當(dāng)前高校學(xué)生檔案工作存在問(wèn)題與對(duì)策

劉金明

摘 要： 本文在闡述當(dāng)前高校學(xué)生檔案的重要性及其管理基本依據(jù)的基礎(chǔ)上，分析了當(dāng)前高校學(xué)生檔案工作中存在的問(wèn)題，即“建檔標(biāo)準(zhǔn)不一、管理制度不健全、思想重視不夠、管理手段落后、開發(fā)利用不足、寄檔回執(zhí)不齊”，并從“制度建設(shè)、人員配備、教育培訓(xùn)、方法途徑、分類總結(jié)利用”等方面，對(duì)存在問(wèn)題的解決對(duì)策進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞： 高校學(xué)生檔案工作 存在問(wèn)題 對(duì)策

學(xué)生檔案是指學(xué)校在培養(yǎng)學(xué)生的教育教學(xué)與管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映學(xué)生個(gè)人的基本經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)、家庭基本信息的，以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學(xué)生檔案主要包括：學(xué)生的高中檔案、高考報(bào)考資料、高校入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記

錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等材料。

1. 高校學(xué)生檔案的重要性

學(xué)生檔案不僅對(duì)教育和培養(yǎng)、管理與服務(wù)在校學(xué)生有著重要作用，而且對(duì)學(xué)生能否順利就業(yè)，甚至對(duì)學(xué)生畢業(yè)后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展也關(guān)系重大。學(xué)生檔案既是個(gè)人人事檔案的重要基礎(chǔ)，又是個(gè)人人生檔案的重要組成部分。

1.1 學(xué)生檔案是學(xué)生基本情況的記載和在校綜合表現(xiàn)的證明。學(xué)生檔案既是學(xué)生基本情況的記載，又是學(xué)生在校表現(xiàn)的證明，對(duì)于核查新生入學(xué)資格與確認(rèn)獲取學(xué)籍，具有最直接有力的佐證作用；既是全面了解學(xué)生個(gè)人歷史的有效窗口，又是加強(qiáng)學(xué)生思想教育和日常管理工作的重要參考資料。

1.2 學(xué)生檔案是用人單位可信的依據(jù)與日后人事檔案的基礎(chǔ)。由于學(xué)生檔案材料真實(shí)地記載著學(xué)生的成長(zhǎng)歷史、思想表現(xiàn)、個(gè)人素質(zhì)、實(shí)踐能力、學(xué)業(yè)成績(jī)及家庭背景、社會(huì)關(guān)系等，因此，學(xué)生檔案是用人單位選擇畢業(yè)生或高校選拔新生的可信依據(jù)與重要參考，是學(xué)生就業(yè)后人事檔案的基礎(chǔ)材料，同時(shí)也是學(xué)校未來(lái)校友檔案的基礎(chǔ)信息。

2. 學(xué)生檔案工作的存在問(wèn)題

2.1 各地檔案材料標(biāo)準(zhǔn)不一，差異明顯。教育部《關(guān)于高中建立學(xué)生檔案的暫行規(guī)定》（［84］教中字002號(hào)）明確了高中學(xué)生檔案材料的內(nèi)容與構(gòu)成，但各地依此規(guī)定而設(shè)立的建檔要求與標(biāo)準(zhǔn)卻差異明顯，有的建檔案標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)全面、規(guī)范細(xì)致，有的卻簡(jiǎn)單粗放。以致有的學(xué)生檔案內(nèi)容全面、材料完整、填寫規(guī)范，有的學(xué)生檔案材料卻只有一、二頁(yè)紙，過(guò)于簡(jiǎn)要、單薄，有的甚至以學(xué)生的高考電子檔案代替其中學(xué)紙質(zhì)檔案。

2.2 部分人員不認(rèn)真對(duì)待學(xué)生檔案。主要表現(xiàn)為制作檔案材料比較隨意，對(duì)學(xué)生的鑒定總結(jié)不全面、不完整，甚至只論學(xué)習(xí)不談其他，或只寫優(yōu)點(diǎn)不寫缺點(diǎn)；甚至有的學(xué)生檔案材料不齊全或記錄不全面，或是填寫馬虎、潦草不清等。不少管理人員認(rèn)為學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)好則萬(wàn)事大吉，以致平時(shí)收集和審核檔案材料不及時(shí)不認(rèn)真；有的學(xué)生檔案袋既不封口也不蓋公章，或有密封袋口但不蓋公章確認(rèn)；不及時(shí)向有關(guān)高校寄送大學(xué)新生的檔案。

2.3 學(xué)生對(duì)檔案不重視或太敏感。主要表現(xiàn)為不論學(xué)生在中學(xué)還是在大學(xué)期間，都馬虎大意不認(rèn)真填寫檔案材料，或者三言兩語(yǔ)高度概括綜合表現(xiàn)，甚至用圓珠筆填寫檔案材料；部分學(xué)生對(duì)檔案太敏感，甚至不誠(chéng)信對(duì)待檔案，填寫檔案時(shí)故意以偏概全或只寫優(yōu)點(diǎn)與成績(jī)，以致檔案記錄與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)出入較大；自帶檔案太隨便、不妥善保管，或出于好奇將自帶檔案隨意拆開；學(xué)生在大學(xué)新生入學(xué)時(shí)不按時(shí)向?qū)W校提交檔案，畢業(yè)生就業(yè)后又常常不及時(shí)查找檔案，以致急需檔案時(shí)，難以及時(shí)，甚至無(wú)法找到。

