對加強(qiáng)煤炭企業(yè)物資采購系統(tǒng)管理的探索

劉　軍

摘要：為了加強(qiáng)煤炭企業(yè)物資采購系統(tǒng)的管理，我們必須從管理制度入手，整章建制，有一套可供考核的辦法。對物資采購系統(tǒng)人員（采購員、計(jì)劃員、庫房管理員、財(cái)務(wù)結(jié)算員等）進(jìn)行職業(yè)教育。并采取科學(xué)的方式進(jìn)行物資采購。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；物資采購系統(tǒng)；管理

物資采購是煤炭企業(yè)向供應(yīng)商購買商品的一種商業(yè)行為，煤炭企業(yè)經(jīng)營活動所需要的物資絕大部分是通過采購獲得的，物資采購是煤炭企業(yè)物流管理的起始點(diǎn)。

1 建立完善的物資采購系統(tǒng)管理制度。

1.1 建立物資采購價(jià)格通報(bào)制度。

建立采購物資價(jià)目表，為主管領(lǐng)導(dǎo)提供審簽依據(jù)。由計(jì)劃組會同采購組編制當(dāng)月采購計(jì)劃和追加采購計(jì)劃的采購物資價(jià)目表。要求計(jì)劃組將編制好的價(jià)目表于次日報(bào)送經(jīng)營副經(jīng)理、副總會計(jì)師、經(jīng)營管理部、采購組、庫管等有關(guān)人員。

價(jià)目表內(nèi)容主要包括：采購物資序號、物資編號、物資名稱、規(guī)格型號、計(jì)劃價(jià)、上次采購價(jià)及供應(yīng)商等。

月份采購計(jì)劃的采購物資價(jià)目表，要求在每月的5日前完成。追加采購計(jì)劃的采購物資價(jià)目表，要求每周編制一次。

建立物資采購詢價(jià)制度，為企業(yè)監(jiān)督采購工作提供依據(jù)。由物管科負(fù)責(zé)組織計(jì)劃組對本月份的所有采購物資予以詢價(jià)，并編制詢價(jià)表（保留詢價(jià)資料）。要求在次月的5日前將編制好的詢價(jià)表報(bào)送總經(jīng)理、經(jīng)營副總經(jīng)理、副總會計(jì)師、經(jīng)營管理部、紀(jì)委、庫管及使用單位。

價(jià)目表內(nèi)容主要包括：采購物資序號、物資編號、物資名稱、規(guī)格型號、計(jì)劃價(jià)、上次采購價(jià)、本月采購價(jià)及計(jì)劃組詢價(jià)等。

建立物資采購價(jià)格會議通報(bào)制度

每個月的月初的第一個安全辦公會，由采購主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)通報(bào)上月份物資采購價(jià)格發(fā)生情況，重點(diǎn)通報(bào)差異較大物資。

1.2 建立物資采購約束及監(jiān)督機(jī)制。

物管科。物管科主管領(lǐng)導(dǎo)、計(jì)劃組和庫房管理人員（含庫工）有權(quán)對價(jià)格異常的到庫物資提出異議，并負(fù)責(zé)通知采購員及主管領(lǐng)導(dǎo)，庫房待問題解決后方能入庫驗(yàn)收。基層單位。物資使用單位有權(quán)對價(jià)格異常、物資與計(jì)劃不符及存在質(zhì)量問題的物資拒絕驗(yàn)收支領(lǐng)，及時負(fù)責(zé)通報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并在經(jīng)營調(diào)度會上予以通報(bào)。企業(yè)紀(jì)委。每月由企業(yè)紀(jì)委負(fù)責(zé)對上月物資采購情況進(jìn)行系統(tǒng)審計(jì)，拿出審計(jì)報(bào)告，并負(fù)責(zé)將審計(jì)報(bào)告報(bào)送總經(jīng)理、經(jīng)營副總經(jīng)理等有關(guān)人員。

1．3 建立物資采購檔案

采購組必須建立、建全物資采購檔案。物資采購檔案管理標(biāo)準(zhǔn)：①檔案的填寫要及時準(zhǔn)確、完整。②檔案的保存（儲存）必須完整、有序、安全可靠。③檔案的保管必須嚴(yán)格遵守檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

計(jì)算機(jī)檔案（采購數(shù)據(jù)庫）：檔案內(nèi)容主要包括：月份采購計(jì)劃（追加采購計(jì)劃）；采購物資序號；物資編號；物資名稱；規(guī)格型號；計(jì)劃價(jià)；采購價(jià)；物資到貨時間；采購員；供應(yīng)商；庫號；采購形式等。

