以Ｄｉｇｉｂｏｏｋ電子相冊(cè)軟件為例探索照片檔案歸檔方法

江仙菊

摘要：數(shù)字照片可通過(guò)存儲(chǔ)介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播移動(dòng)，可反復(fù)拷貝，不受地域限制，獲取速度快，給利用者提供了極大便利，數(shù)字照片檔案得到社會(huì)越來(lái)越多的利用。當(dāng)前的照片檔案主要由紙質(zhì)照片檔案和數(shù)字（電子）照片檔案構(gòu)成，傳統(tǒng)的照片檔案歸檔方法已不適應(yīng)現(xiàn)代的照片檔案歸檔方法。當(dāng)前社會(huì)對(duì)數(shù)字照片與紙質(zhì)照片二者結(jié)合的歸檔工作存在許多問(wèn)題，為使更多的照片檔案能夠被歸檔，提供給社會(huì)利用，本文探索提出一套具有實(shí)際可行性、工作效率較高的現(xiàn)代照片檔案歸檔方法。

關(guān)鍵詞：數(shù)字照片；紙質(zhì)照片；檔案歸檔

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1002—2589（2009）08—0060—04

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，數(shù)字照片拍攝成本低廉，傳統(tǒng)的膠卷成像拍攝逐漸被數(shù)碼拍攝所代替。同時(shí)，數(shù)字照片可通過(guò)存儲(chǔ)介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播移動(dòng)，可反復(fù)拷貝，不受地域限制，獲取速度快，給利用者提供了極大便利，數(shù)字照片檔案得到社會(huì)越來(lái)越多的利用。當(dāng)前的照片檔案主要由紙質(zhì)照片檔案和數(shù)字（電子）照片檔案構(gòu)成，傳統(tǒng)的照片檔案由紙質(zhì)照片與底片構(gòu)成，傳統(tǒng)照片檔案歸檔時(shí)可實(shí)現(xiàn)底片與紙質(zhì)照片合二為一同步歸檔，現(xiàn)代照片檔案歸檔時(shí)由于數(shù)字照片以數(shù)字形式存放于電腦硬盤、光盤、U盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中，無(wú)法與紙質(zhì)照片同步歸檔，紙質(zhì)照片與數(shù)字照片二者的歸檔關(guān)系是既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)，因此傳統(tǒng)的照片檔案歸檔方法已不適應(yīng)現(xiàn)代的照片檔案歸檔方法。當(dāng)前社會(huì)對(duì)數(shù)字照片與紙質(zhì)照片二者結(jié)合的歸檔工作存在許多問(wèn)題，影響了數(shù)字照片檔案的服務(wù)利用。為使更多的照片檔案能夠被歸檔，提供給社會(huì)利用，需要建立一套以數(shù)字化服務(wù)利用為宗旨，具有實(shí)際可行性、省時(shí)、又省力的照片檔案歸檔方法。

本文提出的照片檔案歸檔方法基本思路是：借助Digibook電子相冊(cè)軟件對(duì)數(shù)字照片進(jìn)行歸檔，根據(jù)照片檔案歸檔工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)用一些方法技巧，靈活工作做法，有序開展工作，先歸檔電子照片再歸檔紙質(zhì)照片，使照片檔案歸檔工作省時(shí)、省力、高效，還可實(shí)現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化查詢利用。

一、照片檔案歸檔工作中存在的問(wèn)題

1.電子照片檔案廣泛存在于許多部門。隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)的銷售價(jià)格越來(lái)越低廉，操作簡(jiǎn)單，許多部門甚至科、室都配置有數(shù)碼相機(jī)，電子照片檔案廣泛存在于許多部門，導(dǎo)致某些電子照片檔案被遺漏收集歸檔。

2.部門人員對(duì)電子照片的管理具有主觀隨意性。由于部門人員對(duì)電子照片檔案的管理具有個(gè)人主觀隨意性，電子照片檔案的分類與存放路徑比較零亂，給電子照片檔案的查找?guī)?lái)不便。

