淺談會計電算化目前存在問題及建議

陳　穎

摘要:目前,會計電算化已發(fā)展成為一門融電子計算機科學、管理科學、信息科學和會計科學為一體的新型科學和實用技術。運用會計電算化,有利于促進會計工作的規(guī)范化,提高會計工作質量,更加及時準確地提供全面真實的會計信息;減輕會計人員的勞動強度,提高會計工作的效率,為單位的經營管理和市場預測提供數據分析,更好地發(fā)揮會計的職能作用。本文論述了會計電算化目前存在問題及建議。

關鍵詞:會計電算化;會計信息;資金管理

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱。它主要是應用電子計算機代替人工記帳、算帳、報帳,以及代替部分由大腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程。人類社會正在邁向信息時代,在信息化浪潮席卷全球的今天,會計電算化的普及和應用程度,標志著一個國家、一個地區(qū)、一個單位會計水平的高低。

然而,通過近幾年會計電算化的運行,我們發(fā)現(xiàn)由于人力、物力、計算機操作水平等方面原因,許多單位的會計電算化存在或多或少的問題,影響了財務數據的準確性和及時性,無法為領導決策提供依據。

1 會計電算化存在的問題

1.1 對會計電算化工作重視程度不夠

我國財政部明確規(guī)定到2010年,全國要有80%以上的基層單位基本實現(xiàn)會計電算化。但目前在有些地區(qū),會計電算化開展的程度非常低,究其原因,其中一個重要因素是單位部門領導和會計人員對會計電算化工作的重視程度不夠。部分領導存在著一種“重硬輕軟”的思想,重視對硬件的投資而忽視對軟件的投入,甚至有些單位使用盜版的財務軟件;部分會計人員也認為會計電算化是一個形式,以至于有些單位花錢買了軟件卻沒有真正使用好。事實上,實現(xiàn)會計電算化不僅僅是記賬技術的革命,而且對于會計學科本身也是一次大的革命,可以使會計人員從繁瑣的記賬、算賬、報賬的苦海中解脫出來,將更多的時間和精力用于資金管理、資金分析、資金評測中,進一步深化會計職能。

1.2 軟件程序不穩(wěn)定或不適合實際工作

目前,許多軟件開發(fā)人員是計算機專業(yè)出身,不懂財務知識,對財務具體工作不熟悉,開發(fā)出的軟件與實際工作脫節(jié),有的操作起來不方便;有的該有的功能沒有,已具備的功能卻用不上;有的因為時間緊開發(fā)出的軟件未經過足夠長時間進行測試,在使用時問題才暴露出來。如:我市年末財務決算軟件,各單位在下載使用中才發(fā)現(xiàn)存在問題,進行升級后又重新完成了上報,影響了正常的工作進度。

1.3 會計軟件相互不兼容

各會計軟件開發(fā)公司都強調突出自己的會計軟件開發(fā)模式和特點,造成大部分會計軟件相互不能兼容,使用方法上也存在差異,給用戶帶來了諸多不便。由于財務軟件的開發(fā)未能實行統(tǒng)一標準,再加之單位使用的財務軟件是各自向軟件開發(fā)商購買,甚至有的軟件開發(fā)商還別出心裁地搞出各自的特色,使所用的財務軟件混亂,不同財務軟件的數據接口、使用方法的不一樣,導致了報表匯總、數據查詢、數據傳輸的不便,也給單位的全面電算化管理帶來不少麻煩。

1.4 數據的保密性和安全性差,存在許多安全隱患

財務上的數據往往是企業(yè)的商業(yè)秘密,在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展。不少企業(yè)對會計電算化工作的安全性,保密性重視不夠,制定措施不全或缺乏有效監(jiān)督,在實際工作中存在許多安全隱患。一些會計電算化的具體操作者未能按照一定程序操作,對計算機病毒的侵入防范意識不強,未能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入,會計檔案沒有及時備份或備份數據沒有定期檢查,憑證、賬簿沒有及時打印等,導致會計資料的丟失或錯誤的出現(xiàn)。

