淺談高校圖書(shū)館中文期刊采購(gòu)工作

張雪媛

期刊文獻(xiàn)作為高校圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)的重要組成部分，因其文獻(xiàn)信息量大、內(nèi)容新、傳遞速度快等特點(diǎn)而備受廣大師生的關(guān)注，在高校的教學(xué)和科研中有著舉足輕重的作用。隨著《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》和《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》的頒布實(shí)施，許多高校在文獻(xiàn)資料的采購(gòu)中實(shí)行了招標(biāo)采購(gòu)。這一舉措既規(guī)范了圖書(shū)館的文獻(xiàn)采購(gòu)行為，也規(guī)范了供應(yīng)商的投標(biāo)和服務(wù)行為，從源頭上保證了期刊采訪、驗(yàn)收、閱覽、典藏各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。然而，圖書(shū)館所購(gòu)置的期刊仍然存在著不同程度的缺期少卷現(xiàn)象，這不僅直接破壞期刊典藏的完整性和連續(xù)性，而且影響到讀者的需求和使用。

本文分析了高校圖書(shū)館普遍存在的缺刊問(wèn)題產(chǎn)生的原因，闡述了期刊招標(biāo)對(duì)期刊采購(gòu)模式的影響，指出通過(guò)招標(biāo)，選擇本地單一報(bào)刊供應(yīng)商是解決期刊缺期少卷，全面提高期刊工作質(zhì)量行之有效的途徑。

一、期刊缺期少卷問(wèn)題的原因

第一，編輯出版部門(mén)未能按刊期、總期號(hào)出刊而出現(xiàn)的跳期或合刊；期刊發(fā)行部門(mén)漏發(fā)、少發(fā)。

第二，開(kāi)架閱覽過(guò)程中，讀者損壞、偷竊造成期刊缺期的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。

第三，刊名、刊號(hào)等期刊基本信息變更時(shí)，若期刊管理人員得不到及時(shí)準(zhǔn)確的反饋信息，則有可能導(dǎo)致典藏遺漏。

第四，登到人員失誤導(dǎo)致的期刊缺失。

我們對(duì)2005～2007年中國(guó)礦業(yè)大學(xué)圖書(shū)館期刊缺失問(wèn)題進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)：出版發(fā)行差錯(cuò)約占55％，讀者原因約占40％，信息變更與登到失誤合在一起約占5％。

面對(duì)似乎無(wú)法避免的期刊缺失現(xiàn)象，我們一方面從加強(qiáng)內(nèi)部管理，提高館員素質(zhì)，激勵(lì)教育讀者人手，盡量減少了期刊入館后的人為損失。另一方面，通過(guò)大膽的探索，改變期刊采購(gòu)模式，從源頭上保障期刊催補(bǔ)責(zé)任明確，渠道通暢，從而有效地提高館藏期刊的完整性。

二、期刊招標(biāo)對(duì)期刊采購(gòu)模式的影響

1期刊發(fā)行渠道

期刊發(fā)行渠道主要有以下幾種：

(1)郵發(fā)期刊。過(guò)去多年長(zhǎng)期處于壟斷地位，現(xiàn)在這一格局雖已打破，但仍是主要的發(fā)行方式，每年約發(fā)行5000種期刊，占總發(fā)行量的60％左右。

(2)代理商代理期刊。這是近年社會(huì)新興的一種期刊發(fā)行方式，其發(fā)行期刊占非郵發(fā)期刊總數(shù)的70％左右。主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)以電子商務(wù)的形式進(jìn)行，在網(wǎng)上進(jìn)行訂單傳遞，匯款結(jié)算。國(guó)內(nèi)主要有北京人天、海天華教、華教快捷、世紀(jì)華文等公司。

(3)出版社發(fā)行期刊。出版社發(fā)行期刊通常有各自的營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)，帶有集團(tuán)性質(zhì)。所發(fā)行刊物有郵發(fā)和非郵發(fā)兩種。

(4)編輯部直接發(fā)行期刊。由編輯部門(mén)自辦發(fā)行，直接向用戶(hù)推薦刊物寄發(fā)訂單，主要發(fā)行專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的期刊。

