結(jié)合教學(xué)目的的軟件外包項(xiàng)目文檔管理

齊　磊　唐　林

摘 要:軟件開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目管理方法在企業(yè)中早以廣泛應(yīng)用,并且各個(gè)軟件企業(yè)都有自己的特色。然而作為以教學(xué)為主要任務(wù)的高校在引入軟件外包項(xiàng)目時(shí),如何將文檔管理與教學(xué)目的有機(jī)的結(jié)合起來(lái),并體現(xiàn)出自身特色,目前還沒(méi)有較完善的藍(lán)本,那么就需要在不斷的實(shí)踐過(guò)程中總結(jié)出一套創(chuàng)新、合理、高效的方法。

關(guān)鍵詞:項(xiàng)目;管理;教學(xué);價(jià)值

所謂文檔管理,就是對(duì)文檔進(jìn)行搜集、整理、歸類與保存,以期實(shí)現(xiàn)記錄與查詢的系統(tǒng)化、便捷化(這里主要就電子文檔的管理方法進(jìn)行實(shí)踐性探討)。所謂教學(xué)目的,就是指將知識(shí)傳授給學(xué)生,使學(xué)生掌握學(xué)習(xí)方法,并獲得駕馭和運(yùn)用知識(shí)的能力,最終把學(xué)生培養(yǎng)成為社會(huì)所需求的人才。要把這兩者有機(jī)的結(jié)合起來(lái),就是要在企業(yè)化項(xiàng)目開(kāi)發(fā)實(shí)踐的基礎(chǔ)上,提取出能用于教學(xué)的元素,同時(shí)形成可供查閱的學(xué)生學(xué)習(xí)成果。于是,具體的文檔管理實(shí)踐就相應(yīng)分為:項(xiàng)目文檔管理、項(xiàng)目成果管理、學(xué)生成長(zhǎng)記錄管理。

1 項(xiàng)目文檔管理

項(xiàng)目文檔應(yīng)作為一級(jí)目錄,二級(jí)目錄則按具體項(xiàng)目劃分,管理方式可以借鑒企業(yè)的項(xiàng)目文檔管理經(jīng)驗(yàn),這里主要論述項(xiàng)目合同、需求與可行性分析、項(xiàng)目進(jìn)程和后續(xù)服務(wù)文檔的管理。

1.1 項(xiàng)目合同文檔管理

項(xiàng)目合同是項(xiàng)目參與各方圍繞項(xiàng)目所設(shè)立的各項(xiàng)權(quán)利義務(wù)關(guān)系,它是項(xiàng)目存在的基礎(chǔ),也是項(xiàng)目標(biāo)的得以實(shí)現(xiàn)的保障,因此它本身就具有很重要的管理價(jià)值。

那么項(xiàng)目合同的管理對(duì)于教學(xué)目的的意義何在呢?

首先,這是對(duì)學(xué)生法律意識(shí)的培養(yǎng),讓學(xué)生明白商業(yè)活動(dòng)要得以順利的開(kāi)展就應(yīng)該履行必要的法律手續(xù),以及對(duì)客戶資料應(yīng)當(dāng)承擔(dān)保密義務(wù)。第二,這是對(duì)學(xué)生工作過(guò)程規(guī)范性意識(shí)的培養(yǎng),讓學(xué)生能夠按照典型企業(yè)工作流程進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)活動(dòng),使學(xué)生畢業(yè)后能與企業(yè)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接,成為企業(yè)需求人才。

1.2 需求與可行性分析文檔管理

需求與可行性分析是項(xiàng)目實(shí)施之前,為理解客戶需求、實(shí)現(xiàn)軟件功能、估計(jì)軟件風(fēng)險(xiǎn)和評(píng)估項(xiàng)目代價(jià)所進(jìn)行的調(diào)研與分析,并最終形成開(kāi)發(fā)計(jì)劃的整個(gè)過(guò)程。

需求與可行性分析具有決策性、方向性、策略性的作用,它的地位舉足輕重?？梢哉J(rèn)為這些文檔是后續(xù)開(kāi)發(fā)工作的骨架,項(xiàng)目的實(shí)施必須圍繞這個(gè)骨架進(jìn)行。

