企業(yè)建立良好物流外包合作關(guān)系的方法分析

李文龍 趙云素

[摘 要]本文通過對(duì)物流外包的基本涵義進(jìn)行討論,引出企業(yè)對(duì)物流外包的原因分析,介紹了企業(yè)物流外包合作關(guān)系的理論基礎(chǔ),進(jìn)而深刻分析了企業(yè)建立良好物流外包合作關(guān)系的方法,具有較強(qiáng)的理論和實(shí)踐意義。

[關(guān)鍵詞]物流外包 合作關(guān)系 方法

作者簡介:李文龍,碩士,經(jīng)濟(jì)師,中國石油西南油氣田公司高含硫氣田開發(fā)建設(shè)項(xiàng)目部。

引言

所謂物流外包,即制造企業(yè)或銷售等企業(yè)為集中資源、節(jié)省管理費(fèi)用,增強(qiáng)核心競爭能力,將其物流業(yè)務(wù)以合同的方式委托給專業(yè)的物流公司(第三方物流,3PL)運(yùn)作。

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快、信息技術(shù)在物流領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展,對(duì)一體化多渠道市場需求的增長和物流服務(wù)供應(yīng)商服務(wù)能力的擴(kuò)充和完善,物流業(yè)務(wù)外包服務(wù)將逐步被認(rèn)識(shí)、了解、認(rèn)可和采用。

物流外包是企業(yè)業(yè)務(wù)外包的一種主要形式,也是供應(yīng)鏈管理環(huán)境下企業(yè)物流資源配置的一種新形式,完全不同于傳統(tǒng)意義上的外委、外協(xié),其目的是通過合理的資源配置,發(fā)展供應(yīng)鏈,打造企業(yè)的核心競爭力。

一、企業(yè)開展物流外包的原因分析

企業(yè)物流外包的主要意義在于,能增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭能力,把自己不擅長或沒有比較優(yōu)勢(shì)的物流業(yè)務(wù)部分或全部以合同方式委托給專業(yè)的第三方物流公司運(yùn)作,按合約方式執(zhí)行。企業(yè)物流外包所推崇的理念是:如果我們?cè)诋a(chǎn)業(yè)價(jià)值鏈的某一環(huán)節(jié)上不是世界上最好的,如果這又不是我們的核心競爭優(yōu)勢(shì),如果這種活動(dòng)不至于把我們同客戶分開,那我們應(yīng)當(dāng)把它外包給世界上最好的專業(yè)企業(yè)去做。企業(yè)推行物流外包的主要原因有:

第一,企業(yè)將有限的資源集中用于發(fā)展主業(yè)。制造企業(yè)將物流業(yè)務(wù)外包給第三方物流企業(yè),可以使企業(yè)實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,減少用于物流業(yè)務(wù)方面的車輛、倉庫和人力的投入,將有限的人力、財(cái)力集中于核心業(yè)務(wù)。

第二,企業(yè)節(jié)省費(fèi)用,增加盈利。從事物流外包業(yè)務(wù)運(yùn)作的第三方物流企業(yè)利用規(guī)模經(jīng)營的專業(yè)優(yōu)勢(shì)和成本優(yōu)勢(shì),通過提高各環(huán)節(jié)能力的利用率,實(shí)現(xiàn)費(fèi)用節(jié)省,使企業(yè)能從分離費(fèi)用中獲益。

第三,企業(yè)加速商品周轉(zhuǎn),減少庫存,降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。第三方物流服務(wù)提供者借助精心策劃的物流計(jì)劃和適時(shí)的運(yùn)送手段,最大限度地加速庫存商品周轉(zhuǎn),減少庫存,為企業(yè)降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

第四,可以提升企業(yè)形象。第三方物流提供者利用完備的設(shè)施和訓(xùn)練有素的員工對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈實(shí)現(xiàn)完全的控制,幫助顧客改進(jìn)服務(wù),樹立自己的品牌形象。同時(shí)制造企業(yè)也可以借助于第三方物流企業(yè)的品牌形象,提升自己的企業(yè)形象。

第五,降低管理難度,提升管理效率。物流業(yè)務(wù)外包既能使制造企業(yè)享受專業(yè)管理帶來的效率和效益,又可將內(nèi)部管理活動(dòng)變?yōu)橥獠亢贤P(guān)系,把內(nèi)部承擔(dān)的管理職責(zé)變?yōu)橥獠砍袚?dān)的法律責(zé)任,有利于簡化管理工作。

二、物流外包合作關(guān)系產(chǎn)生的理論基礎(chǔ)

