檔案用戶與圖書情報用戶的需求差異及原因剝析

歸吉官　謝曉平

摘要：文章通過比較檔案用戶與圖書情報用戶在需求心理、需求信息內容側重點、需求時段、需求信息范圍、需求影響因素等方面存在的差異，并就存在需求差異的原因進行剝析，以便更好地了解檔案用戶需求過程。

關鍵詞：檔案用戶；圖書情報用戶；信息需求長

長期以來，信息用戶研究都沒能夠給予足夠的重視，特別是檔案學界關于檔案用戶的研究，一直都處于薄弱環(huán)節(jié)。加強檔案用戶研究，將檔案用戶需求與圖書情報用戶需求作對比研究，有促于更好地了解、認識檔案用戶，更好地服務于檔案用戶。

1用戶需求心理的差異及原因剝析

1.1檔案用戶的“求實”心理與圖書情報，用戶的“求快”心理及其差異原因剝析

1.1.1檔案用戶的“求實”心理與圖書情報用戶的“求快”心理

檔案用戶在利用檔案時，都希望所獲取的檔案信息是最真實、最準確的第一手信息。特別是有憑證性需求的檔案用戶，由于所需求的檔案信息是被當作解決問題的憑證性依據(jù)，就更要強調其真實性。所以檔案用戶非常注重信息的真實性，有非常強烈的“求實”心理。

圖書情報用戶信息需求的過程一般是，先從自己已掌握的資料中查找。然后再轉向方便快捷的非正式渠道，最后才求助于圖書、情報機構等正式渠道。很明顯，這體現(xiàn)了圖書情報用戶重“求快”的心理，“美國情報學家羅森瑞等人在調查的基礎上發(fā)現(xiàn)：情報用戶對情報源(渠道)的選擇幾乎都是建立在可獲取性的基礎上的。最便于獲取的情報源(渠道)首先被選用，對質量的要求則是第二位的?！眻D書情報檔案同屬于信息家族，都具有一定的時效性，但是時效性各有強弱，人們在生活當中對圖書情報信息的時效性要求明顯強過對檔案信息的時效性要求。

1.1.2差異的原因剝析

①檔案的原始記錄性(孤本性)和圖書、情報的非原始記錄性(可替代性)。檔案是反映人們當時實踐活動最原始的、最真實的信息記錄。它具有唯一性和孤本性。檔案用戶出于查考事實、再現(xiàn)歷史原貌的需要而利用檔案，必定非常注重檔案信息的原始性。圖書、情報是建立在原始記錄材料基礎上的間接反映社會活動的信息記錄形式，是用于傳播、交流的信息知識。相關的、類似的圖書情報信息可以相互替代地用于交流利用。圖書情報用戶利用圖書情報信息主要是為了獲取比較系統(tǒng)的知識或最新的科學信息，以解決生產、生活中的問題，沒有必要犧牲大量的時間和精力尋求最原始的信息材料。因此，圖書情報信息的可替代性為其用戶的“求快”心理提供了實現(xiàn)條件。

②檔案的保存?zhèn)洳樾院蛨D書、情報的即時利用性。檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的、保存?zhèn)洳榈脑加涗洝n案資料是通過保存來慢慢顯現(xiàn)和實現(xiàn)其價值的。圖書、情報的價值具有非常明顯的時效性，特別是情報信息更加強調信息傳播、利用的最新、最快等特性，有時候情報信息更是稍縱即逝。檔案突出的是潛在價值，而圖書情報強調的是現(xiàn)實價值。

1.2檔案用戶的神秘心理和圖書情報用戶的自然心理及其差異原因剝析

1.2.1檔案用戶的神秘心理和圖書情報用戶的自然心理

由于檔案和檔案部門的特殊性質，檔案用戶到檔案機構查閱、利用檔案都懷有神秘心理和畏懼感，對檔案部門能夠提供的檔案信息，持有一定的懷疑態(tài)度，從而不能夠完全、準確地表達自己的利用需求。而圖書情報用戶到圖書館等信息機構利用信息的心理卻表現(xiàn)得非常的自然，毫無神秘感和畏懼感，進而避免了認識需求與表達需求的偏差。

