圖書館知識管理實施策略探析

李玉梅

摘要知識管理是信息管理在網絡環(huán)境下的必然產物,圖書館引入知識管理,不僅有助于拓寬理論研究的新視角和新領域,更有助于在圖書館實際工作中樹立新的理念和方法,提高圖書館的學科專業(yè)地位,提升圖書館的組織效能。

關鍵詞圖書館知識管理對策

中圖分類號:G259文獻標識碼:A文章編號:1009-0592(2009)02-240-02

知識經濟時代,許多圖書館都已經認識到知識管理的重要性,紛紛要求實施知識管理,以求得圖書館在新世紀的更大發(fā)展。知識管理的主要實現思路在于組織結構、業(yè)務流程的合理設計與組織文化的培養(yǎng),再加上現代化的信息技術支持,以建立一種創(chuàng)新、交流、學習和應用知識的環(huán)境與激勵機制。為了確保知識管理能廣泛、深入、可持續(xù)地實施和推廣,當前必須加強以下幾個方面的工作:

一、建立知識倉庫①

知識管理的重點就是按照用戶所需要的知識結構,將大量的繁雜無序的信息進行數字化的集成、整合、建設自己的知識倉庫。

(一)文獻收集標引知識的序化組織

目前,絕大多數圖書館除了依據文獻的題名、責任者、載體形式等外表屬性進行著錄組織外,都采用分類標引語言對文獻的內容屬性進行序化組織。但由于編碼化標引語言不為廣大普通用戶所熟悉,對文獻知識內容標引不直觀,一些跨學科和新學科知識也難以集中,因而在文獻知識的組織上表現出明顯的不足。相對而言,主題標引著重從文獻所論述的事物角度,運用自然語言詞語形式標識文獻主題的概念,能直接揭示文獻的知識內容,并按順序方式將主題相同的文獻集中到一起,為用戶查找所需的特定知識提供了便利。但因其難以滿足用戶從科學角度檢索的要求,特別是不便于文獻實物組織,故而不被廣泛使用。目前,由于信息泛濫、文獻驟增,用戶需求逐漸由文獻獲取轉變?yōu)閷χR的析取。因此,圖書館應在知識管理過程中,由文獻組織轉變到知識組織上來,加強文獻知識內容的揭示和整序。

(二)知識的優(yōu)化組織

知識的重組和評價由文獻單元深入到知識單元的更深層次的優(yōu)化組織工作。它將從分散于各文獻中的相關概念、觀念、事實、原理和數據、方法等知識中提取出來,加以分析鑒別、綜合歸納和重新組合,采用新的知識關聯,形成新的知識產品(如綜述、述評等文獻),以更簡潔明確、更精練系統(tǒng)的知識直接供用戶使用。從工作實踐來看,圖書館需要通過對用戶知識需求的深入分析,在大量查找、分析有關知識的基礎上,擇其重要者進行介紹,形成切實能為用戶解決實際問題的產品。同時,為了不斷提高圖書館員為用戶創(chuàng)造價值的能力,圖書館應組織專門人員與特定的用戶和課題組建立經常性聯系,加強交流和溝通,根據用戶的具體要求,開展個性化知識服務。

(三)網絡知識的開發(fā)重組

人們在網絡信息資源檢索利用的研究中,探索出了多種網絡知識組織的形式。目前主要形成有:超文本方式、主題樹方式、MARC格式調整、都柏林核心集等元數據格式以及分類主題相結合的標引方法,對網絡知識進行描述和標識,對其形式、內容及其相互間的關聯充分進行揭示、為用戶有效獲取和利用網絡知識提供了極大的方便。此外,人們還對計算機自動搜索、數據挖掘、信息推送等知識組織技術作了大量研究,并取得了一定的成果。圖書館應充分利用上述知識組織方法和技術,發(fā)揮對傳統(tǒng)文獻知識整理加工的優(yōu)勢,通過自己的Web站點,根據特定用戶的需求,有目的地對網絡資源進行選擇、描述、開發(fā)組織。一方面可利用各種搜索引擎工具,從網上查詢、選擇、獲取有關科學專業(yè)網站及其基本情況,對其進行簡要介紹,并按一定的邏輯聯系編排,組成科學網絡導航系統(tǒng),為用戶準確定位,迅速獲取有關專業(yè)知識和信息指引途徑。另一方面還可以根據用戶的具體需要,建立專題知識庫。即對大量分散的有關專題信息及相關資料進行搜索,按一定標準進行分析鑒別和選擇,利用超文本鏈接存放于自己的站點,并對其進行描述、標引,形成倒排擋,建立適合自己用戶習慣的、提供多種檢索入口的查詢系統(tǒng),方便用戶直接獲取所需專業(yè)知識。