3.電子照片檔案存在安全隱患問(wèn)題。由于電子照片的數(shù)字化特點(diǎn)，電子照片可存放于電腦，不占空間，利用方便，部門有關(guān)人員大都不會(huì)主動(dòng)將電子照片檔案移交歸檔。電子照片檔案長(zhǎng)期存放于部門電腦中，如果電腦與因特網(wǎng)聯(lián)接，很容易被病毒侵害，使電子照片檔案染上病毒，并傳播給其它電腦上的文件，造成不良后果。電子照片檔案長(zhǎng)期未移交歸檔，也可能造成電子照片的內(nèi)容說(shuō)明不準(zhǔn)確問(wèn)題。

4.歸檔方法落后，工作效率低下問(wèn)題。目前，許多檔案人員對(duì)照片檔案的歸檔仍然沿襲傳統(tǒng)照片檔案歸檔做法，紙質(zhì)照片沖印出來(lái)后才對(duì)照片進(jìn)行文字說(shuō)明，照片文字說(shuō)明內(nèi)容和照片檔案目錄幾乎都是采用手寫方式進(jìn)行，照片檔案無(wú)法做到數(shù)字化查詢利用。歸檔工作比較機(jī)械，一般都是獨(dú)立進(jìn)行，沒有充分考慮紙質(zhì)照片與數(shù)字照片之間，文字說(shuō)明與照片目錄之間等工作內(nèi)容上的共性開展工作，只有充分利用工作上的共性和關(guān)聯(lián)關(guān)系開展工作，才能有效提高工作效率。

二、采用Digibook電子相冊(cè)軟件的目的

本文所說(shuō)的Digibook電子相冊(cè)軟件是福建省檔案干部培訓(xùn)中心提供的照片檔案管理軟件之一，用Digibook相冊(cè)軟件制作的電子相冊(cè)與實(shí)物相冊(cè)外觀、功能作用保持一致，都是一張照片對(duì)應(yīng)一個(gè)文字說(shuō)明，有如紙質(zhì)相冊(cè)電子版，而且功能操作簡(jiǎn)單，易學(xué)易用，占用內(nèi)儲(chǔ)小，能被大多數(shù)人掌握和使用。Digibook電子相冊(cè)軟件的應(yīng)用對(duì)照片檔案的歸檔工作和歸檔效率具有很大作用。

三、照片檔案歸檔應(yīng)用的主要方法和技巧

1．建立規(guī)范化的電子照片檔案專門文件夾的管理方法和技巧。由于部門對(duì)電子照片檔案的管理存在主觀隨意性，不利于查找和收集歸檔，因此，要建立規(guī)范化的專門文件夾管理電子照片檔案。即：對(duì)經(jīng)常有電子照片檔案的部門，檔案人員要求部門建立“需歸檔照片”文件夾，在“需歸檔照片”下建立以年度命名的文件夾，及時(shí)將電子照片檔案存入對(duì)應(yīng)年度的文件夾中，并對(duì)每組活動(dòng)照片建立體現(xiàn)活動(dòng)基本內(nèi)容（時(shí)間、事由、地點(diǎn)、拍攝者）的文件夾進(jìn)行管理。例如：某單位工會(huì)組織舉辦了 2007年慶?！拔逡弧眲趧?dòng)節(jié)舉行乒乓球比賽活動(dòng)，工會(huì)有關(guān)人員先找到“需歸檔照片/2007年”文件夾，在“2007年”文件夾下建立名為“20070430慶?！拔逡弧眲趧?dòng)節(jié)在省體育中心舉辦乒乓球比賽活動(dòng)——李小明”的文件夾，再將該組比賽活動(dòng)的電子照片粘貼在文件夾下。若部門要保留一份電子照片檔案方便查找利用，則要將電子照片檔案另外備份存放于其他文件夾。

