文印外包每年節(jié)約３０％文印成本

張　楠

根據(jù)統(tǒng)計,一般公司用于文印輸出方面的成本是企業(yè)營業(yè)額的3%。3%是什么概念呢?假如企業(yè)年營業(yè)額為1億元,3%的成本就意味著每年要在文印方面花費300萬元。而且通過有效的文印管理,企業(yè)則可以降低10%～30%的文印成本。對于提升凈利潤很困難的大企業(yè)來說,文印外包服務(wù)是他們提升利潤率簡單有效的辦法。

據(jù)Gartner今年1月的報告《由于企業(yè)在削減成本方面所作的努力而加速成長的文印輸出設(shè)備管理服務(wù)》,大部分企業(yè)都在考慮通過更換辦公室內(nèi)使用的產(chǎn)品或服務(wù)來削減開支,提高工作效率。在這種背景下,預計文印輸出設(shè)備管理服務(wù)(MPS),也就是我們常說的文印服務(wù)外包的市場規(guī)模,到2010年底將繼續(xù)保持兩位數(shù)的增長,從2007年的37.58億美元增長到至少41億美元。

文印外包提升打印價值

研究機構(gòu)在對美國500家大型企業(yè)調(diào)研后得出的數(shù)據(jù)顯示:文件在企業(yè)的核心業(yè)務(wù)中的重要性是不言而喻的,有83%的公司認為,文件對核心業(yè)務(wù)來說是非常重要的。公司的員工認為在一天或者整個工作的過程中,37%的時間是花費在文件的編寫、起草、修改方面,每個人每天都需要處理大量文件。在企業(yè)的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,從市場部的產(chǎn)品目錄、直郵資料,到財務(wù)部的付款通知以及設(shè)計生產(chǎn)部門的用戶手冊、技術(shù)資料等等各個方面都與文件有關(guān)。對一個企業(yè)來說最根本的是三個方面:第一如何降低成本,第二如何維持并提高業(yè)績,第三就是改善工作質(zhì)量、提高工作效率。從市場方面講,如果客戶看到一份制作精美漂亮的產(chǎn)品宣傳資料,他可能會對產(chǎn)品感興趣甚至購買產(chǎn)品。

舉個例子,某大型進出口貿(mào)易公司,其擁有員工近500名,各部門在辦公中用的最多的就是傳真、打印、復印、掃描等功能,公司先后配置了65臺不同品牌、型號的傳真、打印、復印、掃描單功能設(shè)備以滿足需求。在應(yīng)用了外包服務(wù)之后,其原有的65臺輸出設(shè)備被精簡為34臺,其中包括新增的13臺富士施樂DocuCentre-III C4400一體機,這臺機器集成了傳真、打印、復印、掃描等功能。采用服務(wù)外包之后,該公司辦公設(shè)備的總體管理成本減少了5%,設(shè)備利用率從原來的2.1%提高到3.5%,由于設(shè)備數(shù)量減少,還減少了大量的空間和能源。

從擁有者到使用者的轉(zhuǎn)變

在一般的企業(yè)當中有很多的職能部門,每個職能部門都要求有自己的打印設(shè)備,這樣雖然看上去各個職能部門自己很方便,但是卻浪費了大量的企業(yè)辦公成本,而且設(shè)備的使用非常低效。因為每個職能部門如果自己擁有大量的打印設(shè)備,勢必要有專人負責維護設(shè)備的正常運轉(zhuǎn),購買日常的耗材,并及時修復小問題。這無疑增加了職能部門的辦公成本。如果負責維護的人員不在,則會影響職能部門的使用,造成更大的損失。

如果采用了文印外包服務(wù)則不存在上述所說的問題,外包公司會通過對企業(yè)各個部門對輸出數(shù)量和質(zhì)量的要求,制定出一個解決方案,讓整個企業(yè)的所有部門來共享打印設(shè)備。外包公司會通過軟件來對打印設(shè)備進行實時監(jiān)控,在設(shè)備出現(xiàn)問題的時候及時處理,在設(shè)備快要缺墨的時候及時進行更換。

從擁有者向使用者轉(zhuǎn)變,對于企業(yè)來說更大的誘惑是降低了企業(yè)的固定資產(chǎn)。擁有者需要自己花大量的資金購買打印設(shè)備,日常維護也要花錢。而使用者只需要按打印的頁數(shù)支付外包公司費用,而不用承擔購買設(shè)備的成本和日常維護的費用。這個轉(zhuǎn)變可以讓企業(yè)輕資產(chǎn)快速發(fā)展。

如何讓用戶只需要專注于自身的核心業(yè)務(wù),而不用為企業(yè)的文印設(shè)備的安置、管理、保養(yǎng)、維護擔心?富士施樂株式會社日本和亞太區(qū)全球服務(wù)業(yè)務(wù)總裁岡野正樹就表述了自己的觀點。根據(jù)富士施樂實踐和服務(wù)經(jīng)驗,在為用戶實施文印外包服務(wù)之前,先要派專業(yè)人員了解用戶的使用需求,再通過精益六西格瑪理論對用戶的辦公環(huán)境、文件管理流程進行評估。通過調(diào)查評估,富士施樂會根據(jù)不同的用戶量身定制不同的文件管理服務(wù),配置最優(yōu)化的設(shè)備組合并改善文件管理流程。