二、設立知識主管(CKO)

圖書館知識主管的職責是制定統(tǒng)一的政策來規(guī)范圖書館的知識集約和創(chuàng)新,促進知識交流和知識應用,使圖書館內知識有序地流動;建立一個知識積累、信息共享的環(huán)境;監(jiān)督和保證知識倉庫內容的質量、深度和廣度,時時捕捉社會、圖書館和圖書館員的知識需求,為知識庫不斷注入新思想,使之及時更新;保障知識庫設施的正常運行。圖書館知識主管進行管理活動所涉及的這些知識不僅僅是數據,更重要的是館員人心及其存儲在大腦中和發(fā)表著作中的智力資本②。

CKO(Chief Knowledge Officer),即知識總監(jiān),是隨著信息管理向知識管理過渡由CIO(Chief Information Officer,信息總監(jiān))演變而來的組織機構內知識管理的最高負責人。圖書館實施知識管理過程中可借鑒企業(yè)的CKO設立自己的知識主管CKO職位,專門負責實施知識管理。其職責一是充分了解圖書館環(huán)境、圖書館本身和館員的知識需求,建立和營造一個能適合知識創(chuàng)新、促進學習、實現知識交流與共享的環(huán)境,并從組織機制和技術手段等方面提出相應對策;二是組織實施圖書館的知識管理工作,對要獲取的知識、知識的開發(fā)和保存方式,尤其是知識的交流和共享等問題,要有清晰的理解和解決方法;三是指定知識管理目標、計劃和措施,加強知識集成以產生新的知識。總之,CKO應該是具備較高的業(yè)務素質、文化水平和協調能力的“復合型”人才。

三、構建完善的人力資源管理體系

未來圖書館之間的競爭、圖書館與其他文獻信息部門之間的競爭,在很大程度上也表現為人力資源的競爭。圖書館應把人力資源管理作為制定發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)劃的依據,作為實施圖書館戰(zhàn)略的支撐點。在知識經濟時代,人力資源已成為一個組織發(fā)展的核心和決定力量。圖書館要建立一種創(chuàng)新、交流、學習和應用知識的環(huán)境與激勵機制,培養(yǎng)知識型館員,建立人才庫;強調人是知識管理的核心。

(一)圖書館人力資源的配置

知識經濟對圖書館員的知識層次、專業(yè)分布以及服務水平都提出了比以往任何時代都高的要求,大部分圖書館現有人力資源無法滿足提供高質量知識服務的需求。因此,圖書館在人力資源的配置上應注意:

1.合埋設置崗位

由于近些年圖書館按照用戶信息需求的變化不斷調整業(yè)務重心和服務內容,重組業(yè)務流程,加上圖書館外包業(yè)務的開展,傳統(tǒng)的圖書館崗位設置已不能適應圖書館的發(fā)展?；趫D書館的業(yè)務調整和未來發(fā)展趨勢,圖書館應在編制允許范圍內合理設置工作崗位。

2.完善聘任制度

實施公平競爭、擇優(yōu)聘任的制度,將圖書館崗位設為四級:參考館員、普通館員、初級館員、輔助館員,與職稱不掛鉤,可以高職低聘,也可低職高聘。樹立與市場競爭機制相適應的能進能出、能上能下的管理模式,形成一種優(yōu)勝劣汰的競爭機制,以利于優(yōu)秀人才的脫穎而出。

3.人力資源配置績效評估③

人力資源配置是一個動態(tài)的調整過程,它需要經常對人員進行適當調整,以達到人員配置的最優(yōu)化。而這種調整是以人力資源配置績效評估的結果做依據的。

人力資源績效評估包括整體績效評估和個體成績考核兩方面。整體績效評估是對人力資源配置的整體效果進行的評估。整體績效評估應考察的內容包括工作人員是否適崗,人力資源協調系統(tǒng)即組織內良好的工作環(huán)境、人際關系環(huán)境是否形成,管理和控制狀態(tài)即管理者與被管理者的關系是否理順,計劃和任務完成情況等。

