會計電算化條件下如何加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制

繆　軍　陳　琪

會計電算化是用電子計算機(jī)代替人工記賬、算賬、報賬，以及替代部分由人腦完成的對會計信息的分析和判斷的過程。內(nèi)部控制是企事業(yè)單位為了保護(hù)財產(chǎn)不受損失、保證經(jīng)營活動的合法性和會計記錄的正確性，提高經(jīng)營管理效率，貫徹企業(yè)經(jīng)營管理政策而制定的組織機(jī)構(gòu)方案及相關(guān)方法與措施的總稱。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，為此我們必須順應(yīng)會計電算化的發(fā)展潮流，建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準(zhǔn)確性，為企業(yè)經(jīng)營決策提供高質(zhì)量的信息。

一、電算化會計處理系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響

1.會計信息化適時集中的數(shù)據(jù)處理方式使傳統(tǒng)的控制方式失效。

會計信息化系統(tǒng)是按照計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)組織起來的，記賬、算賬、報賬全部由電子計算機(jī)自動完成，主要處理過程無須人工干預(yù)。而傳統(tǒng)的會計方式正是通過職能的分割與人員的分工來形成有效的內(nèi)部控制。這種數(shù)據(jù)處理的集中性使傳統(tǒng)的組織控制功能減弱。與此相適應(yīng)，會計部門常常劃分成數(shù)據(jù)（信息）收集組、憑證編審組、數(shù)據(jù)處理組（包括數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出）、財務(wù)管理組、系統(tǒng)維護(hù)組等。

2.會計信息化系統(tǒng)使內(nèi)部控制范圍擴(kuò)大，內(nèi)部控制重點發(fā)生變化。

傳統(tǒng)的內(nèi)部會計控制主要局限于企業(yè)內(nèi)部的查錯防弊，而會計信息化條件下的控制范圍相應(yīng)擴(kuò)大，其中包括對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)與外部的信息傳遞更加頻繁，過去明確的企業(yè)內(nèi)外邊界逐漸消失，內(nèi)部會計控制的范圍不再局限于企業(yè)內(nèi)部，因而加大了內(nèi)部會計控制的難度。同時，在會計信息化條件下，內(nèi)部控制的重點將從職位牽制、審核等制度轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)安全、原始數(shù)據(jù)輸入、會計信息的輸出控制、人機(jī)交互處理的控制、計算機(jī)系統(tǒng)之間的連接控制等幾個方面。

3.會計信息化使企業(yè)內(nèi)部控制手段和技術(shù)發(fā)生了變化。

在會計信息化條件下，控制方式和手段由手工控制轉(zhuǎn)為手工控制和程序化控制相結(jié)合。會計信息系統(tǒng)要求在程序設(shè)計的各個環(huán)節(jié)、階段留下審計線索，所以會計信息化條件下，原有的手工控制手段被部分保留，但增設(shè)一些包含于計算機(jī)程序中的程序控制。一般來講，會計信息化程度越高，采用的程序化控制也越多。

4.會計信息化的開放性使企業(yè)內(nèi)部控制的風(fēng)險加大。

會計信息化提倡開放，目的在于為會計與有關(guān)各方建立有機(jī)聯(lián)系創(chuàng)造條件，以推動會計的變革，提升企業(yè)管理水平。開放表現(xiàn)為軟、硬環(huán)境的開放。從內(nèi)部控制的角度看，硬環(huán)境的開放是內(nèi)部控制風(fēng)險增大的一個重要方面，是指在技術(shù)、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)等方面的開放。具體表現(xiàn)為網(wǎng)絡(luò)及通訊設(shè)施、融合開放集成思想的軟件、會計信息交換的標(biāo)準(zhǔn)等方面的開放，為建立會計信息系統(tǒng)與社會和其他管理信息系統(tǒng)的聯(lián)系提供技術(shù)支持。會計信息一直被視為商業(yè)秘密。但是，沒有哪一種加密技術(shù)絕對安全，不法分子有可能通過編制計算機(jī)病毒進(jìn)行搭截偵聽、口令字試探、篡改會計數(shù)據(jù)、解密文件等手段，使內(nèi)部會計控制措施失效。正是由于會計信息化控制技術(shù)的復(fù)雜性，加大了系統(tǒng)的控制風(fēng)險。

二、會計電算化條件下內(nèi)部控制的應(yīng)對措施

會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制主要包括系統(tǒng)開發(fā)的控制和會計電算化后的過程控制。針對在會計電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制出現(xiàn)的問題，應(yīng)考慮從系統(tǒng)開發(fā)的控制和會計電算化后的過程控制入手謀求解決的對策。主要從以下幾個方面入手：

1.要做好管理基礎(chǔ)工作，尤其是會計基礎(chǔ)工作。管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。

2.加強(qiáng)操作程序的控制。制定相應(yīng)的上機(jī)守則與操作規(guī)程，是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機(jī)守則主要是對電腦機(jī)房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。這些制度并不是一成不變的，還必須隨著經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

3.加強(qiáng)人員職能、權(quán)限控制。必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員（如出納），在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以補救不相容職能集中化的不足。

4.加強(qiáng)系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)的安全控制。加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制的主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、減少因外界因素導(dǎo)致計算機(jī)故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務(wù)專用電腦；（2）設(shè)置操作權(quán)限限制；（3）操作人員身份的密碼控制；（4）數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離；（5）機(jī)房的工作環(huán)境保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過上述技術(shù)可基本確保財務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。

5.加強(qiáng)內(nèi)部審計。內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：（1）以會計資料定期進(jìn)行審計，電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等；（2）審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；（4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

6.提高會計人員計算機(jī)操作業(yè)務(wù)素質(zhì)。要提高會計人員計算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)立足于國際水準(zhǔn)，培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才，推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識，維護(hù)軟件正常運行，掌握計算機(jī)先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

7.做好電算化會計檔案管理工作。為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

從一定意義上講，電算化會計產(chǎn)生和發(fā)展的過程，也是突破傳統(tǒng)會計觀念，對現(xiàn)行會計理論和方法提出新問題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過程。如電算化會計在系統(tǒng)設(shè)計、工作組織、信息處理及賬務(wù)處理程序等方式和方法上的改變，本身就是對現(xiàn)行會計理論和方法的突破和完善。雖然從短期看，這些影響只是漸進(jìn)性的，但從長期看，隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及應(yīng)用，新的問題和新的課題將不斷出現(xiàn)。如：信息處理網(wǎng)絡(luò)建立后，企業(yè)將如何做到既及時合法提供會計信息，又能有效保護(hù)商業(yè)秘密；兩個會計子系統(tǒng)實現(xiàn)結(jié)合后，如何改進(jìn)現(xiàn)有財務(wù)報告；信息經(jīng)濟(jì)將對現(xiàn)行會計理論和方法產(chǎn)生什么影響等，對新課題進(jìn)行深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展。電算化在會計工作中起著越來越重要的作用，這是一種必然的趨勢，我們應(yīng)該以十足的信心迎接它的發(fā)展。

（作者單位：宜春市公路管理局

勘察設(shè)計院、宜春市審計局）