2．簡(jiǎn)化照片檔案文字說(shuō)明的工作方法。簡(jiǎn)化照片檔案文字說(shuō)明的工作方法，一方面，使部門有關(guān)人員不用花費(fèi)太多時(shí)間做照片檔案歸檔工作，從而會(huì)比較積極地按照檔案人員提出的工作方法做好照片檔案工作。另一方面，簡(jiǎn)化后的照片檔案文字說(shuō)明還是能夠把歸檔的基本內(nèi)容體現(xiàn)出來(lái)，檔案人員可以對(duì)照片檔案文字說(shuō)明內(nèi)容進(jìn)行完整填寫、規(guī)范歸檔。具體做法：一是對(duì)同一活動(dòng)的照片（即一組照片）進(jìn)行文字說(shuō)明時(shí)，只需對(duì)第一張照片的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、拍攝者進(jìn)行說(shuō)明，其它照片則填寫文字說(shuō)明的不同點(diǎn)（一般是人物或地點(diǎn)不一致）。二是只選取照片中的重要人物或關(guān)鍵人物進(jìn)行文字說(shuō)明。三是對(duì)選取的外單位人物要進(jìn)行具體說(shuō)明，包括職務(wù)、姓名、所處位置等進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)選取的本單位人物可不必作說(shuō)明，或只說(shuō)明姓名即可，檔案人員一般都能查知該人物的具體情況。四是對(duì)同一組照片中重復(fù)出現(xiàn)的人物不必重復(fù)做出詳細(xì)說(shuō)明。

3．Digibook電子相冊(cè)的設(shè)置方法。由于電子照片檔案歸檔是通過(guò)Digibook電子相冊(cè)來(lái)實(shí)現(xiàn)，為使電子相冊(cè)中照片檔案反映的活動(dòng)內(nèi)容與紙質(zhì)相冊(cè)一致，就要對(duì)電子相冊(cè)進(jìn)行設(shè)置。紙質(zhì)相冊(cè)一張頁(yè)面裝3張，一冊(cè)大約裝入照片84張，因此建議電子相冊(cè)按如下設(shè)置：頁(yè)面設(shè)3，頁(yè)數(shù)設(shè)28；頁(yè)數(shù)設(shè)置不能超出太多，否則可能會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)相冊(cè)裝冊(cè)太厚甚至無(wú)法裝入那么多照片必須分冊(cè)。如果出現(xiàn)最后一組活動(dòng)照片不能導(dǎo)入電子相冊(cè)情況，視超出照片多少，增加或減少電子相冊(cè)頁(yè)數(shù)設(shè)定，使該組活動(dòng)照片不分冊(cè)歸檔；為方便查看文字說(shuō)明內(nèi)容，相冊(cè)文本設(shè)小五宋體，相冊(cè)標(biāo)題（相當(dāng)于電子相冊(cè)案卷題名）設(shè)四號(hào)宋體；為方便照片的查找，相冊(cè)標(biāo)題應(yīng)與照片張?zhí)柕木幪?hào)方法相對(duì)應(yīng)，如按“全宗——保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）——冊(cè)號(hào)（——年度）（年度是可選項(xiàng)）”格式設(shè)置。

4．電子與紙質(zhì)照片結(jié)合為一體的照片檔案目錄的制作方法和技巧。照片檔案目錄的制作格式如下表所示：

該表的制作方法與技巧體現(xiàn)為：一是照片編號(hào)采用完整的照片編號(hào)方法。為減少工作量，電子相冊(cè)內(nèi)的照片編號(hào)采用簡(jiǎn)化編號(hào)法，只體現(xiàn)張?zhí)柵c組聯(lián)符號(hào)，完整的照片編號(hào)在照片檔案目錄中體現(xiàn)，格式為：全宗號(hào)-期限-冊(cè)號(hào)-開始張?zhí)?結(jié)束張?zhí)?組聯(lián)符號(hào)。二是照片檔案目錄中的內(nèi)容可復(fù)制粘貼獲得。照片檔案目錄中的內(nèi)容可通過(guò)電子照片文字說(shuō)明文檔中的文字說(shuō)明獲得，把每一組照片的第一張文字說(shuō)明復(fù)制到標(biāo)題欄內(nèi)，根據(jù)文字說(shuō)明反映的信息內(nèi)容可將表格填寫完整。三是把“電子照片檔案目錄”放進(jìn)表格中。目的是為了能夠執(zhí)行標(biāo)題行重復(fù)的操作命令，使上面兩行作為一個(gè)標(biāo)題行自動(dòng)重復(fù)出現(xiàn)在后面頁(yè)的表格中，使每頁(yè)表頭不需再錄入。為了使標(biāo)題行中的表格線（虛線）不打印出來(lái)，可將表格中的框線設(shè)置為“空白”。標(biāo)題行重復(fù)的做法是：選定表頭兩行，再執(zhí)行“表格”中的“標(biāo)題行重復(fù)”命令。四是增加了電子照片編號(hào)欄。增加電子照片編號(hào)不僅使紙質(zhì)照片與電子照片實(shí)現(xiàn)了互查詢功能，而且照片檔案目錄不必做兩套，節(jié)省了照片檔案歸檔工作量，簡(jiǎn)化了照片檔案的管理。五是照片檔案目錄集中管理?？蓪⑼蝗诘乃须娮酉鄡?cè)的照片檔案目錄（表格）都集中在同一個(gè)文件中，使照片檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查詢利用。