(5)聯(lián)合征訂。全國(guó)非郵發(fā)報(bào)刊聯(lián)合征訂服務(wù)部成立二十多年，創(chuàng)辦了《刊林》網(wǎng)站。實(shí)現(xiàn)了“網(wǎng)上訂刊”。

2招標(biāo)前的期刊采購(gòu)模式

由于期刊發(fā)行渠道的多樣性，且2006年之前沒(méi)有引入招標(biāo)程序，多數(shù)高校圖書(shū)館同時(shí)采用通過(guò)郵局訂閱郵發(fā)期刊、代理或聯(lián)合征訂部分期刊、直接向編輯部訂購(gòu)少數(shù)期刊的采購(gòu)形式。

通過(guò)郵局訂閱郵發(fā)期刊傳遞環(huán)節(jié)多，投錯(cuò)率高。一直以來(lái)，郵發(fā)期刊都是通過(guò)收發(fā)室再傳遞到圖書(shū)館，分檢時(shí)間長(zhǎng)。盡管郵局每天送刊，但期刊到館時(shí)間比其他方式送刊要晚。多了一個(gè)收發(fā)室的中間環(huán)節(jié)，造成錯(cuò)刊、漏刊的情況時(shí)有發(fā)生。由于郵局長(zhǎng)期形成對(duì)郵發(fā)期刊的壟斷經(jīng)營(yíng)局面，使得對(duì)郵發(fā)期刊的催補(bǔ)工作效果甚微。

通過(guò)代理或聯(lián)合征訂進(jìn)行期刊采購(gòu)時(shí)，往往是先將全年訂購(gòu)的刊款一次性付給代理商或聯(lián)合征訂機(jī)構(gòu)，再由其向刊社發(fā)訂，由刊社直接將期刊寄送至圖書(shū)館。這樣的采購(gòu)方式固然便捷，然而一旦出現(xiàn)期刊缺期現(xiàn)象，則很難找到責(zé)任人來(lái)解決問(wèn)題。即使圖書(shū)館負(fù)責(zé)催缺的工作人員不厭其煩地聯(lián)系刊社、代理商或聯(lián)訂機(jī)構(gòu)，仍然會(huì)因?yàn)橄嗷ネ泼撛斐善诳笔?，且缺失部分的刊款圖書(shū)館也無(wú)法追回。

直接匯款到編輯部訂購(gòu)的期刊一般到刊及時(shí)，即使存在個(gè)別的缺失現(xiàn)象，只要及時(shí)與編輯部聯(lián)系，一般都會(huì)補(bǔ)齊。盡管直接向編輯部訂購(gòu)期刊能夠保證到刊，但是訂購(gòu)手續(xù)太過(guò)復(fù)雜，且需要產(chǎn)生額外的郵寄費(fèi)用。對(duì)于每年訂購(gòu)幾千種中文期刊的高校圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，即使郵購(gòu)幾十種期刊，也是不經(jīng)濟(jì)且沒(méi)有效率可言的。

3招標(biāo)對(duì)期刊采購(gòu)工作的變革和影響

2006年起，高校圖書(shū)館陸續(xù)引入了招標(biāo)方式進(jìn)行期刊文獻(xiàn)采購(gòu)。圖書(shū)館文獻(xiàn)采購(gòu)招標(biāo)是在遵守國(guó)家法律法規(guī)的前提下，本著公開(kāi)、公正、公平競(jìng)爭(zhēng)和誠(chéng)實(shí)信用的原則，把市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入到圖書(shū)館的資金分配和管理中，把折扣問(wèn)題正式擺在桌面上，寫(xiě)進(jìn)合同里，增大文獻(xiàn)采購(gòu)工作的透明度，促進(jìn)和規(guī)范了文獻(xiàn)供求市場(chǎng)，在某種程度上保護(hù)了書(shū)商的利益，避免了書(shū)商間因相互盲目“殺價(jià)”而導(dǎo)致不良經(jīng)營(yíng)。保護(hù)了圖書(shū)館采購(gòu)人員，減少了職務(wù)犯罪的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)館與書(shū)商“雙贏”。