書面材料：檔案內(nèi)容主要包括：①采購?fù)ㄖ獑?；②招?biāo)材料等。注：要求采購?fù)ㄖ獑蝺?nèi)容必須和采購數(shù)據(jù)庫一致

1.4 建立到庫物資驗(yàn)收審簽制度

由物管科負(fù)責(zé)在每月26日前編制完成本月到庫物資明細(xì)表，組織使用單位驗(yàn)收簽字，并負(fù)責(zé)在每月的28日前報(bào)送經(jīng)營副總經(jīng)理、副總會計(jì)師、經(jīng)營管理部、采購員等。到庫物資明細(xì)表內(nèi)容包括：采購物資序號、物資編號、物資名稱、規(guī)格型號、計(jì)劃價(jià)、上次采購價(jià)、本月采購價(jià)、采購員、供應(yīng)商、庫號及使用單位等。

審批人員：使用單位：行政正職、業(yè)務(wù)主管、材料員。物管科：庫房主管、庫房主任、計(jì)劃員、計(jì)劃組長、主管副科長、科長。采購物資到庫驗(yàn)收審批表是采購員付款依據(jù)，也是審批領(lǐng)導(dǎo)的審批依據(jù)。缺一不得付款。以上審批人員對審批到庫物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等負(fù)全責(zé)。對不符合要求的物資有權(quán)拒絕簽字驗(yàn)收。使用單位必須按時組織驗(yàn)收，對合格物資予以簽收，否則將給予通報(bào)批評。

1.5 建立產(chǎn)品質(zhì)量專題會議制度

每月5日前企業(yè)組織上月份采購物資質(zhì)量專題會議，由物資使用單位、物管科通報(bào)本單位采購物資存在的質(zhì)量問題及建議，由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場解決相關(guān)問題。

2 加強(qiáng)對物資采購系統(tǒng)相關(guān)人員的培訓(xùn)。

物資采購因其涉及資金數(shù)額大、采購過程中可能存在“回扣”問題，一直是煤炭企業(yè)加強(qiáng)管理過程中重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng)域。因此，煤炭企業(yè)內(nèi)部應(yīng)做好與物資采購有關(guān)人員的引導(dǎo)教育工作。人總是采購行為的主體，物資采購系統(tǒng)是否優(yōu)良，很大程度上取決于對采購行為主體的管理。

2.1 提高物資采購系統(tǒng)人員的業(yè)務(wù)水平。物資采購系統(tǒng)人員的業(yè)務(wù)不夠熟練，對所采購物資價(jià)格沒有定價(jià)經(jīng)驗(yàn)，就無法作出合理的判斷。對采購物資的質(zhì)量實(shí)行“誰采購、誰負(fù)責(zé)”的終身負(fù)責(zé)制。對采購人員實(shí)行持證上崗制度。堅(jiān)持做到緊把關(guān)口、持證上崗、嚴(yán)格管理、定期考核。對采購人員實(shí)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，未參加過崗位培訓(xùn)的采購人員不得參與采購，以此提高物資采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對其他與物資采購有關(guān)的人員（計(jì)劃員、庫房管理員、財(cái)務(wù)結(jié)算員等），也要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。

2.2 對物資采購系統(tǒng)人員進(jìn)行長期有效的道德教育。對物資采購系統(tǒng)人員定期進(jìn)行思想教育，每月至少學(xué)習(xí)一次。培訓(xùn)內(nèi)容如下：其一是學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)法和公司的各種章程，通過加強(qiáng)法律條規(guī)教育，增強(qiáng)相關(guān)人員的法律意識；其二是進(jìn)行職業(yè)道德教育，相關(guān)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會“八榮八恥”，“以誠實(shí)守信為榮，以見利忘義為恥；以遵紀(jì)守法為榮，以違法亂紀(jì)為恥?！痹谖镔Y采購過程中自覺維護(hù)本企業(yè)的利益，維護(hù)企業(yè)的形象；其三是進(jìn)行警示教育，通過案例分析，以案明紀(jì)，以實(shí)例為誡，讓相關(guān)的物資采購管理人員清醒地意識到貪心的可怕后果。將各種腐敗意識消滅在萌芽之中。