四、電子照片檔案歸檔的輔助措施

1．加強(qiáng)收集，制作工作方法模板指導(dǎo)部門照片檔案工作。

檔案人員要加強(qiáng)照片檔案的管理、歸檔等工作方法指導(dǎo)，將照片檔案歸檔中涉及的工作方法制成書面模板發(fā)放給各部門，使部門有關(guān)人員做好協(xié)助歸檔的有關(guān)工作。檔案人員還要定期到各部門收集照片檔案，使部門照片檔案得到及時(shí)歸檔，減少照片檔案感染電腦病毒的幾率，提高照片檔案的歸檔質(zhì)量。

2．加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)收集重大活動(dòng)照片檔案。檔案人員要經(jīng)常與照片檔案多的部門保持聯(lián)系，了解單位重要活動(dòng)動(dòng)態(tài)，提醒部門有關(guān)人員及時(shí)做好照片檔案歸檔的有關(guān)工作，及時(shí)到部門中收集重要活動(dòng)照片檔案，使重要活動(dòng)照片檔案能夠及時(shí)得到收集和歸檔。

五、電子照片檔案的歸檔做法

照片檔案的歸檔工作要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況采取不同歸檔做法，才有利于提高工作效率。

1．檔案人員歸檔法。即檔案人員負(fù)責(zé)照片檔案的收集、整理和集中歸檔，部門協(xié)助歸檔做法，具體步驟是：

1）收集。檔案人員到部門電腦中找到“需歸檔照片”文件夾，將該文件夾下所有文件夾剪切，粘貼到U盤或移動(dòng)硬盤中，使“需歸檔照片”文件夾為空，避免以后重復(fù)收集。2）歸檔整理。對(duì)每一組電子照片進(jìn)行刪減整理，將需歸檔的照片保留下來(lái)。3）分類存放。事先建立與照片檔案分類相對(duì)應(yīng)的文件夾存放電子相冊(cè)軟件和電子照片文件夾，再將每一組電子照片檔案分類存放到相應(yīng)文件夾下。對(duì)照片檔案多的單位，照片檔案建議按“全宗—保管期限—年度—問(wèn)題”分類，建立“永久照片”、“長(zhǎng)期照片”文件夾，并下設(shè)“xxxx年/問(wèn)題1、問(wèn)題2、問(wèn)題3”等文件夾管理照片檔案，形成的文件夾如下所示：

D:永久照片/xxxx年度/問(wèn)題1/20080102、20080202、20080312等，問(wèn)題2/…，問(wèn)題3/…

D:長(zhǎng)期照片/xxxx年度/問(wèn)題1/20080203、200800802、20081211等，問(wèn)題2/…，問(wèn)題3/…

建立“電子相冊(cè)”文件夾，下設(shè)“照片-永久- x冊(cè)-年度”和 “照片-長(zhǎng)期- x冊(cè)-年度”文件夾，用于存放電子照片檔案有關(guān)文件，如Digibook電子相冊(cè)軟件文件、照片檔案目錄文件和電子照片文字說(shuō)明文件，“x冊(cè)”也可表示多冊(cè)，如“1、2、3冊(cè)”。

