淺析信息化時(shí)代電子檔案的保障問題

鄧　輝

摘 要:在信息化時(shí)代,檔案完整與安全的要求與內(nèi)涵發(fā)生巨大變化,給檔案完整與安全的保障工作提出了新的要求。本文從電子檔案的完整與安全兩個(gè)方面對(duì)新時(shí)期檔案的保障工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞:信息化時(shí)代;電子檔案;保障工作

1 新時(shí)期電子檔案完整與安全的內(nèi)涵分析

1.1 電子檔案的完整內(nèi)涵

在信息化數(shù)字化的背景下,檔案一體化管理成為了必然趨勢,因此檔案的完整性就要受到這一發(fā)展趨勢的影響?！峨娮訖n案管理指南》中明確指出,有兩類相關(guān)信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存。一類是背景信息,即關(guān)于電子檔案業(yè)務(wù)和行政背景方面的數(shù)據(jù)。背景信息有助于說明文件的真實(shí)性,并能幫助文件使用者理解文件的內(nèi)容。另一類是元數(shù)據(jù),即關(guān)于電子檔案的技術(shù)數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)有助于說明電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和上下文關(guān)系。因而,保證背景信息和元數(shù)據(jù)的完整與正確對(duì)于保障電子檔案的完整性是至關(guān)重要的?？梢?數(shù)字化背景下保障電子檔案的完整,同樣要求將電子檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)。不同的是,在數(shù)字化條件下保障電子檔案的完整,不僅要求電子文件自身的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)保持完整,同時(shí)要求與其相關(guān)的數(shù)據(jù)也保持完整。也就是說要保證每份電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)都沒有缺損。

1.2 電子檔案的安全內(nèi)涵

在信息化時(shí)代,檔案信息安全等同于檔案安全。因?yàn)楸ＷC實(shí)體安全的目的也是為了信息安全,在紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案時(shí)代,檔案安全更多的是實(shí)體意義上的,而在電子檔案時(shí)代,由于檔案信息獨(dú)立性的凸顯,人們?cè)谡務(wù)摍n案安全時(shí),常常指的就是檔案信息安全。由于數(shù)字信息檔案載體的脆弱性,信息的不穩(wěn)定性和對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件的依賴性等特點(diǎn),使得僅僅從物理上管好電子檔案實(shí)體是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在信息化時(shí)代,信息安全問題不僅僅是在一定范圍內(nèi)的保密的問題,而且包括保證信息的真實(shí)性、完整性和有效性等等?？傮w而言,電子檔案信息的安全仍然包含兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是實(shí)體安全,是指保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備、設(shè)施(含網(wǎng)絡(luò))以及其他媒體免遭地震、水災(zāi)、火災(zāi)、有害氣體和其他環(huán)境事故如電磁污染等破壞的措施、過程。二是信息安全,是指防止信息資源被故意地或偶然地非授權(quán)泄露、更改、破壞或使信息被非法系統(tǒng)辨識(shí)、控制和否認(rèn),即確保信息的真實(shí)性、完整性、保密性、可用性和可控性等。

2 保障電子檔案安全具體要求

首先,電子檔案實(shí)體要安全。數(shù)字時(shí)代,盡管檔案信息的安全在檔案安全中占據(jù)了首要的地位,但檔案實(shí)體的安全依然不容忽視。電子檔案實(shí)體包括載體材料和記錄材料兩個(gè)部分,載體材料指光盤、磁盤等,記錄材料指電子、光子與電磁信號(hào)等,制成材料的壽命直接影響著電子檔案的壽命。影響電子檔案實(shí)體安全的因素主要包括以下幾個(gè)方面:第一,制成材料的安全。電子檔案載體材料抵抗外界不利因素的能力一般比較差,往往會(huì)因?yàn)楸４娌簧圃斐善扑?、變形或其他物理、化學(xué)性的損壞,如磁帶的有效壽命最多只有十多年,而光盤生產(chǎn)廠家的承諾至多也沒有超過三十年。而且電子檔案載體的有些損壞不易被發(fā)現(xiàn),只能由設(shè)備來檢驗(yàn)。第二,環(huán)境的安全。電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上,因此對(duì)于保存環(huán)境的要求更為嚴(yán)格?？諝庵械幕覊m、氧化性氣體、酸性及堿性氣體是影響電子檔案誤碼率的重要原因。此外,溫濕度、強(qiáng)磁場、光線輻射等因素也時(shí)刻威脅著電子檔案實(shí)體的安全。第三,技術(shù)的安全。一般來說,大多數(shù)信息載體的預(yù)期壽命都超過了讀寫它的硬件和軟件的技術(shù)期限,這就使得各種信息載體的已知壽命變得幾乎不安全。因而,對(duì)于數(shù)字信息的長期存取而言,技術(shù)過時(shí)比載體損壞是更嚴(yán)重的危害。第四,管理和應(yīng)用的安全。對(duì)電子檔案管理上的不力和應(yīng)用過程中的存取、傳輸?shù)纫矔?huì)對(duì)檔案實(shí)體安全產(chǎn)生一些不良的影響。

