檔案館的“公眾形象”與“社會影響”

王建玲

1、何為檔案館的“公眾形象”和“社會影響”

一般來講，檔案館的形象是指檔案館行為及其活動的成果在社會上和人們的心目中留下什么樣的印象和獲得怎樣的評價，它是檔案館的實際行為在公眾輿論和人們頭腦中的投影。按不同的表現(xiàn)形式。應(yīng)有硬件和軟件之分。從硬件方面來看，它是檔案館留給人們的第一印象，應(yīng)包括檔案館外觀設(shè)計、規(guī)模大小、內(nèi)部布局、設(shè)施配備等；而從軟件方面來看。它是檔案館內(nèi)在深層的形象，是檔案館運行機制、人員素質(zhì)、管理水準、服務(wù)態(tài)度，以及對館藏檔案(資料)開發(fā)能力等要素的綜合反映。

檔案館的社會影響應(yīng)該是檔案館在社會上人們所普遍關(guān)注的事件和國家政府部門及一定的地區(qū)內(nèi)。所倡導(dǎo)的運動和工作中作用大小的度量，作用越大社會影響也就越大。檔案館在這方面的專業(yè)優(yōu)勢是非常明顯的，如運動和工作中相關(guān)歷史人物資料的來源以及事件背景資料和有關(guān)證據(jù)的提供可能都是運動和工作成功的保證和事件解決的前提。所以檔案館應(yīng)該積極發(fā)揮這方面的專業(yè)優(yōu)勢。

檔案館的“公眾形象”與“社會影響”是相輔相成的，良好的公眾形象會造成積極的社會影響，而積極的社會影響有利于塑造良好的公眾形象。

2、從油田檔案處(館)發(fā)展實踐看公眾形象的建設(shè)

1994年以后油田檔案體制進行了改革，將原隸屬于油田各二級單位的檔案室統(tǒng)一收歸局檔案館，形成了“專業(yè)化管理，區(qū)域性服務(wù)”的管理體制，從硬件方面樹立起了油田檔案館的公眾形象，并且在“專業(yè)化管理，區(qū)域性服務(wù)”的管理體制思路指導(dǎo)下，廣泛開展檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理者素質(zhì)，增強了檔案館軟件方面的公眾形象。十幾年來油田檔案館發(fā)展迅速，碩果累累，影響波及國內(nèi)外。現(xiàn)在的油田檔案處(館)已是一個具有相當(dāng)規(guī)模的現(xiàn)代化檔案管理機構(gòu)。檔案的收集和利用率較以前大為提高，并且在油田局域網(wǎng)上建立了自己的網(wǎng)站實現(xiàn)了各單位之間檔案資源共享。截止2007年底，全處(館)現(xiàn)有專業(yè)檔案資料樓6座，檔案工作用房總建筑面積達36萬多平方米，檔案處(館)及其所屬28個基層檔案室，負責(zé)油田機關(guān)及二級單位各門類檔案的收集、整理、存儲、利用等工作。庫藏檔案全宗200多個。庫藏檔案包括文書檔案(黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù))、會計檔案、科技檔案(科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備儀器)、油氣勘探開發(fā)檔案、專業(yè)檔案(勘探設(shè)計、工程、教學(xué)、公證、案件、地籍、聲像)、職工檔案、實物檔案、資料等18個門類，庫藏紙質(zhì)檔案14177萬卷、3067萬件，底圖704萬張，其他載體檔案158萬多盒(盤)，資料354多萬冊。全處共擁有計算機130多臺，檔案柜架5000多套，基本滿足了檔案現(xiàn)代化管理的要求。為了建設(shè)深層次檔案館公眾形象，油田檔案處(館)先后制定了《工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》，中原油田《企業(yè)檔案分類規(guī)則》、《文書類檔案案卷質(zhì)量標準》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷質(zhì)量標準》、《館藏資料分類編號規(guī)則》及各類檔案管理細則。開展了案卷質(zhì)量評比活動。使全館案卷質(zhì)量全部達到了標準化規(guī)范化。在科技興檔上。油田檔案人員先后成功地開發(fā)了《中原油田檔案管理信息系統(tǒng)》、《地質(zhì)檔案(資料)收發(fā)系統(tǒng)》、《人事檔案管理系統(tǒng)》等9個檔案管理軟件系統(tǒng)。實現(xiàn)了庫藏檔案的微機管理。1999年，油田檔案人員還承擔(dān)了蘇丹國《石油檔案管理概論》教材的撰寫和《石油檔案計算機管理系統(tǒng)》軟件的開發(fā)工作。并派員赴蘇丹完成了為期4個多月的教學(xué)培訓(xùn)任務(wù)，開創(chuàng)了油田檔案國際合作的先例。從1995年以來，全處累計為油田和社會提供檔案資料服務(wù)301萬人次、2377萬卷次。創(chuàng)直接間接經(jīng)濟效益8億多元，完成省部級以上科研成果15項，獲河南省第十屆發(fā)明展覽會金獎1項。濮陽市科技進步獎1項，河南省檔案科技進步獎16項，注冊O(shè)C活動小組40個，完成課題140項。其中獲局級以上獎勵28項，油田檔案學(xué)術(shù)研討會11期。交流論文550篇，獲獎230篇，組織參加省部級以上檔案學(xué)術(shù)研討會30次，320篇參加交流，其中120篇獲獎。先后有240篇論文獲得局級獎勵，130篇論文在《中國檔案》等雜志上公開發(fā)表或在省部級以上檔案學(xué)術(shù)研討會上交流，1項獲中國檔案學(xué)會優(yōu)秀成果三等獎、75項獲河南省檔案學(xué)優(yōu)秀成果獎、50項獲河南省檔案調(diào)研成果獎，油田檔案工作先后多次榮獲全國、河南省等單位檔案管理先進單位。油田檔案處(館)十幾年來的發(fā)展說明重視檔案館公眾形象的建設(shè)，對社會影響的作用，對檔案的利用開發(fā)有非常積極的作用。

2.1油田檔案處(館)的實踐說明檔案館公眾形象的建設(shè)有利于增強檔案人員自身的凝聚力，使其主動為檔案館的發(fā)展獻計獻策。

2.2油田檔案處(館)的實踐說明檔案館公眾形象的建設(shè)提高了檔案館的公眾地位，提高了大眾的檔案意識。使檔案信息收集和利用工作更加主動。

2.3油田檔案處(館)的實踐說明檔案館公眾形象的建設(shè)促使了其他部門對檔案館工作的認同，有利于實現(xiàn)檔案信息資源共享。