(二)圖書館人力資源管理中的激勵機制④

1.實施激勵機制的基本原則

第一,及時公正的激勵原則。平等公正是激勵制度中首先要體現的原則,如果館員感到不公平就會產生失望的情緒,不再努力工作。只有公平的激勵機制才能激發(fā)館員的工作熱情。因此,館領導要主持公道,對做得出色的館員予以精神或物質獎勵,如對不同的人通過崗位調整、職位升遷、進修培訓、評先表彰等方式表示獎勵。同時,對不遵守規(guī)章制度的館員要給予相應的處罰。處罰違規(guī)館員時,不論是領導還是普通職工都要一視同仁。只要有一個嚴格的獎懲措施,才能使每個館員的心理平衡。因此,要用公正的激勵機制達到獎勤罰懶的目的,激發(fā)員工的競爭意識,使這種外部的推動力量化成自我努力工作的動力,充分發(fā)揮出人的潛能。

第二,物質與精神雙重激勵原則。物質激勵是目前為企業(yè)所普遍接受的一種模式,它是指通過物質刺激的手段,鼓勵員工工作。它的表現形式有獎金、津貼、福利等。物質需要是人類的第一需要,是人們從事一切社會活動的基本動因。但是,人類在物質需要的同時也有精神方面的需要。許多人力資源專家在肯定金錢對激勵的重要作用的同時指出并不是說只要付給員工豐厚的獎金就可以達到激勵的目的。相反,重賞有時是會帶來副作用的。比如高額的獎金會使大家彼此封鎖消息,影響工作的正常開展。圖書館激勵機制應該是在適當物質激勵的同時更加注重精神激勵因素的作用。因此要在創(chuàng)建適合自身特點的圖書館文化上,用積極的文化塑造人,堅持物質激勵與精神激勵雙重激勵的原則才能更加長久地調動廣大館員的積極性。

第三,建立考核指標體系原則。建立科學合理、可操作性強的考核指標體系,是進行激勵管理的依據?？己酥笜说闹贫?既要保證每個館員能完成規(guī)定的基本任務后得到基本的認可和回報,又要包括館員在做出特殊貢獻時的獎勵和未按規(guī)定制度辦事以及因故未完成任務的處罰,以達到激勵先進、推動后進的目的?？己酥笜艘M量量化,并易于操作。但有些工作是無法量化的,如流通部門的口頭咨詢服務、新書推薦及閱讀輔導等。因此,考核指標應科學合理、客觀公正,既不能籠統(tǒng)地一概要求量化,也不能因某些因素而被取代,更不能單憑領導的個人感覺,它應有詳細的實質性內容作為評判標準。

2.圖書館激勵機制的方式

第一,分權化授權方式。分權化授權,即增加工作自由度,給每個館員給予更多的支配個人行為的權利,免受圖書館內部的過于嚴密的控制,但必須承擔責任。每年每位館員可依據圖書館內部的各項管理工作提出自己的管理思路以及本人愿意承擔的工作,在這種前提下再實行“雙向選擇”,竟聘上崗。這樣館員就能夠心情愉快地盡職盡責地從事自己喜歡的工作,自由地選擇從事該工作的最佳方式。

第二,教育激勵方式。教育激勵是指為滿足教育活動中員工的不同的需要而創(chuàng)設各種激發(fā)他們動機的條件,調動他們的積極性,以實現既定目標的過程。現代社會是知識快速更新的社會,對于圖書館館員而言,必須利用各種形式,不斷進行各力而知識的充電,盡快掌握先進的科學知識,加快對信息的交流,提高自身的管理素質和管理能力,促進其潛在能力的充分發(fā)揮。如果作為每個館員不進行必要的知識更新就無法吸收可靠的新信息、新情報,那么,其創(chuàng)造力就會衰竭,就無法對讀者進行有效的信息檢索與導航服務。因此,實行教育激勵,館員可以在學習中找到其內在價值,圖書館也能通過保存智力資本而受益。通過教育激勵,可以增強館員工作的責任感,拓寬知識而,增強他們使用先進技術的能力,提高館員的信息管理能力,從而達到改進讀者服務質量的效果。

第三,競爭激勵方式。在社會主義市場經濟的環(huán)境下,圖書館事業(yè)要快速發(fā)展,就必須建立競爭激勵機制。圖書館的競爭激勵,就是讓館員處于激烈競爭的環(huán)境中,創(chuàng)造良好的進取氛圍,從而激發(fā)每個館員的活力,產生努力學習、積極工作的動力,否則將會在競爭中被淘汰。在圖書館內部,各部門和個體館員之間開展比效益、比業(yè)務技術、比服務質量、比科研成果等,通過競爭、評比,每個館員的自尊,毅力、優(yōu)勝信念才會得到充分調動,從而形成一種積極向上的氛圍沒有競爭,圖書館就沒有生機和活力,只有通過競爭,人的價值、工作的價值才能充分體現出來,才能達到激勵全體館員奮發(fā)向上的目的。