加強(qiáng)住房公積金管理部門內(nèi)控制度的思考

陳　琰

【摘要】 隨著住房公積金制度的不斷發(fā)展,及管理機(jī)構(gòu)的調(diào)整理順,住房公積金業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大。為了管好、用好老百姓?qǐng)A住房夢(mèng)的錢,又確保保值、增值,住房公積金管理部門必須建立成熟與完善的內(nèi)控制度,促進(jìn)住房公積金的規(guī)范管理,為住房公積金的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

【關(guān)鍵詞】 住房公積金;內(nèi)控制度

一、確立創(chuàng)新的內(nèi)控管理理念

住房公積金管理部門內(nèi)部控制的主要目標(biāo)是有效地控制和化解風(fēng)險(xiǎn),確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),需確立創(chuàng)新的內(nèi)控管理理念,采取一系列具有組織、制約、協(xié)調(diào)作用的控制程序、措施和辦法,提高管理質(zhì)量,保證資金安全。

1. 在內(nèi)控體系上要整體覆蓋、無縫銜接和全方位防控。(1)全體職工都是管理者、監(jiān)督者和責(zé)任者;(2)以人為本,制度管人、機(jī)制管事;(3)人控、機(jī)控、制度控為一體,自控、互控、監(jiān)控為防線;(4)全面貫徹痕跡化管理、全過程控制。

2.在內(nèi)控原則上要將嚴(yán)肅性、即時(shí)性、公平性相結(jié)合,注重科學(xué)性和實(shí)效性。

3.在內(nèi)控教育上要強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),消除自滿心理、僥幸心理、抵觸心理、功利心理和隨意心理。

4. 在內(nèi)控設(shè)計(jì)上要實(shí)施由被動(dòng)型管理向主動(dòng)型管理轉(zhuǎn)換。由事后查處向事前防范轉(zhuǎn)換;由單一制度向系統(tǒng)化制度轉(zhuǎn)換;由表象治理向源頭治本轉(zhuǎn)換;由階段性防治向長(zhǎng)效機(jī)制轉(zhuǎn)換。

二、充分發(fā)揮相關(guān)崗位的職能作用

任何風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生,都與人的因素有關(guān),而預(yù)防和化解風(fēng)險(xiǎn),也離不開人,只有全體員工都了解內(nèi)部控制的重要性,都熟悉崗位工作的職責(zé)要求,牢固樹立內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)防范的經(jīng)營理念,才能促使由決策層、執(zhí)行層和監(jiān)督保障層共同構(gòu)建的內(nèi)控管理體系充分發(fā)揮相互制衡的作用。

1.高層管理人員的職能。住房公積金管理部門高層管理人員在內(nèi)部控制中承擔(dān)著重要責(zé)任:一方面要引導(dǎo)員工樹立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和法律意識(shí),培養(yǎng)員工遵紀(jì)守法,按章辦事的自覺性;另一方面自身要有較高的誠信度和穩(wěn)健的經(jīng)營思想及道德價(jià)值觀。

2.財(cái)務(wù)人員的職能。財(cái)務(wù)人員道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平的高低,是內(nèi)部控制制度執(zhí)行強(qiáng)弱的關(guān)鍵,這就要求財(cái)務(wù)人員不但要有過硬的業(yè)務(wù)能力,遵紀(jì)守法,客觀公正。

3.內(nèi)部審計(jì)人員的職能。在內(nèi)部控制中,審計(jì)人員具有極其重要而特殊的地位,住房公積金管理部門應(yīng)當(dāng)賦予內(nèi)部審計(jì)人員追查異常情況的權(quán)力,使其對(duì)內(nèi)部控制有效性作出獨(dú)立評(píng)價(jià)。

三、建立規(guī)范的管理制度體系

建立一個(gè)規(guī)范化、透明化,覆蓋全面、行之有效的管理制度體系,是各項(xiàng)管理活動(dòng)按照程序嚴(yán)格進(jìn)行的基礎(chǔ),是完成內(nèi)控管理體系上“制度治”目標(biāo)的前提和保證。

1.建立內(nèi)控管理全面覆蓋制度。使每一項(xiàng)管理活動(dòng)都有明確的制度依據(jù),針對(duì)每個(gè)崗位、每個(gè)流程都有明確的制度規(guī)定,包括財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、崗位責(zé)任、貸款責(zé)任追究、信息系統(tǒng)管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、檔案管理、審計(jì)考核獎(jiǎng)罰等。

