供銷(xiāo)社推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化中的問(wèn)題與對(duì)策

蒙景全

隨著計(jì)算機(jī)的日益普及,會(huì)計(jì)電算化越來(lái)越多地被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)和部門(mén),使人們從傳統(tǒng)的繁重手工記賬、算賬、報(bào)賬中解脫出來(lái),通過(guò)運(yùn)用專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析、處理、判斷,大大提高了人們的工作效率和管理水平。就供銷(xiāo)社而言,會(huì)計(jì)電算化工作與其他行業(yè)相比還存在一定差距,需要抓緊加以解決。

一、存在的問(wèn)題

1、會(huì)計(jì)電算化普及率低。從全國(guó)來(lái)看,除縣級(jí)以上供銷(xiāo)合作社進(jìn)行了會(huì)計(jì)電算化工作外,縣級(jí)以下社有企業(yè)及基層供銷(xiāo)社絕大多數(shù)仍然采用傳統(tǒng)的人工記賬方式。

2、會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行水平低。從采用電算化的單位來(lái)看,運(yùn)行質(zhì)量并不是很高,絕大多數(shù)企業(yè)采用價(jià)格相對(duì)較低的傳統(tǒng)“核算型”財(cái)務(wù)軟件,主要是用電腦代替人工從事會(huì)計(jì)核算工作。采用“管理型”和“決策型”財(cái)務(wù)軟件的企業(yè)較少,采用ERP (Enterprise Resource Planning,中文“企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)”)的企業(yè)更少。有些單位,甚至僅用核算會(huì)計(jì)軟件來(lái)打打表格或編制會(huì)計(jì)報(bào)告使用,根本沒(méi)有運(yùn)用于會(huì)計(jì)核算,其功能大打折扣。

3、會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化水平很低。各單位的會(huì)計(jì)電算化多數(shù)處于單機(jī)作業(yè),資源和信息共享程度低,沒(méi)有發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的作用。

4、復(fù)合型的會(huì)計(jì)電算化人才不足。由于會(huì)計(jì)電算化涉及到會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)兩種專(zhuān)業(yè)知識(shí),加之供銷(xiāo)社財(cái)務(wù)隊(duì)伍人員老化,學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化知識(shí)積極性不高,短期培訓(xùn)很難取得明顯效果。因此,很多會(huì)計(jì)人員不能靈活運(yùn)用軟件處理的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工處理,不能把計(jì)算機(jī)知識(shí)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)有機(jī)融合在一起,不能滿足實(shí)際工作需要,直接影響了會(huì)計(jì)電算化工作的開(kāi)展。

5、會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范性差。由于全國(guó)總社沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定和具體操作細(xì)則,各單位在會(huì)計(jì)核算軟件的選擇上隨意性較大,使用的財(cái)務(wù)軟件是各自向軟件開(kāi)發(fā)商購(gòu)買(mǎi),受自身經(jīng)濟(jì)條件及人員素質(zhì)的限制,情況參差不齊,很難達(dá)到規(guī)范化的要求。

6、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性差。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)的商業(yè)秘密,關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。一些單位對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的安全性、保密性重視不夠,保密措施不足,存在許多安全隱患。如,一些會(huì)計(jì)電算化操作者不按一定程序操作,對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的侵入防范意識(shí)不強(qiáng),未能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入,從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料的丟失或錯(cuò)誤的出現(xiàn)。又如,一些單位會(huì)計(jì)檔案資料,通過(guò)針式打印機(jī)打印出來(lái)的,經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后,字跡往往會(huì)褪色,達(dá)不到規(guī)定的保存期限要求,保管過(guò)程中存在風(fēng)險(xiǎn),等等。

二、原因

產(chǎn)生上述問(wèn)題原因是多方面的,既有主觀方面的,也有客觀方面的,但筆者認(rèn)為最根本、最核心的因素包括以下幾點(diǎn):

