會計電算化對傳統(tǒng)會計的影響研究

謝小紅

[摘 要]隨著我國經(jīng)濟(jì)及科技水平的不斷提高,電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展,我國的會計電算化工作也取得了長足的進(jìn)步。它對會計理論和實踐提出一系列新的課題,使傳統(tǒng)會計格局逐漸被打破。會計電算化不僅僅是技術(shù)問題,它涉及到會計人員的工作方式、會計組織的管理形式等各方面的變革。本文從會計電算化的特點與會計電算化的發(fā)展談起,重點論述了會計電算化對傳統(tǒng)會計的影響,并在此基礎(chǔ)上提出了應(yīng)對會計電算化對傳統(tǒng)會計產(chǎn)生影響的一些對策。

[關(guān)鍵詞]會計電算化 傳統(tǒng)會計影響

一、會計電算化的含義及在我國的現(xiàn)狀

(一)會計電算化的含義

會計電算化是指在會計工作中應(yīng)用電子計算機(jī)技術(shù),是一門融系統(tǒng)工程學(xué)、電子計算機(jī)技術(shù)等諸多學(xué)科知識于一體的邊緣科學(xué),其目的是運用最新科技成果,以現(xiàn)代化的電子計算機(jī)工作取代傳統(tǒng)的手工記賬、算賬及報賬,以及替代人腦完成對會計信息的分析和判斷,它是使會計工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和提高會計核算質(zhì)量的重要手段,也是會計發(fā)展史上的一場革命。他的使用,使會計人員從繁重的手工勞動中解脫出來,節(jié)約了大量的人力、物力和時間,使會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,使會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高,為管理者更好、更快的提供所需會計信息。

(二)我國會計電算化發(fā)展的現(xiàn)狀

1.會計電算化普及面窄

我國電算化事業(yè)起步較晚,從20世紀(jì)70年代末才開始,經(jīng)歷了嘗試階段、自發(fā)發(fā)展階段和有組織、有計劃地穩(wěn)步發(fā)展階段。20世紀(jì)90年代,我國涌現(xiàn)出大批軟件專業(yè)開展公司,為我國會計電算化軟件的開發(fā)注入了強(qiáng)大的活力,但一些規(guī)模不大技術(shù)力量有限的中小型軟件開發(fā)公司的加入,在一定程度上造成了重復(fù)勞動,而且不利于集中人才進(jìn)行高水平、高質(zhì)量的軟件開發(fā)。

2.會計電算化專業(yè)人才缺乏

會計電算化發(fā)展的今天,對財務(wù)人員又提出了新的挑戰(zhàn),既對計算機(jī)知識的掌握。然而在財務(wù)工作的實際崗位上,老的財務(wù)人員不能適應(yīng)會計電算化發(fā)展的需要,新的財務(wù)人員沒有足夠的實際經(jīng)驗應(yīng)對日益復(fù)雜的賬務(wù)處理,即使有一部分人通過會計電算化的考試也只是掌握了一些對計算機(jī)的基本應(yīng)用,不能靈活運用軟件滿足工作需要,遇到超出范圍的問題,只能找軟件的維護(hù)人員,而維護(hù)人員又基本是計算機(jī)專業(yè)出身,對財務(wù)知識知之較少或是一竅不通,雙方不能很好地配合,這也是制約電算化發(fā)展的原因。