1.5 會計電算化復合型人才匱乏

由于會計電算化是一門融計算機學、管理學、會計學、信息學于一體的邊緣學科,雖然大多數會計人員已接受計算機等級培訓,但與實際應用還有較大的距離。復合型人才欠缺,既懂會計又熟悉計算機的人員相當少,這勢必會影響會計電算化的進程;會計電算化培訓內容滯后,計算機的發(fā)展可以說是日新月異,在短短的幾年時間內,硬件和軟件操作系統(tǒng)都發(fā)生了質的變化,而目前的教材卻是幾年前的,會計人員通過培訓所學的知識回去后卻無用武之地;會計人員的后續(xù)教育中缺乏會計電算化內容,特別是財務軟件的實際操作培訓,致使會計人員缺乏再培訓和定期考核的機會。

以上問題是會計電算化進程中經常遇到而又必須重視和及時解決的問題。這些問題如若不重視或不及時解決,它將嚴重阻礙我國會計電算化向更深層次的發(fā)展。

2 解決會計電算化存在問題的建議

2.1提高對會計電算化的認識

會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進,而且促進了會計人員素質和知識結構、會計工作效率和質量的全面提高,節(jié)省了會計人員的時間和精力,轉變會計工作職能,推動會計理論和會計技術的進步,提高整個會計工作水平,大幅度增加企業(yè)的經濟效益,使會計理論和實務的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。

2.2 選擇好財務軟件

由于財務軟件的設計人員對會計原理、財經法規(guī)、財務管理等知識相對來說了解不多,因而對會計處理流程的中間環(huán)節(jié)考慮不周,使會計流程不夠通暢。為此,一定要購買經過財務軟件管理部門或有資質的機構認定的,通過檢測系統(tǒng)確定性能穩(wěn)定、數據安全、功能強大、兼容性好的軟件,或者委托實力雄厚的軟件公司結合本單位實際進行個性化的設計。

2.3 加強會計電算化系統(tǒng)的內部控制

在電腦網絡環(huán)境下,某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性,因此建立內部控制制度是必要的。第一,實行用戶權限分級授權管理,建立網絡環(huán)境下的會計信息崗位責任。第二,建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三,從電算化網絡軟件的設計入手,增加軟件本身的限制功能。第四,建立會計信息資料的備份制度,對重要的會計信息資料要實行多級備份。第五,強化審計線牽制。第六,建立進入網絡環(huán)境的權限制。

2.4 健全電算化管理制度

會計電算化必須有一套相應的規(guī)章制度來規(guī)范和管理,保證硬件、軟件的安全運行。單位各級領導和會計人員要提高認識,把電算化管理制度的制定和落實作為搞好會計電算化工作的重點來抓,使電算化納入科學化、規(guī)范化的軌道。主要包括:會計電算化系統(tǒng)的操作管理制度,軟、硬件系統(tǒng)管理制度,會計電算化工作下的檔案管理制度,以及會計電算化工作檢查、驗收、評比、獎懲等制度。通過科學有效的管理,來保證會計電算化工作健康有序地發(fā)展。

2.5 提高會計人員業(yè)務素質,完善各項規(guī)章制度

會計電算化給會計工作增添了新內容,對從業(yè)人員素質提出新要求。好的會計基礎工作和規(guī)范的業(yè)務處理程序,是實現(xiàn)會計電算化的前提條件,這就要求會計人員提高自身素質,更新知識結構,重要的是必須掌握電子計算機的有關知識,提高職業(yè)判斷能力,確保會計工作規(guī)范有序。電算化系統(tǒng)在運行前要對使用該系統(tǒng)的有關人員進行培訓,提高他們對系統(tǒng)的認識和理解,以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。根據崗位分工情況、會計人員掌握計算機知識層面的情況,分層次、針對性地進行系統(tǒng)培訓,在規(guī)定的最短時間內學會軟件操作。

2.6 充分發(fā)揮審計人員的監(jiān)督作用

查錯防弊一直是審計工作的一項重要職能。電算化會計信息系統(tǒng)提高了審計人員的工作難度,傳統(tǒng)的工作方式已不適應。建議審計人員應對計算機舞弊從兩個方面著手:一是根據財經法規(guī),通過對會計資料的直接審計查出會計信息錯弊;二是通過審核和評估內部控制系統(tǒng),對數據處理的重要環(huán)節(jié)和流程進行檢測,發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的弱點和不足,提請被審計單位改善,同時,通過完善內部控制系統(tǒng)來預防、查處計算機舞弊活動。

參考文獻

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