1.2.2差異的原因剝析

①檔案的政治性和圖書、情報的親民性。檔案的政治性集中體現(xiàn)在具有濃厚政治色彩的檔案工作上，檔案及檔案工作的機要性也就是其政治性的重要表現(xiàn)。檔案資料中有相當一部分涉及黨和國家的政治、軍事、經濟和商業(yè)秘密，因此維護檔案信息的秘密安全顯得尤其重要。相比之下，圖書、情報本身沒有被披上神秘的政治面紗。而是被當作為一種主要的社會信息源，得到廣泛的、有效的傳播和利用，成為一種文化的產物，深入民心。

②檔案利用手續(xù)的繁瑣性和圖書、情報利用的普遍性。檔案及檔案工作具有濃厚的政治色彩，檔案用戶到檔案部門進行查閱檔案時需要出具一定的證明，查閱檔案手續(xù)復雜、繁瑣。檔案用戶一般不能將現(xiàn)實存在的認識需求直接轉化為實際的查找行為，而必須通過檔案人員來表達需求，才可以實現(xiàn)對檔案信息的利用。圖書情報信息作為一種知識傳遞和文化傳播的主要社會信息源已經植根于社會，廣泛深入人心，人們利用圖書情報信息已相當普遍，利用手續(xù)也很簡便、快捷。在圖書館，讀者可以自行查閱讀書，一般不需要借助第三者(圖書館人員)即可滿足自己的利用需求。

2用戶需求信息內容側重點的差異及原因剝析

2.1檔案用戶需求重在信息的原始性、真實性和圖書情報用戶需求重在信息的全面性、系統(tǒng)性

檔案用戶利用檔案信息大多是出于針對檔案的真實、可靠性，去解決具體事務。檔案信息由于自身的特性，能夠為人們解決實際問題提供原始、真實的憑證，是處理日常事務、評判是非的依據(jù)材料。檔案用戶一般不會利用檔案信息來滿足其對科學文化知識的需求，而圖書情報用戶對信息的需求主要出于針對信息的知識性，通過獲取知識性較強的信息，才便于更了解詳盡的情況以科學地指導實踐活動。針對圖書情報用戶對信息的需求特點，可以看出，只有全面的、系統(tǒng)的且知識性強的信息才能滿足其用戶的需求。

2.2差異的原因剝析

①檔案信息與圖書情報信息的特性各異。從信息內容上來看，檔案本身承載的信息真實記錄了當時當?shù)厝藗儚氖律鐣顒拥倪^程和結果。真實反映了活動主體所具有的思想和意圖。圖書、情報所包含的信息是經過加工的非第一手材料信息，是對某一領域的知識和材料進行加工而形成的內容比較成熟、論述比較系統(tǒng)全面的成果。利用客體(圖情檔)自身的特性決定了利用主體(用戶)的需求取向。

②檔案與圖書、情報的價值和作用各異。檔案具有憑證和情報參考雙重價值，而且憑證價值是圖書情報所不具有的，圖書情報只有單一的價值——情報參考價值。檔案與圖書情報價值各異，其所發(fā)揮能作用也各不相同，檔案的法律作用是其憑證價值的重要體現(xiàn)，而圖書情報不具有法律作用。因此，用戶對信息需求的一般規(guī)律是，用戶為滿足憑證需求傾向于到檔案部門利用真實性、可靠性強的檔案信息：用戶為滿足情報參考需求傾向于到圖書情報等信息機構利用系統(tǒng)性、知識性強的圖情信息。