1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,認(rèn)識(shí)不足。一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的意義認(rèn)識(shí)不充分,認(rèn)為可有可無(wú),甚至嫌麻煩,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要。部分財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人,認(rèn)為“算盤(pán)”和“賬本”就是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的工具。這些片面的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)電算化健康順利地發(fā)展。

2、推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化中財(cái)務(wù)人員有幾個(gè)顧慮。一是甩賬難。根據(jù)財(cái)政部規(guī)定,企事業(yè)單位用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算與手工核算同時(shí)運(yùn)行三個(gè)月以上,取得相一致的結(jié)果,并經(jīng)財(cái)政部門(mén)審核同意方可正式施行。會(huì)計(jì)人員怕麻煩,認(rèn)為是自找苦吃;二是系統(tǒng)初始化難。大多數(shù)單位在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中,購(gòu)買(mǎi)通用的商品化會(huì)計(jì)軟件,基于會(huì)計(jì)軟件通用性的特點(diǎn),在使用軟件進(jìn)行日常核算前,需要針對(duì)本單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)及會(huì)計(jì)核算與決策管理的特點(diǎn)進(jìn)行具體設(shè)定,即賬務(wù)初始化。這項(xiàng)工作工作量較大、要求較高,必須對(duì)單位的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)十分熟悉,并建立與之相匹配的初始數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)人員感到有壓力,無(wú)從下手;三是維護(hù)難。由于絕大多數(shù)財(cái)務(wù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)儲(chǔ)備不足,對(duì)于數(shù)據(jù)備份、安全設(shè)置、軟件升級(jí)等方面的工作,力不從心,一旦出現(xiàn)新情況、新問(wèn)題感到手忙腳亂。這些顧慮在一定程度上束縛了財(cái)務(wù)人員的手腳,成為推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的攔路虎,制約了會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用和推廣。

3、會(huì)計(jì)電算化政策與法規(guī)中存在著不適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的規(guī)定。會(huì)計(jì)電算化政策與法規(guī)是為促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化服務(wù)的,而目前我國(guó)頒布的有關(guān)法規(guī)中存在著阻礙其發(fā)展的規(guī)定。例如,有些涉及軟件技術(shù)開(kāi)發(fā)的具體細(xì)節(jié)規(guī)定,不能起到推動(dòng)作用,反而因規(guī)定得太死抑制了軟件的發(fā)展,影響了會(huì)計(jì)電算化的普及。

4、會(huì)計(jì)軟件通用性差、集成化程度低。近幾年,不少財(cái)務(wù)軟件廠商基本上是一套軟件使用于不同類(lèi)型、不同規(guī)模的用戶,對(duì)行業(yè)特征和單位的核算特點(diǎn)考慮不夠,導(dǎo)致不少施行電算會(huì)計(jì)的單位,仍要會(huì)計(jì)人員做大部分的輔助工作,致使一些企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化處于觀望之中。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化軟件的應(yīng)用暴露出一些難以克服的弱點(diǎn),如系統(tǒng)初始化工作量較大,系統(tǒng)體積大,企業(yè)難以增加自己所需要的功能,等等。而僅就會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)看,其材料、工資等各核算子系統(tǒng)之間又彼此分隔,缺乏會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)用性、一致性和系統(tǒng)性。另外,一個(gè)公司購(gòu)買(mǎi)的會(huì)計(jì)軟件是不能與從另一個(gè)公司購(gòu)買(mǎi)的其他軟件聯(lián)系在一起的,結(jié)果會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)往往獨(dú)立于其他子系統(tǒng),無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換、信息共享和控制管理,不能與企業(yè)內(nèi)其他管理子系統(tǒng)(庫(kù)存、銷(xiāo)售、人事等)集成融為一體,很難形成整個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)。

