檔案管理信息化建設(shè)思考

高麗紅　張鐵錚

檔案管理規(guī)范化、信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。從社會進(jìn)步的速度來看，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，加快檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作的重中之重，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。信息化時(shí)代，各單位為提高自身在市場上的競爭力，都在根據(jù)單位自身的特點(diǎn)，加快信息化建設(shè)步伐。日益豐富的工作實(shí)踐表明，檔案管理采用電子化流轉(zhuǎn)方式，是檔案管理發(fā)展的趨勢，是提高生產(chǎn)效率的一種手段。在建或已投入運(yùn)行的、承擔(dān)單位職能和業(yè)務(wù)活動的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了單位信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將檔案管理工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計(jì)算機(jī)工作流程來支持、執(zhí)行檔案管理的業(yè)務(wù)活動。

檔案軟件沒有信息管理功能，就缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息建設(shè)的進(jìn)程。

信息自動化系統(tǒng)可以利用機(jī)構(gòu)積累的信息資源，為機(jī)構(gòu)提供改進(jìn)檔案創(chuàng)新能力和快速響應(yīng)能力，以提高生產(chǎn)效率。因此，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策十分必要。

在紙質(zhì)文件時(shí)代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式是影響工作效率的重要因素。而信息化時(shí)代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成的過程。文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動管理要求的同時(shí)，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。如何提高信息化管理應(yīng)用水平，必須要加快建立完善信息管理系統(tǒng)。

一、檔案載體的轉(zhuǎn)變是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。在各項(xiàng)管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲、查詢和修改變得既快捷又方便。例如，生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力且有意義。

二、建立現(xiàn)代信息服務(wù)與整理理念是關(guān)鍵

信息化時(shí)代，檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計(jì)劃地對電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。在信息服務(wù)方式上，要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的檔案信息利用平臺。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時(shí)，期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息十分必要。一是面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權(quán)益，保護(hù)了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時(shí)，體會到檔案服務(wù)工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；二是在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。面向文件檔案管理人員，提供文件歸檔及其考核、電子文件整理和保管等檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現(xiàn)的重點(diǎn)是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，并且能及時(shí)切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否達(dá)到直觀、齊全、準(zhǔn)確的要求。

三、檔案信息電子化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌

雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

四、信息安全管理是檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容

信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破

壞，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時(shí)代信息安全管理是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。在系統(tǒng)安全管理上，通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時(shí)，還要加強(qiáng)對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。在信息人員管理上，由于信息時(shí)代，檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強(qiáng)對信息工作人員的管理，建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員隊(duì)伍，非常現(xiàn)實(shí)和必要。

五、規(guī)范應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，需要良好的管理政策

在信息化時(shí)代，檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，管理涉及行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門共同建立起信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫原數(shù)據(jù)格式的內(nèi)容。對歸檔后的電子文件的整理進(jìn)行定義，并梳理出整理工作流程。檔案信息信息化的管理，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國檔案信息系統(tǒng)的管理同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。解決方便使用的問題：建

立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力。

六、引進(jìn)信息技術(shù)人才是信息化建設(shè)的重要保證

推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。在檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，有針對性地對信息化技術(shù)人才進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力，引入競爭機(jī)制，對某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理，等等。

總之，檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，也是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

（作者單位：平高集團(tuán)有限公司）