信息化背景下檔案管理問題的探討

孫景忠　門　妍

摘要：隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展,信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快,企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)成為一個(gè)備受關(guān)注的熱點(diǎn)。文章從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性出發(fā),分析當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化對(duì)檔案管理的影響,并提出引導(dǎo)檔案管理向信息化發(fā)展的途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)途徑

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。企業(yè)檔案管理信息化,就是利用數(shù)字化、信息存貯、數(shù)據(jù)庫等技術(shù),將傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫,通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的傳輸,實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的共享,以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)中必不可少的一個(gè)有效手段。企業(yè)檔案管理不僅是維護(hù)企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù),也是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營(yíng)、資源及歷史概貌的重要資料。首先,檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理,為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次,決策的及時(shí)正確,管理措施的得當(dāng),要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業(yè)檔案真實(shí)系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營(yíng)管理中的經(jīng)驗(yàn)和失誤,有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理、經(jīng)營(yíng)決策的創(chuàng)新。再次,檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。企業(yè)檔案存儲(chǔ)和記憶了企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng),是企業(yè)文化、知識(shí)的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間,提高檔案信息利用的時(shí)效性,并提供豐富的具有企業(yè)特色的知識(shí),提升企業(yè)文化。

2檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)檔案管理的影響

2.1企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變

在企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。隨著企業(yè)的信息化建設(shè)不斷推進(jìn),信息化應(yīng)用水平的不斷提高,在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中,無紙化辦公程度越來越高。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。

2.2企業(yè)檔案的分類的變化

舊有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破,取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。

2.3企業(yè)檔案接收和保管上的改變

以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收作為對(duì)其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和接收就顯得有些滯后了。"在電子環(huán)境中,如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用"。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國(guó)家有關(guān)文件制定出相關(guān)的檔案管理制度,提請(qǐng)企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái),要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性,掌握電子檔案信息的收集、管理。

3積極引導(dǎo)、加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)

檔案部門應(yīng)當(dāng)抓住信息時(shí)代的機(jī)遇，在企業(yè)信息系統(tǒng)的管理中發(fā)揮主導(dǎo)作用，做好檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)工作、提高檔案信息的使用效率，將檔案部門建設(shè)成真正意義上的信息資源中心。

3.1樹立信息意識(shí)和服務(wù)意識(shí)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息作為一種資源在社會(huì)生活中的重要性日益突出。檔案作為一種重要的信息資源，在信息社會(huì)中的作用越來越大。過去人們強(qiáng)調(diào)檔案的憑證功能和保密特性，忽視了它的信息功能和信息特性，使檔案所包含的豐富信息固化在紙質(zhì)載體上，限制了檔案信息的疏通和傳遞，不利于檔案功能的發(fā)揮。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量出現(xiàn)，檔案信息的收集、加工、傳遞和利用更為便利，也更為迫切?？梢哉f，檔案管理已經(jīng)進(jìn)人信息化時(shí)代。因此，我們必須樹立檔案信息意識(shí)，用信息觀指導(dǎo)檔案工作。

檔案的信息特征決定檔案必須服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于企業(yè)，提供檔案信息服務(wù)是檔案工作的宗旨。因此，在檔案現(xiàn)代化管理中，必須樹立服務(wù)意識(shí)，把服務(wù)作為檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，在檔案信息的收集、加工、處理和提供利用方面強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，提高服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的信息功能，使之成為真正為企業(yè)服務(wù)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

3.2堅(jiān)持技術(shù)與管理并行，并將企業(yè)檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)之中

在信息技術(shù)環(huán)境下，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)不僅是技術(shù)及資金問題，也是管理問題。電子文件的安全與長(zhǎng)久保存也依賴嚴(yán)格科學(xué)的管理與先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。目前企業(yè)在實(shí)施企業(yè)資源計(jì)劃時(shí)為保證其成功，需要同時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造。檔案管理信息化也同樣有一個(gè)業(yè)務(wù)流程再造的問題。很多企業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)過程中都體會(huì)到，信息化建設(shè)是"三分技術(shù)、七分管理"。對(duì)檔案管理來說還要加上"十二分?jǐn)?shù)據(jù)"。因此信息化不僅僅是技術(shù)上的改變，更重要的是管理觀念、方式、方法乃至整個(gè)管理模式的變革和創(chuàng)新。檔案信息化離不開企業(yè)信息化，必須納人企業(yè)整體信息化建設(shè)之中。要建立適應(yīng)信息化要求的檔案信息化管理，就必須建立健全適應(yīng)信息化要求的電子文件形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定制度，以及安全管理與責(zé)任追究等規(guī)章制度，并將其納入到企業(yè)信息化的相應(yīng)環(huán)節(jié)之中。沒有檔案管理的信息化，企業(yè)信息化就不完整，而離開企業(yè)信息化，檔案信息化也無從談起。

3.3要加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案管理方法的研究

適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展要求、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，必須加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案管理方法的研究。電子文件和電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)文件管理來說是全新的模式，檔案行政管理部門和企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)將對(duì)電子文件、電子檔案管理的政策、技術(shù)、方法、標(biāo)準(zhǔn)以及系統(tǒng)開發(fā)等方面的研究，以適應(yīng)企業(yè)信息化的需求。2002年國(guó)家檔案局發(fā)布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出了一些檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)的制定為建立電子文件和電子檔案管理系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)。但是企業(yè)必須結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，結(jié)合企業(yè)信息技術(shù)的應(yīng)用和管理流程再造，思考企業(yè)檔案管理模式、管理制度和管理方法。

3.4注重檔案信息化工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。在信息化條件下，由于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用和工作交往范圍更加廣泛，計(jì)算機(jī)管理軟件層出不窮，致使電子文件格式多種多樣。因此，要確保信息化建設(shè)進(jìn)程中電子文件、電子檔案的長(zhǎng)久、真實(shí)保存和有效利用，必須注重加強(qiáng)對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究。這項(xiàng)工作需要廣泛的實(shí)踐和對(duì)方法、經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，企業(yè)檔案部門作為檔案信息化建設(shè)生力軍，肩負(fù)重任。要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，學(xué)習(xí)借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，探索信息化條件下檔案信息化管理的基本要求，利用現(xiàn)代化管理理念管理手段、管理方法、管理設(shè)備使檔案工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化，使其更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。要科學(xué)地制定、貫徹各項(xiàng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的質(zhì)量、規(guī)格、程序等相應(yīng)地做出明確規(guī)定，保證各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作逐步地、盡快地走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向, 企業(yè)檔案是本企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理的必要條件,是企業(yè)總結(jié)過去,指導(dǎo)現(xiàn)在,規(guī)劃未來的根本依據(jù),在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行,檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮不可替代的作用。構(gòu)建一流的企業(yè),管理創(chuàng)新應(yīng)該是全方位的、系列化的,只有推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新,才能打?qū)嵳w管理創(chuàng)新的基礎(chǔ),才能更好地促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。