創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理模式 為就業(yè)提供服務(wù)

吳 珊

摘要高校學(xué)生檔案是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。為使學(xué)生檔案管理跟上時(shí)代步伐, 必須進(jìn)一步改革學(xué)生檔案管理制度,更好地發(fā)揮檔案服務(wù)人才、服務(wù)社會(huì)的作用。

關(guān)鍵詞學(xué)生檔案管理問(wèn)題就業(yè)

中圖分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分,是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄,是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立,高校大學(xué)生就業(yè)工作由包分配轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆袌?chǎng)導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、學(xué)生與用人單位雙向選擇”的模式。在目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下,高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證,仍然有著難以替代的作用。

1 高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

大學(xué)生檔案主要通過(guò)以下內(nèi)容為用人單位提供用人信息和依據(jù):思想狀況,包括鑒定、入黨材料;個(gè)人經(jīng)歷,指履歷、自傳性材料;學(xué)業(yè)狀況及水平,如各門功課的考試、考察成績(jī),論文、科研成果,學(xué)歷學(xué)位授予情況;工作能力及身體素質(zhì),如總結(jié)、鑒定及獎(jiǎng)勵(lì)性材料。

2 高校學(xué)生檔案管理目前存在的主要問(wèn)題

(1)高校學(xué)生檔案內(nèi)容不全,不能給用人單位反映大學(xué)生在校全貌。隨著教育體制的改革,高校在專業(yè)課程設(shè)置、教師配備、學(xué)生的素質(zhì)教育等方面都做了調(diào)整,有的還進(jìn)行了大膽的嘗試。與之相適應(yīng),也出現(xiàn)了一些新的檔案材料。如大學(xué)生英語(yǔ)四、六級(jí)證書,計(jì)算機(jī)等級(jí)證書,大學(xué)生能力、技能競(jìng)賽證書,社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料等等。然而,不足的是高校學(xué)生檔案的歸檔范圍仍舊是長(zhǎng)年不變的老面孔,高校招生錄取材料,既不能涵蓋學(xué)生素質(zhì)全貌,也不能滿足用人單位對(duì)畢業(yè)生的考察要求,更將當(dāng)代大學(xué)生最富有時(shí)代精神風(fēng)貌的精華部分棄之一邊,使不少大學(xué)生就業(yè)錯(cuò)失良機(jī),實(shí)在令人惋惜。

(2)高校學(xué)生檔案利用滯后,不能為大學(xué)生就業(yè)及時(shí)提供依據(jù)。近年來(lái),高校畢業(yè)生就業(yè)已從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的統(tǒng)包統(tǒng)配模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)生與用人單位“雙向選擇”進(jìn)而“自主擇業(yè)”的就業(yè)機(jī)制。在大學(xué)畢業(yè)生與用人單位雙向選擇的活動(dòng)過(guò)程中,檔案材料利用的滯后性已顯示不出它的生命力,于是充當(dāng)媒介與介紹證明作用的大學(xué)畢業(yè)生檔案替代濃縮本——《畢業(yè)生推薦表》就成了用人單位“要”與“不要”畢業(yè)生的重要依據(jù)。由于受舊的歸檔范圍的局限及《推薦表》篇幅的局限。這張《推薦表》囊括的項(xiàng)目仍不盡人意。于是,我們?cè)谌瞬攀袌?chǎng)上看到,越來(lái)越多的大學(xué)畢業(yè)生們?cè)诩ち业娜瞬鸥?jìng)爭(zhēng)中,學(xué)會(huì)了“包 裝”自己,多種多樣的“自薦信”、“自薦材料”層出不窮,只要能證明自己優(yōu)勢(shì)的都不遺余力地裝幀成冊(cè),極力向用人單位展示自己全方位的形象。不能否認(rèn),大學(xué)畢業(yè)生自我“推銷”的方略既是他們的智慧能力所在,也是對(duì)我們高校學(xué)生檔案管理工作及運(yùn)作方式的挑戰(zhàn)。