其次,電子檔案信息要安全。電子檔案信息的安全問題是貫穿于其整個(gè)生命周期的。對(duì)于電子檔案而言,其信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被篡改、盜竊,甚至被銷毀的危險(xiǎn)。隨著檔案信息網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)規(guī)模的擴(kuò)大,檔案信息的安全問題也更為突出。影響檔案信息安全的因素很多,具體來自以下幾個(gè)層面:第一,數(shù)據(jù)級(jí)安全。主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問題,包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存貯、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類電子文件的保管和異地存貯等,如操作系統(tǒng)存在安全隱患,數(shù)據(jù)版本、格式的轉(zhuǎn)換等,都會(huì)使檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、保密性等無法得到有效的保障。第二,網(wǎng)絡(luò)級(jí)安全。在互聯(lián)網(wǎng)情況下,檔案材料是以二進(jìn)制形式出現(xiàn)的,即不管是文本、圖形、表格、數(shù)據(jù)最終都以二進(jìn)制形式出現(xiàn),這就是電子檔案信息。電子檔案信息的發(fā)布、資源共享、存儲(chǔ)等都是依托網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行的,而網(wǎng)絡(luò)存在著太多的不安全因素,如電腦病毒、“黑客”入侵等。第三,應(yīng)用級(jí)安全。即檔案管理信息系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用操作的過程中存在的安全問題。如檔案管理信息系統(tǒng)的用戶管理層次的不規(guī)范性,操作人員安全配置不當(dāng),用戶安全意識(shí)不強(qiáng),口令選擇不慎,用戶將自己的帳號(hào)隨意轉(zhuǎn)借他人或與別人共享等造成檔案信息泄密、原始信息被篡改等。

因此,數(shù)字化條件下維護(hù)電子檔案信息的安全,應(yīng)該針對(duì)以上安全因素展開信息保護(hù)工作,以保證電子檔案在數(shù)據(jù)級(jí)、網(wǎng)絡(luò)級(jí)和應(yīng)用級(jí)等各個(gè)層面上的安全。

3 保障檔案完整具體要求

在數(shù)字技術(shù)環(huán)境中,保障電子檔案完整性的具體要求應(yīng)該包括以下的內(nèi)容:

首先,單份電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)要完整。內(nèi)容信息是指文件形成者寫了什么,它以實(shí)際接受到的文件內(nèi)容為準(zhǔn),在文件發(fā)出以前可以任意編輯,但是此后必須原封不動(dòng)予以保存。結(jié)構(gòu)信息是指收到文件的結(jié)構(gòu)鏈,即計(jì)算機(jī)貯存的數(shù)據(jù)之間為了顯示和鏈接而形成的聯(lián)系,包括文件本身的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和將數(shù)據(jù)加工成文件的軟件命令。如果內(nèi)容信息缺損,那么可能引起文件不真實(shí)、不準(zhǔn)確;如果結(jié)構(gòu)或背景信息缺損,就可能引起文件不真實(shí)、不可讀。電子檔案是否完整是決定其是否真實(shí)的關(guān)鍵之一,電子檔案是否完整,還在一定程度上影響其可讀性。電子文件結(jié)構(gòu)信息的缺失和內(nèi)容信息的不完整都有可能導(dǎo)致檔案文件無法打開,前者如格式模板的丟失,后者如只保存了指向其他檔案文件的鏈接地址,未保存其他檔案的內(nèi)容等。電子檔案的元數(shù)據(jù)必須特意附在檔案信息中,否則在開發(fā)利用中就將無法恢復(fù)檔案文件的原貌,如果用不同的文字處理軟件或平臺(tái),即使有兼容性,也可能在格式、字體上出現(xiàn)與原來文件有差異或內(nèi)容上的缺損。因此,元數(shù)據(jù)的詳細(xì)登錄應(yīng)作為電子文件歸檔工作的重要內(nèi)容,任何疏漏都可能留下隱患。

其次,相互聯(lián)系的電子文件信息要完整。一份檔案不是孤立存在的,相關(guān)文件必須齊全,這是檔案信息完整性的特色所在,它要求機(jī)構(gòu)保存所有具有價(jià)值的文件,這關(guān)系到檔案能否反映機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全貌。電子環(huán)境中保證檔案完整性的難度要大于紙質(zhì)環(huán)境,主要原因來自電子檔案信息的分散性。一份檔案的信息可能保存在多個(gè)存儲(chǔ)位置,如文件生成、流轉(zhuǎn)中的背景信息可能與文件內(nèi)容分別保存;再如,說明同一個(gè)問題的電子文件信息也可能被保存在不同的存儲(chǔ)位置。因此,保證電子檔案信息的完整性就要保證檔案文件集合的完整性。背景信息是構(gòu)成電子檔案完整性的又一要素,它有助于說明電子檔案的真實(shí)性,并能幫助使用者理解檔案的內(nèi)容?！半娮訖n案在生成之后,其信息并不是安靜地存在于在一個(gè)固定的載體上,而是可能歷經(jīng)多次存儲(chǔ)位置、載體、系統(tǒng)的變化,因此,完整的電子檔案信息并不一定是在形成時(shí)生成的,有些信息可能在保存過程中形成,這些在保存過程中形成的信息也被稱為‘追加背景信息”,它是電子檔案真實(shí)性的有利憑據(jù)。電子檔案的背景信息伴隨著電子文件的處理過程不斷增加,而且形式多樣、存儲(chǔ)分散,很容易丟失,從而造成電子公文來龍去脈不清?？梢哉f,電子檔案的背景信息幾乎包括了文件正文內(nèi)容以外的所有信息,它不僅重要而且龐雜,如不特意關(guān)注,很難收集齊全。

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