ＥＲＰ會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的研究

李　慶

【摘要】ERP環(huán)境下,需要根據(jù)ERP系統(tǒng)集成性的要求,借鑒業(yè)務(wù)流程重組的思想,利用先進(jìn)的信息技術(shù),對傳統(tǒng)的會計(jì)業(yè)務(wù)信息流程進(jìn)行重組。這樣可以充分發(fā)揮ERP給企業(yè)會計(jì)業(yè)務(wù)帶來的優(yōu)勢,實(shí)時(shí)反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng),變會計(jì)事后核算為事中控制甚至事前控制,實(shí)現(xiàn)由核算職能向管理職能的轉(zhuǎn)變,以滿足會計(jì)信息使用者以及現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。

【關(guān)鍵詞】ERP;會計(jì)業(yè)務(wù);流程重組

近年來,隨著ERP產(chǎn)品的不斷發(fā)展與成熟以及中國企業(yè)的管理能力和信息技術(shù)應(yīng)用水平不斷提高,ERP系統(tǒng)逐漸被越來越多的企業(yè)所采納,但是并未取得預(yù)期效果。究其原因,ERP系統(tǒng)的優(yōu)越性的充分發(fā)揮不僅取決于系統(tǒng)本身的合理性及科學(xué)性,還取決于系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境,特別是業(yè)務(wù)信息流程能否合乎現(xiàn)代化管理及信息網(wǎng)絡(luò)化的要求。

一、傳統(tǒng)的會計(jì)業(yè)務(wù)流程

傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)流程是建立在勞動(dòng)分工理論下的一種順序化業(yè)務(wù)流程,入口的主要內(nèi)容就是會計(jì)憑證,即當(dāng)一項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)發(fā)生時(shí),會計(jì)人員根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)(采購發(fā)票、銷售發(fā)票、入庫單等)編制記賬憑證,使用會計(jì)科目和復(fù)式記賬法這兩個(gè)強(qiáng)大的會計(jì)工具把會計(jì)主體的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入和費(fèi)用等的財(cái)務(wù)度量結(jié)果分類匯總,然后進(jìn)行賬簿登記和報(bào)表編制,最后使用標(biāo)準(zhǔn)格式和項(xiàng)目內(nèi)容的會計(jì)報(bào)表將匯總的數(shù)據(jù)定期提交給信息使用者。

二、ERP環(huán)境下的會計(jì)業(yè)務(wù)流程

ERP系統(tǒng)最大特點(diǎn)是財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的集成,實(shí)行財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化管理。與傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)順序化的流程相比,ERP環(huán)境下的會計(jì)業(yè)務(wù)流程表現(xiàn)為集成性和實(shí)時(shí)性。ERP環(huán)境下的會計(jì)業(yè)務(wù)流程分為會計(jì)數(shù)據(jù)的采集、會計(jì)數(shù)據(jù)的處理、會計(jì)信息的輸出三部分,如圖1所示:

三、ERP環(huán)境下會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的必要性分析

(一)傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)流程的缺陷要求

1.業(yè)務(wù)信息被簡化

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的信息,包含了大量業(yè)務(wù)活動(dòng)的詳細(xì)數(shù)據(jù),而在現(xiàn)行的電算化會計(jì)流程中,是以記賬憑證為起點(diǎn)實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息的處理和收集。這種信息處理方式存在兩個(gè)缺陷,一是處理速度緩慢,信息不直接來源于業(yè)務(wù)人員;二是會計(jì)人員遠(yuǎn)離業(yè)務(wù),只能根據(jù)會計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行職業(yè)判斷,丟掉了大量的有用信息,而這些信息對于企業(yè)其他人員來說可能是非常重要的。

2.現(xiàn)行會計(jì)業(yè)務(wù)流程無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)時(shí)監(jiān)控的需要

信息的實(shí)時(shí)性決定了它的有用性和控制力度,能夠幫助管理者有效和實(shí)時(shí)控制非法事件的發(fā)生。會計(jì)信息的滯后性不能使管理者從會計(jì)信息系統(tǒng)中得到所需的信息?，F(xiàn)行會計(jì)信息系統(tǒng)提供滯后的信息不僅影響了信息的質(zhì)量,降低了它的相關(guān)性,而且正在逐步失去其應(yīng)有的價(jià)值。