2.建立痕跡化管理制度,建立公積金業(yè)務(wù)運(yùn)行過程的記錄制度。保存計(jì)算機(jī)信息、往來票據(jù)、檔案資料等一系列過程的證據(jù),做到有跡可尋,有據(jù)可查。

3.建立可持續(xù)改進(jìn)的管理控制制度。實(shí)行各部門定期自查、互查和審計(jì)跟蹤調(diào)查,以實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的事前防范和改進(jìn)措施的跟蹤驗(yàn)證。

四、健全完善的內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制

在當(dāng)前業(yè)務(wù)和管理半徑快速發(fā)展的時(shí)期,住房公積金管理部門采用管營分離的模式來強(qiáng)化內(nèi)部控制管理,這是比較適合當(dāng)前業(yè)務(wù)發(fā)展,有效防范風(fēng)險(xiǎn),保證資金安全的管理模式。

1.建立權(quán)責(zé)明晰的扁平組織框架。(1)建立行政領(lǐng)導(dǎo)層,負(fù)責(zé)行政領(lǐng)導(dǎo)、政策實(shí)施、運(yùn)籌策劃、全面管理,為法定責(zé)任主體;(2)建立職能管理層,為實(shí)施承上啟下、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、專業(yè)管理的運(yùn)作主體,在權(quán)限范圍內(nèi)行使政策、管理和協(xié)調(diào)的職能;(3)建立運(yùn)營操作層,建立窗口柜面,行使日常業(yè)務(wù)職能,是直接面向職工群眾服務(wù)的主體,在權(quán)限范圍內(nèi)負(fù)責(zé)直接受理、辦理報(bào)批、協(xié)助操作等基礎(chǔ)性事務(wù);(4)建立金融配套層,這是中心的外延層,主要由受委托銀行按照中心委托業(yè)務(wù)合同辦理相關(guān)的配套服務(wù),通過理順與金融配套層的關(guān)系,有效防范外延機(jī)構(gòu)的委托風(fēng)險(xiǎn)和操作風(fēng)險(xiǎn)。

2.建立通暢的風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告渠道。建立扁平化的組織架構(gòu)基礎(chǔ),使管理層和運(yùn)營層共同對(duì)行政領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé),形成信息傳遞的快速通道,從而有效防止信息層層上報(bào)的低效失真或逐級(jí)遞減的現(xiàn)象。職能部門檢查、內(nèi)審部門專項(xiàng)審計(jì)與月度分析會(huì)、資金平衡會(huì)、受托銀行例會(huì)等多種信息渠道相結(jié)合,使行政領(lǐng)導(dǎo)層全方位掌握動(dòng)態(tài)信息,在內(nèi)控管理體系上進(jìn)行“人治”。

3.建立交叉驗(yàn)證的管理體系。住房公積金管理的安全保護(hù)區(qū)是在管理層和運(yùn)營層上建立交叉驗(yàn)證、相互制衡的機(jī)制,以采取“條”、“塊”分屬管理和“條塊”交叉驗(yàn)證相結(jié)合的方式來消化和防范風(fēng)險(xiǎn)。(1)從“條”線上控制風(fēng)險(xiǎn)。主要是在業(yè)務(wù)管理中如歸集、貸款等條線上履行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、管理和檢查的職能;(2)從“塊”上控制風(fēng)險(xiǎn)。主要側(cè)重于運(yùn)營層和金融配套層行使控制前臺(tái)一線的業(yè)務(wù)受理和操作職能; (3)內(nèi)控監(jiān)管部門和審計(jì)部門根據(jù)“條、塊”信息數(shù)據(jù),實(shí)施交叉驗(yàn)證。通過這種相互制衡的機(jī)制:一方面為行政領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、迅速進(jìn)行決策提供了參考;另一方面通過“條塊”結(jié)合,為內(nèi)控管理覆蓋業(yè)務(wù)的每個(gè)角落奠定了體制性的基礎(chǔ)。

4.建立有效的內(nèi)部控制管理聯(lián)防機(jī)制。(1)建立部門目標(biāo)責(zé)任制、明確崗位職責(zé);(2)窗口前臺(tái)設(shè)立復(fù)核崗位,中心設(shè)審計(jì)部門,專司內(nèi)控監(jiān)督;(3)梳理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、掌握控制要點(diǎn);(4)完善教育培訓(xùn)和考核獎(jiǎng)罰機(jī)制。