物流外包合作關(guān)系是指第三方物流企業(yè)與物流外包商之間在相互信任、共享收益和風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上,為實(shí)現(xiàn)一定的戰(zhàn)略目標(biāo)通過各種協(xié)議和契約而結(jié)成的物流業(yè)務(wù)關(guān)系。其主要理論有:

(一)核心能力理論

該理論認(rèn)為,核心能力是企業(yè)可持續(xù)獲得競爭優(yōu)勢(shì)與新業(yè)務(wù)發(fā)展的源泉,它們應(yīng)該成為公司的戰(zhàn)略焦點(diǎn),企業(yè)只有具備核心能力、核心產(chǎn)品和市場導(dǎo)向這樣的層次結(jié)構(gòu)時(shí),才能在全球競爭中取得持久的領(lǐng)先地位。由于企業(yè)所擁有的資源都是有限的,它不可能在所有的業(yè)務(wù)領(lǐng)域都獲得競爭優(yōu)勢(shì),有的具有核心技術(shù)能力、核心制造能力,卻不具備核心營銷能力、企業(yè)組織協(xié)調(diào)管理能力和倉儲(chǔ)、配送能力等。在快速多變的市場競爭中,單個(gè)企業(yè)依靠自己的資源和能力進(jìn)行自我調(diào)整的速度很難趕上市場變化的速度。因此,依據(jù)核心能力理論,企業(yè)在經(jīng)濟(jì)組織中,只有物流資源可用于多種用途,是企業(yè)所具有的、稀缺的、難以模仿的、有價(jià)值的、可延展的核心能力,如果物流資源在公司范圍能夠得到保持,就應(yīng)該自己運(yùn)作。倘若物流不是企業(yè)的核心能力,且企業(yè)的物流資源與能力難以滿足企業(yè)自身的需要與顧客的需求,企業(yè)就應(yīng)該物流外包,將物流交給第三方物流企業(yè)運(yùn)作。對(duì)于第三方物流企業(yè)來說,從事的是專業(yè)化的物流服務(wù),一般擁有專門的知識(shí)和信息網(wǎng)絡(luò),在物流的服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量上等方面可以獲得競爭優(yōu)勢(shì);它為眾多的物流需求企業(yè)提供服務(wù),能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì),從而降低物流成本,所以說,物流經(jīng)營是第三方物流企業(yè)的核心能力。制造企業(yè)將物流交給第三方物流企業(yè),就可以強(qiáng)化自身在產(chǎn)品研發(fā)、核心部件的生產(chǎn)等方面的核心能力,同時(shí),又有利用第三方物流企業(yè)的核心能力獲得優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的能力,提高了交易質(zhì)量,從而提高了企業(yè)的競爭力。

(二)委托代理理論

該理論研究的是委托人與代理人之間的行為關(guān)系,以及委托人如何通過代理關(guān)系設(shè)計(jì)來保證代理人實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的問題。在企業(yè)物流外包過程中,物流需求企業(yè)為委托人,第三方物流企業(yè)為代理人。從物流需求企業(yè)角度看,它追求自身效用的最大化(包括物流總成本最低,貨物交付的及時(shí)性以及高服務(wù)質(zhì)量等),同時(shí)第三方物流企業(yè)也追求自身效用的最大化(利潤最大化)。很顯然,兩者的效用最大化目標(biāo)存在著不一致性。因此,物流需求企業(yè)必須設(shè)計(jì)出第三方物流企業(yè)能夠接受的契約。這一契約能夠使第三方物流企業(yè)和物流需求企業(yè)同時(shí)達(dá)到令雙方都滿意的效用。

(三)交易費(fèi)用理論

交易費(fèi)用理論最早是科斯提出的。他認(rèn)為企業(yè)的邊界是由市場的交易成本和企業(yè)內(nèi)部化的成本的均衡點(diǎn)決定。所謂交易費(fèi)用,是指在安排管理和監(jiān)控交易的過程中發(fā)生的費(fèi)用,如發(fā)現(xiàn)市場價(jià)格、談判、履約、管理等。物流外包不僅可以大大降低采購成本,還可以更好地控制和降低各種交易費(fèi)用。從交易的全過程來看,建立物流外包合作關(guān)系,能避免交易中的盲目性,減少搜尋信息的成本;能減少討價(jià)還價(jià)的成本,能有效節(jié)約交易中的監(jiān)督執(zhí)行成本,并減少機(jī)會(huì)主義行為而發(fā)生的成本。物流外包有利于提高雙方對(duì)不確定性環(huán)境的應(yīng)變能力,降低由此帶來的交易風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)制造企業(yè)與外部企業(yè)的合作競爭關(guān)系,又有利于激發(fā)第三方物流企業(yè)更好地提高物流效率和市場效率:否則,制造企業(yè)有可能在將來更換合作伙伴,甚至實(shí)施物流自營。

