對(duì)新聞宣傳檔案管理的思考

肖　麗

新聞采編的過程，既是反映時(shí)代脈搏的過程，又是記錄歷史的過程，同時(shí)也是新聞宣傳檔案的形成過程。新聞作品是社會(huì)現(xiàn)實(shí)的真實(shí)記錄，社會(huì)各界、各行各業(yè)通過媒體向社會(huì)發(fā)布新聞、傳遞信息，同時(shí)又將瞬間活動(dòng)變成了永恒的記錄。新聞作品具有將新聞價(jià)值和歷史文獻(xiàn)價(jià)值融合的特性，而新聞歷史文獻(xiàn)就是新聞宣傳檔案。

新聞宣傳檔案是指“各報(bào)社、通訊社、廣播電臺(tái)、電視臺(tái)、新聞電影制片廠等新聞單位在宣傳報(bào)道活動(dòng)中形成的、經(jīng)過整理歸檔的各種稿件、錄音帶、錄像帶、照片、新聞?dòng)捌炔煌d體的文件材料。它是各新聞單位宣傳工作活動(dòng)的歷史記錄，反映各新聞單位宣傳黨和國(guó)家的路線、方針、政策的情況，也反映全國(guó)各行各業(yè)不同時(shí)期革命和建設(shè)的面貌，是進(jìn)行工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、歷史研究的依據(jù)和必要條件”。①

新聞與檔案的關(guān)系

新聞與檔案的關(guān)系是很明顯的，今天的新聞就是明天的檔案，往昔的檔案也可以成為今天的新聞。大到國(guó)家大政方針，小到生活中的方方面面，凡有保存價(jià)值的，都可以作為檔案儲(chǔ)存。檔案事業(yè)的發(fā)展促進(jìn)了檔案的社會(huì)化，在人們的檔案意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)的今天，檔案與國(guó)家、人民的關(guān)系越來(lái)越密切。中國(guó)新聞網(wǎng)2008年11月26日載《國(guó)際先驅(qū)導(dǎo)報(bào)》文章《外交部最新解密檔案：中蘇關(guān)系檔案開放歷年最高》是眾多有關(guān)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾侣劦囊粋€(gè)例子。②近幾年來(lái)，我們的媒體上有了越來(lái)越多的有關(guān)檔案的欄目，如“國(guó)寶檔案”、“歷史大觀”、“報(bào)海鉤沉”、“讀史”、“史海泛舟”、“歷史上的今天”等。這些欄目的開設(shè)既是社會(huì)的需要，同時(shí)也說(shuō)明了檔案也可以成為新聞，可以影響我們今天的價(jià)值觀和生活取向。

要想寫出一篇有分量的新聞稿，在新聞采編過程中也離不開檔案，新聞背景是新聞內(nèi)容的有機(jī)組成部分，重大新聞往往需要背景交代，而且根據(jù)不同的事件、受眾和時(shí)空，需要交代不同的背景。無(wú)論是歷史背景、政治背景、人物背景，還是民族背景、國(guó)情背景等，都需要借助于檔案。按照黨中央近期的部署，新聞媒體要全面反映改革開放30年中國(guó)翻天覆地的變化，更是離不開檔案的支撐。

新聞檔案管理存在的問題

通過改革開放以來(lái)多年的努力，國(guó)家級(jí)、省級(jí)專業(yè)檔案館的工作已經(jīng)走上正軌，但是，部分新聞部門以及社會(huì)非專職新聞部門，如大型學(xué)校、廠礦企業(yè)里的附屬新聞宣傳機(jī)構(gòu)，其新聞檔案工作才剛剛起步。由于新聞工作的飛速發(fā)展，新聞媒體建設(shè)日新月異，新形式、新材料廣泛應(yīng)用，新聞檔案管理也凸顯很多問題。一方面現(xiàn)有的檔案滿足不了新聞事業(yè)的需求；反過來(lái)，現(xiàn)今的新聞作品的歸檔率又太低。這意味著一個(gè)極其簡(jiǎn)單的道理：明天的檔案還是滿足不了新聞事業(yè)的需求。多年來(lái)由于種種原因，新聞檔案工作者一直沿用傳統(tǒng)的管理服務(wù)方式，存在很多問題，較為典型的有下面兩種情況。