3.信息使用者的多樣化、個(gè)性化信息需求無法滿足

現(xiàn)行會計(jì)業(yè)務(wù)流程所編制的財(cái)務(wù)報(bào)告是標(biāo)準(zhǔn)化的、通用化的,以滿足外部使用者的共同需求。但是財(cái)務(wù)信息使用者眾多,其信息需求的差異很大,不同的人員一般只關(guān)心某些特定的信息,而對另外的信息可能不感興趣。但是目前的會計(jì)處理流程不是將源數(shù)據(jù),而是把處理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行呈報(bào),中間有大量的對于某些人員非常有用的信息被處理掉了,從而無法滿足使用者的需要。

(二)ERP實(shí)施的要求

1.ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)背景要求進(jìn)行會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組

眾所周知,ERP最早是從西方發(fā)達(dá)國家傳入我國的,它們是典型的市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行模式,因此,ERP軟件正是適應(yīng)這一市場狀況和管理要求而設(shè)計(jì)的先進(jìn)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。而我國目前許多企業(yè)的管理方法和管理手段都很落后,與西方發(fā)達(dá)國家的差異很大。這樣的一種企業(yè)管理現(xiàn)狀就必然要求企業(yè)在應(yīng)用ERP之前,首先要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組,按照先進(jìn)的ERP軟件的管理要求對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的改造工作,對原有的機(jī)構(gòu)、人員和崗位設(shè)置進(jìn)行必要的重新安排。

2.ERP系統(tǒng)的信息集成性要求進(jìn)行會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組

ERP系統(tǒng)最大的特點(diǎn)就是信息集成性,財(cái)務(wù)模塊與其他模塊有著密切的聯(lián)系,如分銷、制造模塊的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過信息集成,可直接傳入財(cái)務(wù)模塊,從而消滅信息孤島。在ERP環(huán)境下,很多原來由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行的工作,實(shí)施信息集成后可以由其他部門的員工來完成,會計(jì)數(shù)據(jù)可以由各部門分別收集。這樣一來,會計(jì)的工作內(nèi)容發(fā)生了重大變化,會計(jì)的工作流程也必然會發(fā)生重大變化,因此,對應(yīng)于企業(yè)信息集成的需要,需要重組會計(jì)業(yè)務(wù)流程。

3.ERP軟件的應(yīng)用目的要求進(jìn)行會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組

從根本上來講,企業(yè)應(yīng)用ERP的目的在于改善企業(yè)經(jīng)營管理,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。這樣的一個(gè)最終目的必然要求企業(yè)能夠借助于ERP在企業(yè)中的實(shí)施應(yīng)用,不斷地優(yōu)化它的業(yè)務(wù)流程,使整個(gè)經(jīng)營活動(dòng)更加符合科學(xué)管理的要求。

4.ERP、 BPR的實(shí)施要求進(jìn)行會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組

ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程是根據(jù)物流、資金流設(shè)計(jì)的,取代了傳統(tǒng)的信息采集、匯總、統(tǒng)計(jì)與傳遞等管理統(tǒng)計(jì)工作,變“結(jié)果管理”為“過程管理”。如果依照原有業(yè)務(wù)流程實(shí)施ERP項(xiàng)目,ERP僅僅被用于處理一些簡單的車間報(bào)表,這些報(bào)表信息仍舊由班組一級級向上傳遞,ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)物流、資金流的高效性在舊的管理模式下得不到充分的體現(xiàn)。

四、ERP環(huán)境下會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組

會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的實(shí)施要進(jìn)行以下三個(gè)步驟:觀念重組、流程重組、組織重組。流程重組要求對企業(yè)的現(xiàn)有會計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研分析,舍棄重疊的、不合理的流程,設(shè)計(jì)適合企業(yè)的新流程。

(一)會計(jì)觀念的重組

在會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組過程中,我們必須以向會計(jì)信息使用者提供決策有用的財(cái)務(wù)信息為目標(biāo),樹立新的會計(jì)觀念:

1.樹立面向顧客滿意的觀念

財(cái)務(wù)人員應(yīng)處理好與不同類型顧客的關(guān)系,加強(qiáng)雙方的交流與溝通,以實(shí)現(xiàn)雙贏,甚至是多贏。

2.樹立價(jià)值創(chuàng)造的觀念

要求財(cái)務(wù)人員不僅僅被動(dòng)地去執(zhí)行工作,而是主動(dòng)地與其他人員密切配合,形成良好的協(xié)調(diào)互動(dòng)機(jī)制,為實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值增值的目標(biāo)出謀劃策。

