論高校檔案教育服務(wù)功能的拓展

付云金

摘要：文章基于高校檔案館作為一種新型的檔案管理實(shí)體，其信息服務(wù)功能有很大的拓展空間，就高校檔案館當(dāng)前狀況，探討了檔案館教學(xué)服務(wù)功能拓展的途徑和措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案；教育服務(wù)功能；教學(xué)檔案管理

中圖分類號：G64文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1674-1145（2009）12-0196-02

隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校檔案館作為一種新型的檔案管理實(shí)體應(yīng)運(yùn)而生。經(jīng)過多年的實(shí)踐與發(fā)展，高校檔案館信息服務(wù)功能逐漸完善，并呈現(xiàn)出規(guī)?；内厔荨５捎谥T多因素的存在，制約了檔案教學(xué)服務(wù)功能的充分發(fā)揮。筆者就如何實(shí)現(xiàn)檔案教育功能拓展談?wù)勔患褐姟?/p>

一、制約高校檔案教育服務(wù)功能拓展的因素

1．領(lǐng)導(dǎo)對檔案的教育服務(wù)功能認(rèn)識存在不足。多年來，高校檔案“重藏輕用”的思想根深蒂固，只是把檔案館當(dāng)成一個(gè)收集和保管檔案的地方，被認(rèn)為檔案是“機(jī)密”而限制了其充分合理的利用，使檔案沒有起到教育服務(wù)功能的作用。無論是教師還是學(xué)生，只有在自己必須利用檔案材料補(bǔ)辦畢業(yè)證書、開出國證明、職稱評定時(shí)才會想起檔案，才會來查閱檔案，否則平時(shí)很難想到檔案，更不用說利用。

2．檔案工作人員檔案服務(wù)意識不強(qiáng)，只注重于平時(shí)對檔案的收集、整理、保管、查閱等一般性工作，很少積極主動(dòng)地開發(fā)、利用寶貴的檔案信息資源開展檔案服務(wù)工作，使檔案價(jià)值不能最大限度地發(fā)揮。

二、拓展高校檔案功能的途徑

1．深化檔案編研、開發(fā)，是發(fā)揮高校檔案教育服務(wù)功能的有效途徑。檔案信息內(nèi)容豐富，但信息原始狀態(tài)的分散性導(dǎo)致利用的困難，要使高職院校檔案的教育功能獲得有效的發(fā)揮，應(yīng)積極開展檔案的編研，注意檔案信息的深加工。如進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、科研成果等專題匯編等。這些信息匯編是從學(xué)校檔案中提煉出來的，能使師生對學(xué)校的情況有一個(gè)全面了解，從而有利于他們對學(xué)校的歷史產(chǎn)生自豪感和為學(xué)校未來發(fā)展作貢獻(xiàn)的使命感，激勵(lì)廣大師生繼承學(xué)校的優(yōu)良傳統(tǒng)，不斷開拓、勇于創(chuàng)新。

2．要在檔案館建立學(xué)校榮譽(yù)陳列室。以原始、客觀、真實(shí)的素材對學(xué)生進(jìn)行思想教育，同樣也能發(fā)揮檔案的教育功能。陳列室濃縮了學(xué)校的歷史發(fā)展軌跡，存有各項(xiàng)學(xué)術(shù)及畢業(yè)生優(yōu)秀論文、競賽活動(dòng)中獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、匾額、錦旗等，都是學(xué)校發(fā)展史的見證。生動(dòng)的照片、詳盡的實(shí)物、簡明的圖表、樸實(shí)的文字、巧妙的構(gòu)思和精美的制作，展示學(xué)校從無到有、從小到大的發(fā)展歷程，這些珍貴的檔案資料不僅可以凈化人的心靈，而且可以熏陶和美化人的精神世界，培養(yǎng)大學(xué)生高尚的情操。這些檔案如能定期向?qū)W生開放，可以使他們增長知識、開闊眼界，比口頭說教更直觀、更容易理解，更具有說服力。尤其是在新生入學(xué)教育過程中，組織他們參觀學(xué)校榮譽(yù)陳列室，能讓學(xué)生受到強(qiáng)烈的教育和熏陶，這是對學(xué)生進(jìn)行愛校教育幫助、引導(dǎo)他們追求高尚的道德情操和健康的審美情趣，成為激發(fā)他們刻苦學(xué)習(xí)、求實(shí)創(chuàng)新的最直觀、現(xiàn)實(shí)的教育素材。

3．利用聲像檔案制作專題片，是發(fā)揮高校檔案教育服務(wù)功能的最好途徑。聲像檔案形象藝術(shù)地記錄了學(xué)校管理、教學(xué)和各項(xiàng)積極向上的體育、文藝和娛樂活動(dòng)，有著很強(qiáng)的吸引力和影響力。把真實(shí)的檔案進(jìn)行藝術(shù)處理，配以生動(dòng)的語言、優(yōu)美的音樂，以立體形式對學(xué)生進(jìn)行形象化的教育，會讓學(xué)生喜聞樂見，收到事半功倍的效果。