2.4 日常管理手段不科學(xué)、不先進(jìn)。主要表現(xiàn)為在日常工作中基本沒(méi)有應(yīng)用電腦和掃描儀等現(xiàn)代電子設(shè)備進(jìn)行管理，依然停留在傳統(tǒng)的手工記錄狀態(tài)；雖有電腦輔助工作，但仍以傳統(tǒng)手工為主，缺乏通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行日常管理，以致查找不便捷、保管不齊全或保存不方便，從而難以甚至無(wú)法長(zhǎng)久性地追溯查找。

2.5 檔案管理制度不規(guī)范、不完善。主要表現(xiàn)為不少地方教育行政部門，對(duì)于學(xué)生檔案的管理制度的建立健全缺乏系統(tǒng)性、嚴(yán)密性與科學(xué)性，以致更多的學(xué)校缺乏科學(xué)規(guī)范、系統(tǒng)全面的學(xué)生檔案管理制度，不少高校特別是高職院校也同樣缺少健全完善和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)生檔案管理制度，工作中往往以相對(duì)隨意的臨時(shí)通知代替更注重嚴(yán)肅性和科學(xué)性的規(guī)章制度。

2.6 不重視對(duì)學(xué)生檔案的開發(fā)利用。學(xué)生檔案進(jìn)到學(xué)校后，其日常利用主要表現(xiàn)在核查新生入學(xué)資格時(shí)審查其檔案材料，或者是當(dāng)學(xué)生有突發(fā)事件或意外事故發(fā)生時(shí)或需對(duì)學(xué)生作政審時(shí)而查閱其檔案信息。這種簡(jiǎn)單的利用，顯然與國(guó)家日益強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)教育和更注重因材施教的高等教育發(fā)展趨勢(shì)不適應(yīng)，更沒(méi)有發(fā)揮出學(xué)生檔案對(duì)于改進(jìn)教育教學(xué)工作與管理服務(wù)工作的應(yīng)有作用。

2.7 用人單位基本不寄檔案回執(zhí)。主要表現(xiàn)為用人單位在收到畢業(yè)生檔案后，因嫌麻煩或因要花錢而基本不將收檔回執(zhí)寄回學(xué)校，或者是有寄回學(xué)校但沒(méi)有在寄檔回執(zhí)上蓋公章或沒(méi)有經(jīng)辦人簽名確認(rèn)，以致事后時(shí)間一久難于追查，特別是各郵寄公司基本最多只在寄出學(xué)生檔案后的一年內(nèi)提供查詢服務(wù)，之后則根本無(wú)法追查。

3. 對(duì)存在問(wèn)題的解決辦法

3.1 完善學(xué)生檔案制度。為確保學(xué)生檔案管理有據(jù)可依和有章可循，省(市)教育行政部門應(yīng)根據(jù)教育部、國(guó)家檔案局的相關(guān)法規(guī)，結(jié)合組織人事部門的有關(guān)要求等，出臺(tái)?。ㄊ校╆P(guān)于各級(jí)各類學(xué)生檔案的管理規(guī)章。就學(xué)校內(nèi)部而言，應(yīng)根據(jù)學(xué)生檔案管理的基本依據(jù)與相關(guān)要求，及時(shí)制定本校學(xué)生檔案管理制度，明確細(xì)分各單位各部門及相關(guān)人員的具體職責(zé)，加強(qiáng)精細(xì)化管理，并注重管理過(guò)程的檔案建設(shè)，以保證能及時(shí)收齊學(xué)生檔案，并確保有差錯(cuò)時(shí)可以追究到相關(guān)人員的責(zé)任，并可以長(zhǎng)久持續(xù)地查找學(xué)生檔案的去向。

3.2 及時(shí)恰當(dāng)選配人員。相比于具備一定的專業(yè)、學(xué)歷、職稱與特長(zhǎng)，實(shí)踐證明，學(xué)生檔案管理員的基本素質(zhì)更強(qiáng)調(diào)具有高度的工作責(zé)任心和政治責(zé)任感，以及嚴(yán)謹(jǐn)持久的細(xì)心、耐心和恒心，否則其工作容易馬虎、粗放或者時(shí)松時(shí)緊，難于嚴(yán)格履行學(xué)生檔案管理職責(zé)。不論學(xué)生檔案是在學(xué)生處或就業(yè)中心還是在二級(jí)院系管理，或者是在學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一管理等，都應(yīng)按照學(xué)生檔案管理員的基本素質(zhì)要求，配備專人負(fù)責(zé)，學(xué)生數(shù)在5000人以上的最好不要搞兼職負(fù)責(zé)制，而應(yīng)實(shí)行專人專職負(fù)責(zé)制。