二、會計電算化對傳統(tǒng)會計的影響

(一)會計電算化對傳統(tǒng)會計理論的影響

1.對會計主體假設(shè)的影響

所謂會計主體,是指會計工作特定的空間范圍,它為確定特定企業(yè)所掌握的經(jīng)濟(jì)資源和進(jìn)行的業(yè)務(wù)提供了基礎(chǔ)。從而也為規(guī)定有關(guān)記錄和報表所涉及的范圍提供了基礎(chǔ)。傳統(tǒng)會計主體的選定有兩個可以依賴的基礎(chǔ):一是根據(jù)能控制經(jīng)濟(jì)資源,承擔(dān)義務(wù)并進(jìn)行經(jīng)營運作的經(jīng)濟(jì)單位來確定;二是根據(jù)特定的個人、集團(tuán)或機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)利益的范圍來確定。這一基礎(chǔ)隱含了一個前提條件,即公司結(jié)構(gòu)和功能的相對穩(wěn)定。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,在20世紀(jì)90年代以后產(chǎn)生了網(wǎng)絡(luò)公司。它是一種臨時結(jié)盟體,沒有固定的形態(tài),沒有確定的空間范圍。它可以由各個相互獨立的公司將密切聯(lián)系的業(yè)務(wù)劃分出來,同時也可以根據(jù)市場變化或業(yè)務(wù)發(fā)展,不斷調(diào)整結(jié)盟體的成員公司。由于其生產(chǎn)設(shè)施多為臨時租用或與其他生產(chǎn)機(jī)構(gòu)實行短暫聯(lián)盟,從而導(dǎo)致了許多不確定因素的產(chǎn)生,使傳統(tǒng)會計主體假設(shè)中所強(qiáng)調(diào)的單個的、獨立的企業(yè)實體己不能適應(yīng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上各自獨立法人企業(yè)所組成臨時聯(lián)盟體的新情況。因此,將有“圍墻”的會計主體理論運用于無邊界的現(xiàn)代企業(yè),似乎不再合適了。

2.對貨幣計量假設(shè)的影響

所謂貨幣計量假設(shè),是指會計核算以貨幣作為計量單位的最佳形式。盡管會計數(shù)據(jù)不只限于貨幣單位,但傳統(tǒng)會計報告主要包括以貨幣計量的財務(wù)信息。以貨幣作為會計信息的統(tǒng)一計量單位是傳統(tǒng)的會計基本假設(shè),自從實施復(fù)式記賬法以來,已有六百多年的歷史。貨幣作為會計信息的統(tǒng)一計量單位,有利于不同企業(yè)、不同行業(yè)用同一口徑衡量反映其財務(wù)狀況和經(jīng)營成果,使人們能夠以貨幣為工具來考察企業(yè)經(jīng)營狀況的全貌。

(二)會計電算化對傳統(tǒng)會計核算方式的影響

1.對賬簿本質(zhì)的影響

賬簿,作為存放經(jīng)分類匯總的會計數(shù)據(jù)的載體,是一個承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶,手工會計賬務(wù)處理的中心問題就是賬簿問題。手工會計離開賬簿,其會計報表的編制便成無本之木、無水之魚。在電算化系統(tǒng)中,現(xiàn)代信息技術(shù)的運用,使賬戶記錄與紙介質(zhì)呈現(xiàn)出分離的趨勢,紙介質(zhì)不再作為賬戶分類和匯總數(shù)據(jù)的唯一載體。實踐已經(jīng)證明,在磁、電、光等介質(zhì)保存會計數(shù)據(jù)的可靠性得以保證的前提下,人們需要的各種核算資料盡可通過調(diào)用這些介質(zhì)上的數(shù)據(jù)庫文件并加以顯示,既然賬戶記錄可以完全與紙張分離,那么手工會計中關(guān)于賬簿的定義也就不存在了。

2.對記賬過程的影響

記賬,是手工會計賬務(wù)處理流程的核心環(huán)節(jié)。從填制憑證、登記賬簿到編制報表等會計處理方法和程序,處處映射和打上了記賬的烙印。然而,在電算化系統(tǒng)中,記賬過程卻是一個虛過程,如果有錯誤只能采用類似于手工會計下的紅字沖銷法,通過輸入“更正憑證”予以糾正。所以,在電算化系統(tǒng)中記賬環(huán)節(jié)完全可以取消,在需要時再采用瞬間成賬的做法:根據(jù)科目余額庫文件的期初余額數(shù)據(jù)和記賬憑證庫文件的科目發(fā)生額數(shù)據(jù)當(dāng)即形成所需的賬簿并予以輸出。同時,這種瞬間成賬的方式也使會計報表瞬間形成成為可能。

3.對賬務(wù)處理流程的影響

手工會計的賬務(wù)處理流程,簡單地說就是:憑證賬簿報表。在電算化系統(tǒng)中,從輸入會計憑證到輸出會計報表,一氣呵成,一切中間環(huán)節(jié)都在機(jī)內(nèi)自動處理,而需要的任何中間資料都可以通過系統(tǒng)提供的查詢功能得到,整個賬務(wù)處理流程具有高度的連續(xù)性、嚴(yán)密性,呈現(xiàn)出一體化趨勢,極大地提高了財務(wù)報告的時效性。因此,手工會計條件下不同會計核算形式的劃分已沒有必要,可以采用一種統(tǒng)一的會計核算形式,這就為實現(xiàn)電算化系統(tǒng)中會計核算形式的通用化提供了前提。

