淺析高校票據(jù)管理存在的問題與對策

冉福松

【摘要】票據(jù)管理是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分,是規(guī)范收費(fèi)行為、杜絕亂收費(fèi)、防止“小金庫”產(chǎn)生的一項(xiàng)有效的方法,是高校健全財(cái)務(wù)制度、強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)管的重要保障。本文就目前一些高校在票據(jù)管理工作中存在的問題進(jìn)行探討,提出加強(qiáng)高校票據(jù)管理的幾點(diǎn)措施,旨在使高校票據(jù)管理制度化、規(guī)范化,從而進(jìn)一步完善高校內(nèi)部控制制度。

【關(guān)鍵詞】高校;票據(jù)管理;問題;對策

近年來,隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,高校得到了前所未有的發(fā)展。高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,辦學(xué)層次和辦學(xué)質(zhì)量均明顯提高,高校的財(cái)務(wù)管理工作也得到了加強(qiáng)。然而,從目前一些高校暴露出來的收費(fèi)問題可以看出,高校的票據(jù)管理工作仍須加強(qiáng)。筆者就高校票據(jù)管理存在的問題進(jìn)行探討,并提出幾點(diǎn)建議。

一、高校在票據(jù)管理方面存在的主要問題

(一)對票據(jù)管理工作不夠重視,缺乏相應(yīng)的制度措施

許多高校沒有意識(shí)到票據(jù)管理是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分,是規(guī)范收費(fèi)行為、杜絕亂收費(fèi)的一項(xiàng)有效的方法,是維護(hù)國家和人民利益的有效途徑。許多高校沒有建立相應(yīng)的票據(jù)管理制度,票據(jù)管理混亂,缺乏有效監(jiān)督。如有些高校沒設(shè)票據(jù)專管員專門負(fù)責(zé)票據(jù)的領(lǐng)取、保管、使用和核銷工作;有些高校票據(jù)的發(fā)放隨意,結(jié)報(bào)不及時(shí),票據(jù)混用,丟失、毀損、被盜現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,甚至出現(xiàn)開票收款不入賬等違法現(xiàn)象。

(二)票據(jù)管理手段落后

隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,電子計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于財(cái)會(huì)領(lǐng)域,人們對會(huì)計(jì)工作實(shí)行電算化已基本達(dá)成共識(shí),對以會(huì)計(jì)電算化替代手工記賬、算賬和報(bào)賬等工作所帶來的好處毋庸置疑。而目前,多數(shù)高校對票據(jù)的領(lǐng)用、發(fā)放、核銷、查詢等管理工作仍然采用傳統(tǒng)的手工記錄方式,票據(jù)管理員并沒有擺脫繁雜的重復(fù)性勞動(dòng)。這樣的管理手段已經(jīng)落后,工作量大,效率低,差錯(cuò)難免,不符合現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理理念,更不符合高校信息化發(fā)展的要求。

(三)票據(jù)使用不規(guī)范

主要表現(xiàn)在:不少高校的票據(jù)管理人員未經(jīng)正規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn),對票據(jù)的使用缺乏足夠的認(rèn)識(shí),對《票據(jù)法》和相關(guān)的稅務(wù)知識(shí)知之甚少,以至于出現(xiàn)填寫內(nèi)容不齊全、字跡模糊不清、隨意涂改、上下聯(lián)次不一致、隨意轉(zhuǎn)借票據(jù)、開人情發(fā)票等現(xiàn)象。還有一些財(cái)會(huì)人員對高校收入的性質(zhì)存在模糊認(rèn)識(shí),分不清何為財(cái)政性收入、經(jīng)營性收入和一般往來款項(xiàng),對所收到的款項(xiàng)不按票據(jù)的使用范圍開具,經(jīng)常出現(xiàn)票據(jù)混用、串用等現(xiàn)象。

(四)票據(jù)的購、領(lǐng)、繳、存等管理環(huán)節(jié)存在漏洞

一些票據(jù)管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng),疏于職守,在票據(jù)的購、領(lǐng)、繳、存等環(huán)節(jié)存在不少問題。如在票據(jù)購(印)、核銷過程中記錄不全;票據(jù)存根聯(lián)沒有做到專人、專庫(柜)管理,隨便堆放,票據(jù)存根霉變、遺失、毀損等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生;票據(jù)的領(lǐng)用、核銷手續(xù)不嚴(yán)密,對作廢、退費(fèi)發(fā)票處置手續(xù)不全,缺乏嚴(yán)密的內(nèi)部核銷控制制度;票據(jù)的回收和收繳款不及時(shí),對無法收回的票據(jù)處罰力度不夠;票據(jù)管理人員更替移交不清,責(zé)任不明等。

