淺議全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的實(shí)施

權(quán)治國(guó)

【摘要】 文章從分析目前線下預(yù)算的不足和亟待解決的問(wèn)題,如何在企業(yè)中開(kāi)展全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施工作,圍繞實(shí)施的步驟、需要注意的問(wèn)題等幾個(gè)方面進(jìn)行了分析,期望能夠?qū)φ谶M(jìn)行全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)實(shí)施的企業(yè)一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】 全面預(yù)算管理;財(cái)務(wù)預(yù)算;編制流程;預(yù)算監(jiān)控

引言:計(jì)算機(jī)、軟件及網(wǎng)絡(luò)在企業(yè)管理中的應(yīng)用,延伸了企業(yè)管理的觸角,將企業(yè)的管理向更深、更廣的方向推進(jìn)了一大步。全面預(yù)算管理是企業(yè)圍繞既定的經(jīng)營(yíng)目標(biāo),利用預(yù)算讓全員參與到對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位的各種財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)資源的分配、控制、考核、評(píng)價(jià)等全過(guò)程的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中去的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)。作為現(xiàn)代企業(yè)管理的一種手段,其作用發(fā)揮的程度對(duì)于企業(yè)年度目標(biāo)的確定、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)展方向的把握、內(nèi)部資源的重新配置以及企業(yè)內(nèi)部管理績(jī)效的評(píng)價(jià)等多項(xiàng)管理活動(dòng)均會(huì)產(chǎn)生一定的影響。而線下全面預(yù)算的管理方法,對(duì)于全面預(yù)算管理效用的發(fā)揮起到了一定的阻礙作用。全面預(yù)算管理信息化是全面預(yù)算管理發(fā)展到一定階段的必然要求,全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施是實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理信息化的第一步。

一、線下全面預(yù)算管理

(一)線下全面預(yù)算管理的含義

線下全面預(yù)算管理是指企業(yè)沒(méi)有實(shí)施全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)之前,在企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理的工作方式。即通過(guò)手工、office軟件等輔助工具收集、傳遞預(yù)算信息,匯總預(yù)算數(shù)據(jù),完成預(yù)算編報(bào)、分析、控制等預(yù)算管理活動(dòng)。

(二)線下全面預(yù)算管理的不足

目前,國(guó)內(nèi)多數(shù)企業(yè)仍通過(guò)線下全面預(yù)算管理完成對(duì)企業(yè)的全面預(yù)算管理工作。這種方式,存在靈活、多變的優(yōu)點(diǎn),但是由此帶來(lái)的不足也嚴(yán)重影響了全面預(yù)算管理效用的發(fā)揮。

1.部門間溝通協(xié)調(diào),影響了編制效率。由于沒(méi)有統(tǒng)一的、數(shù)據(jù)共享的工作平臺(tái),缺乏有效的協(xié)調(diào)工具,各部門協(xié)作起來(lái)比較困難。對(duì)于預(yù)算編制的時(shí)效性無(wú)法保證,導(dǎo)致公司內(nèi)部資源的大量浪費(fèi)。

2.EXCEL表格帶來(lái)的弊端,無(wú)法進(jìn)行多維數(shù)據(jù)的體現(xiàn)。由于全面預(yù)算編制不僅包括財(cái)務(wù)指標(biāo),而且包括非財(cái)務(wù)指標(biāo),涉及企業(yè)的方方面面,加之預(yù)算指標(biāo)之間的勾稽關(guān)系復(fù)雜,就導(dǎo)致預(yù)算編制的周期較長(zhǎng),必然耗費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間。姑且不談手工方式的費(fèi)時(shí)、費(fèi)力,即使是電子表格也存在著信息難以共享集成、不支出預(yù)算跟蹤、安全性差,協(xié)調(diào)性弱的不足,無(wú)法滿足全面預(yù)算管理的需要;同時(shí)電子表格無(wú)法支持多維數(shù)據(jù)的分析,也阻礙了預(yù)算管理細(xì)化工作的開(kāi)展。

3.全面預(yù)算管理流程很難嚴(yán)格執(zhí)行。全面預(yù)算管理工作較好的企業(yè),一定會(huì)有比較完善的預(yù)算管理制度,但是沒(méi)有信息平臺(tái)的支持,預(yù)算管理制度的執(zhí)行就會(huì)存在一定的問(wèn)題,特別是預(yù)算編制流程如果沒(méi)有信息系統(tǒng)的規(guī)范和約束,往往實(shí)際的操作就無(wú)法按照既定的流程進(jìn)行,從而嚴(yán)重影響了預(yù)算編制的實(shí)效性,也造成了全面預(yù)算管理中權(quán)限管理的混亂。