一是新聞檔案管理空缺，表現(xiàn)為無(wú)序狀態(tài)，主要是聲像資料歸檔難。這又分兩種現(xiàn)象，一是新聞?dòng)浾邤z錄的反映重大事件的聲像記錄，其直接目的是為了宣傳報(bào)道，然而，這個(gè)記者并不是檔案管理者，他攝錄的目的只是要滿足刊載或播出，至于拍攝的照片、底片、錄音帶、錄像帶是否歸檔，往往很少考慮，這是目前普遍存在的情況。另一種現(xiàn)象則是該記者具有較強(qiáng)的檔案資源意識(shí)，往往將重要的新聞?wù)掌鳛樗饺素?cái)富收藏。筆者曾與幾家報(bào)刊和電視臺(tái)的記者有過聯(lián)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)多數(shù)報(bào)刊和電視臺(tái)的新聞檔案管理歸檔情況都不很樂觀，一般是攝影部門自行保管，但大多管理不規(guī)范。經(jīng)常是在需用照片而找不見時(shí)，就抱怨檔案管理的缺失，可要建立專職聲像檔案館室時(shí)，又因經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地、人員編制等問題而擱淺。

二是有的單位有新聞檔案的場(chǎng)地和組織建設(shè)，卻不能適應(yīng)新形勢(shì)的要求，沒有很好地利用檔案。長(zhǎng)期以來(lái)，新聞檔案部門的業(yè)務(wù)形式一直是比較單一的，即借閱。檔案的開發(fā)利用水平低，不能適應(yīng)新形勢(shì)的需求，很少考慮如何開發(fā)這些資料的問題。傳統(tǒng)的觀念和管理模式是將檔案管理定位在看守上。對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不足，對(duì)檔案人員只要求“默默奉獻(xiàn)”，忽略了對(duì)檔案人員綜合素質(zhì)的訓(xùn)練和創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)。檔案人員缺乏工作熱情，對(duì)檔案只求看護(hù)，不思利用。這就嚴(yán)重制約了檔案資源的開發(fā)利用，多少經(jīng)典作品、珍貴記錄一旦作為檔案被收藏，就再也見不了天日。這種管理狀況必然限制檔案的歸檔率。在當(dāng)今信息時(shí)代，各種信息量日趨膨脹，信息的更替也日益頻繁。面對(duì)這種情形，就要求信息提供者從被動(dòng)服務(wù)改變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)方式，主動(dòng)提供相關(guān)信息、線索和咨詢服務(wù)，不但要盡量滿足使用者的需求，而且還能給使用者以啟發(fā)，并提出借鑒意見。

樹立新聞檔案工作新觀念

新聞檔案管理服務(wù)工作，是新聞媒體日常工作的有機(jī)組成部分。近幾年來(lái)，隨著新聞改革的不斷深入，以及新聞檔案收集手段的逐步現(xiàn)代化，對(duì)媒體新聞檔案工作者的管理服務(wù)方式提出了新的要求，就是說(shuō)，作為新聞檔案管理服務(wù)人員，必須樹立起創(chuàng)新意識(shí)，從適應(yīng)新聞改革的需要出發(fā)，不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，建立和完善與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)的管理服務(wù)方式。具體說(shuō)來(lái)，要切實(shí)做好下面四點(diǎn)工作。

要建立一支政治水平高、文化知識(shí)淵博、專業(yè)技能過硬的專兼職檔案隊(duì)伍。要能夠?qū)π侣勈聵I(yè)的發(fā)展趨勢(shì)、新聞工作對(duì)檔案信息的需求作出預(yù)測(cè)，有目的地進(jìn)行檔案資源的開發(fā)和編研，通過最快捷的檢索途徑把最優(yōu)秀、最有價(jià)值的檔案信息傳遞給新聞編采人員。通過新聞媒體這個(gè)橋梁，將準(zhǔn)確的檔案信息傳達(dá)給社會(huì)，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

要強(qiáng)化新聞工作者的檔案意識(shí)。檔案之于新聞作品，既是素材，又是歸宿。那么新聞人就應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案，在新聞采編工作中善于借助檔案，同時(shí)也要愛惜檔案，規(guī)范新聞采編過程中的歸檔行為。對(duì)于《新聞單位宣傳報(bào)道檔案管理暫行辦法》中所規(guī)定的應(yīng)歸檔材料，按《檔案法》的規(guī)定移交歸檔。建議對(duì)新聞工作者也進(jìn)行檔案知識(shí)的普及教育，使新聞工作者真正肩負(fù)起豐富檔案寶藏的使命。只有新聞工作者和檔案工作者共同努力，才能提高檔案服務(wù)于新聞采編工作的能力，才能促進(jìn)新聞檔案工作步入可持續(xù)發(fā)展的軌道。