(五)票據(jù)的稽核工作有待加強(qiáng)

票據(jù)稽核是對票據(jù)使用情況的檢查與復(fù)核,是確保票款足額上繳、防止貪污挪用等行為發(fā)生的有力保障,是保證正確使用高校收費(fèi)票據(jù)的有效途徑。當(dāng)前,許多高校由于對票據(jù)稽核工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí),沒有設(shè)置專門的票據(jù)稽核崗位(或人員)對票據(jù)的使用情況進(jìn)行檢查監(jiān)督,使得一些收費(fèi)員對使用過的票據(jù)沒有通過稽核就予以核銷,對所收款項(xiàng)是否足額上繳缺乏有效監(jiān)督,容易導(dǎo)致收費(fèi)員收款后票款不繳、收入私吞、私設(shè)小金庫等貪污犯罪行為的發(fā)生。

二、加強(qiáng)高校票據(jù)管理的新思路

高校票據(jù)管理好,對規(guī)范高校的收費(fèi)行為、杜絕亂收費(fèi)、防止“小金庫”產(chǎn)生,縮短資金回籠的時(shí)間,促進(jìn)高校資金高效運(yùn)轉(zhuǎn),有力地保障學(xué)校各項(xiàng)收入的全面實(shí)現(xiàn),完善高校內(nèi)部控制制度,均有著十分重要的意義。

(一)建立健全高校票據(jù)管理制度

票據(jù)管理是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分,是高校合法收費(fèi)、 維護(hù)學(xué)校經(jīng)濟(jì)秩序的有效途徑。高校應(yīng)建立健全票據(jù)的管理制度,制定收費(fèi)票據(jù)管理的暫行規(guī)定,明確票據(jù)管理的職責(zé)和權(quán)限。如建立健全《收費(fèi)人員工作制度》、《票據(jù)管理員的工作制度》、《收費(fèi)人員的交款制度》、《票據(jù)領(lǐng)用保管管理辦法》、《票據(jù)繳銷管理制度》等。由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)全校收費(fèi)票據(jù)的管理,并指定專人具體負(fù)責(zé)票據(jù)的購領(lǐng)、印制、保管、發(fā)放、檢查、回收、核銷等日常管理工作,組織貫徹實(shí)施,定期或不定期地進(jìn)行監(jiān)督檢查,從而使高校的票據(jù)管理有章可循。

(二)推行高校票據(jù)電算化管理

引用現(xiàn)代化管理方法與手段,將票據(jù)入庫、發(fā)放、核銷、匯總、查詢等全部納入電腦管理,實(shí)現(xiàn)票據(jù)管理電算化。這不僅有利于對票據(jù)的入庫、出庫、庫存、存根的管理和對票據(jù)信息進(jìn)行快速查詢、匯總,還有利于提高收費(fèi)票據(jù)管理的嚴(yán)密性,最大限度地避免和減少差錯(cuò)的發(fā)生,彌補(bǔ)手工記錄的種種不足。目前,市場上有許多票據(jù)管理軟件已經(jīng)相當(dāng)成熟,如:財(cái)政票據(jù)管理軟件(金財(cái)軟件系列)、廣州小蜜蜂科技公司的T8 票據(jù)管理軟件、票據(jù)管理圣手。它們均能對票據(jù)的領(lǐng)購、發(fā)放、使用和繳銷的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行即時(shí)監(jiān)管,發(fā)現(xiàn)問題即時(shí)解決。并實(shí)行臺(tái)賬電算化、智能化管理方式,系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)儲(chǔ)存所有票據(jù)的情況,方便查詢,可以提高效率和準(zhǔn)確性,逐步實(shí)現(xiàn)票據(jù)的電算化管理。票據(jù)實(shí)行電算化管理后將提高票據(jù)管理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性,使繁瑣、復(fù)雜的票據(jù)管理變得輕松、明晰,工作效率大大提高。

