淺談ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制制度

[摘要]本文旨在分析當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,ERP企業(yè)管理鏈條應(yīng)用的新企業(yè)環(huán)境對內(nèi)部控制的影響以及解決辦法。ERP系統(tǒng)作為控制環(huán)境的一部分,深刻影響著會計系統(tǒng)和控制程序等內(nèi)部控制要素。ERP系統(tǒng)能帶來的諸如降低庫存投資、降低采購成本、提高生產(chǎn)效率、提高客戶服務(wù)水平等效益,但筆者也發(fā)現(xiàn)了一些在ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度所存在的問題,比如會計信息失真、財務(wù)無法整合等。本文對相應(yīng)問題進(jìn)行了闡述并提出了一些切實(shí)可行的解決辦法。

[關(guān)鍵詞]ERP 內(nèi)部控制制度

作者簡介:張家順,1964年5月,男,漢,大學(xué)本科學(xué)歷,經(jīng)濟(jì)師,貴州石油分公司,總經(jīng)理助理兼經(jīng)營管理處處長。

在ERP環(huán)境下,通過信息系統(tǒng)對企業(yè)的各方資源,包括物流、資金流、信息流等進(jìn)行充分整理和全面一體化管理,并能規(guī)范化、透明化、集成性和實(shí)時性地將企業(yè)的信息資源進(jìn)行有效傳遞,從而使各方資源能夠得到合理地配置與利用,為整個企業(yè)的管理帶來了效率,為監(jiān)控提供了有效手段。但同時我們也應(yīng)意識到,在ERP環(huán)境下,企業(yè)也面臨著一些前所未有的風(fēng)險,如因系統(tǒng)癱瘓而招致企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動無法正常開展的風(fēng)險、因崗位配置或權(quán)限設(shè)置不當(dāng)而導(dǎo)致控制失效甚至產(chǎn)生舞弊行為的風(fēng)險、因業(yè)務(wù)操作人員操作不慎而導(dǎo)致的信息失真的風(fēng)險等等,在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展,計算機(jī)信息技術(shù)不斷運(yùn)用的今天,各種各樣的新時代企業(yè)管理風(fēng)險正向現(xiàn)有的已形成的企業(yè)內(nèi)部控制制度提出挑戰(zhàn)。為此,我們需要以一種新眼光來看待現(xiàn)今企業(yè)的內(nèi)部控制制度,不斷完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,增強(qiáng)企業(yè)應(yīng)對上述風(fēng)險的能力。

一、ERP環(huán)境下內(nèi)部控制制度的現(xiàn)狀

(一)ERP在企業(yè)會計信息管理內(nèi)部控制制度中的運(yùn)用

企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)中所涉及的主要憑證和記錄如下:顧客訂貨單;銷售單;發(fā)運(yùn)憑證;銷售發(fā)票;商品價目表;現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬;還包括其他企業(yè)日常經(jīng)營中所涉及的所有帳、證、表、冊。

無論在手工業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,還是在基于信息技術(shù)的管理信息系統(tǒng)中,上述憑證和會計記錄都會根據(jù)企業(yè)的具體需要設(shè)計成不同的體現(xiàn)形式,也會根據(jù)需要進(jìn)行合并、簡化。

在ERP系統(tǒng)中,一些憑證和記錄應(yīng)根據(jù)信息技術(shù)的特點(diǎn)進(jìn)行重新設(shè)計。通過采用適合于ERP系統(tǒng)特性的形式,簡捷、高效地達(dá)成各種憑證和記錄原有存在目的。例如,在手工業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的一些內(nèi)部憑證的聯(lián)次設(shè)計的目的,在ERP系統(tǒng)中可以利用信息系統(tǒng)的實(shí)時性,通過由擁有不同權(quán)限的人員聯(lián)簽一個文件記錄的形式來達(dá)成,這樣既避免了一個憑證多聯(lián)次造成的繁瑣、冗長、效率低下的傳遞流程,也能堵塞由于憑證多聯(lián)次造成的舞弊漏洞。再如,原有的憑證連續(xù)編號控制程序在ERP系統(tǒng)中也相應(yīng)地設(shè)計成編號授權(quán)使用范圍和斷號管理兩項控制內(nèi)容。