三、拓展高校檔案教育服務(wù)功能的措施

1．轉(zhuǎn)變思想觀念、加大宣傳力度。檔案管理的好與壞，除了領(lǐng)導(dǎo)的因素之外，管理人員的檔案意識也是決定檔案服務(wù)功能拓展的重要因素。在競爭（Competition）、協(xié)作（Corporation）、用戶（Customer）和變化（Change）即“4C”環(huán)境中，高校檔案管理部門應(yīng)在不斷完善體制的基礎(chǔ)上，適度拓展其工作領(lǐng)域和服務(wù)功能，根據(jù)需要，將檔案工作適度前伸、旁展、深入、后顧，以充分發(fā)揮其在高校發(fā)展中的服務(wù)作用[1]。這就要求我們要做好宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識，使他們認(rèn)識檔案功能拓展的重要性和必要性。

2．完善制度建設(shè)，保證檔案完整性。建立和完善有效的管理制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，是搞好檔案管理工作的保證。要保證檔案的完整、系統(tǒng)性，就應(yīng)采取強(qiáng)有力的措施，從收集、整理、歸檔、保管等各方面入手，制定相應(yīng)的檔案管理制度，做到有章可循。各形成單位負(fù)責(zé)文件材料的形成、收集整理、立卷、歸檔工作。確保各類檔案完整齊全，來源清楚、去向明白、保存安全、利用方便。同時(shí)，檔案收集工作是檔案管理的前提和基礎(chǔ)，關(guān)系到檔案的歸檔率和完整率，影響到檔案工作的質(zhì)量。加強(qiáng)檔案的收集工作，把具有保存價(jià)值的檔案收集到檔案室或檔案館，使之得到充分利用。在檔案的收集工作中，要做到定期收集與長年收集相結(jié)合、經(jīng)常性收集與集中性收集相結(jié)合、主動(dòng)送交與上門收集相結(jié)合、普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合，確保檔案的完整、無缺。

3．建立精通信息服務(wù)技術(shù)手段的人才隊(duì)伍，是拓展高校檔案館功能的必然要求。拓展高校檔案館的教育服務(wù)功能，是相對于傳統(tǒng)服務(wù)方式、服務(wù)手段的改進(jìn)與提高，需要具有一支了解掌握高校檔案館業(yè)務(wù)、精通信息服務(wù)技術(shù)手段的人才隊(duì)伍，這是拓展高校檔案館功能的基礎(chǔ)。拓展高校檔案館功能，要求對“內(nèi)”以調(diào)動(dòng)高校檔案館人員的積極性、創(chuàng)造性為根本；對“外”研究高校教學(xué)科研發(fā)展的實(shí)際需求，以追求高校師生的滿意度為根本。只有這樣，拓展高校檔案館功能才會具有強(qiáng)大的動(dòng)力和明確的方向。因此，要加大培訓(xùn)工作的力度，加快“復(fù)合型”信息管理人才隊(duì)伍培養(yǎng)建設(shè)的步伐，要變一般性提倡為強(qiáng)制性要求，將其列入高校檔案館人員培訓(xùn)計(jì)劃和工作考核目標(biāo)之中。

4．“重在利用”。教學(xué)檔案管理的最終目的是為了更好地利用，要實(shí)現(xiàn)其社會效益、經(jīng)濟(jì)效益同步提高，使其價(jià)值最大化。高校檔案館除應(yīng)當(dāng)繼續(xù)完善檔案收藏、信息存儲、檔案服務(wù)、宣傳教育與文化傳承等傳統(tǒng)功能的建設(shè)任務(wù)之外，還應(yīng)當(dāng)充分依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息技術(shù)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)高校檔案館功能的有效拓展。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸檔案信息，是發(fā)揮高校檔案教育服務(wù)功能的重要手段。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，要充分發(fā)揮高校檔案教育功能，就必須利用網(wǎng)絡(luò)傳媒技術(shù)增強(qiáng)檔案信息的傳輸速度和傳播范圍。編制出便于利用的專題、全文索引，目錄標(biāo)引、檔案網(wǎng)頁，利用校園網(wǎng)搭建檔案信息服務(wù)平臺，將大量檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享。使廣大師生無論在何時(shí)何地都能利用校園網(wǎng)查閱、利用檔案資料，瀏覽檔案信息，創(chuàng)造現(xiàn)代化查閱條件，不斷調(diào)整檔案信息結(jié)構(gòu)，把科學(xué)開發(fā)、高效利用放在首位，在繼承中發(fā)展、在實(shí)踐中完善、在創(chuàng)新中提高，使教學(xué)檔案的價(jià)值在動(dòng)態(tài)管理中得以增值。從而拓寬學(xué)校檔案教育的時(shí)空界限，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，更好地發(fā)揮高校檔案的教育服務(wù)功能。

參考文獻(xiàn)

[1]宋琦．“4C”環(huán)境中高校當(dāng)案工作領(lǐng)域和服務(wù)職能的拓展[J]．蘭臺世界，2008，（10）．