新聞檔案工作者應(yīng)具有新聞敏感性和鑒別力。不僅記者應(yīng)該具有新聞敏感性，新聞檔案工作者也應(yīng)該具有新聞敏感性。這是因?yàn)?，新聞檔案工作者的主要職責(zé)是為編采人員提供其所需要的新聞信息及有關(guān)資料，如果缺乏新聞敏感性是很難成為一名稱職的新聞檔案工作者的。新聞檔案工作者的新聞敏感性，是指那種能及時(shí)把握多種傳媒新聞中最新的報(bào)道熱點(diǎn)、重點(diǎn)趨勢(shì)的能力。新聞檔案工作者要提高自身的新聞敏感性，首先，要注意研究黨的路線和方針政策，并及時(shí)了解有關(guān)方面階段性的報(bào)道要求，決不能因?yàn)樽约菏歉銠n案工作的，就漠不關(guān)心；其次，要善于提高自己對(duì)各種信息資源的分析和加工能力；再次，要不斷提高新聞判斷和鑒賞能力；另外，要拓展自身的知識(shí)面，新聞信息涉及的事物和知識(shí)十分廣泛，作為一名新聞檔案工作者，要能從多方面提供準(zhǔn)確的、具有一定價(jià)值的新聞信息，沒有相應(yīng)的知識(shí)作支撐，是很難做到的。

要具有現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)。目前，電子技術(shù)的飛速發(fā)展，有力地推動(dòng)了新聞檔案工作的現(xiàn)代化。這種現(xiàn)代化的管理，給傳統(tǒng)的新聞檔案工作帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇，其顯著的變化是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的手工搜集、整理、加工檔案等過程，變?yōu)橛?jì)算機(jī)的掃描和程序編排處理；由簡(jiǎn)單的重復(fù)勞動(dòng)轉(zhuǎn)向批量操作。而要適應(yīng)新聞檔案管理工作的現(xiàn)代化，就要不斷強(qiáng)化新聞檔案工作人員的現(xiàn)代意識(shí)。其一，要盡快更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握計(jì)算機(jī)理論與應(yīng)用的基本技能；其二，要不斷更新新聞檔案工作人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)，因?yàn)楝F(xiàn)代化的新聞檔案工作，無(wú)論是對(duì)資料的加工、分析、編纂、存儲(chǔ)、檢索，還是分類、著錄、編排，都要求標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，要與國(guó)際接軌，這也是能否實(shí)現(xiàn)新聞檔案信息共享的前提。其三，變單向型輸出為雙向型互動(dòng)，作為新聞檔案工作人員，在新聞檔案的開發(fā)利用上多動(dòng)動(dòng)腦筋，進(jìn)一步發(fā)揮其潛能，更好地為新聞宣傳提供信息服務(wù)。

以高校為例，試析新聞檔案建設(shè)的原則與范圍

具體到一個(gè)高等學(xué)校，新聞檔案是該校已發(fā)事件記錄的載體，具有真實(shí)性、文獻(xiàn)性和歷史性，認(rèn)真管理好新聞檔案，對(duì)于記錄一個(gè)學(xué)校的歷史傳承、校訓(xùn)精神，提高學(xué)校在國(guó)際國(guó)內(nèi)的知名度和影響力等方面具有非常重要的意義。同時(shí)，大學(xué)新聞檔案作為校園文化建設(shè)的一部分，可以發(fā)揮其特殊的文化功能、信息功能、教育功能和休閑功能，為學(xué)校的精神文明建設(shè)服務(wù)。學(xué)校的每一位教職工，尤其是專兼職新聞工作者、新聞管理者，一定要充分認(rèn)識(shí)做好新聞檔案管理的重要意義，認(rèn)識(shí)新聞與檔案管理的任務(wù)與工作范圍，并自覺在實(shí)踐中履行職責(zé)。

高校新聞檔案管理應(yīng)遵循由該校黨委宣傳部宏觀管理，以新聞工作部門為主，全校各個(gè)部門協(xié)作的原則，按照所有新聞檔案登記造表、主要實(shí)物呈交校黨委宣傳部存檔、其他實(shí)物自存、誰(shuí)承辦誰(shuí)負(fù)責(zé)、管理有典冊(cè)、移交有手續(xù)的方法管理新聞檔案。新聞檔案建設(shè)主要包含有文字、錄像、照片及實(shí)物等，保存期限均應(yīng)為永久。