3 建立合理的物資采購管理方式。

3.1 制定物資采購戰(zhàn)略。根據(jù)煤炭企業(yè)的特點(diǎn)，可將整個戰(zhàn)略規(guī)劃過程的重點(diǎn)集中在兩點(diǎn)：優(yōu)化采購決策平臺和提升以績效考核為核心的采購管控。圍繞這個核心，企業(yè)將實(shí)現(xiàn)一個從發(fā)現(xiàn)機(jī)會，實(shí)現(xiàn)價(jià)值到保持成果并不斷發(fā)現(xiàn)機(jī)會的循環(huán)過程，這是整個全價(jià)值采購的價(jià)值基礎(chǔ)。在這個過程中包含的主要幾個模塊分別是：進(jìn)行支出費(fèi)用的研究、部署一個跨部門的物料采購團(tuán)隊(duì)、對供應(yīng)市場和采購尋源進(jìn)行分析、制定物料分類及分類戰(zhàn)略、采購尋價(jià)全過程和部署及實(shí)施分類物料戰(zhàn)略。

3.2 嚴(yán)格區(qū)別重點(diǎn)物資與非重點(diǎn)物資的界限。采購人員為了故意躲避價(jià)格定額中心對重點(diǎn)物資采購價(jià)格的審核規(guī)定，對重點(diǎn)物資和非重點(diǎn)物資的劃分、定價(jià)及申報(bào)程序有明確的文件規(guī)定情況下，將重點(diǎn)物資列為非重點(diǎn)物資處理，以非重點(diǎn)物資采購向價(jià)格定額中心備案的方式來躲避價(jià)格定額中心對重點(diǎn)物資采購價(jià)格的審核，鉆文件的空子。企業(yè)督察部門必須認(rèn)清這一點(diǎn)，防止采購問題的發(fā)生。

3.3 對大宗物資采用公開招標(biāo)的形式采購。建立健全詢比價(jià)、議標(biāo)、招標(biāo)、訂購的三級管理辦法。招標(biāo)采購，即采購者對需要采購的物資公開招標(biāo)，通過一套嚴(yán)格的組織程序，讓投標(biāo)者在質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面相互競爭，從而實(shí)現(xiàn)采購的最優(yōu)化。招標(biāo)工作進(jìn)行以前，必須成立由各個相關(guān)部門人員組成的監(jiān)督工作機(jī)構(gòu)。

3.4 對常用物資采用集中采購的策略。集中采購是指企業(yè)設(shè)立高度集中的物資采購中心（或叫采購部），這個中心每年在一定時間（半年或一季度）內(nèi)按照生產(chǎn)需要分期將眾多采購方的采購計(jì)劃進(jìn)行集中、整合，形成一個統(tǒng)一的采購計(jì)劃，或者叫搭建一個為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的采購平臺。

3.5 充分利用信息化技術(shù)，降低采購成本。發(fā)揮采購信息平臺的作用，不僅使煤炭企業(yè)有效地降低采購成本，也會使供應(yīng)商節(jié)省了大量的時間成本和人力成本。物資采購管理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是科技進(jìn)步的必然。通過煤炭企業(yè)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上定貨、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上報(bào)單等使煤炭企業(yè)的物資采購更加擴(kuò)展視野，有更多的選擇空間；通過煤炭企業(yè)信息化，還可以達(dá)到庫存物資資源共享、資源互補(bǔ)，從而合理有效利用庫存資源，減少庫存量，使庫存資金達(dá)到合理利用，提高資金利用率，以便更好的為生產(chǎn)提供服務(wù)和保障。

3.6 采購物資結(jié)算時，必須認(rèn)真核對各種憑證。對采購的物資應(yīng)從兩方面把好關(guān)。其一，采購合同簽訂并開始執(zhí)行后，采購貨款何時支付、支付金額大小、以何種方式支付是一個復(fù)雜的決策過程。貨款結(jié)算的科學(xué)合理決策和有效執(zhí)行是監(jiān)督的重點(diǎn)。其二，實(shí)際到貨的物資數(shù)量與質(zhì)量存在短缺和質(zhì)量不能滿足要求的情況，這需要驗(yàn)收人員把關(guān)。驗(yàn)收人員責(zé)任心和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的把握成為監(jiān)督的關(guān)鍵控制點(diǎn)。

總之，煤炭企業(yè)在對物資采購系統(tǒng)嚴(yán)格管理后，就可以減少物資采購資金的占用，降低材料的采購成本，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展打下一個堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，重視物資采購系統(tǒng)的管理是每一企業(yè)都不應(yīng)該忽視的問題。