對(duì)照片檔案少的單位，建議照片檔案省去“問(wèn)題”分類，在 “xxxx年”文件夾下直接存放照片檔案；建立“照片-永久-x冊(cè)”和“照片-長(zhǎng)期-x冊(cè)”文件夾存放Digibook電子相冊(cè)軟件和其它電子照片檔案文件，每?jī)?cè)可以存放多年度的照片檔案，對(duì)存放有多年度照片檔案的電子相冊(cè)，還要對(duì)每個(gè)年度建立對(duì)應(yīng)年度的標(biāo)簽，以利于照片的查詢利用。4）導(dǎo)入電子相冊(cè)，并進(jìn)行順序整理。檔案人員將分類目錄下的照片檔案按時(shí)間先后順序?qū)氲较鄳?yīng)電子相冊(cè)軟件中，并對(duì)每一組的照片進(jìn)行檢查，調(diào)整照片順序，確保歸檔照片的排列規(guī)范化。5）完整編寫照片文字說(shuō)明。根據(jù)照片文件夾名中體現(xiàn)的內(nèi)容信息，對(duì)電子相冊(cè)內(nèi)的照片文字說(shuō)明內(nèi)容進(jìn)行完整填寫，對(duì)需要部門補(bǔ)充說(shuō)明的照片在文字說(shuō)明第一行照片編號(hào)旁錄入部門簡(jiǎn)字作標(biāo)記，如“辦”“機(jī)”、“工”等字樣代表辦公室、機(jī)關(guān)黨委、工會(huì)部門，然后找機(jī)會(huì)請(qǐng)相關(guān)部門人員補(bǔ)充完整。步驟2與步驟3可以不分時(shí)間先后進(jìn)行。

有些照片檔案少的部門可能沒有建立專門文件夾規(guī)范管理照片檔案，檔案人員在收集這些部門照片時(shí)，要向部門有關(guān)人員詢問(wèn)照片檔案的基本內(nèi)容，錄入到相應(yīng)文件夾名稱中。

2．部門預(yù)歸檔法。即部門有關(guān)人員完成部門照片檔案的粗整理和預(yù)歸檔后移交檔案人員再分類歸檔做法，具體步驟是：

1）粗歸檔整理。部門有關(guān)人員要先刪除一些不歸檔照片，對(duì)照片進(jìn)行一定的粗歸檔整理，避免不歸檔照片太多增加編寫文字說(shuō)明的工作量。精細(xì)的歸檔整理由檔案人員來(lái)把握。2）安裝電子相冊(cè)軟件并進(jìn)行設(shè)置。檔案人員到部門安裝Digibook電子相冊(cè)軟件，對(duì)新建的電子相冊(cè)按上述設(shè)置方法進(jìn)行設(shè)置。3）導(dǎo)入電子相冊(cè)，簡(jiǎn)化編寫文字說(shuō)明。將每組電子照片檔案直接導(dǎo)入電子相冊(cè)，按上述方法簡(jiǎn)化編寫照片文字說(shuō)明。4）移交檔案室。Digibook電子相冊(cè)軟件文件中有一個(gè)專門存放照片與文字說(shuō)明文件的文件夾，檔案人員只要將該文件夾復(fù)制到U盤或移動(dòng)硬盤中，并將該文件夾重命名，把關(guān)鍵詞體現(xiàn)其中，如“外事-相冊(cè)軟件”。5）分類存放。檔案人員對(duì)該“外事-相冊(cè)軟件”文件夾中的照片與文字說(shuō)明文件按詳細(xì)列表查看，根據(jù)文字說(shuō)明文件與照片名的前綴相同這一共性，可對(duì)同一時(shí)間的照片和文字說(shuō)明文件進(jìn)行分離，建立以時(shí)間命名的文件夾進(jìn)行管理，如在“外事-相冊(cè)軟件”下建立“20070430”、“20070516”等文件夾管理照片與文字說(shuō)明文件，再將各拆分出來(lái)的文件夾直接導(dǎo)入到相應(yīng)類別、相應(yīng)位置的電子相冊(cè)中，或匯總歸入存放所有照片檔案的文件夾下。6）歸檔整理。對(duì)每一組電子照片檔案進(jìn)行歸檔與不歸檔照片整理。7）導(dǎo)入電子相冊(cè)，并進(jìn)行順序整理。方法與上相同。8）完整編寫照片文字說(shuō)明。方法與上相同。