3.樹立積極的風(fēng)險(xiǎn)觀念

新經(jīng)濟(jì)時(shí)代是一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)代,風(fēng)險(xiǎn)伴隨一切活動(dòng),忽視或逃避都不是解決的根本辦法。應(yīng)建立全新的風(fēng)險(xiǎn)觀念,通過積極行動(dòng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理,有效地預(yù)測和控制風(fēng)險(xiǎn)。

4.樹立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)觀念

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下的信息交流是多樣化雙向交流,財(cái)務(wù)流程必須按此要求進(jìn)行改造和重構(gòu)。

5.樹立道德觀念

利用信息技術(shù)流程重組后的會計(jì)信息系統(tǒng)具有開放性,比較易獲得企業(yè)商業(yè)秘密,因此更應(yīng)該加強(qiáng)會計(jì)職業(yè)道德觀念。

(二)會計(jì)信息處理流程的重組

1.會計(jì)信息處理流程重組的目標(biāo)

傳統(tǒng)的會計(jì)信息流程無法滿足信息使用者建立有效決策模型的需要,阻礙了ERP系統(tǒng)的信息集成和傳遞。重組后的會計(jì)信息處理流程應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集的會計(jì)信息采集方式、事件驅(qū)動(dòng)的會計(jì)信息處理方式以及實(shí)時(shí)報(bào)告的會計(jì)信息輸出方式。真正做到數(shù)出一源、數(shù)據(jù)共享、事件驅(qū)動(dòng)、實(shí)時(shí)報(bào)告,滿足各類信息使用者不同的需求。

(1)會計(jì)信息的采集方式——自動(dòng)收集

采集原始數(shù)據(jù)是會計(jì)業(yè)務(wù)流程的起點(diǎn),傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)流程下財(cái)務(wù)模塊沒有與其他管理子系統(tǒng)集成起來,是一個(gè)孤立的系統(tǒng),因此,財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門重復(fù)錄入原始數(shù)據(jù)。由于會計(jì)數(shù)據(jù)是會計(jì)人員通過手工篩選采集再錄入到財(cái)務(wù)模塊中,只能反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的小部分信息,與管理相關(guān)的信息并未采集,而且會計(jì)數(shù)據(jù)通常是在業(yè)務(wù)發(fā)生后采集,實(shí)時(shí)性差,通常只能為信息使用者提供事后進(jìn)行監(jiān)控的信息。

重組之后ERP環(huán)境下的會計(jì)業(yè)務(wù)流程中會計(jì)數(shù)據(jù)的采集,根據(jù)業(yè)務(wù)流程重組的思想和ERP系統(tǒng)的集成管理方式,運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)的收集。當(dāng)業(yè)務(wù)事件發(fā)生時(shí),業(yè)務(wù)部門將原始數(shù)據(jù)按一定編碼錄入,并存儲于全局共享數(shù)據(jù)庫中。會計(jì)部門需要數(shù)據(jù)時(shí)直接從全局?jǐn)?shù)據(jù)庫中調(diào)用數(shù)據(jù)進(jìn)行加工。會計(jì)部門可以直接從ERP系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù),按照會計(jì)事項(xiàng)的定義來確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告業(yè)務(wù)活動(dòng)的發(fā)生情況,這將大大提高會計(jì)信息的及時(shí)性。

(2)會計(jì)信息的處理方式——事件驅(qū)動(dòng)

傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)流程是功能驅(qū)動(dòng)的一個(gè)順序化的信息處理過程,即對各種功能規(guī)定了數(shù)據(jù)的處理和輸出方法。在會計(jì)業(yè)務(wù)處理中,通常將會計(jì)信息系統(tǒng)分解為原材料核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算、報(bào)表編制等若干子系統(tǒng),每個(gè)系統(tǒng)有自己專門的職責(zé)。重組后ERP環(huán)境下的會計(jì)業(yè)務(wù)流程是事件驅(qū)動(dòng)的,事件驅(qū)動(dòng)本是一種計(jì)算機(jī)術(shù)語,意指當(dāng)某一特定事件的要求代碼進(jìn)入工作時(shí),程序指令開始執(zhí)行。事件包括五個(gè)基本特征:一是發(fā)生了何事,涉及哪些資源;二是何時(shí)發(fā)生;三是涉及何人,充當(dāng)何種角色;四是事件發(fā)生的地點(diǎn);五是在事件發(fā)生時(shí)為什么可能出錯(cuò),風(fēng)險(xiǎn)是什么?事件驅(qū)動(dòng)會計(jì)信息處理流程是:當(dāng)業(yè)務(wù)事件發(fā)生時(shí),根據(jù)數(shù)據(jù)處理規(guī)則,各業(yè)務(wù)部門將業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)存入業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫,業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)為只經(jīng)過初步加工的源數(shù)據(jù),當(dāng)信息使用者想從系統(tǒng)中獲取信息時(shí),由信息使用者輸入信息處理代碼,系統(tǒng)啟動(dòng)相應(yīng)的信息處理程序,對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行加工處理,并將處理結(jié)果實(shí)時(shí)反饋給信息使用者。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)將各信息系統(tǒng)集成,使得原始數(shù)據(jù)收集分散化,而數(shù)據(jù)處理和存儲集中化,從而實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的協(xié)同?；谑录?qū)動(dòng)的ERP會計(jì)業(yè)務(wù)流程徹底打破了傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)流程的結(jié)構(gòu)模式,能夠強(qiáng)有力地支持管理決策的信息需求,符合信息技術(shù)和信息系統(tǒng)應(yīng)用的發(fā)展方向。ERP環(huán)境下事件驅(qū)動(dòng)會計(jì)業(yè)務(wù)流程如圖2所示。

(3)會計(jì)信息的輸出方式——實(shí)時(shí)報(bào)告

對ERP環(huán)境下會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的目的之一,是改變會計(jì)目前提供的信息滯后的劣勢。當(dāng)ERP系統(tǒng)接收到會計(jì)信息使用者發(fā)出的指令后,報(bào)告生成器根據(jù)用戶的選擇,在ERP系統(tǒng)中找到相應(yīng)的事件驅(qū)動(dòng)模型(報(bào)告生成器),啟動(dòng)相應(yīng)的信息處理程序(模塊),調(diào)用模型庫中適合的會計(jì)處理程序,對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行加工處理,生成用戶需要的信息,并將處理結(jié)果實(shí)時(shí)反饋給信息使用者。對于ERP系統(tǒng)中沒有的事件驅(qū)動(dòng)模型,需要信息使用者自己設(shè)計(jì)相應(yīng)的事件驅(qū)動(dòng)模型,事件驅(qū)動(dòng)模型制作完成后,使用者只需點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)就能發(fā)出指令,幾秒鐘之后,會計(jì)信息就呈現(xiàn)于眼前。如果信息能夠滿足需要,則會計(jì)業(yè)務(wù)流程結(jié)束;如果不能滿足需要,那么使用者可以重新發(fā)出其他指令,或者附帶條件地發(fā)出指令,而財(cái)務(wù)模塊就重新進(jìn)行處理數(shù)據(jù)——輸出信息的流程。

2.設(shè)計(jì)新會計(jì)業(yè)務(wù)流程的原則

BPR思想一種著眼于長遠(yuǎn)和全局,突出發(fā)展與合作的變革理念。要達(dá)到會計(jì)信息處理流程重組的目標(biāo),必須遵循以下原則:

(1)圍繞結(jié)果而不是工序重新設(shè)計(jì)新會計(jì)流程

既然我們要全新設(shè)計(jì)會計(jì)業(yè)務(wù)流程,以往的工作程序就不再是新會計(jì)流程的依據(jù),更不是變革的依據(jù)。所謂圍繞結(jié)果,就是圍繞企業(yè)最終要提供的會計(jì)信息進(jìn)行會計(jì)流程的設(shè)計(jì)和組織,圍繞目標(biāo)或產(chǎn)出而不是單個(gè)任務(wù)來設(shè)計(jì)人員的工作。從結(jié)果出發(fā),才擁有進(jìn)行真正徹底變革所需要的靈活性。