5.建立高科技手段的內(nèi)控管理機(jī)制。(1)積極推進(jìn)數(shù)據(jù)集中和應(yīng)用系統(tǒng)整合,加強(qiáng)安全管理和運(yùn)行管理,確保信息系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。充分利用先進(jìn)的信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)集中基礎(chǔ)上的深層次數(shù)據(jù)應(yīng)用,由簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)信息向宏觀的知識(shí)性信息的轉(zhuǎn)變,在宏觀上產(chǎn)生內(nèi)控管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)輔助決策信息;(2)積極穩(wěn)妥開展網(wǎng)上業(yè)務(wù)、手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備的信息服務(wù),創(chuàng)新和完善住房公積金信息化服務(wù)體系,加快中心管理與決策信息化,支持以繳存人為中心的業(yè)務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新,大力推進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)的研究開發(fā),不斷提高管理水平;(3)積極利用和推進(jìn)個(gè)人征信系統(tǒng)建設(shè),充分共享人民銀行征信系統(tǒng)等社會(huì)信息系統(tǒng)的資源,從個(gè)人貸款業(yè)務(wù)起步,逐步完善和規(guī)范貸款業(yè)務(wù)工作;(4)建立能反映繳存、提取、個(gè)人貸款等全貌,對(duì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)和銀行進(jìn)行交叉驗(yàn)證的系統(tǒng),實(shí)時(shí)反映業(yè)務(wù)

流、信息流和資金流,使三流合一,在內(nèi)控管理體系上實(shí)現(xiàn)“機(jī)制”。

五、建立全面規(guī)范的制約控制活動(dòng)

1.人員素質(zhì)控制。人是內(nèi)部控制制度的主體,各種控制措施都需要具有相應(yīng)素質(zhì)的人員來執(zhí)行,如果人員素質(zhì)不符合要求,控制措施就會(huì)失效。要按照自律、激勵(lì)與控制原則,強(qiáng)化人員素質(zhì)和行為準(zhǔn)則。

2.組織控制。是對(duì)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、職務(wù)分工的合理性和有效性進(jìn)行的控制。組織控制的主要控制方法包括不相容職務(wù)分離、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和適當(dāng)?shù)臋?quán)責(zé)劃分。住房公積金管理部門在建立內(nèi)部控制制度時(shí),首先,應(yīng)確定哪些崗位和職務(wù)是不相容的,不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部牽制”。其次,要要根據(jù)不相容職務(wù)分離原則和業(yè)務(wù)特點(diǎn)明確規(guī)定各部門和崗位的職責(zé)權(quán)限,使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互制約,形成有效的制衡機(jī)制。

3.業(yè)務(wù)程序控制。是指住房公積金管理部門內(nèi)部為保證各項(xiàng)公積金業(yè)務(wù)按一定的程序有效運(yùn)行而規(guī)定的業(yè)務(wù)處理過程中所必須具備的環(huán)節(jié)及其經(jīng)歷順序,它是組織控制的具體實(shí)現(xiàn)形式。業(yè)務(wù)程序控制的具體措施是將每一項(xiàng)業(yè)務(wù)程序都劃分為相互銜接的六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),即授權(quán)、主辦、核準(zhǔn)、執(zhí)行、記錄和復(fù)核。

4.信息質(zhì)量控制。是指采用一定的方法,保證所反映的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息的全面、及時(shí)、公允和可靠。會(huì)計(jì)信息是其中最主要的信息,能夠及時(shí)準(zhǔn)確地反映住房公積金業(yè)務(wù)活動(dòng),保障住房公積金管理部門資產(chǎn)完整,并為內(nèi)部管理及外部監(jiān)管提供真實(shí)可靠的管理和決策信息。其具體控制內(nèi)容包括:健全和完善財(cái)務(wù)管理結(jié)構(gòu)體系,界定財(cái)務(wù)管理方面的職責(zé)和權(quán)限,制定完善的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度;建立一套完善的會(huì)計(jì)科目表;建立嚴(yán)格的原始記錄和憑證連續(xù)編號(hào)制度;建立定期盤點(diǎn)、對(duì)賬制度,建立會(huì)計(jì)內(nèi)部稽核制度;建立定期的會(huì)計(jì)分析制度等。