4.預(yù)算的控制、分析非常薄弱。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),由于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)IT環(huán)境下的集中管理模式,無(wú)法獲得實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù),無(wú)法按照各級(jí)制定的具體預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制,無(wú)法及時(shí)進(jìn)行預(yù)算的差異對(duì)比分析,無(wú)法采取相應(yīng)的調(diào)整措施,導(dǎo)致預(yù)算與實(shí)際的嚴(yán)重分離。

從上述幾個(gè)不足可以看出,手工或線下的操作方式已經(jīng)嚴(yán)重影響了全面預(yù)算管理效用的進(jìn)一步發(fā)揮,全面預(yù)算管理信息化是充分發(fā)揮全面預(yù)算管理內(nèi)部控制的作用,促進(jìn)企業(yè)從粗放型管理向精細(xì)化管理邁進(jìn)的必然途徑,也是縮短預(yù)算編制周期,加強(qiáng)全員合作,實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)共享,保證及時(shí)對(duì)預(yù)算進(jìn)行監(jiān)控、分析、調(diào)整的有力工具。

二、全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施

由于各企業(yè)對(duì)全面預(yù)算和實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理的要求有所不同,因此,各企業(yè)需要量體裁衣,選擇適合企業(yè)自身實(shí)際的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)。但無(wú)論是選擇實(shí)施目前國(guó)際上比較先進(jìn)的預(yù)算軟件如Oracle公司的Planning或者SAP公司的BPC,還是國(guó)內(nèi)金蝶、用友等公司開(kāi)發(fā)的小型預(yù)算軟件,全面預(yù)算管理信息化項(xiàng)目的實(shí)施基本相同。

(一)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施的步驟

1.公司全面預(yù)算管理工作、需求的梳理和規(guī)范。在實(shí)施信息系統(tǒng)之前,需要對(duì)公司的全面預(yù)算管理工作進(jìn)行全面的梳理和調(diào)研,從預(yù)算管理的制度、組織架構(gòu)、預(yù)算管理流程、預(yù)算管理的目標(biāo)(需求)、預(yù)算編制的基本模板等各個(gè)方面進(jìn)行,建立起一套組織嚴(yán)密、流程順暢、制度完善、權(quán)責(zé)明確、管理目標(biāo)清晰的全面預(yù)算管理體系。

2.在全公司進(jìn)行廣泛宣傳,讓參與全面預(yù)算管理的人員了解該項(xiàng)目。全面預(yù)算管理的特殊性決定了全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的實(shí)施絕不僅僅是公司財(cái)務(wù)部門和信息化管理部門的任務(wù),應(yīng)該是一個(gè)實(shí)施之后對(duì)全員都具有約束力的系統(tǒng),是一個(gè)全員都有可能使用到的系統(tǒng)。因此全面預(yù)算信息系統(tǒng)的實(shí)施就需要全員的參與,要讓參與人員意識(shí)到,他們也是全面預(yù)算信息系統(tǒng)實(shí)施的一份子。

3.選擇項(xiàng)目實(shí)施小組。選擇合適的項(xiàng)目實(shí)施小組對(duì)項(xiàng)目成敗至關(guān)重要。一個(gè)良好的團(tuán)隊(duì)至少應(yīng)該包括實(shí)施方的人員和客戶,有條件的也可以請(qǐng)專業(yè)的系統(tǒng)實(shí)施服務(wù)公司、咨詢公司等加入。在確定小組的成員時(shí),來(lái)自客戶方的成員必須有項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn),而且有權(quán)迅速制定行政決策。

4.制定項(xiàng)目計(jì)劃。實(shí)施方、客戶以及咨詢公司需要共同制定出項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃,該實(shí)施計(jì)劃應(yīng)該對(duì)實(shí)施階段的任務(wù)范圍作出明確的規(guī)定,并標(biāo)識(shí)出里程碑的任務(wù),明確各項(xiàng)任務(wù)的實(shí)施步驟、資源保證和完成時(shí)間。

5.培訓(xùn)。一般培訓(xùn)的有兩類用戶:超級(jí)用戶和最終用戶。超級(jí)用戶要了解系統(tǒng)運(yùn)行的技術(shù)細(xì)節(jié),以及如何個(gè)性化應(yīng)用程序以達(dá)到公司的要求。最終用戶只需要接觸系統(tǒng)的一般應(yīng)用,掌握如何在系統(tǒng)里面進(jìn)行正常業(yè)務(wù)的操作即可。

6.測(cè)試。為了保證系統(tǒng)能夠成功實(shí)施和應(yīng)用,在正式運(yùn)行前,必須經(jīng)過(guò)全面的測(cè)試。測(cè)試的方式有多種選擇,而最佳的方法是選擇一個(gè)核心小組成員,他們了解各種變化,能夠有效地對(duì)系統(tǒng)作出評(píng)價(jià)。

