重大活動(dòng)中的檔案收集工作

張　一

隨著改革開(kāi)放步伐的不斷加快，政治、經(jīng)濟(jì)、文化交往活動(dòng)的日益增多，全市乃至全國(guó)每年都要舉辦一些重大活動(dòng)?；顒?dòng)中形成的檔案資料，真實(shí)地記錄了我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的重要?dú)v程及重大歷史面貌，是珍貴的信息資源和歷史財(cái)富。為了確保重大活動(dòng)檔案的齊全完整，更好的服務(wù)于我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)及社會(huì)公眾，必須做好重大活動(dòng)檔案的收集工作。

一、重大活動(dòng)的特點(diǎn)及檔案收集的困難

1、臨時(shí)性

重大活動(dòng)的組織承辦機(jī)構(gòu)一般都是臨時(shí)成立的，包括領(lǐng)導(dǎo)的任命、部門的設(shè)立、工作人員的聘用。那么為了在有限的時(shí)間內(nèi)圓滿完成活動(dòng)的舉辦任務(wù)，大家的工作目標(biāo)和精力重點(diǎn)都會(huì)集中在一些事務(wù)工作上，這就會(huì)在一定程度上忽略檔案工作。

2、時(shí)效性

由于重大活動(dòng)的人員聘用多為借調(diào)或短期聘用，當(dāng)活動(dòng)結(jié)束后，大部分工作人員會(huì)馬上撤離，甚至部門會(huì)即刻撤銷，這會(huì)從時(shí)間上加大檔案收集工作的難度。

3、規(guī)模性

重大活動(dòng)的工作內(nèi)容、涉及領(lǐng)域、參與人員等都有一定的規(guī)模，致使所形成的檔案數(shù)量較大、類別繁多、載體多樣，這些都給檔案員帶來(lái)不小的挑戰(zhàn)。

4、保密性

一般重大活動(dòng)的某些領(lǐng)域要保證新穎獨(dú)特的效果，有的甚至?xí)婕皺C(jī)密工作，這要求在一定時(shí)限內(nèi)限制掌握涉密內(nèi)容的部門和人員。如果檔案部門不在其中，就要處理好涉密檔案和檔案收集工作的矛盾。

二、結(jié)合實(shí)際、大膽創(chuàng)新，探尋有效的工作方法

(一)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，為檔案工作提供有力保障倘若能夠得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，肯定會(huì)對(duì)檔案收集工作帶來(lái)一定的便利。檔案部門要加強(qiáng)有關(guān)檔案工作法律法規(guī)的宣傳，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的重要性。具體可以從以下幾個(gè)方面開(kāi)展：

1、將檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)討論內(nèi)容。在重大活動(dòng)中，領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)定期召開(kāi)辦公會(huì)，總結(jié)和部署階段性工作。檔案部門要爭(zhēng)取重要會(huì)議的“一席之地”，爭(zhēng)取發(fā)言權(quán)，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的重要性及其在整體工作中不可或缺的地位，使我們的工作得到認(rèn)可和支持。

2、歸檔制度同其他相關(guān)制度保持內(nèi)容方面的統(tǒng)一性。歸檔制度應(yīng)同行政管理制度、文書工作制度相銜接，將歸檔制度納入上述工作管理制度，以保證其順利實(shí)施。此外還可將歸檔制度同重大活動(dòng)中的計(jì)劃管理制度、標(biāo)準(zhǔn)化管理制度等聯(lián)系起來(lái)。例如在日常管理工作中，很多重大活動(dòng)會(huì)采用監(jiān)控報(bào)告體系，即將活動(dòng)籌備中的重要工作細(xì)化，顯示階段性工作的完成情況并加以分析，便于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下一步工作的部署及全體工作人員對(duì)工作進(jìn)展的了解。檔案部門要通過(guò)與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)商，與相關(guān)部門的溝通，力爭(zhēng)將檔案工作納入其中，顯示出各部門在階段時(shí)間內(nèi)移交檔案的情況，并在移交的內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間等方面規(guī)范化，從而確保檔案資料收集的齊全完整。

3、將檔案工作納入各部門及個(gè)人的職責(zé)范圍，與其他工作同時(shí)進(jìn)行考核。在建立崗位責(zé)任制時(shí)，應(yīng)將檔案移交、歸檔等工作納入各部門及個(gè)人的職責(zé)范圍，從組織上保證檔案收集的齊全完整。

(二)制訂規(guī)范性文件，使檔案工作有章可循

工欲善其事，必先利其器。在大多數(shù)人不了解檔案工作的重要性、檔案意識(shí)不強(qiáng)的情況下，我們要根據(jù)實(shí)際需要，制定規(guī)范性文件。

1、調(diào)查研究，建立、健全歸檔制度。歸檔制度(包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等)是各部門及個(gè)人做好文件歸檔工作，及時(shí)、科學(xué)地移交檔案的重要依據(jù)，同時(shí)也是檔案部門取得檔案，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查檔案歸檔工作的必要手段。檔案部門要以國(guó)家及專業(yè)主管機(jī)關(guān)制定的相關(guān)文件為指南，充分了解重大活動(dòng)的性質(zhì)、職能分工以及文件材料的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程，文件的種類、內(nèi)容、形成特點(diǎn)和規(guī)律，制定具有操作性、便于執(zhí)行的歸檔制度，保證歸檔文件的數(shù)量和質(zhì)量。例如在歸檔范圍的編寫上，我們可以以部門為單位，從其工作職能出發(fā)，探尋工作中會(huì)產(chǎn)生哪些檔案文件(包括內(nèi)容、載體、類別等)，再逆向思維，了解檔案形成規(guī)律，明確檔案歸檔范圍。以北京奧運(yùn)會(huì)開(kāi)閉幕式導(dǎo)演工作室為例，隨著檔案工作的深入開(kāi)展，我們了解到一個(gè)創(chuàng)意思想會(huì)依托于創(chuàng)意文本、手稿、制作圖、效果圖、三維動(dòng)畫等不同形式，會(huì)形成紙質(zhì)、聲像、電子、照片、實(shí)物等不同類型的檔案，這些都在我們的檔案收集范圍之內(nèi)。除了對(duì)創(chuàng)意定稿的收集，在定稿形成之前，會(huì)形成多份修改稿或有階段性、代表性的稿件，這些都見(jiàn)證了創(chuàng)意思想的萌發(fā)與創(chuàng)意過(guò)程的演變，同樣具有寶貴的歷史價(jià)值。