(四)競爭戰(zhàn)略理論

最早提出競爭戰(zhàn)略思想的是美國學(xué)者邁克爾·波特。根據(jù)波特的競爭戰(zhàn)略理論,很多學(xué)者論述了物流外包的競爭優(yōu)勢(shì)。企業(yè)放棄物流自營,是大勢(shì)所趨。不容質(zhì)疑,企業(yè)的優(yōu)勢(shì)在于產(chǎn)品的開發(fā)和生產(chǎn),物流恰洽是其競爭劣勢(shì)。從外部環(huán)境看,跨國公司的物流效率越來越高,不僅物流成本降低,而且物流質(zhì)量和服務(wù)水平也非常高。這勢(shì)必給物流運(yùn)作下的國內(nèi)企業(yè)帶來了極大的威脅和挑戰(zhàn)。與此同時(shí),與第三方物流企業(yè)相比,成功進(jìn)入物流市場的壁壘較高。這樣,企業(yè)把物流交給專業(yè)的第三方物流企業(yè)來運(yùn)作,不僅可以降低成本,還可以在同行業(yè)中獲得差異化優(yōu)勢(shì),并更好地抵御外部環(huán)境對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的威脅。

(五)木桶理論

木桶理論認(rèn)為,木桶能裝多少水,完全取決于它最矮的那塊木板。這就是說任何一個(gè)組織都可能面臨的一個(gè)共同問題,即構(gòu)成組織的各個(gè)部分往往是優(yōu)劣不齊的,而劣勢(shì)部分往往決定了整個(gè)組織的水平。企業(yè)物流外包的這個(gè)行為正是木桶理論的最好體現(xiàn)。對(duì)于一些物流需求企業(yè)而言,物流并非其優(yōu)勢(shì),在新木桶理論中,是屬于短木板;而對(duì)于第三方物流企業(yè),它從事的是專業(yè)化的物流服務(wù),物流正是其核心業(yè)務(wù),在新木桶理論中,是屬于長木板。這樣物流需求企業(yè)摒棄本企業(yè)的短木板和第三方物流企業(yè)的長木板拼裝,這就可能使企業(yè)合作雙方所進(jìn)行的每個(gè)環(huán)節(jié)、各項(xiàng)工作都達(dá)到最優(yōu),而且通過整合使原來的工作因?yàn)橛辛己玫呐浜隙油晟?形成一種1+1>2的格局。木桶理論實(shí)現(xiàn)了物流供需企業(yè)的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),提高了各企業(yè)對(duì)自身資源的利用效率,為企業(yè)的生存開拓了更廣闊的空間。

三、企業(yè)建立良好物流外包合作關(guān)系的方法分析

第一,正確理解物流外包。雖然外包目前很流行,但并不是每一家企業(yè)都應(yīng)該采用外包,企業(yè)應(yīng)深入分析內(nèi)部物流狀況,并探討物流是否是企業(yè)的核心能力,物流是否能為企業(yè)帶來外部戰(zhàn)略經(jīng)濟(jì)利益;如何在無縫銜接的基礎(chǔ)上調(diào)整業(yè)務(wù)流程,進(jìn)行職能變革;如何對(duì)外包的物流功能進(jìn)行持續(xù)有效的監(jiān)控;企業(yè)文化是否鼓勵(lì)創(chuàng)新與變革;企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)變革持何種態(tài)度等等。外包本身并不是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,它僅僅是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的一種方式,企業(yè)應(yīng)確定在行業(yè)中是否存在有能力和可供選擇的供應(yīng)商,否則,實(shí)施外包不僅不能成功,反而外包了一系列問題。企業(yè)只有在擁有了合適的合作伙伴,企業(yè)內(nèi)部管理層也認(rèn)識(shí)到外包的重要性而且清楚針對(duì)外包應(yīng)作的準(zhǔn)備工作,才能決定是否實(shí)施外包。