(二)ERP在銷售和收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度中的運(yùn)用

1.接受顧客訂單

在ERP系統(tǒng)中通常設(shè)銷售管理模塊來進(jìn)行銷售的管理和控制。銷售單一般是進(jìn)入銷售管理系統(tǒng)的第一張單據(jù),銷售單的審批包括對銷售產(chǎn)品種類、規(guī)格、數(shù)量、單價、顧客、賒銷額度、信用政策等各項目的審批,是銷售的關(guān)鍵內(nèi)部控制環(huán)節(jié)。對其實(shí)施有效的內(nèi)部控制,可以保證銷售業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性、估價的正確性,也可以保證后續(xù)數(shù)據(jù)的正確性

職責(zé)劃分:

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下,應(yīng)統(tǒng)籌考慮,進(jìn)行符合內(nèi)部控制要求的職責(zé)分工。價格的制定權(quán)限、顧客名單的管理權(quán)限和銷售單的編制權(quán)限必須分開,由具有相應(yīng)授權(quán)的獨(dú)立的部門和人員來執(zhí)行。同時銷售項目主管應(yīng)有特別處理權(quán)。

ERP系統(tǒng)內(nèi)的價格的制定和調(diào)整、顧客名單的修改和增加必須附有相關(guān)批準(zhǔn)文件。

獨(dú)立檢查與評價:應(yīng)有嚴(yán)格的流程管理制度和責(zé)任管理制度,并獨(dú)立評價這些制度在ERP系統(tǒng)環(huán)境下的執(zhí)行情況。

控制過程:

在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)內(nèi)置嚴(yán)格的銷售業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)程序,并且各種程序可以在ERP系統(tǒng)定制。

應(yīng)內(nèi)置的批準(zhǔn)程序有:符合企業(yè)銷售政策的業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)程序;不符合企業(yè)銷售政策的業(yè)務(wù)的特殊批準(zhǔn)權(quán)限授權(quán)。這些批準(zhǔn)程序包括:銷售客戶審批,銷售價格政策審批。

在程序的內(nèi)部審核機(jī)制上設(shè)立嚴(yán)格的單據(jù)的完整性檢查,審核項目不完整的銷售單將不能流轉(zhuǎn)到下一步驟。

在對銷售商品的品種規(guī)格和數(shù)量的審核上,應(yīng)充分利用ERP的集成性,調(diào)用產(chǎn)品和進(jìn)銷存等功能的信息,設(shè)置不正確品種規(guī)格、短缺數(shù)量的報警機(jī)制。避免給企業(yè)造成信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)上的損失。

2.批準(zhǔn)賒銷信用

控制過程 :

在ERP系統(tǒng)中,應(yīng)內(nèi)置客戶信用額度比較和報警機(jī)制。與之相對應(yīng)的措施是,應(yīng)在ERP系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置完整的信用額度體系和信用額度審批機(jī)制。賒銷額度核查由系統(tǒng)強(qiáng)制進(jìn)行,可以避免人工核對的隨意性,減少隱瞞、漏報不符合信用條件和超過信用額度銷售事項的可能性。對不符合信用條件和超過信用額度的銷售項目必須由具有相應(yīng)權(quán)限的人員進(jìn)行審批。

3.按銷售單供貨

企業(yè)管理者通常要求商品倉庫只有在收到經(jīng)過批準(zhǔn)的銷售單時才能供貨。設(shè)立這項控制程序的目的是為了防止倉庫在未經(jīng)授權(quán)的下擅自發(fā)貨。

控制程序:

對于本環(huán)節(jié)的控制,理想的控制程序是全部銷售出庫單均由系統(tǒng)根據(jù)完整的銷售單生成,并設(shè)置單據(jù)的內(nèi)部追蹤能力,從根本上避免存貨管理人員自行發(fā)貨的可能性。

4.按銷售單裝運(yùn)貨物

主要控制目標(biāo):避免裝運(yùn)職員在未經(jīng)的授權(quán)的情況下裝運(yùn)產(chǎn)品。

控制程序:由存貨管理部門進(jìn)行裝運(yùn)通知與系統(tǒng)內(nèi)的銷售單核對后,存貨管理部門人員監(jiān)督裝運(yùn)人員裝運(yùn)并在銷售單上簽署已裝運(yùn)指令,系統(tǒng)標(biāo)注通知單、生成銷售出庫單。

5.向顧客開具賬單

開具賬單包括編制和向顧客寄送事先連續(xù)編號的銷售發(fā)票。這項功能所針對的主要問題是:(1)是否對所有裝運(yùn)的貨物都開具了賬單?(2)是否只對實(shí)際裝運(yùn)才開具賬單,有無重復(fù)開具賬單或虛構(gòu)交易?(3)是否按已批準(zhǔn)的商品價目表所列價格開具賬單?