3.3 加強(qiáng)檔案教育培訓(xùn)。一是對(duì)專職與兼職檔案管理員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就高校內(nèi)部而言，主要是對(duì)輔導(dǎo)員和班主任等學(xué)生工作人員和教務(wù)人員就學(xué)生檔案的作用意義、內(nèi)容范疇、制作要求、注意事項(xiàng)等進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，以強(qiáng)化其制作和管理學(xué)生檔案的責(zé)任心與科學(xué)性，確保其可以正確指導(dǎo)和制作合格的學(xué)生檔案；就外部而言，主要是對(duì)中學(xué)和中專教務(wù)主任與班主任加強(qiáng)學(xué)生檔案的相關(guān)培訓(xùn)。二是對(duì)廣大學(xué)生加強(qiáng)檔案教育，不論是在中學(xué)階段還是在大學(xué)階段，都要盡早和反復(fù)教育學(xué)生正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性，填寫基本要求與注意事項(xiàng)等，使其既能夠充分重視學(xué)生檔案的作用與價(jià)值，又不弄虛作假、夸大其詞或以偏概全地填寫本人檔案。

3.4 引入電腦管理系統(tǒng)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理既可以大大提高管理效率，又有利于豐富學(xué)生檔案信息和拓展學(xué)生檔案管理功能。具體做法：一是引入計(jì)算機(jī)軟件公司開發(fā)成熟和應(yīng)用較普遍的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，這可以簡(jiǎn)便快捷地提高管理效率，但所需資金投入相對(duì)較大；二是結(jié)合自身工作實(shí)際，組織專業(yè)人員編寫制作學(xué)生檔案電腦管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這樣做所需資金相對(duì)較少，但需專業(yè)人員加強(qiáng)后繼維護(hù)。

3.5 加強(qiáng)外部督查力度。學(xué)生檔案管理工作瑣碎、繁雜、持久，其工作的開展除了靠自身的落實(shí)外，在督查指導(dǎo)方面主要靠專職檔案管理員對(duì)兼職人員進(jìn)行內(nèi)部督查，或者是依靠專職人員的自查自糾。實(shí)踐證明這并不夠，還需要加強(qiáng)來(lái)自外單位專業(yè)的督查指導(dǎo)，最好能夠推行旨在“以評(píng)促建、以評(píng)促改、評(píng)建結(jié)合”的管理制度，推行確有困難的也應(yīng)加強(qiáng)本單位其他相關(guān)部門對(duì)學(xué)生檔案管理的督查工作，通過(guò)加強(qiáng)督查以保質(zhì)量促發(fā)展。

3.6 分類總結(jié)開發(fā)利用。通過(guò)全面查閱學(xué)生檔案上的歷史記載，按生源地、是否獨(dú)生子女、富?；蜇毨?、專長(zhǎng)或特長(zhǎng)、城鎮(zhèn)或農(nóng)村、性格內(nèi)向或外向、不同年齡與成長(zhǎng)經(jīng)歷等，分類統(tǒng)計(jì)和分析其基本情況，在進(jìn)行教育教學(xué)和學(xué)生日常事務(wù)管理改革時(shí)，多考慮學(xué)生檔案的相關(guān)信息，以因材施教；并可結(jié)合建立學(xué)校未來(lái)校友的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以加強(qiáng)對(duì)日后校友資源的開發(fā)利用。

3.7 強(qiáng)化轉(zhuǎn)遞回復(fù)機(jī)制。鑒于學(xué)生檔案作用的長(zhǎng)久性，為確保可以及時(shí)和長(zhǎng)久地查找到每份學(xué)生檔案的去向，應(yīng)強(qiáng)化檔案轉(zhuǎn)遞回復(fù)機(jī)制。具體做法：一是要求機(jī)要郵局或郵寄公司在轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案后的一個(gè)月內(nèi)，必須向?qū)W校提供一份用人單位簽收并蓋章確認(rèn)的檔案回執(zhí)單，否則不支付郵費(fèi)；二是及時(shí)將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞去向掛在學(xué)校網(wǎng)站相關(guān)網(wǎng)頁(yè)上，告知學(xué)生憑本人學(xué)號(hào)與身份證號(hào)可登錄查詢。與此同時(shí)還可順便建立校友檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

4. 結(jié)語(yǔ)

電子檔案沒(méi)有固定的字跡，無(wú)法從筆跡上分辨其原始性，我們無(wú)法采用與紙質(zhì)檔案相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)判斷電子檔案的原始性。由于各種原因技術(shù)水平的保管相差很大，丟失電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)刻存在，電子檔案要完全代替學(xué)生個(gè)人紙質(zhì)檔案還需要一個(gè)漫長(zhǎng)的進(jìn)程，因此紙質(zhì)檔案的原始記錄性有不可替代的作用。鑒于我國(guó)國(guó)情與社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，可以預(yù)見在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，檔案工作包括學(xué)生檔案工作只會(huì)加強(qiáng)而不可能淡化。因此，加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)生檔案工作依然任重而道遠(yuǎn)。

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