談人事檔案電子化的分析

潘　霞

摘要：與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)將新興計(jì)算機(jī)技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步晚，應(yīng)用程度較為滯后，目前主要用于案案卷的總體管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案存儲(chǔ)電子化已成為必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：人事檔案 電子化 分析

1 人事檔案存儲(chǔ)電子化是不可回避的發(fā)展趨勢(shì)

與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)將新興計(jì)算機(jī)技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步晚，應(yīng)用程度較為滯后，目前主要用于案案卷的總體管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案存儲(chǔ)電子化已成為必然趨勢(shì)。

傳統(tǒng)人事檔案工作主要強(qiáng)調(diào)原始記錄紙張的保存，每本案卷具有唯一性，一旦遺失，損毀就難以彌補(bǔ)，失去重要的歷史憑證。不少人事部門(mén)在人事檔案管理存儲(chǔ)電子化方面做了大量的探索，取得了不少經(jīng)驗(yàn)。人事檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，將人事檔案原件保存，建立起電子案卷，查閱檔案主要通過(guò)計(jì)算機(jī)完成，我們認(rèn)為，這一系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)不僅僅在于能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔、減少檔案工作人員的工作量和紙質(zhì)案卷的磨損毀壞。更在于實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息備份。雖然紙質(zhì)案卷的作用和地位是電子案卷無(wú)法取代的，但將人事檔案由原來(lái)的單一存儲(chǔ)紙質(zhì)案卷轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)案卷與電子案卷同步存儲(chǔ)，兩種形式的案卷分離保管，是防止涂改、偽造檔案的有力手段。當(dāng)紙質(zhì)案卷遺失、損毀時(shí)，電子案卷又可以起到補(bǔ)充憑證的作用，能在一定程度上降低意外事故贊成的損失。同時(shí)，存儲(chǔ)形式的電子化也為案卷管理和利用全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理提供了良好的基礎(chǔ)。

人事檔案存儲(chǔ)電子化涉及面廣，資金投入大，技術(shù)要求高，基礎(chǔ)工作量大，但巨大的優(yōu)勢(shì)已使其成為不可回避的發(fā)展趨勢(shì)。基層組織人事部門(mén)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)，做好相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)和利用工作，積極推進(jìn)人事檔案管理工作的電子化進(jìn)程。

2 開(kāi)展計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作的必要性

2.1 新時(shí)期人事工作的迫切需要。進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)普及到了各行各業(yè)，這也大加快了各項(xiàng)工作信息化的進(jìn)程，而新時(shí)期人事工作更誚走在前面，運(yùn)用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期人事工作，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是新時(shí)期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢(shì)和必然要求。只有進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。

2.2 人事信息規(guī)范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，重復(fù)勞動(dòng)多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門(mén)之間的信息閉塞，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息系統(tǒng)流程不科學(xué)。要改變這種狀況，就需要用現(xiàn)代化工具管理干部信息，不斷提高信息的規(guī)范程度與利用率。

2.3 提高人事檔案管理水平的需要。隨著經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應(yīng)不斷提高科學(xué)管理水平。這就要求我們?nèi)シe極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段與方式來(lái)管理人事檔案，更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的作用，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。

3 當(dāng)前計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作中存在的問(wèn)題

3.1 重復(fù)操作，數(shù)據(jù)難以共享。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作的開(kāi)展，應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)和推廣工作也得到了加強(qiáng)，各部門(mén)都逐步建立起相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，把人事工作中的主要信息管理起來(lái)，為人事工作提供了先進(jìn)的技術(shù)處理手段，但往往由于各條線沒(méi)有采用統(tǒng)一規(guī)范化的應(yīng)用軟件，就造成了重復(fù)操作，數(shù)據(jù)卻不能共享。

3.2 現(xiàn)有的設(shè)備沒(méi)有得到充分利用造成資源浪費(fèi)。隨著科技的發(fā)展，各級(jí)人事部門(mén)都購(gòu)進(jìn)了相當(dāng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息應(yīng)用水平卻相對(duì)較低，而且大多數(shù)單位的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)基本上是單位狀態(tài)使用，使現(xiàn)有的設(shè)備沒(méi)有得到充分利用，信息資源沒(méi)有得到充分共享，計(jì)算機(jī)效能沒(méi)有得到充分發(fā)揮。