將需求與可行性文檔管理融入教學(xué)環(huán)節(jié),意在讓學(xué)生明白與客戶溝通并達(dá)成一致,并且有能力擔(dān)負(fù)起開(kāi)發(fā)任務(wù),是項(xiàng)目實(shí)施的前提,它所得出的結(jié)論將始終指導(dǎo)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程。

1.3 項(xiàng)目進(jìn)程文檔管理

項(xiàng)目進(jìn)程文檔是指在一個(gè)系統(tǒng)(軟件)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過(guò)程。通常,文檔管理在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中不是很受重視,當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí),往往為時(shí)已晚。整個(gè)項(xiàng)目可能因此變得管理混亂,問(wèn)題產(chǎn)生后無(wú)據(jù)可查。文檔管理對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用,其關(guān)鍵性不容忽視。

之所以說(shuō)其重要,那是因?yàn)槭紫软?xiàng)目進(jìn)程文檔是項(xiàng)目管理者了解開(kāi)發(fā)進(jìn)度、存在的問(wèn)題、預(yù)期目標(biāo)以及系統(tǒng)維護(hù)的管理依據(jù);第二,大多數(shù)軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目會(huì)被劃分成若干個(gè)子任務(wù),并由不同的開(kāi)發(fā)小組去完成,同時(shí)它也是不同小組任務(wù)之間聯(lián)系的重要憑證;第三,項(xiàng)目進(jìn)程文檔是系統(tǒng)管理員、操作員、用戶、管理者和其他相關(guān)人員了解系統(tǒng)如何工作的培訓(xùn)與參考資料。因此,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程文檔進(jìn)行科學(xué)、有效的管理尤其重要。

要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程文檔進(jìn)行科學(xué)、有效的管理,則應(yīng)把其分為日常文檔和流程文檔。日常文檔包括:項(xiàng)目報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目管理模板、重大問(wèn)題跟蹤、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理等。流程文檔包括:項(xiàng)目計(jì)劃、開(kāi)發(fā)需求說(shuō)明書(shū)、模塊及應(yīng)用開(kāi)發(fā)文檔、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔、用戶手冊(cè)等。對(duì)這些文檔的管理主要以時(shí)間為標(biāo)簽,做到先后有序,門類清晰,井井有條。

把對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程文檔的管理融入教學(xué)之中則對(duì)學(xué)生頗有裨益。第一,項(xiàng)目進(jìn)程文檔管理使學(xué)生完成自身任務(wù)的同時(shí),也能了解整個(gè)項(xiàng)目所涉及的方方面面;第二,能夠培養(yǎng)學(xué)生團(tuán)隊(duì)合作意識(shí),讓學(xué)生明白在分工的基礎(chǔ)上合作的重要性;第三,讓學(xué)生學(xué)會(huì)評(píng)估工作量,以及對(duì)工作成果進(jìn)行歸納總結(jié);第四,培養(yǎng)學(xué)生思維的條理性,以及從錯(cuò)綜復(fù)雜的信息中篩選咨詢的能力。

1.4 后續(xù)服務(wù)文檔管理

軟件外包項(xiàng)目的后續(xù)服務(wù)主要是指運(yùn)行維護(hù)與軟件升級(jí),因此,后續(xù)服務(wù)文檔的管理就分為相應(yīng)的兩部分。

運(yùn)行維護(hù)文檔主要是記錄在軟件的實(shí)際應(yīng)用中的日常維護(hù)工作和對(duì)產(chǎn)生的問(wèn)題的解決方案,這有助于在遇到同樣問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)地解決問(wèn)題,也能在以后的開(kāi)發(fā)過(guò)程中避免再出現(xiàn)類似問(wèn)題。軟件升級(jí)文檔主要是記錄在客戶的要求下或在問(wèn)題不能依靠現(xiàn)有手段解決時(shí),所采取的軟件優(yōu)化方案。