2、根據(jù)工作需要，制定有約束力的規(guī)章制度。對(duì)于移交部門人員來(lái)講，這些文件能起到引導(dǎo)和約束作用，在一定程度上也能增強(qiáng)檔案工作的重要性、權(quán)威性和專業(yè)性，這包括移交說(shuō)明、工作計(jì)劃、相關(guān)通知等。另外，檔案部門還應(yīng)注重宣傳、監(jiān)督、檢查等工作，進(jìn)一步強(qiáng)化規(guī)章制度的執(zhí)行，從而為檔案收集工作提供有利保障。

(三)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行崗位責(zé)任制，形成縱向聯(lián)系網(wǎng)

由于重大活動(dòng)中成立的部門及參與人員較多，致使工作中形成的檔案資料較為分散。檔案員不可能挨個(gè)走訪工作人員進(jìn)行檔案收集，而要遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，依靠檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的建立與完善。具體可以根據(jù)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立，以部門為單位，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)統(tǒng)管該部門的檔案工作，同時(shí)選定本部門一名或兩名兼職檔案員，落實(shí)具體工作。檔案部門要明確網(wǎng)絡(luò)體系中每個(gè)人的工作職責(zé)，強(qiáng)化相關(guān)人員的檔案意識(shí)，提高兼職檔案員的素質(zhì)，建立正常的工作秩序。即要加強(qiáng)與負(fù)責(zé)人的溝通，讓其隨時(shí)了解本部門的檔案移交情況，并使其給予該部門檔案工作的高度配合與支持；還要增加與部門兼職檔案員的聯(lián)系，對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，保證收集工作隨時(shí)跟進(jìn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。在條件允許的情況下，檔案部門可召集所有部門負(fù)責(zé)人及兼職檔案員開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)。在增強(qiáng)其檔案意識(shí)的同時(shí)，還要傳播專業(yè)知識(shí)，讓其了解什么是檔案、檔案的類型以及規(guī)范化整理等。

(四)依靠法律和經(jīng)濟(jì)手段，確保檔案收集齊全完整

由于部門或個(gè)人的工作內(nèi)容和工作角度不同，在檔案收集工作中時(shí)常會(huì)遇到分歧。這就要求檔案員要加大《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)的宣傳，營(yíng)造檔案收集工作的有力環(huán)境。當(dāng)分歧難以解決時(shí)，我們可對(duì)其進(jìn)行法律約束和經(jīng)濟(jì)制約。例如對(duì)于在重大活動(dòng)中實(shí)施合同管理的部門、團(tuán)隊(duì)或個(gè)人，我們可以運(yùn)用相關(guān)合同條款約束其歸檔行為，明確告知其檔案所有權(quán)。對(duì)于將國(guó)家所有的檔案據(jù)為己有、拒不移交或私自銷毀的部門或個(gè)人，將根據(jù)檔案法律法規(guī)予以嚴(yán)肅處理。對(duì)于涉及到款項(xiàng)結(jié)算的部門或個(gè)人，我們就可以和財(cái)務(wù)部門協(xié)商，將檔案是否移交齊全完整作為款項(xiàng)結(jié)算的必要條件之一。

(五)制訂工作預(yù)案，明確檔案歸檔時(shí)間

重大活動(dòng)的人員流動(dòng)較大，甚至活動(dòng)結(jié)束后人員會(huì)馬上撤離。因此，檔案部門要制訂工作預(yù)案，提前部署檔案移交工作，避免檔案流失的情況發(fā)生。檔案移交不要積累到最后，可隨著檔案的形成定期移交。例如根據(jù)監(jiān)控報(bào)告顯示的各部門工作的完成情況，檔案部門可明確檔案收集的內(nèi)容、類型等，有針對(duì)性地進(jìn)行檔案階段性移交。對(duì)于涉密檔案，我們不能坐等到解密期，要提前了解所收集檔案的具體情況，并與移交部門或移交人簽訂移交協(xié)議(包括涉密檔案的移交時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量等)，待解密期一到，馬上進(jìn)行檔案移交。

(六)加強(qiáng)檔案的宣傳工作和檔案的科學(xué)管理

檔案部門應(yīng)根據(jù)重大活動(dòng)的具體情況，加強(qiáng)檔案所有權(quán)及有關(guān)法律法規(guī)的宣傳；強(qiáng)調(diào)檔案作用的雙重性，即檔案對(duì)形成單位的作用和檔案對(duì)社會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史作用，從而消除領(lǐng)導(dǎo)及各部門工作人員的思想顧慮，保證檔案收集工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，檔案部門應(yīng)明確認(rèn)識(shí)到，對(duì)檔案的科學(xué)管理和方便利用，是對(duì)歸檔工作的最佳宣傳形式。檔案部門只有認(rèn)真、科學(xué)地做好歸檔文件的整理、保管，并給予需求單位及個(gè)人以熱情的服務(wù)，才能更有效地促進(jìn)重大活動(dòng)中檔案收集工作的開(kāi)展。