三、對(duì)策及建議

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高認(rèn)識(shí)。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作發(fā)展的方向,是信息時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的必然要求。因此,各級(jí)供銷(xiāo)社領(lǐng)導(dǎo)和廣大財(cái)會(huì)人員應(yīng)高度重視這一工作,充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)中的重要作用,把會(huì)計(jì)電算化工作提高到一個(gè)新水平。

2、加強(qiáng)培訓(xùn),培養(yǎng)人才。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展,對(duì)廣大供銷(xiāo)社財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)和能力提出了新的要求。既要具備扎實(shí)的會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí),精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù);又要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù),具有較豐富的計(jì)算機(jī)知識(shí)、財(cái)務(wù)軟件的使用及保養(yǎng)、維護(hù)知識(shí)。只有這樣,才能更好使用計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)日常事項(xiàng)進(jìn)行處理。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化,人的素質(zhì)是關(guān)鍵。會(huì)計(jì)人員要自覺(jué)加強(qiáng)財(cái)務(wù)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息安全等知識(shí)的學(xué)習(xí),重視新知識(shí)在工作中的應(yīng)用,減少工作中的盲目性。單位的管理層要重視單位電算化人員的崗位培訓(xùn),加快復(fù)合型會(huì)計(jì)人才的培養(yǎng)。

3、制定制度,規(guī)范運(yùn)行。會(huì)計(jì)電算化必須有一套相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范和管理。各級(jí)供銷(xiāo)社領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員要提高認(rèn)識(shí),把電算化管理制度的制定和落實(shí)作為搞好會(huì)計(jì)電算化工作的重點(diǎn)來(lái)抓,使電算化納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。主要包括:會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的操作管理制度,軟、硬件系統(tǒng)管理制度,會(huì)計(jì)電算化工作下的檔案管理制度,以及會(huì)計(jì)電算化工作檢查、驗(yàn)收、評(píng)比、獎(jiǎng)懲等制度。通過(guò)科學(xué)有效的管理,來(lái)保證會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范運(yùn)行。

4、改進(jìn)軟件,簡(jiǎn)化操作。為了解決會(huì)計(jì)軟件的兼容性、集成性、通用性和更新性問(wèn)題,建議由總社牽頭與用友、金蝶、天財(cái)、江蘇久久等專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)軟件公司合作,針對(duì)供銷(xiāo)社行業(yè)特點(diǎn),共同開(kāi)發(fā)適合不同使用者的系列化會(huì)計(jì)核算軟件。各企業(yè)根據(jù)自己的實(shí)際情況,對(duì)軟件進(jìn)行選擇。首先,規(guī)模較大的企業(yè)可以直接訂制功能強(qiáng)的操作軟件,規(guī)模小的企業(yè)則可以選擇由功能相對(duì)簡(jiǎn)單且數(shù)量較少但使用頻繁的模塊組成的軟件,這樣就可以滿足不同企業(yè)的個(gè)性化需求。其次,模塊化的財(cái)務(wù)軟件可以支持多種應(yīng)用系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換、擴(kuò)展對(duì)外接口界面,提高財(cái)會(huì)軟件的集成性。最后,當(dāng)新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則頒布或者軟件需要更新時(shí),只需對(duì)相應(yīng)的模塊進(jìn)行升級(jí)或更換,不用改動(dòng)整個(gè)系統(tǒng),從而極大地減少變動(dòng)成本。

5、循序漸進(jìn),分步實(shí)施。會(huì)計(jì)電算化是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程,各單位要把會(huì)計(jì)電算化工作列入本單位管理自動(dòng)化和辦公現(xiàn)代化建設(shè)的議事日程。按照統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、講求效益、逐步提高的原則,加大會(huì)計(jì)電算化工作的推廣。對(duì)于軟件的使用要按照核算軟件——管理軟件——決策軟件——ERP軟件逐步使用,逐步提高,不斷促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化向科學(xué)、系統(tǒng)、全面的方向發(fā)展,并日趨完善。

(作者單位:天津市薊縣供銷(xiāo)社)