(3)高校學(xué)生檔案中的造假現(xiàn)象,嚴(yán)重干擾了大學(xué)生就業(yè)中的公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。當(dāng)今的人才市場(chǎng)是一個(gè)強(qiáng)勁的買方市場(chǎng),高校畢業(yè)生就業(yè)形勢(shì)十分嚴(yán)峻。有的畢業(yè)生為在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中取勝,不惜采取涂改成績(jī)、開具假證明等不正當(dāng)手段以擊敗對(duì)手;也有個(gè)別高校為使自己學(xué)校的畢業(yè)生能順利就業(yè),竊取 “生源素質(zhì)好,就業(yè)率高”的社會(huì)效應(yīng)與名聲,普遍提高畢業(yè)生成績(jī)分?jǐn)?shù)、擴(kuò)大學(xué)生干部覆蓋面及獲獎(jiǎng)比例、降低考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)、撤銷學(xué)生處分材料、以次充好,以獲得短期效應(yīng)。這種造假現(xiàn)象不僅嚴(yán)重干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)的公平競(jìng)爭(zhēng),也給在校學(xué)生帶來(lái)了消極影響。在現(xiàn)實(shí)生活中,由于《推薦表》與檔案事實(shí)不符,使畢業(yè)生在報(bào)到后被辭退的現(xiàn)象屢見不鮮。即便那些造假成功,順利就業(yè)的畢業(yè)生,因其素質(zhì)低下、基本功不扎實(shí),持續(xù)發(fā)展的后勁不足,加之僥幸心理難以自察,最終難免被“大浪淘沙”。

(4)高校學(xué)生檔案管理方式落后,影響了大學(xué)生就業(yè)。近年來(lái),不少用人單位陸續(xù)走進(jìn)高校,舉辦供需見面雙向選擇活動(dòng)以招募人才。這種方式通常由高校就業(yè)主管部門牽頭,先介紹畢業(yè)生情況,而后由用人單位看檔案材料,再確定面洽人選。因此,我們的媒介是否能提供詳實(shí)、全面的學(xué)生檔案就顯得至關(guān)重要。由于不少高校仍沿襲舊的運(yùn)作方式,學(xué)生進(jìn)校后其檔案不建檔就束之高閣,在校期間產(chǎn)生的檔案材料散放在各系辦公室乃至個(gè)人手中,畢業(yè)生離校時(shí)再集中歸檔。這樣雜亂無(wú)序的管理難免出差錯(cuò)。待到用人單位上門查閱參考時(shí),卻到處難覓“芳蹤”,甚至?xí)r過(guò)境遷,回憶不出材料哪里去了。在關(guān)鍵時(shí)刻不能提供大學(xué)生檔案材料,嚴(yán)重影響了畢業(yè)生就業(yè)。再加上高校學(xué)生檔案材料遞增量大、存放時(shí)間短、流動(dòng)快、就業(yè)趨向廣、投寄單位多等特點(diǎn),現(xiàn)有的管理方式和手段與現(xiàn)代化的高等教育的快速發(fā)展相比,已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)。

3 創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理模式,適應(yīng)大學(xué)生就業(yè)

(1)完善畢業(yè)生檔案信息的收集。畢業(yè)生檔案材料的收集歸檔,除了收集學(xué)籍管理方面的材料外,還應(yīng)該著重收集反映學(xué)生在校期間的政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)識(shí)水平等方面的材料。作為學(xué)生檔案信息的管理部門,必須和教學(xué)管理、學(xué)籍管理等部門建立聯(lián)系,及時(shí)向有關(guān)部門收集新形成的學(xué)生人事檔案材料。學(xué)生檔案管理部門,應(yīng)全面掌握形成學(xué)生人事檔案材料的程序,積極主動(dòng)地去收集全面完整的檔案材料,與相關(guān)處(室)進(jìn)行溝通,宣傳檔案材料的特點(diǎn)和要求,確保學(xué)生檔案材料規(guī)范優(yōu)質(zhì)。