為了降低開具賬單過程中出現(xiàn)遺漏、重復(fù)、錯誤計價或其他差錯的風(fēng)險,應(yīng)設(shè)立以下的控制程序:銷售發(fā)票應(yīng)由系統(tǒng)根據(jù)已發(fā)運(yùn)的裝運(yùn)憑證、已標(biāo)注發(fā)運(yùn)的銷售單自動生成。系統(tǒng)中的發(fā)票記錄上應(yīng)記錄所依據(jù)的編審?fù)暾匿N售單號、存貨銷售出庫單號和裝運(yùn)憑證編號。以便于體現(xiàn)銷售發(fā)票與三者之間的關(guān)系。開具發(fā)票前系統(tǒng)內(nèi)部程序應(yīng)能自動核查銷售單和裝運(yùn)憑證的完整性。

職責(zé)劃分上,開具發(fā)票業(yè)務(wù)與存貨管理業(yè)務(wù)、裝運(yùn)憑證編審業(yè)務(wù)是不相容職務(wù),不能由同一人負(fù)責(zé)。

6.記錄銷售

控制目標(biāo):確認(rèn)銷售存在或發(fā)生的真實(shí)性;確保銷售記錄的完整性;保證所記錄業(yè)務(wù)的估價與分?jǐn)偟恼_性。

記錄銷售的控制程序:

ERP系統(tǒng)應(yīng)有相關(guān)單據(jù)的追蹤能力,在銷售系統(tǒng)生成總賬所須憑證時,應(yīng)能聯(lián)查銷售發(fā)票、裝運(yùn)憑證等,控制記錄銷售程序的完整性。

7.辦理和記錄銷貨退回、銷貨折扣與折讓

退貨業(yè)務(wù)涉及退貨的批準(zhǔn),退貨貨物的入庫和應(yīng)收賬款的沖減三個環(huán)節(jié);銷貨折讓和銷貨折扣則涉及折讓和折扣的審批與應(yīng)由賬款的沖銷兩個環(huán)節(jié)。

控制目標(biāo)主要在于保證業(yè)務(wù)在授權(quán)的范圍內(nèi)進(jìn)行和實(shí)物與資金處理的一致性。

控制程序應(yīng)包括以下兩個方面:

職責(zé)劃分:在ERP系統(tǒng)內(nèi),退貨業(yè)務(wù)中退貨的批準(zhǔn)、退貨貨物的接收和開具貸項通知單、應(yīng)收賬款的沖減應(yīng)分別授權(quán)與不同人員。應(yīng)確保與此業(yè)務(wù)有關(guān)的部門和職員各司其職,分別控制實(shí)物流和會計處理;銷貨折讓和折扣業(yè)務(wù)應(yīng)將審批與應(yīng)收賬款的沖減業(yè)務(wù)分別授予權(quán)限。

控制過程:

在ERP系統(tǒng)內(nèi),嚴(yán)格貸項通知單的批準(zhǔn)和使用程序是辦理和記錄銷貨退回和打折扣折讓的關(guān)鍵。

8.提取壞帳準(zhǔn)備

企業(yè)應(yīng)根據(jù)對客戶的風(fēng)險評估,提取應(yīng)收賬款的壞帳準(zhǔn)備,在ERP系統(tǒng)中應(yīng)將對客戶的風(fēng)險評估納入客戶管理內(nèi)容,在此基礎(chǔ)上制定針對每一個客戶的信用政策和壞帳預(yù)期,應(yīng)對壞帳風(fēng)險的沖擊。

在控制程序上,應(yīng)充分利用ERP系統(tǒng)的信息處理能力,分別客戶制度壞賬準(zhǔn)備提取方案,提高壞賬準(zhǔn)備提取的準(zhǔn)確性。壞帳提取方案的制定和壞帳的提取進(jìn)行職責(zé)分離,壞帳政策的制定要經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)并符合企業(yè)會計制度。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下要根據(jù)這一要求進(jìn)行相關(guān)權(quán)限的分配。