3.3 系統(tǒng)提供的信息不能完全滿足人事工作的需要，影響決策。目前，我們的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還不完善，可供使用的信息量相對(duì)較少，應(yīng)用軟件不能很好地提供出所需的各類統(tǒng)計(jì)分析資料，無(wú)法滿足實(shí)際工作的需要，而且在操作上專業(yè)性增強(qiáng)，使軟件的利用率大大降低。不能及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供信息和決策依據(jù)。

3.4 工作人員計(jì)算機(jī)操作水平相對(duì)較低，影響了軟件作用的發(fā)揮。由于計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)發(fā)展日新月異，而我們的計(jì)算機(jī)操作人員大部是原來(lái)專門(mén)從事檔案工作的人員，計(jì)算機(jī)專業(yè)水平相對(duì)較低，如果不進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)就難以提高計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平，難以適應(yīng)工作的需要，也勢(shì)必影響計(jì)算機(jī)作用的發(fā)揮。

4 人事檔案管理與人事信息管理同步化，是實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)管理的合理模式

人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來(lái)源和主要記錄方式，人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項(xiàng)工作雖然不能等同替代，但很多具體項(xiàng)目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中，無(wú)論是各級(jí)組織部門(mén)還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對(duì)分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級(jí)各部門(mén)開(kāi)發(fā)的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側(cè)重點(diǎn)各不相同，信息轉(zhuǎn)換或共享又有困難。

各種人事信息系統(tǒng)應(yīng)用面較廣，利用率也較高。但不少單位采集信息時(shí)不嚴(yán)謹(jǐn)，或由本人直接提供有關(guān)內(nèi)容，或使用一些未經(jīng)校對(duì)的現(xiàn)成表格資料，隨意性大。另外人事信息常采取定期采集維護(hù)方式，學(xué)歷變化等信息的管理往往相對(duì)滯后，以上因素都會(huì)造成人事信息失實(shí)，影響人事工作的正常開(kāi)展。另一方面，檔案管理系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)來(lái)源于人事檔案，而且一般采用隨時(shí)維護(hù)的形式，在材料歸檔的同時(shí)就要更新信息，具有真實(shí)性、權(quán)威性。但由于多數(shù)單位已有了人事信息系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)中的人事信息往往不被重視，利用率低。要推動(dòng)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人信息這兩類系統(tǒng)合二為一，開(kāi)發(fā)推廣全國(guó)統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開(kāi)發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，又可保證信息的準(zhǔn)確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。

5 強(qiáng)化制度化建設(shè)使人事信息管理更加規(guī)范

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。加上檔案工作人員計(jì)算機(jī)水平有限，如不及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生問(wèn)題數(shù)據(jù)難以恢復(fù)，損失很大。同時(shí)，計(jì)算機(jī)管理帶來(lái)了信息維護(hù)、磁盤(pán)等載體的保管保密等一系列的新的問(wèn)題。如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔，更要面臨系統(tǒng)安全的巨大挑戰(zhàn)。檔案工作是一項(xiàng)保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問(wèn)題。規(guī)范操作程序，對(duì)保密等相關(guān)問(wèn)題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。

6 提高檔案管理人員技術(shù)水平

由于缺乏有力的約束機(jī)制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理要求在較短時(shí)間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并在日常工作中及時(shí)信息維護(hù)，檔案管理人員的工作量明顯加大，在遠(yuǎn)程查檔剛剛起步的今天，計(jì)算機(jī)管理帶來(lái)的工作效率的相對(duì)提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。

7 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的推廣程度應(yīng)視實(shí)際情況而定

對(duì)于總體信息量小的單位，易于推廣，但計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)越性體現(xiàn)卻不明顯，操作起來(lái)繁瑣，利用率并不高。功能比較全面的檔案管理系統(tǒng)主要適用于管理檔案數(shù)量多，內(nèi)容多的單位，其優(yōu)勢(shì)將更為明顯。

一些管理軟件運(yùn)行環(huán)境要求高，要進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐度?。同時(shí)，檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設(shè)備，并由專人管理。各單位可根據(jù)自己的實(shí)際視情而選用合適的信息化管理模式。