第二,嚴(yán)格篩選物流供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí),首先要改變現(xiàn)有的觀點(diǎn),即僅著眼于企業(yè)內(nèi)部核心競爭能力的提升,而置供應(yīng)商的利益于不顧,需求商應(yīng)以長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略思想來對(duì)待外包,通過外包既實(shí)現(xiàn)需求商利益最大化,又有利于供應(yīng)商持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展,達(dá)到供需雙方雙贏的局面。在深入分析企業(yè)內(nèi)部物流狀況和員工心態(tài)的基礎(chǔ)上,調(diào)查供應(yīng)商管理深度和幅度、戰(zhàn)略導(dǎo)向、信息技術(shù)支持能力、自身的可塑性和兼容性、行業(yè)運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)等,其中戰(zhàn)略導(dǎo)向尤為重要,確保供應(yīng)商有與企業(yè)相匹配的或類似的發(fā)展戰(zhàn)略。供應(yīng)商的承諾和報(bào)價(jià),需求商務(wù)必認(rèn)真分析衡量。報(bào)價(jià)應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商自身的成本確定,而非依據(jù)市場價(jià)格,報(bào)價(jià)不僅僅是一個(gè)總數(shù),應(yīng)包括各項(xiàng)作業(yè)的成本明細(xì)。對(duì)于外包的承諾尤其是涉及政府政策或供應(yīng)商戰(zhàn)略方面的項(xiàng)目,必須來自供應(yīng)商企業(yè)最高管理者,避免在合約履行過程中出現(xiàn)對(duì)相關(guān)條款理解不一致的現(xiàn)象。

第三,明確列舉服務(wù)要求。許多外包合作關(guān)系不能正常維持的主要原因是服務(wù)要求模糊。由于服務(wù)要求沒有量化或不明確,導(dǎo)致供需雙方理解出現(xiàn)偏差,供應(yīng)商常常認(rèn)為需求商要求過高,需求商認(rèn)為供應(yīng)商未認(rèn)真履行合約條款。例如:供應(yīng)商在沒有充分了解貨物流量、貨物類別、運(yùn)輸頻率的情況下就提交了外包投標(biāo)書;或者供應(yīng)商缺乏應(yīng)有的專業(yè)理論知識(shí),不能對(duì)自身的物流活動(dòng)予以正確的、詳細(xì)的描述等,需求商應(yīng)該詳細(xì)列舉供應(yīng)商應(yīng)該具備的條件:生產(chǎn)能力、服務(wù)水平、操作模式和財(cái)務(wù)狀況等等。

第四,合理選擇簽約方式。分別簽訂倉庫租賃合約和操作合約,這樣兩個(gè)合約單獨(dú)履行,互不影響,即使取消了操作合約,倉庫租賃合約仍然生效。要注意不同企業(yè)商業(yè)文化的差異,特別是企業(yè)的上游和下游,對(duì)兩者都要提前做出判斷,從而有效協(xié)調(diào)溝通,確保與供應(yīng)商簽定的合約滿足各方的需求,實(shí)現(xiàn)各自目標(biāo)。合約不可能對(duì)環(huán)境變化做出全面準(zhǔn)確的預(yù)測,簽訂前后的各種情況會(huì)有所不同,諸如行業(yè)政策、市場環(huán)境、供應(yīng)商內(nèi)部發(fā)展?fàn)顩r等等,同時(shí),供應(yīng)商簽訂合約的成員不再是合約的執(zhí)行者,合約執(zhí)行時(shí)間越長,需求商將會(huì)越不滿意,在某種情況下,即使供應(yīng)商的操作方式或理念比較超前,但并不一定適合需求商發(fā)展的需要。

第五,共同編制操作指引。需求商不能認(rèn)為外包作業(yè)是供應(yīng)商單方面的工作,與供應(yīng)商一起制訂作業(yè)流程、確定信息渠道、編制操作指引,供雙方參考使用,操作指引能夠使雙方對(duì)口人員在作業(yè)過程中相互步調(diào)一致,也為檢驗(yàn)對(duì)方作業(yè)是否符合要求提供了標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。

第六,提前解決潛在問題。建立外包合作關(guān)系后,認(rèn)真細(xì)致地考慮未來發(fā)生的變化及潛在的問題,在問題出現(xiàn)之前就要提出解決方案。在物流外包方面,文化、思想的多樣化、差異性具有特殊作用,思想越趨于一致,企業(yè)越比供應(yīng)商更容易出現(xiàn)工作官僚化,有時(shí)企業(yè)內(nèi)部物流經(jīng)理會(huì)把供應(yīng)商當(dāng)作威脅自己地位的競爭對(duì)手。當(dāng)供應(yīng)商規(guī)模越來越大時(shí),也會(huì)出現(xiàn)工作官僚化的現(xiàn)象。一種經(jīng)常使用的方法是與供應(yīng)商探討如何解決假設(shè)存在的問題,如何處理客戶投訴、服務(wù)質(zhì)量的下降、應(yīng)變能力的降低等等。