二、ERP環(huán)境下內(nèi)部控制制度存在的問題

(一)ERP的使用加大了控制舞弊、犯罪的難度

由于儲存在計算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,加以數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù),因此,計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,發(fā)現(xiàn)計算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大。電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復(fù)雜,而且還要有各種控制的計算機(jī)技術(shù)手段。與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較,計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制;控制的重點(diǎn)為職能部門和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制,是人工控制和計算機(jī)自動控制相結(jié)合的多方位控制。

(二)對傳統(tǒng)的財務(wù)管理內(nèi)部控制制度產(chǎn)生沖擊并帶來一些弊端

1.對貸款確認(rèn)的要求不一致。

按照內(nèi)部控制制度對“收款和開具訂單”的要求是:“財務(wù)部門根據(jù)客戶付款情況開具到款通知單”。這樣的要求是基于沒有建立ERP系統(tǒng)前,財務(wù)和銷售都有各自獨(dú)立的系統(tǒng),故財務(wù)開出“到款通知單”,不但有助于貸款的確認(rèn),也分清了與銷售部門的責(zé)任。在ERP系統(tǒng)中,信息來源不但唯一而且實(shí)時共享,因而只要財務(wù)部門在ERP系統(tǒng)中錄入貨款信息后,銷售部門就可根據(jù)銷售計劃開出銷售單實(shí)現(xiàn)銷售。但此種做法卻模糊了財務(wù)部門同銷售部分之間的責(zé)任區(qū)分,且信息通過網(wǎng)絡(luò)傳遞,在傳遞過程中缺乏原始證據(jù)支持,從而容易導(dǎo)致錯漏。

2.對價格管理監(jiān)督的弱化

按照內(nèi)控制度對“銷售價格的確定”的要求,企業(yè)內(nèi)部應(yīng)成立“價格領(lǐng)導(dǎo)小組”,價格主數(shù)據(jù)應(yīng)由財務(wù)維護(hù)。這樣的要求體現(xiàn)了財務(wù)對價格的監(jiān)督職能。但是在已應(yīng)用ERP的企業(yè)之中,絕大多數(shù)都將價格主數(shù)據(jù)的維護(hù)放在銷售部門或計劃部門,這使得財務(wù)對價格的監(jiān)督被弱化。

3.銷售和采購結(jié)算單據(jù)的真實(shí)性可控性削弱

在內(nèi)部控制中,銷售結(jié)算單據(jù)要求“三單匹配”,即一張銷售收入的會計憑證要附上增值稅專用發(fā)票、銷售訂單和產(chǎn)品出庫單,目的是要取得不同環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)來證明該銷售收入的真實(shí)性。但ERP環(huán)境下,從銷售訂單的下達(dá),到倉庫產(chǎn)品的出庫,以及最后在稅金系統(tǒng)中打印增值稅發(fā)票都是在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)并且自動集成,因而作為銷售收入的會計收入憑證最終沒有相應(yīng)的“三單”與之匹配。在傳遞過程中容易出現(xiàn)缺失以及不及時的現(xiàn)象,給內(nèi)部控制帶來不便。

(三)信息錄入的關(guān)鍵控制缺失

ERP系統(tǒng)作為一個高度集成的軟件,與一般的財務(wù)軟件不同,使會計核算環(huán)境發(fā)生了很大變化,會計憑證的錄入由原來單一的財務(wù)會計人員變成會計人員和系統(tǒng)操作員兩部分。同時ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式復(fù)雜多樣,且系統(tǒng)錄入點(diǎn)較多,單據(jù)存放也比較分散,涉及到企業(yè)各個部門。這不僅給會計工作增加了新的內(nèi)容,也使會計資料的控制范圍相應(yīng)擴(kuò)大。

三、ERP環(huán)境下內(nèi)部控制制度問題的解決措施

(一)改變傳統(tǒng)的流程增加對會計信息的可控性

企業(yè)在運(yùn)用ERP系統(tǒng)之初,必須重視ERP系統(tǒng)實(shí)施將給企業(yè)帶來的系統(tǒng)風(fēng)險,并對不適應(yīng)經(jīng)營環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部會計控制體系做出評估和改進(jìn)。其次,通過管理診斷,對企業(yè)的流程進(jìn)行重新設(shè)計,消除流程中不合理的部分,以價值鏈為主線對流程進(jìn)行整合;在此分析過程中,企業(yè)應(yīng)基于風(fēng)險控制原則,利用風(fēng)險評估手段重新確定企業(yè)中的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程,并確定這些控制是否能有效滿足控制目標(biāo);按照職責(zé)劃分和授權(quán)的內(nèi)控思想,在整個流程中創(chuàng)新地增加適當(dāng)?shù)谋O(jiān)測點(diǎn)和平衡點(diǎn),保證對敏感業(yè)務(wù)交易給予足夠的訪問。最后,在此基礎(chǔ)上設(shè)置相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)對常規(guī)業(yè)務(wù)和會計信息的雙重控制。