4.對于對賬環(huán)節(jié)的影響

在手工會計中,分類賬分為總分類賬(總賬)和明細(xì)分類賬(明細(xì)賬)。其登記的原則是“平行登記”,通過定期對賬來檢查和糾正總賬或明細(xì)賬中可能出現(xiàn)的記錄錯誤。如果沒有設(shè)置賬簿,也就無所謂賬證、賬賬、賬表之間的核對了。計算機(jī)本身是不會發(fā)生遺漏重復(fù)及計算錯誤的。這樣,就使手工會計下的對賬環(huán)節(jié)不復(fù)存在了。計算機(jī)對來源于會計憑證的原始數(shù)據(jù)并不需要重復(fù)處理,而分類賬也沒有必要明確地區(qū)分為總賬和明細(xì)賬。

(三)會計電算化對傳統(tǒng)內(nèi)部控制的影響

1.對存儲介質(zhì)的影響

會計電算化,由于會計信息處理方式的改變,使傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法面臨挑戰(zhàn)。在手工會計環(huán)境下,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡,這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特征。但是,電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會計數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上,很容易被刪除或篡改,由于在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,另外,電磁介質(zhì)易受損壞,所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此,在計算機(jī)中如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠,防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題

2.對交易授權(quán)的影響

授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中,對于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章,自然形成了層層復(fù)核、道道把關(guān),具有嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制。但在會計電算化信息系統(tǒng)中,大部分處理由計算機(jī)完成,審查、復(fù)核等控制被削弱,甚至消失了。

3.對內(nèi)容控制的范圍的影響

傳統(tǒng)的內(nèi)容控制主要針對交易處理。計算機(jī)技術(shù)的引入,給會計工作增加了新的工作內(nèi)容,同時也增加了新的控制措施。由于系統(tǒng)建立和運行的復(fù)雜性,內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大,包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制,如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內(nèi)會計信息安全保護(hù)、計算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的責(zé)任制度等

三、應(yīng)對會計電算化對傳統(tǒng)會計影響的對策

(一)會計手工操作是基礎(chǔ)

會計電算化雖然以計算機(jī)為計算工具,但其整個信息處理過程仍表現(xiàn)為計算機(jī)與人工的結(jié)合。 計算機(jī)對數(shù)據(jù)(信息)的處理是通過程序來進(jìn)行的,同時,由于數(shù)據(jù)處理的人機(jī)結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制方式程序化,使得系統(tǒng)控制復(fù)雜化。其控制點由手工會計對人的控制轉(zhuǎn)到對人和機(jī)器兩方面的控制,控制的內(nèi)容涉及人員分工、職能分離和計算機(jī)軟、硬件的維護(hù),以及會計信息和會計檔案的保存和保管。

(二)在會計手段上,實現(xiàn)全面會計電算化

企業(yè)的財務(wù)及經(jīng)營活動日趨復(fù)雜,企業(yè)經(jīng)營者、投資者為了及時地進(jìn)行經(jīng)營決策和投資決策,對會計信息的時效性要求愈來愈高,這就在客觀上要求采用準(zhǔn)確、高效的會計手段,即實現(xiàn)會計電算化;隨著預(yù)測決策型會計的形成和發(fā)展,在會計領(lǐng)域必然要建立大量的預(yù)測、決策模型,并運用這些模型進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)學(xué)運算與分析。這些復(fù)雜的數(shù)學(xué)運算與分析必須借助于電腦,必然要實現(xiàn)會計電算化和網(wǎng)絡(luò)化。

(三)在會計教育上實現(xiàn)從傳統(tǒng)教育向現(xiàn)代化教育的轉(zhuǎn)化

企業(yè)經(jīng)營呼喚現(xiàn)代會計人才,而培養(yǎng)現(xiàn)代會計人才有賴于實現(xiàn)會計教育的現(xiàn)代化。隨著會計手段的全面電算化,現(xiàn)代會計人員不僅應(yīng)熟悉電腦操作,而且要能進(jìn)行電腦內(nèi)在功能的開發(fā)和利用;具備較強(qiáng)的邏輯推理和分析判斷能力;可見,確立并實施培養(yǎng)具有多元知識結(jié)構(gòu)、相關(guān)操作技能和相應(yīng)能力水平的復(fù)合型會計人才的會計教育目標(biāo)勢在必行。