2006年，中國(guó)礦業(yè)大學(xué)圖書(shū)館首次采用招標(biāo)方式采購(gòu)期刊文獻(xiàn)，僅把郵發(fā)期刊部分進(jìn)行招標(biāo)，保留了郵發(fā)、聯(lián)合征訂、郵購(gòu)并存的采購(gòu)模式，打破了郵局對(duì)郵發(fā)期刊的壟斷經(jīng)營(yíng)，最終由當(dāng)?shù)匾患颐駹I(yíng)企業(yè)獲得2007年本館郵發(fā)期刊供貨權(quán)。

2007年起，中標(biāo)的供應(yīng)商每天及時(shí)、直接把刊物送到圖書(shū)館，不但減少中間環(huán)節(jié)，加快到館時(shí)間，增強(qiáng)了閱讀時(shí)效性，也減少了郵發(fā)期刊途中丟失現(xiàn)象；招標(biāo)過(guò)后，簽訂合同，具有相應(yīng)的法律效力。這樣，既使期刊質(zhì)量有保障，也保證了期刊采購(gòu)配套服務(wù)有了法律依據(jù)。到2007年末，郵發(fā)期刊部分到貨率大大提高，由于每天均有一式兩份的到刊明細(xì)記錄，供圖書(shū)館和供應(yīng)商對(duì)比查詢(xún)，使得缺刊責(zé)任明確，催補(bǔ)工作也有條不紊，個(gè)別無(wú)法到刊的情況，供應(yīng)商也提供了高質(zhì)量的影印本，從而解決了由發(fā)行環(huán)節(jié)失誤帶來(lái)的圖書(shū)館缺刊問(wèn)題。

在2007年工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，我館2008年期刊招標(biāo)采購(gòu)工作進(jìn)一步加大了改變期刊采購(gòu)格局的步伐，將郵發(fā)、聯(lián)合征訂、郵購(gòu)的全部期刊整合為一個(gè)標(biāo)段，統(tǒng)一由一家供應(yīng)商供貨。此舉簡(jiǎn)化了期刊訂購(gòu)步驟，使缺刊催補(bǔ)僅針對(duì)單一供應(yīng)商。實(shí)現(xiàn)了缺刊催補(bǔ)工作貫穿全年始終，使得期刊訂購(gòu)驗(yàn)收工作得到更深層次的發(fā)展。中標(biāo)供應(yīng)商的工作人員每天送刊同時(shí)核對(duì)到刊信息，反饋刊物變化信息，了解缺刊情況，及時(shí)催缺、補(bǔ)刊。同時(shí)，在招標(biāo)所形成的競(jìng)爭(zhēng)壓力之下，供應(yīng)商還積極主動(dòng)地協(xié)助圖書(shū)館催補(bǔ)2007年未通過(guò)其訂購(gòu)的非郵發(fā)缺刊。對(duì)于讀者原因產(chǎn)生的缺刊問(wèn)題，期刊供應(yīng)商也開(kāi)辟了低價(jià)補(bǔ)刊的渠道。

通過(guò)2008年大半年來(lái)的實(shí)際考察表明，通過(guò)招標(biāo)，在公開(kāi)、公正、平等競(jìng)爭(zhēng)的基礎(chǔ)上，選擇一家本地期刊供應(yīng)商負(fù)責(zé)供應(yīng)高校圖書(shū)館所需訂購(gòu)的全部期刊，可以從源頭上提高期刊的到刊率和到貨速度，使得期刊缺補(bǔ)工作見(jiàn)到實(shí)效，也對(duì)徹底解決缺刊現(xiàn)象，全面提高期刊管理工作質(zhì)量有直接的推動(dòng)作用。

三、結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)，高校圖書(shū)館期刊文獻(xiàn)采購(gòu)實(shí)行招標(biāo)制，從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)看，這種采購(gòu)模式是可行的。它為圖書(shū)館采購(gòu)業(yè)務(wù)尋找了一種經(jīng)濟(jì)有效的途徑，這種采購(gòu)模式同以往相比，有著更強(qiáng)的優(yōu)越性，它將為圖書(shū)館事業(yè)的改革和發(fā)展帶來(lái)積極的作用。

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