建專業(yè)團(tuán)隊

俗話說“萬事人為先”，一個項(xiàng)目能否成功，80％取決于是否擁有一個良好的團(tuán)隊。作為項(xiàng)目建設(shè)方來說，一定要派出熟悉日常業(yè)務(wù)運(yùn)作、在企業(yè)內(nèi)有一定職權(quán)和威信的專職人員作為核心參與者，由主管企業(yè)HR業(yè)務(wù)的部門或公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理。由于項(xiàng)目進(jìn)行的周期跨度可能數(shù)月甚至數(shù)年，因此，建設(shè)方可以要求施工方(軟件服務(wù)供應(yīng)商)在項(xiàng)目設(shè)計之初，提供項(xiàng)目經(jīng)理和成員名單、工作背景經(jīng)歷等資料。同時要求施工方承諾項(xiàng)目啟動后，未經(jīng)許可不得變更人員。這些要求可附加成為合同的相關(guān)條款，以保障項(xiàng)目最終能取得成功。集團(tuán)企業(yè)HR信息化三步曲

●搭建集團(tuán)管控基礎(chǔ)應(yīng)用平臺

集團(tuán)企業(yè)普遍存在著海量的人事基礎(chǔ)資料無法高效管理和利用：內(nèi)部人員流動頻繁，無法及時準(zhǔn)確掌握整個集團(tuán)人力資源動態(tài)情況；各類審批流程錯綜復(fù)雜，沒有簡單靈活快捷的處理工具：企業(yè)人員眾多，工資、獎金、社保核算工作量巨大，人工方式容易出錯且效率較低，即使有簡單的軟件工具也難以實(shí)現(xiàn)和其他業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)共享，很多計算不得不依賴人工完成：下屬單位上報的報表存在“不及時、不準(zhǔn)確、不全面、不統(tǒng)”的問題，無法按照領(lǐng)導(dǎo)要求及時準(zhǔn)確完成各種報表匯總，盡管工作人員常常加班加點(diǎn)完成的報表數(shù)據(jù)還時有偏差等類似的情況。

這些問題都是集團(tuán)企業(yè)HR管理最基礎(chǔ)、最亟待解決的問題。只有解決了這些問題，我們的HR管理人員才能有時間思考和處理涉及企業(yè)戰(zhàn)略的問題。因此，搭建全集團(tuán)統(tǒng)一的信息化基礎(chǔ)應(yīng)用平臺，使各類數(shù)據(jù)和資料集成在一起，實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)確的人事信息查詢、工資獎金核算、報表統(tǒng)計，提高日常人力資源的工作效率，減輕工作負(fù)擔(dān)才是第一步的目標(biāo)。

●提升組織能力、創(chuàng)造卓越績效

企業(yè)每年要投入大量培訓(xùn)I和招聘成本，但聘請的人員能否勝任崗位要求、參加培訓(xùn)I的員工能力是否確有提高，都沒有可衡量的標(biāo)準(zhǔn)，在提升企業(yè)的組織能力方面就更顯得無據(jù)可依。集團(tuán)各類知識資料分散在若干部門中，導(dǎo)致有些渠道或信息無法共享。例如子公司單獨(dú)招聘的成本高，而集團(tuán)的品牌優(yōu)勢在招聘中無法集中發(fā)揮；戰(zhàn)略人才庫的建設(shè)工作一直因?yàn)闆]有高效的管理工具而擱淺；因提升改進(jìn)的流程過于復(fù)雜，績效考核往往流于為打分而打分的形式，不能體現(xiàn)公平公正：人力資源管理工作往往只局限在人力資源部門內(nèi)部，其他部門的主管和員工通常不關(guān)心HR相關(guān)業(yè)務(wù)，即使有需求，往往也因?yàn)镠R人員忙于手頭工作無法及時解答處理等。這都迫切地需要通過有效的溝通平臺幫助企業(yè)全員參與到人力資源日常管理中來。

所以說，僅僅完成集團(tuán)管控基礎(chǔ)平臺的搭建是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)向戰(zhàn)略人力資源管理的成功轉(zhuǎn)型，并構(gòu)建和諧的勞資關(guān)系，作為集團(tuán)企業(yè)人力資源信息化的第二步，還需要以能力素質(zhì)模型為核心，圍繞企業(yè)組織能力提升展開人員招聘和培訓(xùn)工作，并以人力資源的全程績效管理平臺為支撐工具，保障企業(yè)績效的達(dá)成。在此過程中，通過各業(yè)務(wù)模塊之間的協(xié)同運(yùn)作自助平臺，倡導(dǎo)全員積極參與HR管理是HR管理工作成功與否的關(guān)鍵。

●輔助戰(zhàn)略決策、創(chuàng)新管理增值

集團(tuán)企業(yè)多年的人力資源管理工作積累了大量數(shù)據(jù)，但企業(yè)在作出重大的戰(zhàn)略決策時，往往窘困于無法從這些龐雜的數(shù)據(jù)中提煉、挖掘出有價值的信息，這就會增加決策風(fēng)險。因此要真正體現(xiàn)人力資源管理工作在企業(yè)戰(zhàn)略中的價值，就必須充分開發(fā)和利用人力資源管理數(shù)據(jù)，借助信息化的工具為企業(yè)管理高層提供戰(zhàn)略決策輔助分析，向數(shù)據(jù)要價值，向管理要效益。

在前兩步信息化的基礎(chǔ)之上，集團(tuán)企業(yè)還可借助相關(guān)的決策分析管理工具，完成人力資源的各類數(shù)據(jù)整理分析，例如人力成本結(jié)構(gòu)和理性分析、人員流動和理性分析等。通過這些分析，幫助企業(yè)管理者在管理過程中作出正確的決策，為企業(yè)的人力資源管理創(chuàng)新提供策略性支持和成功保障。