日常工作中具體應(yīng)該歸為新聞檔案的基本范圍是：(一)文字類。社會(huì)媒體和學(xué)校一切有關(guān)該校的新聞信息的文字報(bào)道；部門或個(gè)人獲得省級(jí)及省級(jí)以上先進(jìn)集體或個(gè)人的事跡材料。(二)錄像、照片類。中央、部、省、市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)(及代表團(tuán))接見、視察、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、題詞活動(dòng)的錄像或照片；歷屆開學(xué)、畢業(yè)典禮及全體畢業(yè)生合影照片；學(xué)校教授、專家或?qū)W術(shù)造詣?shì)^深的教師授課，論文答辯會(huì)、實(shí)驗(yàn)室?guī)熒僮?、電化教學(xué)、實(shí)習(xí)實(shí)踐錄像或照片；外籍專家、學(xué)者來(lái)我校教學(xué)、參觀、訪問的錄像或照片；學(xué)校組織發(fā)起的全國(guó)、教育部、省級(jí)學(xué)術(shù)交流會(huì)的開幕式，大會(huì)發(fā)言、報(bào)告和討論等錄像或照片；學(xué)校承擔(dān)的國(guó)家級(jí)、教育部、省級(jí)課題研究項(xiàng)目鑒定及主要活動(dòng)錄像或照片；科研成果鑒定會(huì)、樣機(jī)、樣品、參觀現(xiàn)場(chǎng)、獲獎(jiǎng)證書照片；學(xué)校師生在省級(jí)以上重要活動(dòng)中所獲得的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、立功受獎(jiǎng)的照片；學(xué)校著名人士的活動(dòng)錄像或照片；部級(jí)、省級(jí)、市級(jí)和校級(jí)表彰的先進(jìn)集體或個(gè)人照片；學(xué)校召開的各種重大或重要會(huì)議，如歷屆黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)的開幕式錄像或照片；學(xué)校重大事件、機(jī)構(gòu)改革的歷史照片和各屆領(lǐng)導(dǎo)成員的合影(包括個(gè)人照片)；校慶、教師節(jié)、英模報(bào)告會(huì)錄像或照片；歷屆運(yùn)動(dòng)會(huì)盛況，開幕、閉幕儀式，運(yùn)動(dòng)員之間的角逐等精彩場(chǎng)面的錄像或照片；學(xué)校師生社會(huì)調(diào)查、軍訓(xùn)、大型球賽、文藝演出等有意義的活動(dòng)錄像或照片；教師赴國(guó)外考察、講學(xué)、訪問、學(xué)習(xí)研究場(chǎng)面的照片；各民主黨派組織的重大活動(dòng)錄像或照片；新舊建筑物，包括教學(xué)樓、圖書館、辦公樓、實(shí)驗(yàn)室、學(xué)生公寓樓等生活用房照片；學(xué)校知名的教授、模范人物、主要領(lǐng)導(dǎo)追悼會(huì)的照片等。

高校新聞檔案管理的實(shí)施責(zé)任劃分：(一)文字類新聞檔案由學(xué)校宣傳部負(fù)責(zé)保存。學(xué)校的校報(bào)合訂本每年要自存5套以上，向?qū)W校檔案館(室)報(bào)送2套。獲得省級(jí)及省級(jí)以上的先進(jìn)集體或個(gè)人，須向黨委宣傳部報(bào)送集體或個(gè)人的事跡材料一份。(二)錄像類新聞檔案應(yīng)由教務(wù)處現(xiàn)代技術(shù)教育中心負(fù)責(zé)保存。除做好平時(shí)錄像的歸檔、記錄外，每學(xué)期末須向黨委宣傳部提供一份錄像新聞檔案目錄。(三)網(wǎng)絡(luò)新聞應(yīng)由校網(wǎng)絡(luò)中心保存，并且在每學(xué)期末向黨委宣傳部提供一份光盤拷貝和目錄。(四)照片類新聞檔案主要由宣傳部辦公室負(fù)責(zé)保存，對(duì)于新聞?wù)掌龊脷w檔、保存、記錄。其他較多涉及照片類新聞檔案的主要部門，如黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室、學(xué)工部、教務(wù)處、外事辦、干訓(xùn)部等，可以自己保存一般新聞?wù)掌?，?duì)于特別重要的新聞?wù)掌毾螯h委宣傳部提供數(shù)碼照片，由宣傳部拷貝保存，或提供照片原件由宣傳部掃描保存，原件返還。各單位須在每學(xué)期末向黨委宣傳部提供新聞?wù)掌夸洝?五)負(fù)責(zé)新聞檔案管理的部門領(lǐng)導(dǎo)是新聞檔案管理的第一責(zé)任人，要認(rèn)真履行好自己的責(zé)任和義務(wù)。

注 釋：

①中共中央宣傳部、國(guó)家檔案局，國(guó)檔聯(lián)發(fā)【1986】7號(hào)《新聞單位宣傳報(bào)道檔案管理暫行辦法》。

②http：//www.chinanews.com.cn/gn/news/2008/11-26/1463042.shtml

(作者單位：河南大學(xué))

編校：張紅玲