對(duì)只涉及本單位人員的照片檔案，部門已將活動(dòng)的基本信息體現(xiàn)于文件夾名稱中，檔案人員已經(jīng)能對(duì)大部分的照片檔案進(jìn)行完整說(shuō)明，這類照片檔案的歸檔適用由業(yè)務(wù)熟練的檔案人員統(tǒng)一集中歸檔。對(duì)涉及外單位人員比較多的照片檔案，檔案人員無(wú)法根據(jù)照片基本的活動(dòng)信息對(duì)大部分的照片作出完整說(shuō)明，需要部門有關(guān)人員幫忙歸檔，這類照片檔案適用部門預(yù)歸檔法。部門預(yù)歸檔法得以有效實(shí)施的關(guān)鍵在于Digibook電子相冊(cè)軟件的應(yīng)用，部門有關(guān)人員可以靈活掌握工作時(shí)間填寫照片文字說(shuō)明，使有外單位人員參與的活動(dòng)照片檔案能得到及時(shí)預(yù)歸檔，防止時(shí)間久了某些照片檔案的內(nèi)容說(shuō)明不準(zhǔn)確問(wèn)題。因此，對(duì)照片檔案大部分只涉及本單位人員的部門，以及照片檔案少的部門，可適用第一種做法。對(duì)照片檔案大部分涉及外單位人員的部門，適用第二種方法。對(duì)照片檔案涉及本單位人員與外單位人員都具有一定數(shù)量的部門，可兼顧兩種做法。

六、紙質(zhì)照片檔案的歸檔做法

1.紙質(zhì)照片的形成與裝冊(cè)。電子照片檔案歸檔工作基本完成后，檔案人員可利用已歸檔的電子照片沖印成紙質(zhì)照片，具體做法是：將D：/電子相冊(cè)/照片-永久（或長(zhǎng)期）- x冊(cè)-年度/Digibook/date下存放照片與文字說(shuō)明的文件夾（以下簡(jiǎn)稱文件夾1）進(jìn)行復(fù)制，粘貼到某個(gè)路徑下，再對(duì)文件夾1進(jìn)行重整理，刪除一些重復(fù)照片和不太重要照片，只保留歸檔所必須的、最少的電子照片，然后把這些精簡(jiǎn)過(guò)的照片沖印成紙質(zhì)照片，最后依據(jù)電子相冊(cè)中照片順序?qū)⒓堎|(zhì)照片裝入相冊(cè)。

2.紙質(zhì)照片文字說(shuō)明的形成和照片內(nèi)容的數(shù)字化查詢利用。紙質(zhì)文字說(shuō)明的形成步驟：一是建立word格式的紙質(zhì)照片文字說(shuō)明文檔。二是插入文字說(shuō)明文本文件。由于文件夾1中照片與文字說(shuō)明文本文件的前綴名相同，只是后綴有區(qū)別，因此，在文字說(shuō)明文檔中可根據(jù)照片前綴名插入對(duì)應(yīng)的文字說(shuō)明文本文件，沒有對(duì)應(yīng)照片的文本文件不插入，說(shuō)明該電子照片已被刪除。同時(shí)，在插入每一冊(cè)文字說(shuō)明文本文件前，要先錄入一行電子相冊(cè)的標(biāo)題，體現(xiàn)該冊(cè)照片檔案的全宗、保管期限、冊(cè)號(hào)（及年度）等內(nèi)容。三是文檔格式設(shè)置。為使制作的文字說(shuō)明與紙質(zhì)相冊(cè)中的文字說(shuō)明卡片寬度相同，要對(duì)文字說(shuō)明文檔進(jìn)行頁(yè)面邊距、紙型設(shè)置和分欄格式設(shè)置。例如頁(yè)面設(shè)置為：上1，下1.28，左1.5，右1.5，紙型為A4。分欄格式設(shè)置為4欄。四是對(duì)文字說(shuō)明進(jìn)行順序整理。按文字說(shuō)明上的照片編號(hào)順序調(diào)整文字說(shuō)明。五是建立電子照片文字說(shuō)明文檔（將用于對(duì)每一張電子照片內(nèi)容的數(shù)字化查詢利用）。做法是：將紙質(zhì)照片文字說(shuō)明文檔重復(fù)制，另存為“電子照片文字說(shuō)明”，再將沒有對(duì)應(yīng)照片的文字說(shuō)明文件插入到文檔中，按照片編號(hào)順序排列文字說(shuō)明。六是對(duì)紙質(zhì)照片文字說(shuō)明文檔中的文字說(shuō)明從1起編流水號(hào)。七是制作文字說(shuō)明卡片。將紙質(zhì)照片文字說(shuō)明文檔中的文字說(shuō)明用較厚的名片紙打印，裁剪成文字說(shuō)明卡片。八是文字說(shuō)明卡片裝冊(cè)。將文字說(shuō)明卡片按編號(hào)順序插入相冊(cè)，對(duì)文字說(shuō)明卡片過(guò)長(zhǎng)的，可將超長(zhǎng)部分置于照片下面，使照片檔案美觀。以后年度要制作紙質(zhì)照片文字說(shuō)明卡片時(shí)，可直接打開“紙質(zhì)照片文字說(shuō)明”文件，在文檔尾按上述方法插入新的文字說(shuō)明文本文件。