(三)加強(qiáng)票據(jù)管理的宣傳和培訓(xùn)

財(cái)務(wù)部門可以通過管理手冊、宣傳窗、網(wǎng)站等方式加強(qiáng)對票據(jù)使用和管理的政策宣傳,通過開展培訓(xùn)會(huì)的方式集中講解學(xué)校收費(fèi)票據(jù)的管理模式、管理流程和具體操作規(guī)范,使廣大師生員工養(yǎng)成良好的“交費(fèi)索票”的習(xí)慣,提高其依法使用發(fā)票的意識(shí)和自我保護(hù)意識(shí)。同時(shí),也有利于從源頭上控制各種亂收費(fèi)、私設(shè)“小金庫”和票據(jù)使用、管理中的違規(guī)行為。財(cái)務(wù)部門內(nèi)部要把責(zé)任心強(qiáng)、辦事認(rèn)真細(xì)致、業(yè)務(wù)精通的人員安排到票據(jù)管理崗位。并建立票據(jù)管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度,培訓(xùn)時(shí)間要充足,內(nèi)容要豐富,培訓(xùn)方法要?jiǎng)?wù)實(shí),以此提高票據(jù)管理隊(duì)伍的整體業(yè)務(wù)素質(zhì),提高其嚴(yán)格執(zhí)行票據(jù)管理規(guī)章制度的自覺性和責(zé)任心,確保票據(jù)的使用、管理規(guī)范有序。

(四)加強(qiáng)高校票據(jù)的稽核工作

票據(jù)稽核是高校財(cái)務(wù)部門內(nèi)部控制制度的組成部分,只有不斷地加強(qiáng)對高校票據(jù)的稽核工作,才有可能保證各項(xiàng)收入數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確。高校票據(jù)稽核的主要內(nèi)容包括:

1.票據(jù)的填寫是否符合要求,主要檢查票據(jù)的金額大小寫是否一致,上下聯(lián)是否相同。

2.收費(fèi)票據(jù)的金額匯總是否正確,是否全額上繳。財(cái)務(wù)部門可設(shè)一名復(fù)核人員對收費(fèi)員繳回的票據(jù)進(jìn)行復(fù)核,以保證各項(xiàng)收入?yún)R總數(shù)據(jù)的正確性。筆者認(rèn)為,隨著高校會(huì)計(jì)電算化的全面普及,一些有條件的高?？稍诂F(xiàn)有的財(cái)務(wù)核算軟件中增設(shè)一個(gè)票據(jù)管理子模塊,專門用于票據(jù)的會(huì)計(jì)核算工作(主要是對上繳票據(jù)的號(hào)碼、金額進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì))。方法是:要求會(huì)計(jì)在每填制一張收入憑證時(shí)就將每張票據(jù)的號(hào)碼、金額和開票日期錄入其中,或者將多張連續(xù)號(hào)碼、匯總金額隨同收入憑證一同錄入,這樣就可對票據(jù)使用和票款的上繳情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、分析,票據(jù)稽核人員可直接對收費(fèi)員的繳款情況進(jìn)行審核監(jiān)督,確保票款全額上繳,防止票款的截留、挪用和私設(shè)小金庫的現(xiàn)象發(fā)生,促使各項(xiàng)收費(fèi)收入及時(shí)、足額地上繳學(xué)校,縮短了資金回籠的時(shí)問,可以促進(jìn)高校資金高效運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí),大大提高了票據(jù)稽核的工作效率。

3.核查票據(jù)的領(lǐng)、銷、存數(shù)量是否正確,票據(jù)存根號(hào)碼是否連續(xù)不斷,以保證高校收費(fèi)票據(jù)的安全、完整。

總之,加強(qiáng)高校票據(jù)管理對規(guī)范高校收費(fèi)行為、杜絕亂收費(fèi)、防止“小金庫”的產(chǎn)生,確保高校各項(xiàng)收入的完整和教學(xué)經(jīng)費(fèi)的正常運(yùn)行有十分重要的意義。高校應(yīng)制定一系列的收費(fèi)票據(jù)內(nèi)部控制制度,使高校票據(jù)管理制度化、規(guī)范化,從而完善高校內(nèi)部控制制度,使高校規(guī)范化管理工作邁向制度化、科學(xué)化、高效化。●

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