淺談對提高檔案管理工作的建議

劉麗紅

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1673-0992（2009）05-066-02

摘要建筑企業(yè)的安全生產(chǎn)管理屬于“經(jīng)驗型”和“事后型”的管理方法。過分注重經(jīng)驗，未形成安全管理的閉合體系，造成安全管理工作松松緊緊、抓抓停停，難以有效預防各類事故的發(fā)生。安全檢查僅是做好安全工作的一種手段，不是治本的方法，從本質(zhì)上講也屬于“事后型”的管理范疇?！敖?jīng)驗型”和“事后型”的管理模式都沒有從根本上消除事故發(fā)生的根源，切實做到防患于未然，所以，必須積極借鑒和采納國際先進的經(jīng)驗和管理模式。

關(guān)鍵詞：建筑；安全；生產(chǎn)

進一步加強和改進企業(yè)檔案工作，深入貫徹落實檔案法律、法規(guī)，全面細致、扎實認真地做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)

工作，牢牢掌握企業(yè)檔案信息源開發(fā)利用工作,是全面落實科學發(fā)展觀、建設(shè)和諧企業(yè)的一項重要的基礎(chǔ)工作。

一、當前企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）檔案意識不強，檔案利用率低 企業(yè)檔案工作對企業(yè)的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是許多企業(yè)長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理制度不健全 很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴。如檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù)，這樣嚴重損害了企業(yè)檔案的真實性和利用價值。

（三）檔案硬件投入及經(jīng)費不足 近年來，隨著科學技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的企業(yè)較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。企業(yè)檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

（四）檔案專業(yè)人員業(yè)務素質(zhì)不高 目前企業(yè)檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學歷普遍偏低，現(xiàn)代科學知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應新形勢下的企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。

二、提高企業(yè)檔案管理的建議

（一）提高企業(yè)檔案管理的認識

要充分認識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導義不容辭的責任和義務。領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。

（二）規(guī)范企業(yè)檔案管理機制,強化工作責任

建立科學的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。

（三）實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

1.加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開闊視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能適應新時期的企業(yè)檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務于社會。

三、發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用

1.專職檔案人員應當重視觀念更新 專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應的調(diào)整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。

2.專職檔案人員應當練就過硬的業(yè)務技能 檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

3.專職檔案人員應當拓寬視野、豐富知識 當今社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，知識更新“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學習氛圍非常重要，專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術(shù)來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉(zhuǎn)變。同時可以制訂相應的制度，提出具體要求，以促進專職檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。