3用戶需求時段的差異及原因剝析

3.1檔案用戶需求的階段性和圖書情報用戶需求的連續(xù)性

檔案用戶需求的階段性是指，在某一時期、某一階段，人們?yōu)橥瓿赡承┨貏e的事務、解決某些特殊的問題，需要大規(guī)模利用檔案資料，但它又不是持續(xù)不變，而是呈現(xiàn)出階段性的利用高潮和低谷。建國后，我國曾出現(xiàn)過幾次檔案利用高潮。如1979年由于黨

和國家開展平反冤假錯案而出現(xiàn)了一次檔案利用高潮，1985年、1986年出現(xiàn)了當年上山下鄉(xiāng)的知識青年利用檔案計算工齡的高潮，1985年一1988年國家開展編史修志工作，檔案利用再次升溫。圖書情報用戶需求的連續(xù)性恰恰與檔案用戶需求的階段性相對，不會出現(xiàn)利用率的大起大落，而是呈現(xiàn)出相對平穩(wěn)的、連續(xù)的利用。

3.2差異的原因剝析

①檔案用戶需求相對于圖書情報用戶需求較易于受環(huán)境因素的影響。檔案用戶需求會隨著環(huán)境因素的變化而變化，會隨著客觀因素的變更而出現(xiàn)高潮與低谷的更替和大起大落的現(xiàn)象。回顧幾次檔案利用大高潮，檔案用戶需求都與黨和國家出臺的各項方針政策密切相關。圖書情報用戶受環(huán)境因素的影響相對有限些，受國家政治生活的干預相對小些，所以用戶需求一直呈平穩(wěn)狀態(tài)。

②檔案信息的專指性和圖書情報信息的大眾化。檔案信息的專指性是指檔案信息的知識性比較有限，發(fā)揮作用的領域相對比較狹窄，它只對特定用戶或者在特定領域發(fā)揮出巨大作用。這正是檔案用戶需求呈階段性變化的重要影響因素。圖書情報信息本身有較強的知識性，是傳播和交流知識、文化，承載人類文明的主要社會信息源，它直接面向的是廣大人民群眾，所以人們對它一直情有獨鐘。

4用戶需求信息范圍的差異及原因剝析

4.1用戶需求存在權限上的差異

檔案用戶在需求檔案時，特別是遇到涉密檔案時都要在規(guī)定的開放時間和允許的利用范圍內才可以正常利用。實現(xiàn)檔案用戶需求的必要前提就是要遵循如下原則：“維護黨和國家的機密；維護有關組織和個人的利益：維護廣大利用者的利益?！彼詸n案用戶需求是有前提條件的，是存在權限的限制的，圖書情報用戶對其信息的需求相對于檔案用戶而言所受的限制較少，而且圖書情報本身信息源廣面寬，信息可獲取性高，信息之間有很強的可替代性。圖書情報用戶針對解決某一問題而提出有關的信息需求，如果這一信息受到利用上的限制，也可以通過相關的信息來彌補，而不必吊死在一棵樹上。

4.2差異的原因剝析

①檔案的機要性和圖書情報的共享性。由于有些檔案涉及黨和國家利益、個人的隱私等問題，所以檔案有一個開放期限和利用范圍。檔案按照允許開放利用范圍的大小可以分為：“開放檔案、限制利用的檔案、保密的檔案?！睓n案的機要性在一定程度上限制了檔案用戶需求信息的范圍。當然，圖書情報信息的利用同樣也會受到一些條件的制約，但是它的信息共享性高，通?？梢杂凶兺ㄖ▉頂[脫條件的限制。圖書情報的共享性也在一定程度上拓寬了圖書情報用戶需求信息的范圍。