7.運(yùn)行。經(jīng)過(guò)全面的測(cè)試,解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題后,就可以運(yùn)行系統(tǒng),全面上線了。

8.實(shí)施后的支持。即使經(jīng)過(guò)了全面的測(cè)試,也無(wú)法保證系統(tǒng)上線后正式運(yùn)行時(shí)不會(huì)出現(xiàn)任何問(wèn)題,因?yàn)閷?shí)際的業(yè)務(wù)情況時(shí)刻都在發(fā)生著變化,而測(cè)試終究無(wú)法代替實(shí)際的業(yè)務(wù)。所以,系統(tǒng)上線運(yùn)行后的一周內(nèi)必須有實(shí)施顧問(wèn)的支持,以保證及時(shí)解決運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。

(二)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1.選人。選合適的人,做合適的事,是組建全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施小組應(yīng)該遵循的基本原則。組建一個(gè)好的預(yù)算項(xiàng)目小組是一件不容易的事情,在從組織內(nèi)部挑選人員的時(shí)候一定要注意所挑選的人員能夠在預(yù)算管理的崗位上長(zhǎng)期干下去,而且本人也對(duì)預(yù)算管理工作投入比較大的興趣,能夠全程參與到項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施過(guò)程中去,能夠并且也愿意作決策并盡力實(shí)現(xiàn)目標(biāo);在挑選外部顧問(wèn)時(shí)需要根據(jù)企業(yè)預(yù)算管理項(xiàng)目的復(fù)雜程度,本著成本效益的原則選擇相當(dāng)水平的顧問(wèn);同時(shí)要考慮外部和內(nèi)部人員之間可能存在人格沖突這個(gè)在長(zhǎng)期項(xiàng)目實(shí)施中比較重要的因素。

2.需求。全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)質(zhì)是滿足企業(yè)對(duì)全面預(yù)算管理的要求,即企業(yè)對(duì)系統(tǒng)提出的需求。對(duì)于實(shí)施小組而言,充分了解客戶提出的需求是實(shí)施小組不偏離方向、不擴(kuò)大實(shí)施范圍的根本保證。對(duì)于企業(yè)提出的需要,要能夠分清楚哪些是核心需求,哪些是重要的業(yè)務(wù)需求,哪些又是一些華而不實(shí)的特性。要將核心需求作為項(xiàng)目實(shí)施時(shí)最重要的部分,其他需求可以根據(jù)預(yù)算和預(yù)測(cè)的周期長(zhǎng)短在未來(lái)予以實(shí)施。

3.培訓(xùn)。在什么時(shí)間培訓(xùn)什么內(nèi)容以及培訓(xùn)什么人,可能對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的促進(jìn)作用有很大不同。有兩點(diǎn)建議可供參考。(1)在項(xiàng)目剛剛開(kāi)始的時(shí)候就提供一個(gè)基本的培訓(xùn),可以讓項(xiàng)目小組的所有成員大概了解項(xiàng)目的有關(guān)情況,對(duì)項(xiàng)目有一個(gè)整體以及輪廓性的認(rèn)識(shí),同時(shí)提供關(guān)于項(xiàng)目管理有關(guān)知識(shí)的培訓(xùn),以促進(jìn)日后項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的項(xiàng)目管理。(2)在完成需求分析并明確整合事項(xiàng)后,提供細(xì)節(jié)化的培訓(xùn)。這個(gè)時(shí)候小組成員或者是超級(jí)用戶要接受詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)計(jì)劃。

4.交流。最容易使項(xiàng)目失敗的原因是高管、項(xiàng)目小組、咨詢顧問(wèn)和最終用戶之間缺乏交流。要想項(xiàng)目既迅速又有效地完成,怎么強(qiáng)調(diào)交流的重要性都不為過(guò)。無(wú)論是項(xiàng)目實(shí)施前,過(guò)程中還是之后,都應(yīng)該加強(qiáng)各個(gè)層面的交流,及時(shí)進(jìn)行溝通,并將相關(guān)內(nèi)容傳達(dá)給受系統(tǒng)影響的人群。

企業(yè)信息化的進(jìn)程在不斷加快,全面預(yù)算管理信息化只是其中的一個(gè)子集,而全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施成功也僅僅是全面預(yù)算管理信息化邁出的第一步,盡管不同企業(yè)中不同的項(xiàng)目有不同的管理方式和方法,但是作為項(xiàng)目管理的基本要求,相信本文給出的有關(guān)項(xiàng)目實(shí)施的步驟和關(guān)注事項(xiàng),多少會(huì)對(duì)企業(yè)中項(xiàng)目的實(shí)施有所幫助。●

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