第七,積極理順溝通渠道。導(dǎo)致外包合作關(guān)系失敗的首要原因是計(jì)劃錯(cuò)誤,其次是溝通不暢,溝通的重要性僅次于計(jì)劃,供需雙方在日常合作過程中出現(xiàn)的問題大多與溝通不暢有關(guān)。供應(yīng)商是顧客關(guān)系中最重要的環(huán)節(jié)之一,供應(yīng)商應(yīng)該被包括在企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)鏈中。建立正確的溝通機(jī)制,雙方應(yīng)就矛盾產(chǎn)生的根源達(dá)成一種共識(shí),即矛盾和沖突是業(yè)務(wù)本身產(chǎn)生的,而工作人員主觀原因?qū)е?當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí),雙方應(yīng)理性對(duì)待,不要過于沖動(dòng),給對(duì)方考慮和回復(fù)的時(shí)間。同時(shí)在履行合約的過程中,花費(fèi)一定的時(shí)間和精力相互溝通了解,探討合約本身存在的問題以及合約以外的問題對(duì)維持雙方的合作關(guān)系是很重要的,這一點(diǎn)常常容易被忽視。

第八,明確制訂評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下,對(duì)供應(yīng)商服務(wù)水平的評(píng)估是基于合約條款,而合約條款多數(shù)只對(duì)結(jié)果做出描述,因此對(duì)外包業(yè)務(wù)過程不能進(jìn)行有效的評(píng)估,也不能建立適宜的持續(xù)改進(jìn)機(jī)制。隨著時(shí)間的推移,當(dāng)需求商準(zhǔn)備向供應(yīng)商增加外包項(xiàng)目時(shí),才發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商已不符合企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的要求。不能有效考核的工作,正是管理薄弱的環(huán)節(jié),當(dāng)建立合作關(guān)系后,依據(jù)既定合約,充分溝通協(xié)商、詳細(xì)列舉績效考核標(biāo)準(zhǔn),并對(duì)此達(dá)成一致。績效評(píng)估和衡量機(jī)制不是一成不變的,應(yīng)該不斷更新以適應(yīng)企業(yè)總體戰(zhàn)略的需要,促進(jìn)戰(zhàn)略的逐步實(shí)施和創(chuàng)造競爭優(yōu)勢(shì)。實(shí)施外包變革是一個(gè)長期的、艱巨而又曲折的過程,合約的簽訂只是外包的開始,在這個(gè)過程中,需要不斷的對(duì)完成的活動(dòng)進(jìn)行考核,甚至包括外包決策,使每個(gè)步驟都能達(dá)到預(yù)期的目的,從而確保變革的有效性,企業(yè)不斷對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核的目的是促使供應(yīng)商的核心能力得到長期、持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。

第九,適時(shí)采用激勵(lì)方法。績效考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)立足實(shí)際,不能過高而使供應(yīng)商無法達(dá)到,同時(shí)要有可操作性,但是標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包含影響企業(yè)發(fā)展的所有重要因素。良好的工作業(yè)績應(yīng)該受到肯定和獎(jiǎng)勵(lì),供應(yīng)商或企業(yè)內(nèi)部職能部門即使對(duì)所做的工作有自豪感,也同樣需要得到承認(rèn)和好的評(píng)價(jià)。表揚(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)、獎(jiǎng)品甚至一頓晚宴都是一種激勵(lì)因素,管理者應(yīng)充分應(yīng)用一切有效的方式和方法達(dá)到激勵(lì)的目的。

第十,持續(xù)鞏固合作關(guān)系。物流供應(yīng)商對(duì)企業(yè)和企業(yè)的客戶的服務(wù)能力是依靠企業(yè)自身的工作表現(xiàn)的好壞,外包意味著雙方利益是捆綁在一起的,而非獨(dú)立的,良好的合作伙伴關(guān)系將使雙方受益,任何一方的不良表現(xiàn)都將使雙方受損。供需雙方自我真誠的評(píng)估和定位、行為道德、相互信任和忠誠以及履行承諾是建立良好的外包合作關(guān)系的關(guān)鍵因素。

通過以上十個(gè)步驟,物流外包企業(yè)及物流外包公司建立了良好的合作關(guān)系,對(duì)于理順物流行業(yè)、建立良好的物流外包合作關(guān)系具有終于好的意義。

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