對(duì)學(xué)校檔案管理的思考

梁玉青

[摘要]學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容，加快中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的步伐，以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，相當(dāng)重要。

[關(guān)鍵詞]中職學(xué)校檔案管理對(duì)策

學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。學(xué)校的管理水平。發(fā)展軌跡，文化積淀，辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1．領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

目前，一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有意識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，沒有把檔案管理工作列入學(xué)校工作的重要議事日程。

2．檔案管理人員缺乏。素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下，是中職學(xué)校普遍存在的問題。有的中職學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者沒有經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專(兼)職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握。很難使檔案工作走上規(guī)范化。

3．檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前中職學(xué)校檔案館(室)的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大，時(shí)間長(zhǎng)，速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低，查全率低。

二、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

1．提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制

提高全校師生尤其是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使全體師生都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。逐一建立“文書檔案立卷歸檔制度”、“基建檔案立卷歸檔制度”、“設(shè)備檔案立卷歸檔制度”、“會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度”、“特殊載體檔案立卷歸檔制度”、“教學(xué)檔案立卷歸檔制度”、“檔案和庫(kù)房管理制度”、“檔案的借閱利用制度”、“檔案的保密制度”、“檔案的鑒定銷毀制度”等一系列制度，使各科室做到職責(zé)明確，歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、特殊載體、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和管理本科室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2．加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，分類分別設(shè)櫥，配備“九防”(防水、防火、防光、防塵、防蟲、防霉、濕溫度調(diào)節(jié)、防潮、防盜等)設(shè)施。確保檔案材料保管安全，利用方便，管理規(guī)范。

3．穩(wěn)定檔案員隊(duì)伍，改善工作條件

要采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案員隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案員屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對(duì)待，按有關(guān)規(guī)定。認(rèn)真搞好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。檔案員中的骨干，一般不要輕易調(diào)動(dòng)。檔案部門的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對(duì)與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案室的庫(kù)房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。

4．加強(qiáng)檔案的收集和整理

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位發(fā)放的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書、勞動(dòng)工資、計(jì)劃總結(jié)、表彰等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、問題分類整理歸檔。

5．加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。第一，觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中職學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。第二，在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中職學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)。又要做到主動(dòng)提供服務(wù)，使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)?？傊⒔∪珜W(xué)校檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建立好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績(jī)，辦出特色，辦出水平。