②檔案工作的“以物為本”和圖書情報工作的“以人為本”。長期以來，社會對充分開發(fā)利用檔案信息資源的呼聲一直未停息。而且呼聲愈喊愈高，但是卻沒有能從根本上徹底改變檔案工作“重保管輕利用”的現(xiàn)象。這種“以物為本，用戶次之”觀念在檔案工作中根深蒂固。宗培嶺教授認為“我不同意將檔案館的核心職能定為利用服務……檔案是一個國家和民族的一種珍貴的歷史文化遺產，具有承載文化、傳承記憶的功能?！薄J為保存歷史是檔案館的核心職能。圖書情報工作從誕生之日起，就面向廣大信息用戶，以全心全意服務信息用戶為己任。正因此，圖書情報信息機構作為國家的科學文化事業(yè)單位，它的文化性和公益性已被廣大信息用戶所認可和接受。兩者一對比，不難看出檔案用戶和圖書情報用戶信息需求范圍的差異是現(xiàn)實存在的。

5用戶需求影響因素的差異及原因剝析

5.1檔案用戶需求主要受外部因素影響和圖書情報用戶需求主要受用戶內部因素影響

從信息需求的實現(xiàn)能力上來看，外部因素是決定檔案用戶需求有效實現(xiàn)與否的關鍵，諸如國家開放利用檔案的程度。社會對檔案信息需求的總體水平等等都制約著檔案用戶需求水平。“檔案利用者需求分為客觀需求、認識需求、表達需求三個層次。最佳的需求狀態(tài)是三者完全一致，而實際上這只是一種無法達到的完美極致。”三個層次之間為什么很難趨于一致?之所以從客觀需求到認識需求再到表達需求之間存在偏差，就是因為連接三者間的橋梁出了問題，比如利用受限制或者對館藏不了解等，這些問題的出現(xiàn)歸根結底都是由非用戶本身的外部因素造成的。

而用戶內部因素則是決定圖書情報用戶需求有效實現(xiàn)與否的關鍵，這種內部因素主要表現(xiàn)在圖書情報用戶本身的知識水平和文化素質的高低?！扒閳笥脩粜枨蟮膬热葑兓?guī)律將隨著用戶知識結構變化而改變，用戶的知識結構是決定其情報需求量的主要依據(jù)，知識結構的變化不僅影響著用戶情報需求量的改變，而且直接關系到用戶情報需求的內容與性質。”

5.2差異的原因剝析

①社會意識的差異。社會對檔案信息的總體認識水平還不夠高，還處于不太成熟的狀態(tài)。檔案的面紗在人們心目中始終沒能徹底揭開，總給人一種神秘感。而圖書、情報走的是親民戰(zhàn)略，發(fā)展至今已經深入人心，人們的圖書情報意識明顯強過于檔案意識。正因為如此，檔案用戶需求更容易受國家政治及社會文化等外部因素的影響，圖書情報用戶需求更容易受用戶本身的知識水平及文化素質等內部因素的影響。

②工作原則及其管理制度的差異。檔案工作基本原則是：全國檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理；維護檔案的完整與安全：便于社會各方面的利用。它的最終目的是便于社會各方面的利用。但在實際工作中卻沒有落到實處，工作的重點不在于利用而在于保管。在檔案收集和利用制度上，突出“物”的重要性而輕視“人”的需求。所有這些因素都拉大了用戶與檔案的距離，加劇了外部因素對檔案用戶需求的影響。圖書情報工作及其管理制度都是以用戶的需求為中心，工作的出發(fā)點和歸宿都是為了滿足用戶的需求。圖書情報工作是以用戶的需求為導向，在實際工作中，發(fā)現(xiàn)用戶有新的需求或者需求上的不足，將會在工作中及時補充信息。以滿足用戶需求。因此，圖書情報用戶與圖書情報部門的關系十分密切。對圖書情報部門的信息結構也很熟悉。這就進一步消除了外部因素對用戶需求的影響，用戶自身的內部因素自然成了影響用戶需求的主要因素。

總之，加強檔案用戶研究，掌握檔案用戶需求特點，有利于實現(xiàn)檔案信息供求的平衡和良性循環(huán)。

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