(2)讓那些需要得到流程產(chǎn)出的人自己執(zhí)行流程

當(dāng)與流程關(guān)系最密切的人自己可以完成流程時(shí),會大大消除原有各工作組之間的摩擦,從而減少管理費(fèi)用,但是這并不意味著要取消所有的專業(yè)部門的專業(yè)職能。例如,對于企業(yè)主要設(shè)備和原材料,還是需要由采購部門來專門完成的。具體如何安排,要以全局最優(yōu)為標(biāo)準(zhǔn)。讓那些需要得到流程產(chǎn)出的人自己執(zhí)行流程,才能使責(zé)任和利益相統(tǒng)一,既調(diào)動(dòng)工序?qū)嵤┱叩姆e極性,又使會計(jì)流程成為有人負(fù)責(zé)的過程,避免相互推卸責(zé)任。

(3)采集會計(jì)信息的同時(shí)進(jìn)行相關(guān)會計(jì)信息處理工作

會計(jì)信息在傳遞過程中的缺失和曲解一直是困擾企業(yè)管理的問題,這一問題在今天看來,由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及,會計(jì)信息的傳遞在速度上和質(zhì)量上都得到了前所未有的飛躍,通過對會計(jì)流程的重新組織,我們可以使會計(jì)信息在產(chǎn)生的地方就得到處理。通過重組會計(jì)流程,使會計(jì)信息的收集者來負(fù)責(zé)會計(jì)信息的處理工作,從而使得其他人處理、協(xié)調(diào)該信息的工作量降到最低。通過減少會計(jì)信息的外部接觸點(diǎn),從而大大減少了差錯(cuò)。

(4)使決策點(diǎn)位于工作執(zhí)行的地方,在會計(jì)流程中建立控制程序

隨著社會的進(jìn)步,人的學(xué)習(xí)能力、受教育程度和專業(yè)知識技能獲得了很大的提高,尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用,極大地增強(qiáng)了員工的獲取信息、進(jìn)行決策和管理的能力。員工完全有能力組建一個(gè)自我管理的工作團(tuán)隊(duì),而不再需要中層管理者的貯存、傳遞和決策。流程重組后,可將決策點(diǎn)放在工作執(zhí)行的地方,在會計(jì)流程中建立控制程序。這樣,可以削減大量的中層管理者,極大地簡化會計(jì)流程,使組織機(jī)構(gòu)趨于扁平化,從而也會使伴隨金字塔式組織結(jié)構(gòu)的效率低下和官僚主義消失。

(5)從信息來源地一次性地獲取信息

每個(gè)人都懂得應(yīng)該從信息來源地一次性地獲取信息,因?yàn)椴贿@樣做就會浪費(fèi)時(shí)間和金錢。但是,在信息難以傳遞的時(shí)代,人們往往會重復(fù)采集會計(jì)信息。由于不同人、不同部門和組織對于會計(jì)信息有各自的要求和格式,不可避免地會造成企業(yè)業(yè)務(wù)延遲、輸入錯(cuò)誤和額外費(fèi)用等。利用網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)可以解決這個(gè)問題。在會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組中,應(yīng)爭取能夠從信息來源地一次性地獲取信息。當(dāng)采集一條信息之后,可以將它儲存于在線數(shù)據(jù)庫中,與所有需要的人實(shí)現(xiàn)共享,其他人需要相關(guān)信息時(shí)只要從信息系統(tǒng)中查找就可以了。

(6)會計(jì)流程重組必須顧及受影響的人們的個(gè)人需求

設(shè)計(jì)新會計(jì)業(yè)務(wù)流程必須邀請當(dāng)事人參與,任何變革都不是變革者個(gè)人的事,它涉及許多人的切身利益,如果關(guān)起門來搞變革,企業(yè)的大多數(shù)員工難免心存疑慮。失去正當(dāng)?shù)南碓?各種小道消息就會大行其道。不注意組織中人們的所思所想,就不能指望人們理解和投入到變革中來。

會計(jì)觀念重組的手段主要是培訓(xùn)、宣傳與交流,用新的思想、新的觀念來為重組后的會計(jì)流程順利進(jìn)行提供保障。會計(jì)信息的處理流程重組主要以自動(dòng)收集會計(jì)信息、事件驅(qū)動(dòng)的信息處理方式和實(shí)時(shí)報(bào)告會計(jì)信息為目標(biāo),采用全新設(shè)計(jì)法,按照但并不完全拘泥于給出的設(shè)計(jì)原則來完成會計(jì)流程與業(yè)務(wù)流程、管理流程的無縫鏈接,以實(shí)現(xiàn)由核算職能向管理職能的轉(zhuǎn)變,滿足會計(jì)信息使用者以及現(xiàn)代企業(yè)管理的需要?！?/p>

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