(二)加強(qiáng)ERP系統(tǒng)與財務(wù)的集成

目前,比較流行的技術(shù)方法是將ERP與企業(yè)全面流程管理和供應(yīng)鏈統(tǒng)籌管理有機(jī)結(jié)合。ERP是以預(yù)算來統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)管理,同時輔以一套嚴(yán)密的管理體系來協(xié)調(diào)企業(yè)資源管理,提高企業(yè)在市場中的競爭地位。也就是說,企業(yè)資源規(guī)劃的基本框架與整體預(yù)算框架相似;但兩者也有所區(qū)別,企業(yè)預(yù)算是依據(jù)內(nèi)部物資需求來估計采購金額的,并由此編制各種物資供應(yīng)預(yù)算;而企業(yè)資源系統(tǒng)不僅用于預(yù)算的編制,它還需要將每天的物資采購資料及時歸類整理,使管理者隨時掌握企業(yè)的物資采購狀況,并通過擬定相應(yīng)的策略來提高企業(yè)競爭力。全面流程管理的思想是,企業(yè)的每一項作業(yè)(包括采購作業(yè))均應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)定的目標(biāo),監(jiān)控系統(tǒng)要及時、靈敏,對存在的問題要能迅速加以處理。全面流程管理導(dǎo)入企業(yè)資源配置系統(tǒng),有助于提高企業(yè)經(jīng)營管理的水平。供應(yīng)鏈統(tǒng)籌管理是與價值鏈管理相配合的一個概念,它所注重的是,企業(yè)要以最有效率和生產(chǎn)率的方式,采購到良好的產(chǎn)品,加以制造和包裝,再銷售給消費(fèi)者。其與企業(yè)資源配置的共同點(diǎn)都在于要滿足顧客的需求。將這兩者加以給合,可以實(shí)現(xiàn)整個價值鏈,即包括研制開發(fā)、設(shè)計、制造、銷售、配送、售后服務(wù)等各環(huán)節(jié),使之得到通盤考慮,以發(fā)揮整體功效。

(三)加強(qiáng)權(quán)責(zé)分工以及從數(shù)據(jù)信息錄入及存儲方面加大控制力度

與手工會計系統(tǒng)一樣,內(nèi)部控制的關(guān)鍵是不相容職務(wù)的分離。在計算機(jī)會計系統(tǒng)中,不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展及與系統(tǒng)操作;數(shù)據(jù)維護(hù)管理與電算審核;數(shù)據(jù)錄入與審核記帳;系統(tǒng)操作與系統(tǒng)檔案管理等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐,應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度,同時,還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。

由于計算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng),處理速度非?？?一旦出錯,影響極大,因此,企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán),并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查;其次,應(yīng)采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗(yàn),如總數(shù)控制校驗(yàn)、平衡校驗(yàn)、數(shù)據(jù)類型核驗(yàn)、重復(fù)輸入校驗(yàn)等。

為了確保計算機(jī)會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當(dāng)?shù)貎Υ?便于調(diào)用、更新和檢索,企業(yè)應(yīng)當(dāng)對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號,文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明,對整個修改更新過程都應(yīng)作好登記。計算機(jī)會計系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動記錄能力,以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲嬋藛T查詢或跟蹤檢查。

綜上所述,我們可以看出ERP作為新經(jīng)濟(jì)時代發(fā)展下的科技產(chǎn)物,正逐步運(yùn)用的到現(xiàn)時代的企業(yè)日常經(jīng)營活動中,它將對我們所固有的傳統(tǒng)制度發(fā)起挑戰(zhàn)。正因如此,我們對于一個新興事物的產(chǎn)生應(yīng)該持有正確的態(tài)度。在享受它所帶來便利的同時,也應(yīng)看到它在內(nèi)部控制制度上的一些缺憾。正如本文中所提出的ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制制度所存在的各種問題,我們應(yīng)該從各種角度方面著手,解決ERP應(yīng)用中所產(chǎn)生的問題,讓ERP更好的為企業(yè)服務(wù),同時也為我們的學(xué)術(shù)研究提出新的方向。

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