照片文字說(shuō)明文檔的建立將所有相冊(cè)內(nèi)照片對(duì)應(yīng)的文字說(shuō)明內(nèi)容都集中在一個(gè)文檔中，實(shí)現(xiàn)了對(duì)所有單張照片內(nèi)容的數(shù)字化查詢利用。如果需要更方便地查詢，也可將該文件轉(zhuǎn)化成Excel格式文件導(dǎo)入到檔案管理軟件中，檔案管理軟件比word格式文件的查詢功能要強(qiáng)大得多。

3．照片檔案目錄的制作。按上述照片檔案目錄的制作格式和方法制作照片檔案目錄，將對(duì)應(yīng)的照片檔案目錄打印出來(lái)，粘貼到相冊(cè)中。同時(shí)將本年度所歸檔的照片檔案目錄打印存檔。

以上照片檔案的歸檔做法與傳統(tǒng)方法相比具有以下幾個(gè)獨(dú)特優(yōu)勢(shì)：一是建立了電子照片文字說(shuō)明和照片檔案目錄文件，可實(shí)現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化查詢利用。二是電子照片的文字說(shuō)明用電腦錄入，使組內(nèi)照片的文字說(shuō)明相同內(nèi)容可通過(guò)復(fù)制獲得。三是電子與紙質(zhì)照片檔案中的文字說(shuō)明只需錄入一次。四是電子與紙質(zhì)照片檔案目錄只需制作一份，并可實(shí)現(xiàn)互查。四是電子與紙質(zhì)照片檔案具有同一性（只有照片張?zhí)柎嬖诓町悾?/p>

參考文獻(xiàn)：

[1]陳永成.專門檔案管理[M].福州：海峽文藝出版社，2003.

[2]陳永成.檔案人員崗位基礎(chǔ)知識(shí)[M].福州：海峽文藝出版社，2003.

Exploreing the photograph file pigeonhole method with the Digibook electronicsphoto album software

JIANG Xian-ju

(Fujian social science academy,Fuzhou 350001)

Abstract: Numerical photograph can the one who pass save to lie the quality and networks to carry on the dissemination ambulation, can copy again and again, be free from the region restrict, obtain the speed quickly, give make use of provide biggest convenient, the numerical photograph file gets social more and more exploitationses.The current photograph file mainly is constitute by the paper qualityphotograph file and numeral( electronics) photograph file, the traditional photograph file returns back to file the method already unwell should the modern photograph file return back to file the method.The current social logarithmsword photograph and the paper quality photograph two combine of return back to file many problems of the work existence, for make more photograph file can drive return back to file, provide to make use of for society, this text investigates to put forward a set of have the higher and modern photograph file of actual possibility, work efficiency to return back to file the method.

Key words: Numerical photograph;paper photograph; file pigeonhole

（責(zé)任編輯/石銀）