5.資產(chǎn)保護(hù)控制。內(nèi)部控制的各種控制方式都具有保護(hù)資產(chǎn)安全的作用,這在內(nèi)部控制目標(biāo)中已反映出來。資產(chǎn)保護(hù)控制措施包括:嚴(yán)格控制對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的接觸,只有經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)的人員才可接觸資產(chǎn);對(duì)資產(chǎn)定期進(jìn)行盤點(diǎn)并將盤點(diǎn)結(jié)果與會(huì)計(jì)記錄進(jìn)行比較;對(duì)會(huì)計(jì)記錄要妥善保護(hù),嚴(yán)格限制接近會(huì)計(jì)記錄的人員;對(duì)某些重要資料要留有后備記錄;對(duì)于各類紙質(zhì)檔案包括各種會(huì)議記錄與決議、貸款資料、憑證賬冊(cè)以及各類法規(guī)、文件等進(jìn)行分類管理,完善檔案管理和交接制度;對(duì)于電子數(shù)據(jù),要采取多介質(zhì)備份與異地備份相結(jié)合的方式,確保數(shù)據(jù)安全完善。

6.信息技術(shù)控制。完善住房公積金業(yè)務(wù)信息系統(tǒng),提升信息化層次,盡可能地減少和消除人為操作因素,提高公積金業(yè)務(wù)的安全性和效率性。如在信息系統(tǒng)中對(duì)貸款業(yè)務(wù)貸前、貸中、貸后的全程跟蹤管理,嚴(yán)控貸款風(fēng)險(xiǎn);會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)電算化,使住房公積金管理部門能夠?qū)芾聿考胺种行牡臅?huì)計(jì)核算工作進(jìn)行時(shí)時(shí)監(jiān)控,降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

7.內(nèi)部審計(jì)控制。是內(nèi)部控制制度的特殊組成部分,是對(duì)內(nèi)部控制制度中其他各項(xiàng)控制的再控制。根據(jù)現(xiàn)代控制論的原理,各項(xiàng)控制是否得到有效執(zhí)行,必須靠信息反饋裝置來檢驗(yàn),通過反饋裝置將執(zhí)行情況及時(shí)反饋到控制中心,以便及時(shí)修正,保證實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)。

六、強(qiáng)化安全監(jiān)督機(jī)制

1.加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。(1)形成一整套既規(guī)范有序、又相互監(jiān)督制約的管理機(jī)制。重要崗位人員實(shí)行定期輪崗、建立責(zé)任復(fù)核制、加強(qiáng)內(nèi)部財(cái)務(wù)監(jiān)督檢查;(2)建立科學(xué)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、?guī)范的、合理的責(zé)任追究和績(jī)效考核體系,目標(biāo)上重點(diǎn)防范八類風(fēng)險(xiǎn),即信貸業(yè)務(wù)資金風(fēng)險(xiǎn)、會(huì)計(jì)核算操作風(fēng)險(xiǎn)、資產(chǎn)處置道德風(fēng)險(xiǎn)、人事管理法律風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)作技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、受托銀行委托風(fēng)險(xiǎn)、安全保衛(wèi)社會(huì)風(fēng)險(xiǎn)、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn);(3)完善集體議事制度,凡重大決策必須提交主任會(huì)或職代會(huì)集體討論,增強(qiáng)決策的民主性和科學(xué)性;(4)構(gòu)筑四道防火墻,即ISO9001質(zhì)量管理體系的貫標(biāo)實(shí)施、管理處室的專業(yè)檢查和監(jiān)督、計(jì)算機(jī)操作的自動(dòng)監(jiān)控、全面審計(jì)及專項(xiàng)督查;(5)重點(diǎn)監(jiān)督執(zhí)行“四不準(zhǔn)”原則情況,不準(zhǔn)挪用住房公積金、不準(zhǔn)經(jīng)商辦企業(yè),不準(zhǔn)從事除按規(guī)定購買國債之外的其他投資業(yè)務(wù),不準(zhǔn)提供任何擔(dān)保。

2.自覺接受外部監(jiān)督。主要是政府監(jiān)督、財(cái)政監(jiān)督、審計(jì)監(jiān)督和社會(huì)監(jiān)督,確保資金運(yùn)行安全。