因此,后續(xù)服務(wù)文檔管理首先為學(xué)生培養(yǎng)的是責(zé)任意識(shí),這種意識(shí)基于對(duì)客戶的忠誠(chéng),以及對(duì)成果不斷完善的追求。第二,培養(yǎng)學(xué)生對(duì)問(wèn)題的歸納、分析、解決能力,只有具備了這些能力,才能使一個(gè)軟件項(xiàng)目得以最終的完成。

2 項(xiàng)目成果管理

項(xiàng)目成果也應(yīng)為一級(jí)目錄,二級(jí)目錄應(yīng)分為普通技術(shù)成果與專利。

我們應(yīng)當(dāng)從項(xiàng)目中提取出精華的部分,由此形成智力成果,并將其推廣應(yīng)用到其他項(xiàng)目實(shí)踐中,這樣才實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目完整的價(jià)值。

通過(guò)項(xiàng)目所得到的普通技術(shù)成果主要包括:源代碼的創(chuàng)新與優(yōu)化、算法的創(chuàng)新與優(yōu)化、開(kāi)發(fā)平臺(tái)的創(chuàng)新與優(yōu)化、軟件的創(chuàng)新與優(yōu)化等。而這些創(chuàng)新與優(yōu)化使得整個(gè)軟件擁有了新穎性與獨(dú)創(chuàng)性之后,就應(yīng)當(dāng)考慮為其申請(qǐng)專利,從而形成知識(shí)產(chǎn)權(quán),并發(fā)揮其價(jià)值。

項(xiàng)目成果管理為學(xué)生提供了一個(gè)能活學(xué)活用項(xiàng)目成果的平臺(tái),也讓學(xué)生明白了提煉項(xiàng)目精華的益處與重要性——它能使其他項(xiàng)目的實(shí)施變得更加高效。

3 學(xué)生成長(zhǎng)記錄管理

學(xué)生成長(zhǎng)記錄同樣應(yīng)為一級(jí)目錄,二級(jí)目錄則按不同學(xué)生單獨(dú)劃分,三級(jí)目錄則參照該學(xué)生具體參與的項(xiàng)目。

學(xué)生成長(zhǎng)記錄是對(duì)外包項(xiàng)目參與學(xué)生所作的綜合記錄,它包括參與項(xiàng)目、在項(xiàng)目中所承擔(dān)的工作、項(xiàng)目報(bào)告、教師評(píng)價(jià)和其他(工作中的失誤、貢獻(xiàn)等)。

一方面,當(dāng)代大學(xué)生,往往被用人單位認(rèn)為做事華而不實(shí),嘴上夸夸其談,實(shí)際動(dòng)手能力差;另一方面,作為學(xué)習(xí)軟件的學(xué)生,就算是有真才實(shí)學(xué)勤奮能干,但也無(wú)法在應(yīng)聘的過(guò)程中展示出來(lái)。因此,學(xué)生成長(zhǎng)記錄就有了其用武之地。它不僅能為學(xué)生提供在學(xué)習(xí)過(guò)程中不斷審視自己并獲得階段性提高的機(jī)會(huì),更能為用人單位展示出一個(gè)學(xué)生的專業(yè)實(shí)力與業(yè)務(wù)水平,成為學(xué)生職業(yè)生涯的敲門磚。

在軟件外包項(xiàng)目的校企合作中,對(duì)以上三方面文檔做到科學(xué)的管理,就能使合作得以廣泛有序地開(kāi)展,使項(xiàng)目能夠妥當(dāng)高效地完成,也使學(xué)生打下了扎實(shí)的基本功并贏得了就業(yè)的籌碼。文檔管理首先需要的是責(zé)任心,它不是整理衣物那么隨意的行為,而應(yīng)當(dāng)以對(duì)待檔案的態(tài)度來(lái)對(duì)待它;其次,文檔管理需要耐心與細(xì)心,它是一項(xiàng)長(zhǎng)期且不斷增多的工作,必須保證文檔的安全與完整;第三,文檔管理需要科學(xué)的方法,這樣才能使管理變得便捷高效,才能使文檔存有所用,條件允許的情況下可以借助專業(yè)的文檔管理軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)繁雜文檔的合理管理。

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作者簡(jiǎn)介:齊磊(1984.10.15),男,漢族,重慶工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師,主要研究方向?yàn)閷W(xué)生思想政治工作