(2)加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理的信息化。高校檔案管理信息化,是大學(xué)生檔案管理的緊迫任務(wù),這對(duì)大學(xué)生培養(yǎng),對(duì)提高教育教學(xué)質(zhì)量,對(duì)提高大學(xué)生管理工作的效率,都能起到推動(dòng)作用。加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的信息化建設(shè),科學(xué)系統(tǒng)地分析研究和利用學(xué)生檔案資源,可以更好地發(fā)揮檔案的作用,為用人單位提供最快捷、最準(zhǔn)確的畢業(yè)生檔案信息,為解決學(xué)?！?出口”難問(wèn)題提供更準(zhǔn)確的資料。為此,首先要重視基礎(chǔ)工作,抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),做好數(shù)據(jù)的采集、錄入、審核、修改和補(bǔ)充等工作,保證數(shù)據(jù)的真實(shí)完整。同時(shí)注意電子檔案與原始檔案要相互結(jié)合,互相補(bǔ)充。

(3)確保高校學(xué)生檔案的真實(shí)性。在一個(gè)法制健全的社會(huì)中,誠(chéng)信是一種無(wú)形資產(chǎn),誠(chéng)信是臉面,更是脊梁。大學(xué)生檔案是靠當(dāng)事人自己的言行建立起來(lái)的,其中有些檔案材料學(xué)生本人必須實(shí)事求是提供,使其更具真實(shí)性,更具說(shuō)服力。一份完整的學(xué)生檔案不單純是學(xué)生受教育的情況,還應(yīng)包括學(xué)生個(gè)人的信貸消費(fèi)、有無(wú)犯罪記錄和參加社會(huì)公益活動(dòng)的記錄等內(nèi)容,是對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)歷程真實(shí)完整的記錄。原始的學(xué)生檔案材料是具有法律效力的,可以為當(dāng)事人出具合法的第三方證明。為維護(hù)高等學(xué)校及其畢業(yè)生合法權(quán)利,打擊不法分子偽造和買賣學(xué)歷證書的行徑,應(yīng)根據(jù)教育部《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》,將普通高校、成人高等教育和高等教育自學(xué)考試的畢業(yè)生文憑和畢業(yè)生照片、身份證號(hào)碼一同注冊(cè)上網(wǎng),進(jìn)入全國(guó)高等教育學(xué)歷證書電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù),用人單位只需將學(xué)生電子注冊(cè)號(hào)輸入,就可在網(wǎng)上查實(shí),既方便快捷,更可以從根本上治理假文憑市場(chǎng)。

(4)研發(fā)和使用畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及管理系統(tǒng),適應(yīng)大學(xué)生就業(yè)。隨著數(shù)字校園的建設(shè)和現(xiàn)代管理手段在高校部門間的大量使用,作為學(xué)校公共信息服務(wù)體系之一的檔案部門,應(yīng)該從原來(lái)單一的檔案室發(fā)展成為綜合性的檔案管理部門。特別是在學(xué)生檔案信息的收集、傳播和使用方面,結(jié)合高校自身的辦學(xué)特色,依靠計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,研發(fā)軟、硬件環(huán)境較為完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)從學(xué)生的學(xué)籍管理、社會(huì)實(shí)踐、就業(yè)意向、特長(zhǎng)愛好等信息方面進(jìn)行科學(xué)建檔,并建立與之相配套的檢索工具和管理系統(tǒng)。在特定的權(quán)限范圍內(nèi),還應(yīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的溝通和使用,更便捷、更有效地服務(wù)于畢業(yè)生,服務(wù)于社會(huì),促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)率的提高。同時(shí)也能使學(xué)校的檔案體系為學(xué)生的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)提供科學(xué)的、規(guī)范的、全方位服務(wù)的管理體系。

綜上所述,畢業(yè)生檔案為畢業(yè)生就業(yè)工作提供服務(wù),是當(dāng)前高校檔案建設(shè)現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)新任務(wù),必須對(duì)其有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)。